Art. 12. Zakończenie obsługi umowy po okresie przechowywania

Obsługa umowy w Systemie kończy się po upływie:

1) okresu przechowywania, o którym mowa w art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – w przypadku dokumentacji pracowniczej;

2) 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa uległa rozwiązaniu lub wygasła – w przypadku dokumentacji umowy.

Komentarz do Art. 12.

Przepis określa, kiedy kończy się obsługa umowy w Systemie. Nie wskazuje jednej reguły dla wszystkich dokumentów, lecz rozróżnia dwa przypadki zależnie od rodzaju dokumentacji.

W przypadku dokumentacji pracowniczej obsługa kończy się po upływie okresu przechowywania, o którym mowa w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Oznacza to, że czas obsługi jest powiązany z okresem przechowywania ustalanym na podstawie tego przepisu, a nie z terminem wskazanym bezpośrednio w art. 12.

W przypadku dokumentacji umowy termin został określony wprost. Obsługa kończy się po upływie 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym umowa została rozwiązana albo wygasła. Dla rozpoczęcia tego okresu znaczenie ma więc zakończenie obowiązywania umowy, a następnie koniec roku kalendarzowego, w którym to nastąpiło.

Praktyczne znaczenie przepisu polega na rozdzieleniu sposobu ustalania końca obsługi. Przy dokumentacji pracowniczej należy odwołać się do okresu przechowywania wskazanego w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. Przy dokumentacji umowy stosuje się natomiast konkretny okres 10 lat, którego bieg jest związany z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy. Dopiero po upływie właściwego okresu obsługa umowy w Systemie się kończy.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2022 r. poz. 2754.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 11a.Art. 13.