Sygn. akt: KIO 3720/25
POSTANOWIENIE
Warszawa, dnia 06 października 2025 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodniczący:Jolanta Markowska
na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron oraz uczestników postępowania odwoławczego w dniu 06 października
2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 02 września 2025 r. przez
wykonawcę: Omalu Sp. z o.o.,
ul. Stanisławowska 47, 54-611 Wrocław w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego: Komenda
Wojewódzka Policji w Krakowie, ul. Mogilska109, 31-571 Kraków,
postanawia:
1.umorzyć postępowanie odwoławcze,
2.nakazuje zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych kwoty7 500 zł 00 gr (słownie: siedem
tysięcy pięćset złotych, zero groszy) na rzecz wykonawcy: Omalu Sp. z o.o., ul. Stanisławowska 47, 54-611
Wrocław, uiszczonej tytułem wpisu od odwołania.
Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.
Przewodniczący:…………………………..
Sygn. akt: KIO 3720/25
Uzasadnienie
Zamawiający, Komenda Wojewódzka Policji w Krakowie, prowadzi postępowanie
o udzielenie zamówienia publicznego w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019
r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze zm.) zwanej dalej „Pzp” w przedmiocie: „Dostawa
olejów silnikowych, przekładniowych
i hydraulicznych, środków smarnych oraz płynów eksploatacyjnych”. Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w
Biuletynie Zamówień Publicznych w dniu 07 sierpnia 2025 r. pod nr 2025/BZP 00368640/1.
Zamawiający przekazał wykonawcom zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty w dniu 28 sierpnia 2025
r.
Wykonawca Omalu Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, wniósł w dniu 02 września 2025 r. odwołanie wobec
czynności wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r., zarzucając dokonanie przez Zamawiającego
wyboru oferty niezgodnej z wymaganiami SW Z. Odwołujący zarzucił naruszenie art. 226 ust. 1 pkt. 5 Pzp, poprzez
czynność wyboru oferty niezgodnej z SW Z, podczas gdy to Odwołujący złożył w przewidywanym terminie ofertę zgodną
z wymaganiami postawionymi w SWZ Zamawiającego.
Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności wyboru
najkorzystniejszej oferty; dokonania ponownego badania i oceny ofert; ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej oraz
odrzucenia oferty złożonej przez wykonawcę - M.Z. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą M.M. z siedzibą w
Rybniku, jako niezgodnej z wymaganiami SW Z. Odwołujący wniósł także o obciążenie kosztami postępowania
Zamawiającego oraz zasądzenie od Zamawiającego na rzecz Odwołującego kwoty 7500 zł stanowiącej koszty
poniesione z tytułu wpisu, a także kwoty wskazanej przez Odwołującego na rozprawie według przedłożonych na niej
dokumentów.
W dniu 09 września 2025 r. Odwołujący przesłał uzupełnienie do odwołania, w którym zgłosił kolejny zarzut
niezgodności złożonej oferty firmy M.M. z wymaganiami SWZ.
Zamawiający przekazał wykonawcom kopię odwołania w dniu 03 września 2025 r. wraz z wezwaniem do wzięcia
udziału w postępowaniu odwoławczym. W ustawowym terminie w trybie przewidzianym w art. 525 ust. 1-3 Pzp do
postępowania odwoławczego w niniejszej sprawie nie zgłosił przystąpienia żaden wykonawca.
W dniu 02 października 2025 r. Zamawiający złożył do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odpowiedź na
odwołanie. Zamawiający, w oparciu o art. 568 pkt. 2 Pzp wniósł o umorzenie postępowania toczącego się na skutek
odwołania wniesionego przez wykonawcę Omalu Sp. z o.o.
Zamawiający wyjaśnił, że nie uznał argumentów Odwołującego przedstawionych w odwołaniu, ale na podstawie
analizy całej sprawy w dniu 11.09.2025 r. podjął decyzję i poinformował wykonawców o anulowaniu wyniku postępowania
i powrocie do badania i oceny ofert. Zamawiający przedstawił w załączeniu do pisma następujące dowody: Informacja o
anulowaniu wyniku postępowania i powrocie do badania i oceny ofert, Potwierdzenie przekazania wykonawcom oraz
zamieszczenia na stronie internetowej informacji o anulowaniu wyniku postępowania i o powrocie do czynności badania i
oceny ofert.
