Rozdział 2. Zawieranie i obsługa umowy…

Rozdział 2

Zawieranie i obsługa umowy w Systemie

Art. 5. Warunki obsługi umowy w Systemie

1. Przed zawarciem umowy:

1) pracodawca, zleceniodawca, rodzic oraz osoby ubiegające się o zawarcie umowy są powiadamiani za pośrednictwem Systemu o warunkach obsługi umowy w Systemie;

2) pracodawca, zleceniodawca i rodzic informują osoby ubiegające się o zawarcie umowy o zamiarze obsługi umowy za pośrednictwem Systemu;

3) pracodawca, zleceniodawca i rodzic uzyskują zgodę osób ubiegających się o zawarcie umowy na obsługę umowy w Systemie.

2. Do obsługi umowy w Systemie jest wymagana zgoda pracodawcy, pracownika, zleceniodawcy, zleceniobiorcy, rodzica i niani, zwanych dalej „stronami umowy”, oraz deklaracja pracodawcy, zleceniodawcy lub rodzica, że dokumentacja pracownicza lub dokumentacja umowy będzie prowadzona w Systemie. Zgoda stron umowy oraz deklaracja pracodawcy, zleceniodawcy lub rodzica nie mogą być odwołane.

2a. W przypadku umowy zawartej poza Systemem strony tej umowy mogą wyrazić zgodę na jej obsługę w Systemie. W takim przypadku umowa nie jest ponownie zawierana.

2b. W celu zapewnienia obsługi umowy, o której mowa w ust. 2a, pracodawca, zleceniodawca oraz rodzic wprowadzają do Systemu dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–6.

2c. W przypadku gdy pracodawca zadeklaruje, że dokumentacja pracownicza będzie prowadzona w Systemie:

1) przenosi do Systemu dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 298 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy dotyczące:

a) przenoszenia dokumentacji pracowniczej między systemami teleinformatycznymi,

b) doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji;

2) wprowadza do Systemu odwzorowanie cyfrowe dokumentów pracowniczych sporządzonych w postaci papierowej, których kompletność, autentyczność, integralność oraz zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym zostały potwierdzone poza Systemem przez opatrzenie tych dokumentów kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, stosując odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 298 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy dotyczące doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposobu odbioru tej dokumentacji.

2d. Pracodawca wprowadza do Systemu odwzorowanie cyfrowe dokumentów pracowniczych spełniające minimalne wymagania techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 298 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

2e. Opatrzenie dokumentu, o którym mowa w ust. 2c pkt 2, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności odwzorowanego dokumentu z dokumentacją pracowniczą prowadzoną dotychczas przez pracodawcę w postaci papierowej.

2f. W przypadku, o którym mowa w ust. 2c pkt 2, dokument umieszczony w Systemie wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej.

2g. W przypadku gdy zleceniodawca albo rodzic zadeklaruje, że dokumentacja umowy będzie prowadzona w Systemie, przepisy ust. 2c pkt 2 i ust. 2d–2f stosuje się odpowiednio.

2h. Przepisy ust. 2a–2g stosuje się do pracodawcy lub zleceniodawcy będącego mikroprzedsiębiorcą lub małym przedsiębiorcą, o których mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 lub 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480, 1795 i 1826 oraz z 2026 r. poz. 507).

3. W celu zapewnienia obsługi umowy za pośrednictwem Systemu konieczne jest wprowadzenie do Systemu danych niezbędnych do zawarcia umowy oraz wypełnienie formularza umowy udostępnionego w Systemie. Za prawidłowość danych wprowadzanych do Systemu odpowiadają strony umowy w zakresie, w jakim wprowadziły te dane.

4. Zawarcie umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje z chwilą opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym przez strony umowy.

5. Opatrzenie umowy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu.

6. Zmiana umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu albo jej rozwiązanie następują przy wykorzystaniu formularza udostępnionego w Systemie. Przepisy ust. 3–5 stosuje się odpowiednio.

6a. W przypadku umowy zawartej poza Systemem strony umowy mogą w Systemie dokonać jej zmiany, rozwiązania lub innej czynności niezbędnej do realizacji praw i obowiązków wynikających z takiej umowy. W takim przypadku umowa w pozostałym zakresie nie jest obsługiwana w Systemie. Przepisy ust. 1, 3–5 i 7, art. 1 ust. 4, art. 6, art. 7 ust. 1–3 i 7, art. 8 ust. 1 i art. 9–13 stosuje się odpowiednio.

