Zbiór dokumentów

Zbiór dokumentów to prowadzony dla nieruchomości uporządkowany zestaw dokumentów służących do ustalenia i udokumentowania jej stanu prawnego. Stosuje się go przede wszystkim wtedy, gdy dla nieruchomości nie założono księgi wieczystej albo gdy istniejąca księga została utracona lub zniszczona. Zbiór dokumentów pełni wówczas funkcję zastępczą wobec księgi wieczystej, choć nie jest z nią tożsamy.

W zbiorze mogą znajdować się dokumenty potwierdzające własność, następstwo prawne, ustanowienie lub wygaśnięcie ograniczonych praw rzeczowych, istnienie obciążeń oraz inne informacje istotne dla stanu prawnego nieruchomości. Na jego podstawie można ustalać, komu przysługują prawa do nieruchomości i jakie prawa osób trzecich mogą ją obciążać. Z danych wynikających ze zbioru może być także wydane zaświadczenie o stanie prawnym nieruchomości.

Pojęcie to występuje przede wszystkim w przepisach dotyczących ksiąg wieczystych i hipoteki, ale także w regulacjach związanych z nieruchomościami i postępowaniami sądowymi lub administracyjnymi. W zbiorze może zostać odnotowane wszczęcie postępowania dotyczącego nieruchomości, na przykład postępowania wywłaszczeniowego, scaleniowego albo wymiennego. Dokumenty zgromadzone w zbiorze mogą również służyć jako podstawa ujawnienia zmian stanu prawnego.

Znaczenie zbioru dokumentów jest szczególnie widoczne przy obrocie nieruchomościami, ich podziale, scalaniu, wywłaszczeniu oraz egzekucji z nieruchomości. Dokumentacja ta pozwala organom i sądom ocenić stan prawny nieruchomości, mimo braku prawidłowo prowadzonej księgi wieczystej. Przepisy mogą posługiwać się tym terminem także przy określaniu miejsca, w którym należy sprawdzić dokumenty dotyczące nieruchomości, lub przy wskazywaniu podstawy dokonania odpowiedniej wzmianki albo wydania dokumentu urzędowego.