Zamawiający wskazał, że Odwołujący w dniu 18.08.2025, tj. w dniu otwarcia ofert, zawnioskował o udostępnienie
ofert złożonych do postępowania. Z uwagi na fakt zautomatyzowanego procesu udostępniania ofert u Zamawiającego,
oferty zostały pobrane samodzielnie przez Odwołującego. W ofercie wykonawcy M.M. brak było wymaganych do złożenia
wraz z ofertą przedmiotowych środków dowodowych, jakim były dokumenty potwierdzające wymagania właściwości
fizyko-chemiczne, jak również aprobaty i dopuszczenia (np. karty katalogowe, PDS, itp.). Odwołujący pobrał właśnie tak
złożoną ofertę (bez dokumentów przedmiotowych). Zamawiający w tym samym dniu (18.08.2025) wezwał wykonawcę
M.M. do uzupełnienia dokumentów przedmiotowych, co było przewidziane w SW Z. W dniu 19.08.2025 wykonawca M.M.
uzupełnił wymagane dokumenty. Odwołujący do dnia 30.09.2025 nie wnioskował o ich udostępnienie, zatem całą analizę
dokonał jedynie na podstawie formularza cenowego oferty wykonawcy M.M., w którym podane były oferowane produkty.
Zamawiający wyjaśnił, że samodzielnie uznał, że należy anulować wynik postępowania oraz powrócić do badania
i oceny ofert z uwagi na fakt, że dopatrzył się nieścisłości w przesłanych kartach katalogowych wykonawcy M.M.. W
pozycji nr 2, oprócz karty katalogowej (która nie miała wyszczególnionego spełniania wymaganej normy Scania Low
Ash), dołączone było pismo producenta Shell Polska Sp. z o.o., w którym potwierdza on, że sporny produkt (olej Shell
Rimula R6 LM 10W-40) spełnia wymaganą normę. Zamawiający nie dostrzegł jednak, że przesłane pismo jest z dnia
21.11.2024 r. i to ta kwestia spowodowała decyzję o anulowaniu wyniku postępowania i powrocie do badania i oceny
ofert.
W ramach powtórnej czynności badania i oceny ofert wykonawca M.M. został wezwany w dniu 17.09.2025 r. do
wyjaśnienia treści przedmiotowych środków dowodowych, co potwierdza Pismo wzywające do wyjaśnienia treści
dokumentów przedmiotowych wraz z potwierdzeniem przesłania.
W odpowiedzi na powyższe wezwanie, wykonawca M.M. udzielił wyjaśnień, które zostały przyjęte przez Komisję
przetargową Zamawiającego, a na ich podstawie Zamawiający w dniu 29.09.2025 dokonał ponownego zatwierdzenia
wyniku postępowania, o czym poinformował wykonawców w dniu 30.09.2025 r. Zamawiający załączył dowody:
Wyjaśnienia treści przedmiotowych środków dowodowych Wykonawcy M.M.; Zawiadomienie o ponownym wyniku
postępowania ZP.69.2025 wraz z potwierdzeniem przekazania Wykonawcom oraz zamieszczeniem na stronie
prowadzonego postępowania.
Zamawiający podniósł, że w świetle powyższego, zarzut naruszenia przepisów prawa wskazanych przez zarzut
naruszenia art. art. 226 ust. 1 pkt 5, poprzez czynność wyboru oferty niezgodnej z SWZ z dnia 27.08.2025, a przekazanej
wykonawcom w dniu 28.08.2025 – jest bezprzedmiotowy. Zamawiający anulował pierwotny wynik postępowania, wrócił
do czynności badania i oceny ofert oraz dokonał ponownego wyboru oferty najkorzystniejszej, którą była oferta
wykonawcy M.M..
W danym stanie faktycznym Izba zważyła, co następuje:
Postępowanie odwoławcze w niniejszej sprawie podlegało umorzeniu na podstawie art. art. 568 pkt 2 Pzp.
