Sygn. akt KIO 1590/25
POSTANOWIENIE
Warszawa, dnia 14 maja 2025 r.
Krajowa Izba Odwoławcza – w składzie:
Przewodniczący:Michał Pawłowski
po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron oraz uczestników postępowania odwoławczego w dniu 14
maja 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 22 kwietnia 2025 r.
przez wykonawcę LINGUA LAB Spółka Cywilna M.D., W.S. z siedzibą w Krakowie
w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Uniwersytet Warmińsko-Mazurski
w Olsztynie
postanawia:
1.Odrzuca odwołanie.
2.Kosztami postępowania odwoławczego obciąża odwołującego – wykonawcę LINGUA LAB Spółka Cywilna M.D., W.S. z
siedzibą w Krakowie i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (piętnaście
tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania.
Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej
Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.
Przewodniczący:.....................................................
Sygn. akt KIO 1590/25
Uzasadnienie
Uniwersytet Warmińsko-Mazurski w Olsztynie, zwany dalej „Zamawiającym”, działając na podstawie przepisów
ustawy dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320, ze zm.), zwanej dalej
„ustawą PZP”, prowadzi w trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na
„kompleksową obsługę tłumaczeniową dla Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego
w Olsztynie”.
Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 4 listopada 202r
r., pod numerem 2024/S 214-668490.
W dniu 22 kwietnia 2025 r. (data wpływu do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej) wykonawca LINGUA LAB
Spółka Cywilna M.D., W.S. z siedzibą w Krakowie,zwany dalej „Odwołującym” lub „wykonawcą LINGUA LAB”, wniósł
odwołanie wobec czynności podjętej przez Zamawiającego polegającej na dokonaniu czynności odtajnienia informacji i
dokumentów zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa przez Odwołującego.
Czynności Zamawiającego Odwołujący zarzucił naruszenie art. 18 ust. 3 w zw. z art. 16 pkt 1, 2 i 3 ustawy PZP w
zw. z art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji poprzez dokonanie czynności odtajnienia informacji i
dokumentów zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa przez Odwołującego, podczas gdy Odwołujący w sposób
prawidłowy i zasadny dokonał czynności zastrzeżenia jako tajemnica przedsiębiorstwa.
W związku z podniesionymi zarzutami Odwołujący wniósł o merytoryczne rozpatrzenie odwołania, jego
uwzględnienie w całości oraz nakazanie Zamawiającemu dokonania czynności unieważnienia czynności odtajnienia
informacji i dokumentów zastrzeżonych jako tajemnica przedsiębiorstwa przez Odwołującego.
Ponadto Odwołujący wniósł o zasądzenie od Zamawiającego na jego rzecz kosztów postępowania
odwoławczego, w tym kosztów doradztwa prawnego według norm przepisanych i zgodnie z fakturą przedstawioną przez
Odwołującego na rozprawie.
Do odwołania został załączony wydruk z poczty elektronicznej pełnomocnika Odwołującego potwierdzający wysłanie za
pośrednictwem wiadomości e-mailowej kopii odwołania wraz z załącznikami (łącznie siedem plików) na adres poczty
elektronicznej b. w dniu 22 kwietnia 2025 r. o godz. 23:46.
Z informacji przekazanej przez Zamawiającego Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 8 maja 2025 r. wynika, że
Zamawiający dopiero w dniu 6 maja 2025 r., w związku z treścią przesłanego wezwania Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej, powziął informację o wniesieniu odwołania przez wykonawcę LINGUA LAB. Zamawiający podniósł, że nie
został w sposób skuteczny poinformowany o wniesieniu odwołania przez wykonawcę LINGUA LAB i nie zna treści
wniesionego odwołania. Zamawiający dodał, że pierwotnie prowadząca to postępowanie osoba – Pani B.D. (adres poczty
elektronicznej: b.) zakończyła z dniem 31 stycznia 2025 r. stosunek pracy, natomiast w dniu 16 kwietnia 2025 r. konto
poczty elektronicznej tej osoby zostało zamknięte, a Zamawiający uniemożliwił zainteresowanym wykonawcom
przekazywanie jakichkolwiek treści blokując dostęp do tego. Każda przesłana korespondencja zostaje zwrócona do
nadawcy z informacją, że wiadomość nie mogła być dostarczona z powodu błędu w adresie e-mailowym. Ponadto
Zamawiający nadmienił, że zgodnie z zapisami SW Z, rozdziałem IX zatytułowanym „Informacja o środkach komunikacji
elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z Wykonawcami oraz informacje o
wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej”, w pkt
od 1 do 10, Zamawiający transparentnie i jednoznacznie określił, że komunikacja pomiędzy nim a wykonawcami
odbywać się będzie drogą elektroniczną przy użyciu Platformy Zakupowej znajdującej się pod adresem
https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu, a ponadto, że w postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja
pomiędzy nim a wykonawcami, w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie
informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem tejże Platformy – https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu.
