Rozdział 5. Dokumentacja badania klinicznego…

Rozdział 5

Dokumentacja badania klinicznego weterynaryjnego

§ 8. Dokumentacja badania klinicznego i okres jej przechowywania

1. Dokumentacja badania klinicznego weterynaryjnego składa się z zapisów, które umożliwiają ocenę przebiegu badania oraz ocenę wiarygodności otrzymanych w tym badaniu danych.

2. Dokumentację badania klinicznego weterynaryjnego przechowuje się przez 3 lata licząc od początku roku kalenda rzowego następującego po roku, w którym zakończono badanie, chyba że umowa między sponsorem a badaczem przewidu je dłuższy okres przechowywania dokumentacji.

§ 9. Zakres dokumentacji badania klinicznego weterynaryjnego

Dokumentacja badania klinicznego weterynaryjnego obejmuje w szczególności:

1) protokół oraz wszystkie jego ewentualne zmiany;

2) zgodę właściciela zwierząt na udział tych zwierząt w badaniu klinicznym weterynaryjnym;

3) dane źródłowe, w szczególności:

a) dane dotyczące zwierząt, w tym:

dokument zakupu zwierzęcia,

dokument zaświadczający o włączeniu albo wyłączeniu z badania klinicznego weterynaryjnego,

zgodę właściciela na udział zwierzęcia w badaniu klinicznym weterynaryjnym,

stosowane leczenie,

wyniki testów analitycznych lub próbek biologicznych,

formularze raportów poszczególnych przypadków,

obserwacje zdrowia zwierząt,

skład pasz i podawanych płynów,

opis losu zwierząt po zakończeniu badania klinicznego weterynaryjnego albo wyłączonych z tego badania w trak cie jego trwania,

b) dane dotyczące zamawiania, otrzymania, testowania, podawania, zwrotu lub unieszkodliwiania badanych produktów leczniczych weterynaryjnych,

c) dane dotyczące kontaktów pomiędzy monitorem i badaczem,

d) dane dotyczące zastosowanych w badaniu klinicznym weterynaryjnym udogodnień i sprzętu, w tym:

opisy miejsca przeprowadzania badania klinicznego weterynaryjnego,

identyfikację sprzętu i jego specyfikację,

kalibrację sprzętu,

zapisy użytkowania, uszkodzenia i napraw sprzętu,

dane meteorologiczne i obserwacje środowiskowe;

4) raporty, w tym:

a) raport dotyczący bezpieczeństwa i monitorowania niepożądanych zdarzeń,

b) raport końcowy z badania klinicznego weterynaryjnego,

c) raporty statystyczne, analityczne i laboratoryjne;

5) procedury badania klinicznego weterynaryjnego.

§ 10. Wymagania dotyczące danych źródłowych

1. Dane źródłowe, sporządzone w postaci pisemnej i elektronicznej, opatruje się datą oraz imieniem i nazwiskiem lub inicjałem autora.

2. Dane źródłowe muszą być oryginalne, dokładne, aktualne, czytelne i trwałe.

3. Jeżeli więcej niż jedna osoba obserwuje i zapisuje dane źródłowe, fakt ten uwzględnia się w ich zapisie.

4. W przypadku automatycznego zbierania danych źródłowych osoba odpowiedzialna za ich sporządzenie wpisuje swo je nazwisko wraz z datą ich wprowadzenia.

5. Dane źródłowe przechowuje się w sposób zorganizowany oraz, w razie potrzeby, zapisuje w zszytym dzienniku labo ratoryjnym zawierającym kolejno ponumerowane strony lub na wcześniej ustalonych formularzach przeznaczonych do za pisywania poszczególnych obserwacji.

6. Jednostki stosowane do pomiaru obserwacji powinny być zawsze określone, a ich przetwarzanie wskazane i udoku mentowane.

7. Wartości analiz laboratoryjnych są zapisywane na załączanym do dokumentacji arkuszu; jeżeli jest to możliwe, dołą cza się wartości referencyjne dla laboratoryjnej analizy próbek.

