Art. 32. u.o.p. Obowiązek przechowywania dokumentów przez płatników i inkasentów

§ 1. Płatnicy i inkasenci obowiązani są przechowywać dokumenty związane z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta.

§ 1a. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania zawiadamia na piśmie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku.

§ 2. Po upływie okresu, o którym mowa w § 1, płatnicy i inkasenci obowiązani są przekazać podatnikom dokumenty związane z poborem lub inkasem podatku; dokumenty podlegają zniszczeniu, jeżeli przekazanie ich podatnikowi jest niemożliwe.

Komentarz do Art. 32. uop

Art. 32 Ordynacji podatkowej reguluje obowiązki płatników i inkasentów w zakresie przechowywania dokumentacji związanej z poborem lub inkasem podatków. Przepis ten ma na celu zapewnienie, że dokumentacja podatkowa jest dostępna przez cały okres, w którym mogą być prowadzone działania kontrolne lub dochodzeniowe przez organy podatkowe.

Komentarz do Art. 32 Ordynacji podatkowej

Obowiązek przechowywania dokumentów

Zgodnie z § 1, płatnicy i inkasenci są zobowiązani do przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatków do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania płatnika lub inkasenta. Termin przedawnienia zobowiązań podatkowych wynosi co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przechowywanie dokumentacji przez ten okres jest kluczowe dla umożliwienia organom podatkowym przeprowadzenia ewentualnych kontroli i weryfikacji prawidłowości rozliczeń podatkowych.

Likwidacja lub rozwiązanie osoby prawnej

W przypadku likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, podmiot dokonujący likwidacji lub rozwiązania ma obowiązek zawiadomić właściwy organ podatkowy o miejscu przechowywania dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Zawiadomienie to musi być dokonane na piśmie i nie później niż w ostatnim dniu istnienia osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Ten obowiązek ma na celu zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji podatkowej nawet po zakończeniu działalności podmiotu.

Przekazanie dokumentów po upływie okresu przedawnienia

Po upływie okresu przedawnienia, płatnicy i inkasenci są zobowiązani do przekazania podatnikom dokumentów związanych z poborem lub inkasem podatku. Jeżeli przekazanie tych dokumentów podatnikowi jest niemożliwe, dokumenty te podlegają zniszczeniu. Przepis ten ma na celu ochronę danych osobowych oraz zapobieganie niepotrzebnemu gromadzeniu dokumentacji, która nie jest już potrzebna do celów podatkowych.

Wnioski praktyczne

Dbałość o dokumentację: Płatnicy i inkasenci powinni prowadzić staranną ewidencję i przechowywać dokumenty w sposób umożliwiający ich łatwe odnalezienie przez cały okres przedawnienia.
Zawiadomienie organu podatkowego: W przypadku likwidacji lub rozwiązania podmiotu, należy pamiętać o obowiązku zawiadomienia organu podatkowego o miejscu przechowywania dokumentów, aby uniknąć sankcji za niedopełnienie tego obowiązku.
Przekazanie lub zniszczenie dokumentów: Po upływie okresu przedawnienia, należy podjąć działania mające na celu przekazanie dokumentów podatnikom lub ich zniszczenie, jeżeli przekazanie jest niemożliwe, co pozwoli na zgodne z przepisami zakończenie obowiązku przechowywania dokumentacji.

Art. 32 Ordynacji podatkowej jest istotnym elementem systemu podatkowego, który zapewnia, że dokumentacja podatkowa jest dostępna dla organów podatkowych przez odpowiedni okres, a jednocześnie chroni podatników przed niepotrzebnym przechowywaniem dokumentów po upływie terminu przedawnienia.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2023 r. poz. 2383.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

płatnik podatku

inkasent podatku

termin przedawnienia

osoba prawna

jednostka organizacyjna

likwidacja jednostki

rozwiązanie jednostki

organ podatkowy

miejsce przechowywania

dokumenty podatkowe

okres przechowywania

przekazanie dokumentów

zniszczenie dokumentów

Art. 31.Art. 33.