Zamawiający wskazał, że cała korespondencja w ramach prowadzonego postępowania odbywała się za pośrednictwem
platformy zakupowej OPEN NEXUS Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, na której Zamawiający nie otrzymał
żadnego odwołania. Odwołujący jako aktywny uczestnik postępowania otrzymuje bieżącą korespondencję z informacją
kto prowadzi sprawę z kompletnymi wskazaniami o komunikacji, tj. Pani A.O., e-mail: a., co potwierdza korespondencja
załączona na wniosek. Z uwagi na brak wiedzy odnośnie treści wniesionego odwołania Zamawiający nie dokonał
czynności poinformowania o tym zdarzeniu pozostałych uczestników przedmiotowego postępowania. Zamawiający
zwrócił uwagę na to, że wykonawca LINGUA LAB w dniu 10 kwietnia 2025 r. za pośrednictwem Platformy Zakupowej
przekazał mu, po otrzymaniu zawiadomienia o odtajnieniu dokumentów, informację o treści: „Nie zgadzamy się z państwa
stanowiskiem i nie wyrażamy zgody na odtajnienie wskazanych dokumentów. W tym celu wykorzystamy przysługujące
nam środki ochrony prawnej”. Według Zamawiającego brak zachowania konsekwencji w przekazywaniu istotnych dla
Zamawiającego treści przez wykonawcę LINGUA LAB prowadzi do utrudnień w wykonywaniu przez Zamawiającego
czynności zgodnych z ustawą PZP. Zważywszy na przytoczone okoliczności faktyczne Zamawiający złożył wniosek o
odrzucenie odwołania wniesionego przez wykonawcę LINGUA LAB, podnosząc następujące powody: 1) Odwołujący nie
dostarczył Zamawiającemu kopii odwołania w terminie przewidzianym przepisami ustawy PZP, 2) Brak kopii odwołania
spowodował, że Zamawiający nie mógł się z nim zapoznać i w terminie ustalić stanowiska w sprawie, naruszając prawo
do obrony, 3) Brak kopii odwołania uniemożliwił Zamawiającemu przygotowanie się do postępowania odwoławczego, 4)
Brak kopii odwołania uniemożliwił Zamawiającemu poinformowanie pozostałych uczestników postępowania o
wniesionym odwołaniu i możliwości przystąpienia do postępowania odwoławczego po jednej ze stron.
Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:
Zgodnie z art. 528 pkt 6 ustawy PZP Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że odwołujący nie przekazał
zamawiającemu odpowiednio odwołania albo jego kopii, zgodnie z art. 514 ust. 2 ustawy.
Izba wskazuje, że zgodnie z art. 516 ust. 2 pkt 2 ustawy PZP do odwołania dołącza się dowód przekazania odpowiednio
odwołania albo jego kopii zamawiającemu. Według art. 514 ust. 2 ustawy PZP Odwołujący przekazuje zamawiającemu
odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono
wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się
z jego treścią przed upływem tego terminu. Natomiast art. 514 ust. 3 ustawy PZP stwarza domniemanie, że zamawiający
mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio
odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej. Art. 67 ustawy PZP przewiduje, że Zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie
o udzielenie zamówienia lub konkurs lub w dokumencie zamówienia wszczynającym postępowanie o udzielenie
zamówienia informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z
wykonawcami lub uczestnikami konkursu, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania,
wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Zgodnie z art. 134 ust. 1 pkt 10 ustawy PZP SW Z zawiera co
najmniej informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z
wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania
korespondencji elektronicznej. Zgodnie z art. 7 pkt 23 ustawy PZP przez środki komunikacji elektronicznej należy
rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą
elektroniczną. Natomiast w myśl art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną
środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi
narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji
danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną.
Izba ustaliła, że Zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu jako punkt kontaktowy wskazał Dział Zamówień
Publicznych i Pani Barbarę Drozd posługującą się adresem poczty elektronicznej: b.. Ponadto w rozdziale XXI SW Z
Zamawiający określił, że osobą uprawnioną do porozumiewania się z wykonawcami w sprawach proceduralnych w
przedmiotowym postępowaniu jest Pani B.D.. Jednocześnie Zamawiający podał jej adres poczty elektronicznej taki sam
jak w ogłoszeniu o zamówieniu. Natomiast w rozdziale IX SW Z Zamawiający zawarł informację o środkach komunikacji
elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami oraz informacje o wymaganiach
technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Komunikacja między
Zamawiającym a wykonawcami odbywać się będzie drogą elektroniczną przy użyciu Platformy Zakupowej
https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja pomiędzy
Zamawiającym a wykonawcami w szczególności składanie oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz przekazywanie
informacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu (formularz Wyślij
wiadomość dostępny na stronie dotyczącej danego postępowania).
