Art. 8. Prowadzenie dokumentacji w Systemie

1. W przypadku obsługi umowy za pośrednictwem Systemu dokumentacja pracownicza oraz dokumentacja umowy są prowadzone i przechowywane w Systemie w postaci elektronicznej.

1a. Do Systemu stosuje się:

1) wymogi techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 298 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy;

2) minimalne wymogi dostępności cyfrowej określone w załączniku do ustawy z dnia 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1440).

2. W przypadku dokumentu sporządzonego w postaci papierowej pracodawca, zleceniodawca albo rodzic wprowadzają do Systemu odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu i opatrują go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. W takim przypadku dokumentem stanowiącym dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy jest dokument umieszczony w Systemie.

2a. W przypadku dokumentu sporządzonego poza Systemem w postaci elektronicznej pracodawca, zleceniodawca albo rodzic wprowadza ten dokument do Systemu. W takim przypadku dokumentem stanowiącym dokumentację pracowniczą albo dokumentację umowy jest dokument umieszczony w Systemie.

3. Do prowadzenia i przechowywania dokumentacji określającej sposób potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia oraz potwierdzającej liczbę tych godzin przepis art. 8c ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773) stosuje się odpowiednio.

Komentarz do Art. 8.

Przepis określa zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z umowami obsługiwanymi za pośrednictwem Systemu. Zarówno dokumentacja pracownicza, jak i dokumentacja umowy ma być prowadzona i przechowywana w Systemie w postaci elektronicznej. Oznacza to, że dokument umieszczony w Systemie staje się dokumentem stanowiącym właściwą dokumentację, także wtedy, gdy pierwotnie powstał poza Systemem.

Do Systemu stosuje się wymogi techniczne określone w przepisach wydanych na podstawie art. 298 Kodeksu pracy oraz minimalne wymogi dostępności cyfrowej określone w załączniku do ustawy o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. Przepis wskazuje więc zarówno wymagania techniczne, jak i standard dostępności, który powinien spełniać System.

Jeżeli dokument sporządzono w postaci papierowej, pracodawca, zleceniodawca albo rodzic wprowadza do Systemu jego odwzorowanie cyfrowe. Musi je opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym, potwierdzającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym. W przypadku dokumentu elektronicznego sporządzonego poza Systemem należy wprowadzić do Systemu sam dokument, bez wskazanego wymogu sporządzania odwzorowania.

Przepis obejmuje także dokumentację dotyczącą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonywania zlecenia oraz potwierdzania liczby tych godzin. W tym zakresie nakazuje odpowiednie stosowanie art. 8c ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Infrastruktura Systemu staje się zatem miejscem gromadzenia dokumentacji pochodzącej zarówno bezpośrednio z Systemu, jak i z innych form jej sporządzenia.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt wydany przez SEJM, Dziennik Ustaw z 2022 r. poz. 2754.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 7.Art. 9.