7. Wydanie świadectwa pracy w przypadku umowy obsługiwanej za pośrednictwem Systemu następuje przy wykorzystaniu formularza świadectwa pracy udostępnionego w Systemie. Pracodawca wypełnia formularz świadectwa pracy oraz opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Opatrzenie świadectwa pracy podpisem osobistym albo podpisem zaufanym wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.

8. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia w Systemie formularze, o których mowa w ust. 3, 6 i 7, uwzględniające zakres danych niezbędnych do prawidłowego zawarcia, zmiany lub rozwiązania umowy oraz wydania świadectwa pracy, wymaganych przepisami prawa pracy, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny lub ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Przepisu art. 19b ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nie stosuje się.

9. Zakres danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3 i 6, uzgadnia się z:

1) Ministrem Sprawiedliwości – w zakresie umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;

2) ministrem właściwym do spraw rodziny – w zakresie umów, o których mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3;

3) ministrem właściwym do spraw gospodarki – w zakresie umów, których stroną jest przedsiębiorca, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r.

Prawo przedsiębiorców.

10. Przepis ust. 9 stosuje się również w przypadku aktualizacji zakresu danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 3 i 6.

Art. 6. Dane wprowadzane do Systemu przy obsłudze umów

1. W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu umowy, o której mowa w art. 25 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, pracodawca wprowadza do Systemu:

1) dane, o których mowa w art. 22 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a w przypadku cudzoziemca – również obywatelstwo oraz płeć;

2) dane pracodawcy:

a) imię i nazwisko, nazwę lub firmę,

b) adres:

o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy – w przypadku osoby fizycznej wykonującej działalność gospodarczą,

miejsca zamieszkania – w przypadku osoby fizycznej niewykonującej działalności gospodarczej,

siedziby – w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

c) NIP – z wyjątkiem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

d) numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,

e) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym albo informację o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – jeżeli podmiot zatrudniający podlega obowiązkowi wpisu do tego rejestru lub do tej ewidencji;

3) rodzaj umowy;

4) datę zawarcia umowy, termin rozpoczęcia pracy oraz datę wygaśnięcia i rozwiązania umowy;

5) warunki pracy i płacy, o których mowa w art. 29 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, a w przypadku cudzoziemca – również stanowisko;

6) informacje, o których mowa w art. 29 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – jeżeli umowę o pracę zawarto na czas określony w celu lub w przypadku określonym w tym przepisie.

2. W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, zleceniodawca wprowadza do Systemu:

1) dane, o których mowa w ust. 1 pkt 2, dotyczące zleceniodawcy;

2) dane dotyczące zleceniobiorcy:

a) imię i nazwisko,

b) adres:

miejsca zamieszkania – w przypadku osoby fizycznej niewykonującej działalności gospodarczej,

siedziby – w przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,

c) numer PESEL – w przypadku osoby fizycznej,

d) obywatelstwo oraz płeć – jeżeli zleceniobiorca jest cudzoziemcem,

e) NIP – z wyjątkiem osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,

f) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym albo informację o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej – jeżeli zleceniobiorca podlega obowiązkowi wpisu do tego rejestru lub do tej ewidencji;

3) datę zawarcia, rozpoczęcia, rozwiązania albo wygaśnięcia umowy;

4) przedmiot zlecenia;

5) wysokość wynagrodzenia;

6) informację, czy zleceniobiorca posiada inny tytuł do ubezpieczenia społecznego, wraz ze wskazaniem tego tytułu;

7) liczbę godzin pracy w tygodniu lub miesiącu – w przypadku gdy zleceniobiorcą jest cudzoziemiec.

3. W przypadku obsługi za pośrednictwem Systemu umowy, o której mowa w art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3, rodzic wprowadza do Systemu dane, o których mowa w art. 50 ust. 4 tej ustawy.

3a. Strony umowy mogą wprowadzić do Systemu inne dane niż dane wymienione w ust. 1–3. W takim przypadku strona wprowadzająca te dane do Systemu realizuje obowiązki kategorii podmiotu, o którym mowa odpowiednio w art. 4 pkt 7 lub 8, art. 26 albo art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.).