8. Jeżeli część danych musi być skopiowana lub przepisana w celu zwiększenia czytelności, należy wykonać uwierzy telnioną kopię tych danych; przyczynę kopiowania lub przepisywania danych podaje się w notatce lub w przepisanym zapi sie opatrzonym datą i podpisanym przez osobę wykonującą kopię lub przepisującą. Kopiowane dane źródłowe, ich kopię oraz notatkę przechowuje się razem z dokumentacją badania klinicznego weterynaryjnego.

9. Korekty w dokumencie napisanym odręcznie dokonuje się przez przekreślenie prostą linią zapisu oryginalnego, tak aby zapis oryginalny pozostał czytelny; osoba dokonująca zmiany oznacza ją inicjałem, opatruje datą oraz podaje przyczyny korekty.

§ 11. Elektroniczne dane źródłowe i integralność zapisów

1. Jeżeli dane zostają bezpośrednio wprowadzone do komputera, zapis elektroniczny jest uznawany za dane źród łowe.

2. W ramach prowadzenia systemu informatycznego zapewnia się poufność danych oraz możliwość zachowywania i odzyskiwania zapisu.

3. Zmian dokonuje się poprzez wprowadzenie ich do systemu informatycznego opatrując je datą dokonywania zmiany oraz imieniem i nazwiskiem osoby dokonującej zmiany. Wszelkie zmiany w przechowywanych danych przechowuje się w sposób chroniący integralność i autentyczność zapisów elektronicznych.

§ 12. Przechowywanie i lokalizacja dokumentacji badania

1. Dokumentację badania klinicznego weterynaryjnego oraz jej uwierzytelnione kopie przechowuje się w sposób zabezpieczający przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub sfałszowaniem.

2. Dokumentację badania klinicznego weterynaryjnego przechowuje się w sposób uporządkowany i umożliwiający jej łatwe odzyskiwanie.

3. Miejsce przechowywania dokumentacji badania klinicznego weterynaryjnego i każdej jej uwierzytelnionej kopii po daje się w raporcie końcowym z badania klinicznego weterynaryjnego.

§ 13. Sporządzenie protokołu badania klinicznego

W celu właściwego przeprowadzenia badania klinicznego weterynaryjnego oraz dokumentowania wyników tego badania sporządza się protokół.

§ 14. Zakres treści protokołu badania klinicznego

Protokół zawiera:

1) tytuł i określenie badania klinicznego weterynaryjnego;

2) dane umożliwiające identyfikację uczestników badania klinicznego weterynaryjnego i kontakt z nimi: imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, tytuł naukowy, kwalifikacje, doświadczenie zawodowe oraz numer telefonu badacza, sponsora, przedstawicieli sponsora i wszystkich pozostałych uczestników badania klinicznego weterynaryjnego odpo wiedzialnych za jego główne aspekty;

3) dane dotyczące miejsc prowadzenia badania klinicznego weterynaryjnego oraz instytucji zaangażowanych w prowadze nie tego badania, jeżeli są one znane w chwili sporządzania protokołu;

4) uzasadnienie celów badania klinicznego weterynaryjnego, w tym wszystkie informacje niezbędne do zrozumienia celu badania, a w szczególności opublikowane lub w inny sposób dostępne dane kliniczne lub przedkliniczne, które uzasad niają potrzebę przeprowadzenia badania klinicznego weterynaryjnego;

5) schemat badania klinicznego weterynaryjnego obejmujący wykaz kluczowych etapów następujących podczas fazy ba dań z udziałem zwierząt, w tym planowaną datę i godzinę rozpoczęcia badania, okres podawania badanych produktów leczniczych weterynaryjnych, okres obserwacji po podaniu, okres karencji i datę zakończenia badania klinicznego we terynaryjnego, jeżeli jest znana;

6) plan badania klinicznego weterynaryjnego zawierający opis metody, jaką będzie prowadzone to badanie;

7) określenie metody randomizacji polegające w szczególności na określeniu stosowanych procedur oraz praktycznych rozwiązań wykorzystywanych do doboru zwierząt do grup badanych w badaniu klinicznym weterynaryjnym;