Izba zważyła, że z treści odwołania z dnia 02 września 2025 r. wynika jednoznacznie, że zgodnie z
oświadczeniem Odwołującego zawartym w odwołaniu, Odwołujący wniósł odwołanie wobec czynności dotyczącej
wyboru oferty złożonej przez wykonawcę M.Z. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą M.M., jako
najkorzystniejszej, z dnia 28 sierpnia 2025 r., która następnie, decyzją Zamawiającego z dnia 11 września 2025 r. została
unieważniona. Zamawiający w informacji przekazanej wykonawcom w dniu 11 września 2025 r. wskazał, że „w
przedmiotowym postępowaniu przetargowym anulowano wybór oferty najkorzystniejszej i powrócono do czynności
badania i oceny ofert”.
W ramach powtórzonych następnie czynności badania i oceny ofert Zamawiający wykonał nowe czynności:
wezwania wykonawcy - M.Z. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą M.M. – do uzupełnienia i wyjaśnienia
przedmiotowych środków dowodowych wymaganych w postępowaniu. Po wykonaniu powyższych czynności, w dniu 30
września 2025 r. Zamawiający dokonał ponownie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej. Zamawiający ponownie
uznał ofertę złożoną przez wykonawcę - M.Z. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą M.M. – jako ofertę
najkorzystniejszą w prowadzonym postępowaniu.
Izba zważyła, że zaskarżona w odwołaniu czynność - wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r. stanowi w ramach wniesionego odwołania tzw. substrat zaskarżenia, tj. podstawę odwołania, co wynika jednoznacznie z
treści odwołania. Wskazać należy, że zarzut i żądania zawarte w odwołaniu odnoszą się wprost do czynności wyboru
oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r. Treść odwołania potwierdza, że Odwołujący nie podnosił żadnych
okoliczności faktycznych dodatkowych ponad te, które dotyczyły wyboru oferty złożonej przez wykonawcę - M.Z.
prowadzący działalność gospodarczą pod firmą M.M. – jako najkorzystniejszej.
Jak wynika z okoliczności sprawy, w dniu 11 września 2025 r. Zamawiający dokonał unieważnienia czynności
wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r. i przystąpił do powtórzenia czynności badania i oceny ofert, w
tym oferty uprzednio wybranej jako najkorzystniejsza, przekazując wykonawcom, w tym Odwołującemu powyższą
informację. Zatem w dniu 11 września 2025 r. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej przestała istnieć (obowiązywać)
w prowadzonym postępowaniu.
Zgodnie z art. 568 pkt 2 Pzp, Izba umarza postępowanie odwoławcze w przypadku stwierdzenia, że dalsze
postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne. Izba wskazuje przy tym, że postępowanie
odwoławcze staje się zbędne lub niedopuszczalne, gdy przedmiot zaskarżenia przestał istnieć.
W niniejszej sprawie unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej z dnia 28 sierpnia 2025 r. spowodowało,
że czynność powyższa, wobec której zostało wniesione odwołanie, straciła swój byt prawny w postępowaniu, nie istnieje,
a tym samym nie istnieje tzw. substrat zaskarżenia, niezbędny do tego, aby Izba mogła rozpoznać odwołanie
merytorycznie i stwierdzić, czy Zamawiający dopuścił się naruszenia przepisów ustawy Pzp w ramach dokonania
powyższej czynności. Skoro zaskarżona w odwołaniu czynność została unieważniona przez Zamawiającego, to tym
samym, substrat zaskarżenia upadł, a rozpoznawanie odwołania w tym zakresie stało się zbędne.
Reasumując powyższe, Izba stwierdziła, że postępowanie odwoławcze stało się w niniejszej sprawie zbędne
(bezprzedmiotowe) z uwagi na fakt, że czynność, która stanowiła podstawę do sformułowania zarzutów i wniesienia
odwołania, przestała istnieć z dniem 11 września 2025 r., tj. z dniem unieważnienia przez Zamawiającego tej czynności.
W tym stanie rzeczy zachodzą przesłanki do umorzenia postępowania odwoławczego w oparciu o art. 568 pkt 2 Pzp,
zgodnie z którym, Izba umarza postępowanie odwoławcze, w formie postanowienia, w przypadku stwierdzenia, że
dalsze postępowanie stało się z innej przyczyny zbędne lub niedopuszczalne.
Biorąc pod uwagę powyższe, Izba orzekła, jak w sentencji.
O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557 i art. 575 Pzp
w zw. z § 9 ust. 1 pkt 1 lit.b oraz § 9 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów
kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia
30 grudnia 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).
Przewodniczący:…………………………..