4. Pracodawca, zleceniodawca i rodzic mogą wprowadzić do Systemu szczególne warunki umowy uzgodnione między stronami umowy.

5. Pracodawca, zleceniodawca i rodzic wprowadzają do Systemu dane:

1) wymagane przepisami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej albo dokumentacji umowy;

2) niezbędne do rozwiązania umowy lub wydania świadectwa pracy.

6. W celu zapewnienia prawidłowej obsługi umowy strony umowy wprowadzają do Systemu adres poczty elektronicznej oraz mogą wprowadzić numer telefonu.

7. Dane, o których mowa w ust. 6, wprowadzone do Systemu przez pracownika, zleceniobiorcę albo nianię nie są udostępniane pracodawcy, zleceniodawcy albo rodzicowi.

Art. 7. Składanie dokumentów za pośrednictwem Systemu

1. Pracownik, zleceniobiorca i niania mogą składać za pośrednictwem Systemu:

1) oświadczenia woli, w tym oświadczenia dotyczące danych osobowych zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie albo zgromadzonych w związku z zatrudnieniem;

2) wnioski dotyczące w szczególności korzystania z opieki nad dzieckiem do lat 14 lub urlopu okolicznościowego, lub urlopu bezpłatnego;

3) inne dokumenty dotyczące umowy.

2. Pracodawca, zleceniodawca i rodzic dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lub 3, składają za pośrednictwem Systemu.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, mogą być składane przy wykorzystaniu udostępnionego w Systemie formularza. Przepisy art. 5 ust. 3–5 stosuje się odpowiednio.

4. Minister właściwy do spraw pracy może udostępnić w Systemie formularze dokumentów, o których mowa w ust. 1, uwzględniające zakres danych niezbędnych do prawidłowego złożenia tych dokumentów, wymaganych przepisami prawa pracy, ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny lub ustawy z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3. Przepisu art. 19b ust. 3 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne nie stosuje się.

5. Zakres danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 4, uzgadnia się z Ministrem Sprawiedliwości, ministrem właściwym do spraw rodziny oraz ministrem właściwym do spraw gospodarki.

6. Przepis ust. 5 stosuje się również w przypadku aktualizacji zakresu danych zawartych w formularzach, o których mowa w ust. 4.

7. W przypadku gdy w Systemie nie udostępniono formularza dokumentu, o którym mowa w:

1) ust. 1 pkt 1 lub 3 – pracodawca, zleceniodawca i rodzic składają taki dokument w sposób, o którym mowa w art. 1 ust. 4;

2) ust. 1 – pracownik, zleceniobiorca i niania mogą złożyć taki dokument w sposób, o którym mowa w art. 1 ust. 4.

8. W przypadku, o którym mowa w ust. 7, przepisy art. 5 ust. 3 zdanie drugie, ust. 4 i 5 oraz art. 6 ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

Art. 8. Prowadzenie dokumentacji w Systemie

1. W przypadku obsługi umowy za pośrednictwem Systemu dokumentacja pracownicza oraz dokumentacja umowy są prowadzone i przechowywane w Systemie w postaci elektronicznej.

1a. Do Systemu stosuje się:

1) wymogi techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 298 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;

2) minimalne wymogi dostępności cyfrowej określone w załączniku do ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1440).

2. W przypadku dokumentu sporządzonego w postaci papierowej pracodawca, zleceniodawca albo rodzic wprowadzają do Systemu odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu i opatrują go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. W takim przypadku dokumentem stanowiącym dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy jest dokument umieszczony w Systemie.

2a. W przypadku dokumentu sporządzonego poza Systemem w postaci elektronicznej pracodawca, zleceniodawca albo rodzic wprowadza ten dokument do Systemu. W takim przypadku dokumentem stanowiącym dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy jest dokument umieszczony w Systemie.

3. Do prowadzenia i przechowywania dokumentacji określającej sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia oraz potwierdzającej liczbę tych godzin przepis art. 8c ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773) stosuje się odpowiednio.