8) wskazanie ośrodków badawczych i uzasadnienie ich wyboru do udziału w badaniu klinicznym weterynaryjnym;

9) zakres i metody stosowane w celu przeprowadzania prób w badaniach klinicznych weterynaryjnych technikami elimi nującymi stronniczość;

10) opis doboru zwierząt, na których jest przeprowadzane badanie kliniczne weterynaryjne, w tym wskazanie obiektywnych kryteriów włączenia do badania, wykluczenia z badania i usunięcia z badanej grupy, oraz dane pozwalające na ich iden tyfikację, w tym miejsce pochodzenia zwierzęcia, numer zwierzęcia, gatunek, wiek, płeć, kategorię hodowlaną, masę ciała, stan fizjologiczny oraz czynniki prognostyczne;

11) opis właściwej opieki nad zwierzętami, na których jest prowadzone badanie kliniczne weterynaryjne, z uwzględnie niem:

a) pomieszczeń dla zwierząt,

b) przestrzeni przypadającej na jedno zwierzę,

c) temperatury, w jakiej zwierzęta powinny być przetrzymywane, oraz wentylacji w pomieszczeniu dla zwierząt,

d) rodzaju dozwolonego leczenia i niedozwolonego leczenia przed badaniem klinicznym weterynaryjnym i w jego trak cie,

e) przygotowania pastwiska oraz przygotowania pożywienia, w tym pasz mieszanych oraz wody, z uwzględnieniem źródła, dostępności i jakości oraz sposobu podawania pożywienia i wody;

12) opis żywienia zwierząt, na których jest przeprowadzane badanie kliniczne weterynaryjne, w tym ocenę, czy spełnione zostały wymagania żywieniowe zwierząt, czy nie doszło do modyfikacji celów badania oraz czy spełnione zostały wy magania humanitarnego traktowania zwierząt, zgodne z przepisami o ochronie zwierząt; w przypadkach gdy sposób żywienia może wpłynąć na wyniki lub dane uzyskiwane w badaniu klinicznym weterynaryjnym, powinno się prowadzić szczegółowe zapisy dotyczące charakterystyki pożywienia, w szczególności odnotowując:

a) wymagania pokarmowe badanych zwierząt oraz recepturę paszy spełniającej te potrzeby,

b) właściwy skład jakościowy paszy, która powinna być stosowana w żywieniu badanych zwierząt, i właściwą zawar tość jej składników;

13) zapisy dotyczące ilości pobranej i niezużytej paszy;

14) opis badanego produktu leczniczego weterynaryjnego;

15) opis zastosowania w badaniu klinicznym weterynaryjnym badanego produktu leczniczego weterynaryjnego oraz pro duktu kontrolnego, jeżeli dotyczy;

16) opis przewidywanego losu zwierząt, na których jest przeprowadzane badanie kliniczne weterynaryjne, oraz opis losu tkanek i produktów pochodzących od tych zwierząt przeznaczonych do spożycia, jeżeli dotyczy, w tym:

a) opis przewidywanego losu zwierząt uczestniczących w badaniu klinicznym weterynaryjnym po zakończeniu tego badania,

b) opis sposobu postępowania ze zwierzętami wyłączonymi z badania klinicznego weterynaryjnego w jego trakcie, zgodnie z wcześniej ustalonymi procedurami postępowania,

c) warunki wykorzystywania tkanek, produktów pochodzących od tych zwierząt, które muszą zostać spełnione w celu zachowania zgodności z warunkami dopuszczenia do obrotu badanego produktu leczniczego weterynaryjnego, jeżeli dotyczy,

d) proponowany sposób unieszkodliwienia badanego produktu leczniczego weterynaryjnego oraz produktu kontrolne go;

17) ocenę skuteczności badanego produktu leczniczego weterynaryjnego;

18) określenie stosowanych pomiarów biometrycznych, w tym opis metodyki statystycznej stosowanej dla oceny skutecz ności badanego produktu leczniczego weterynaryjnego, w szczególności testowane hipotezy, oceniane parametry, zało żenia i poziom istotności, jednostkę eksperymentalną i stosowany model statystyczny; planowana wielkość grupy zwie rząt powinna być uzasadniona pod względem docelowej populacji zwierząt, mocy badania klinicznego weterynaryjnego i trafności uzasadnienia klinicznego;

