Art. 94⁷. k.p. Zniszczenie dokumentacji pracowniczej

§ 1. Pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94⁶pkt 2.

§ 2. W terminie, o którym mowa w § 1, do czasu zniszczenia, pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.

Komentarz do Art. 94⁷. kp

Art. 94⁷ Kodeksu pracy wprowadza obowiązek pracodawcy dotyczący niszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści. Przepis ten ma na celu ochronę danych osobowych byłych pracowników oraz zapewnienie, że informacje zawarte w dokumentacji pracowniczej nie będą dostępne po upływie określonego czasu.

Komentarz:

Obowiązek niszczenia dokumentacji: Pracodawca jest zobowiązany do zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób, który uniemożliwia odtworzenie jej treści. Oznacza to, że dokumentacja powinna być zniszczona w sposób trwały i nieodwracalny, co może obejmować metody takie jak niszczenie mechaniczne (np. przez niszczarkę) lub chemiczne.
Termin niszczenia: Dokumentacja pracownicza powinna być zniszczona w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór przez byłego pracownika, o którym mowa w art. 94⁶ pkt 2 Kodeksu pracy. Okres ten jest kluczowy, ponieważ daje byłemu pracownikowi czas na odebranie swojej dokumentacji, zanim zostanie ona zniszczona.
Możliwość wydania dokumentacji: W okresie do czasu zniszczenia dokumentacji, pracodawca ma możliwość wydania jej byłemu pracownikowi. Jest to istotne, ponieważ były pracownik może potrzebować dostępu do swojej dokumentacji np. w celu uzyskania świadczeń emerytalnych, zasiłków czy innych korzyści, które wymagają potwierdzenia okresów zatrudnienia.
Ochrona danych osobowych: Przepis ten jest zgodny z zasadami ochrony danych osobowych, w szczególności z RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Niszczenie dokumentacji w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych osobowych byłych pracowników.
Konsekwencje dla pracodawcy: Niewywiązanie się z obowiązku zniszczenia dokumentacji pracowniczej w określonym terminie może skutkować konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy, w tym sankcjami administracyjnymi lub odpowiedzialnością cywilną za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.

Podsumowanie:

Art. 94⁷ Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zniszczenia dokumentacji pracowniczej w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór przez byłego pracownika. Przepis ten ma na celu ochronę danych osobowych i zapewnienie, że dokumentacja nie będzie dostępna po określonym czasie. Pracodawca ma również możliwość wydania dokumentacji byłemu pracownikowi przed jej zniszczeniem, co jest istotne z punktu widzenia interesów byłego pracownika.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2023 r. poz. 1465.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

dokumentacja pracownicza

okres przeznaczony

odbiór dokumentacji

zniszczenie dokumentacji

były pracownik

pracodawca

termin

treść

odtworzenie

upływ.

Art. 94⁶.Art. 94⁸.