W niniejszej sprawie Odwołujący na potwierdzenie tego, że spełnił wymóg formalny odwołania z art. 516 ust. 2 pkt 2
ustawy PZP, załączył do wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołania dowód wysłania do
Zamawiającego z konta pocztowego swojego pełnomocnika kopii odwołania razem z załącznikami na adres poczty
elektronicznej Pani Barbary Drozd – b.. Wysłanie tych dokumentów nastąpiło jeszcze w terminie do wniesienia
odwołania, który upływał w dniu 22 kwietnia 2025 r. o godz. 23:59. Zamawiający w złożonych pismach z dnia 8 i 9 maja
2025 r. zaprzeczył otrzymaniu od wykonawcy LINGUA LAB kopii odwołania. Zamawiający stwierdził, że ta
korespondencja wraz z odwołaniem nie została mu nigdy doręczona i że z tego powodu nie zna jego treści i w związku z
tym nie mógł spełnić swojego obowiązku poinformowania pozostałych biorących udział w przetargu wykonawców o
wniesionym odwołaniu i możliwości zgłoszenia przystąpień do postępowania odwoławczego. Zamawiający zarazem
przesłał do Krajowej Izby Odwoławczej dowody na okoliczność tego, że adres poczty elektronicznej, na który Odwołujący
przesłał wiadomość e-mailową wraz z kopią odwołania i załącznikami, został zamknięty z uwagi na zakończenie
stosunku pracy przez osobę, do której adres ten był przypisany.
Izba stwierdza, że choć z załączonego do odwołania potwierdzenia przesłania kopii odwołania Zamawiającemu
wynika, że Odwołujący wysłał kopię odwołania na adres poczty elektronicznej pracownika Zamawiającego, to jednakże
była to nieskuteczna próba uczynienia zadość obowiązkowi podmiotu korzystającego ze środków ochrony prawnej
przewidzianemu w art. 514 ust. 2 ustawy PZP. W dokumentacji postępowania w rozdziale IX SW Z Zamawiający w
sposób wyraźny określił, że w toku postępowania komunikacja między nim a wykonawcami będzie odbywać się drogą
elektroniczną
za
pośrednictwem
Platformy
Zakupowej
zlokalizowanej
pod
adresem:
https://platformazakupowa.pl/pn/umw.edu. Kontakt z Panią Barbarą Drozd za pomocą jej konta poczty elektronicznej miał
dotyczyć jedynie spraw proceduralnych w przedmiotowym postępowaniu. Osoba ta nie została umocowana przez
organizatora przetargu do składania lub przyjmowania w jego imieniu oświadczeń, wniosków, zawiadomień i
przekazywania informacji wykonawcom. Dotycząca tych aspektów komunikacja z wykonawcami, w tym również
odebranie kopii odwołania, miała się odbywać przy wykorzystaniu Platformy Zakupowej. Odwołujący zatem nie spełnił
prawidłowo swojej powinności przekazania Zamawiającemu kopii odwołania przed upływem terminu na jego wniesienie.
Odwołanie nie dość, że zostało wysłane na niewłaściwy środek komunikacji elektronicznej (adres poczty e-mail byłego
pracownika), to Zamawiający wykazał, że to konto pocztowe jego byłego pracownika zostało zamknięte i każdy podmiot
wysyłający wiadomość na ten zlikwidowany adres poczty elektronicznej otrzymał informację zwrotną o niemożności
skutecznego doręczenia wiadomości. Przesłanie więc kopii odwołania Zamawiającemu w inny sposób, aniżeli ten
wynikający z postanowień rozdziału IX SW Z, nie może być uznane za skuteczne i odpowiadające treści regulacji art. 514
ust. 2 ustawy PZP. Izba przypomina i podkreśla zarazem, że konieczność zachowania dynamiki, sprawności oraz
przejrzystości postępowania przetargowego i postępowania odwoławczego wymaga wyłącznie używania takich środków
komunikacji elektronicznej, które zostały wskazane przez Zamawiającego w dokumentacji zamówienia jako dedykowane
do komunikacji pomiędzy Zamawiającym a wykonawcami w postępowaniu.
Wobec ustalenia, że Odwołujący nie przekazał Zamawiającemu odwołania lub jego kopii zgodnie z art. 514 ust. 2
ustawy PZP, tj. przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonych w dokumentacji zamówienia, Krajowa Izba
Odwoławcza stwierdziła, że zaszła wynikająca z art. 528 pkt 6 ustawy PZP przesłanka formalna uniemożliwiająca
merytoryczne rozpoznanie odwołania. Zgodnie natomiast z art. 529 ust. 1 ustawy PZP Izba może odrzucić odwołanie na
posiedzeniu niejawnym.
O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku postępowania na podstawie regulacji art. 574-576
ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320, ze zm.) oraz w oparciu o
przepisy § 8 ust. 1 w zw. z § 5 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie
szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania
wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r., poz. 2437).
Mając powyższe na uwadze orzeczono jak w sentencji.
Przewodniczący:.....................................................