19) opis dostępu do wyników badania klinicznego weterynaryjnego, w tym określenie procedury zapisywania, obróbki, przetwarzania i przechowywania uzyskanych w badaniu danych oraz pozostałej dokumentacji;

20) procedury wykrycia niepożądanych zdarzeń, w tym opis:

a) obserwacji zwierząt z częstotliwością wystarczającą do rejestrowania niepożądanych zdarzeń,

b) podejmowania odpowiednich działań w przypadku wystąpienia niepożądanego zdarzenia,

c) odpowiednich działań mogących uwzględniać zlokalizowanie i złamanie kodów, tak aby mógł być zastosowany właściwy sposób leczenia,

d) niepożądanych zdarzeń w dokumentacji badania klinicznego weterynaryjnego,

e) poinformowania sponsora o wystąpieniu niepożądanego zdarzenia;

21) bibliografię, w której podaje się źródła literatury naukowej cytowanej w protokole.

§ 15. Oznaczenie protokołu i jego zmian

1. Na stronie tytułowej protokołu:

1) umieszcza się tytuł i określenie badania klinicznego weterynaryjnego, jego numer i datę rozpoczęcia;

2) określa się rodzaj protokołu, wpisując „wersja robocza”, „wersja ostateczna” albo „wersja poprawiona”.

2. Wszystkie zmiany w protokole opatruje się numerem i datą.

§ 16. Opis i identyfikacja badanego produktu leczniczego

Opisując badany produkt leczniczy weterynaryjny, należy:

1) zapewnić możliwość dokładnej identyfikacji badanego produktu leczniczego weterynaryjnego w celu szybkiego określenia jego specyficznego składu;

2) podać szczegółowe instrukcje jego dalszego mieszania, pakowania i przechowywania;

3) opisać – jeżeli badany produkt leczniczy weterynaryjny jest podawany w wodzie lub w paszy – procedurę określania zawartości badanego produktu leczniczego weterynaryjnego w wodzie lub paszy, w tym metody pobierania próbek oraz stosowane metody badań, określając metodę analityczną, liczbę powtórzeń, granice wykrywalności i oznaczalności;

4) stosować obiektywne kryteria sprawdzania, czy zawartość badanego produktu leczniczego weterynaryjnego w wodzie lub paszy jest właściwa;

5) potwierdzić tożsamość badanego produktu leczniczego weterynaryjnego, podać jego nazwę, sposób podawania, postać farmaceutyczną, moc, numer serii oraz datę ważności.

§ 17. Zastosowanie badanego produktu leczniczego

Opisując zastosowanie w badaniu klinicznym weterynaryjnym badanego produktu leczniczego weterynaryjnego, należy:

1) uzasadnić stosowaną dawkę;

2) określić sposób podawania, wskazując drogę podania, miejsce iniekcji, dawkę, częstotliwość podawania, czas trwania leczenia i okres karencji;

3) określić obiektywne kryteria zastosowania dozwolonego leczenia weterynaryjnego w trakcie badania klinicznego wete rynaryjnego;

4) wskazać metody i środki ostrożności podejmowane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób uczestniczących w bada niu klinicznym weterynaryjnym;

5) wskazać środki podejmowane w celu zapewnienia podawania badanych produktów leczniczych weterynaryjnych zgod nie z protokołem oraz ulotką, jeżeli dotyczy.

§ 18. Ocena skuteczności produktu leczniczego

Oceniając skuteczność produktu leczniczego weterynaryjnego, należy:

1) określić oczekiwaną skuteczność oraz punkty końcowe, które mają zostać osiągnięte przed potwierdzeniem skuteczno ści;

2) opisać, w jaki sposób oczekiwana skuteczność i punkty końcowe mają być mierzone i zapisywane, a zwłaszcza wy szczególnić parametry;

3) określić czas i częstotliwość prowadzonych obserwacji;

4) opisać stosowane analizy, czas pobierania próbek oraz okresy przerwy pomiędzy pobieraniem próbek, warunki ich przechowywania, a także metodykę prowadzonych analiz;

5) opisać system oceny wyników oraz rodzaj pomiarów parametrów, które są niezbędne do obiektywnej oceny reakcji badanych zwierząt na zastosowane leczenie;

6) określić metody przetwarzania uzyskanych wyników i oceny skuteczności badanego produktu leczniczego weterynaryj nego.