Art. 9. Zawiadamianie i doręczanie dokumentów w Systemie

1. System zawiadamia strony umowy o:

1) zmianie w zakresie danych, o których mowa w art. 6 ust. 1–5,

2) otrzymaniu dokumentów, o których mowa w art. 7 ust. 1

przez wysłanie wiadomości na adres poczty elektronicznej wskazany w Systemie wraz z pouczeniem dotyczącym sposobu odbioru i potwierdzenia doręczenia dokumentów w Systemie.

2. Strony umowy mogą być informowane o otrzymaniu dokumentów, o których mowa w art. 7 ust. 1, przez wysłanie zawiadomienia w postaci krótkiej wiadomości tekstowej (SMS) na wskazany w Systemie numer telefonu.

3. Datę złożenia dokumentów, o których mowa w art. 7 ust. 1, System potwierdza automatycznie.

4. Datą doręczenia dokumentów, o których mowa w art. 7 ust. 1, adresatowi jest data potwierdzenia w Systemie zapoznania się przez niego z ich treścią. W przypadku braku takiego potwierdzenia dokument uznaje się za doręczony po upływie 14 dni od dnia wysłania wiadomości na adres poczty elektronicznej.

Art. 10. Pobieranie i odbiór dokumentacji z Systemu

1. Strony umowy mogą pobrać z Systemu dokumentację pracowniczą lub dokumentację umowy.

2. Pracownik albo były pracownik może pobrać z Systemu dokumentację pracowniczą w terminie, o którym mowa w art. 94 pkt 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.

3. W przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika osobom, o których mowa w art. 94 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, przysługuje prawo odbioru od pracodawcy dokumentacji pracowniczej pobranej z Systemu.

Art. 11. Dostęp do Systemu dla nowego pracodawcy i następcy

1. Minister właściwy do spraw pracy lub osoba przez niego upoważniona umożliwia dostęp do Systemu:

1) nowemu pracodawcy – w przypadku, o którym mowa w art. 23 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;

2) zarządcy sukcesyjnemu, o którym mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. z 2021 r. poz. 170 oraz z 2026 r. poz. 507), albo osobie, o której mowa w art. 14 tej ustawy – w przypadku śmierci pracodawcy.

2. Dostęp do Systemu następuje na wniosek podmiotów wskazanych w ust. 1.

3. W sprawach wynikających z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku po pracodawcy będącym podmiotem zatrudniającym podmioty wskazane w ust. 1 pkt 2 mogą zawierać nowe umowy za pośrednictwem Systemu na takich samych zasadach jak podmiot zatrudniający.

Art. 11a. Udostępnianie danych Państwowej Inspekcji Pracy do kontroli

1. Minister właściwy do spraw pracy udostępnia Państwowej Inspekcji Pracy dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–3, w celu przeprowadzenia postępowania kontrolnego, o którym mowa w art. 21 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 1712, z późn. zm.).

2. Dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–3, są udostępniane na wniosek Państwowej Inspekcji Pracy w celu realizacji prawa, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.

3. Dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–3, udostępnia się Państwowej Inspekcji Pracy z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego.

4. Dane, o których mowa w art. 6 ust. 1–3, są udostępniane Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli spełnia ona następujące warunki:

1) zapewnia możliwość identyfikacji osoby uzyskującej dane oraz zakresu, daty i celu ich uzyskania;

2) stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych;

3) zapewnia, że dostęp do danych osobowych jest nadzorowany i rejestrowany zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

5. Dane uzyskane na podstawie ust. 1 nie mogą być przetwarzane dłużej niż jest to niezbędne do prowadzenia postępowania kontrolnego, o którym mowa w art. 21 ustawy z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.

Art. 12. Zakończenie obsługi umowy po okresie przechowywania

Obsługa umowy w Systemie kończy się po upływie:

1) okresu przechowywania, o którym mowa w art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w przypadku dokumentacji pracowniczej;

2) 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła – w przypadku dokumentacji umowy.

Art. 13. Niszczenie dokumentacji pracowniczej i dokumentacji umowy

Minister właściwy do spraw pracy niszczy w Systemie dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści:

1) w terminie, o którym mowa w art. 94 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w przypadku dokumentacji pracowniczej;

2) po upływie terminu, o którym mowa w art. 12 pkt 2 – w przypadku dokumentacji umowy.

Pełna treść aktu: o systemie teleinformatycznym eUmowy do obsługi niektórych umów.