§ 19. Załączniki do protokołu badania klinicznego

Do protokołu załącza się w szczególności:

1) listę procedur postępowania stosowanych przy przeprowadzaniu, kierowaniu i raportowaniu badania klinicznego wete rynaryjnego;

2) kopie wszystkich zebranych danych oraz formularzy zapisywania wyników stosowanych podczas przeprowadzania badania klinicznego weterynaryjnego;

3) informacje dostarczane przez właściciela zwierząt;

4) instrukcje wydawane osobom uczestniczącym w badaniu klinicznym weterynaryjnym.

§ 20. Procedura wprowadzania zmian w protokole

Zmiany w protokole wprowadza się zgodnie z procedurami postępowania do przygotowania i wprowadzania oraz raportowania zmian i modyfikacji w protokole.

§ 21. Sporządzanie raportu końcowego z badania klinicznego

1. Po zakończeniu badania klinicznego weterynaryjnego sporządza się raport końcowy, który stanowi pełny i ob szerny opis badania klinicznego weterynaryjnego.

2. Za sporządzenie raportu końcowego odpowiedzialny jest sponsor.

3. Raport końcowy może być przygotowany przez sponsora lub badacza.

4. Wszystkie osoby uczestniczące w przygotowaniu raportu końcowego są uważane za jego autorów.

5. Jeżeli badacz nie bierze udziału w przygotowywaniu raportu końcowego, to powinien dostarczyć jego autorom całą posiadaną przez siebie dokumentację badania klinicznego weterynaryjnego niezbędną do sporządzenia raportu.

6. Dokumentację badania klinicznego weterynaryjnego dostarczoną przez badacza opisuje się w osobnym dokumencie, potwierdzającym dokładność i kompletność dostarczonej dokumentacji; dokument powinien być podpisany, opatrzony datą i załączony do raportu końcowego.

7. Do raportu końcowego dołącza się krótkie oświadczenia opisujące własny udział autorów w badaniu klinicznym we terynaryjnym i tworzeniu raportu.

§ 22. Zakres treści raportu końcowego

1. Raport końcowy zawiera:

1) tytuł i określenie badania klinicznego weterynaryjnego;

2) imiona i nazwiska, zajmowane stanowiska bądź sprawowane funkcje osób uczestniczących w badaniu klinicznym we terynaryjnym;

3) dane dotyczące miejsc prowadzenia badania klinicznego weterynaryjnego oraz instytucji zaangażowanych w prowadze nie badania;

4) uzasadnienie celów badania klinicznego weterynaryjnego;

5) schemat badania klinicznego weterynaryjnego;

6) plan badania klinicznego weterynaryjnego;

7) opis badania klinicznego weterynaryjnego;

8) opis metody doboru zwierząt, na których było przeprowadzane badanie kliniczne weterynaryjne, i dane pozwalające na identyfikację zwierząt;

9) opis opieki nad zwierzętami, na których było przeprowadzane badanie kliniczne weterynaryjne;

10) opis sposobu żywienia zwierząt, na których było przeprowadzane badanie kliniczne weterynaryjne;

11) przebieg badania klinicznego weterynaryjnego;

12) postawioną diagnozę, a w szczególności opis objawów klinicznych i zastosowanych metod diagnostycznych;

13) kryteria udziału zwierząt w badaniu klinicznym weterynaryjnym oraz ich włączenia i wyłączenia z badania, w tym in formację o zwierzętach wyłączonych z badania po jego rozpoczęciu;

14) szczegółowy opis dodatkowego leczenia zwierząt w trakcie badania klinicznego weterynaryjnego oraz przed zastosowa niem badanego produktu leczniczego weterynaryjnego i po tym zastosowaniu, a także dane o wszelkich zaobserwowa nych interakcjach;

15) opis losu zwierząt, na których było przeprowadzane badanie kliniczne weterynaryjne, oraz tkanek lub produktów od nich pochodzących przeznaczonych do spożycia;

16) ocenę skuteczności badanego produktu leczniczego weterynaryjnego, w tym:

a) opis badanego produktu leczniczego weterynaryjnego, a w szczególności jego moc, czystość, skład, ilość, numer serii i kod,

b) dawkowanie badanego produktu leczniczego weterynaryjnego, sposób podania, drogę podania i częstotliwość poda wania oraz podjęte podczas podawania środki ostrożności,

c) dane dotyczące badanych produktów leczniczych weterynaryjnych z uzasadnieniem ich wyboru,

d) okres trwania badania klinicznego weterynaryjnego oraz okres prowadzenia obserwacji,

e) zestawienie ilości zużytego w badaniu klinicznym weterynaryjnym produktu leczniczego weterynaryjnego oraz ilości niezużytego produktu leczniczego weterynaryjnego, a dostarczonego badaczowi;

17) opis procedur badawczych, w szczególności opis stosowanych metod, w tym metod analitycznych użytych do określe nia zawartości badanego produktu leczniczego weterynaryjnego w wodzie, paszach, płynach ustrojowych i tkankach;

18) określenie metod statystycznych użytych przy dokonywaniu obliczeń, w tym opis transformacji, obliczeń lub operacji wykonywanych na danych źródłowych oraz wszystkich metod statystycznych stosowanych do analizowania danych źródłowych, z podaniem powodów zastosowania metod statystycznych odmiennych od proponowanych w protokole;

19) opis korzystnych i niekorzystnych wyników badania klinicznego weterynaryjnego, tabele danych zapisanych w trakcie trwania badania i ocenę tych wyników;

20) wnioski z badania klinicznego weterynaryjnego dotyczące przypadków indywidualnych lub grup badanych;

21) informację o miejscu zgromadzenia dokumentacji badania klinicznego weterynaryjnego;

22) procedury stosowane do zapisywania, przetwarzania i przechowywania danych źródłowych i innych dokumentów z ba dania klinicznego weterynaryjnego;

23) odchylenia od protokołu lub zmiany w protokole oraz ocenę ich wpływu na wynik badania klinicznego weterynaryjne go;

24) informacje o okolicznościach, które mogły wpływać na jakość i integralność uzyskanych w badaniu klinicznym wetery naryjnym danych, z uwzględnieniem ram czasowych i zakresu ich występowania;

25) zestawienie wszystkich zawiadomień o niepożądanych zdarzeniach występujących w trakcie badania, wraz z ich szcze gółowym opisem, albo oświadczenie sponsora potwierdzające brak wystąpienia w badaniu klinicznym weterynaryjnym niepożądanych zdarzeń.

2. Do raportu końcowego załącza się w szczególności:

1) protokół;

2) informację o datach wizyt kontrolnych;

3) zaświadczenie o kontroli wydane przez audytora, zawierające datę i miejsca wizyt kontrolnych i informacje o raportach dostarczonych sponsorowi;

4) raporty uzupełniające;

5) kopie dokumentacji badania klinicznego weterynaryjnego potwierdzające wyniki badania.

§ 23. Zmiany i poprawki w raporcie końcowym

1. Zmiany w raporcie końcowym mogą być dokonywane przez jego autorów.

2. Zmiany, o których mowa w ust. 1, wprowadza się w taki sposób, aby było widoczne, jaka część raportu została usu nięta albo zmieniona.

3. Zmianę podpisuje autor i oznacza ją datą.

4. Oczywiste omyłki literowe lub redakcyjne zauważone po opracowaniu raportu poprawia się bezpośrednio w tekście raportu oraz opatruje się podpisem lub inicjałami autorów, datą zmiany i powodem zmiany.

Pełna treść aktu: w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Klinicznej Weterynaryjnej.