Art. 94⁸. k.p. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną

§ 1. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą.

§ 2. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

§ 3. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Komentarz do Art. 94⁸. kp

Art. 94⁸ Kodeksu pracy wprowadza istotne regulacje dotyczące zmiany formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę. Przepis ten umożliwia elastyczne podejście do zarządzania dokumentacją, co jest szczególnie istotne w dobie cyfryzacji i dynamicznego rozwoju technologii.

Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną

Przepis przewiduje, że zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną odbywa się poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, czyli skanu dokumentu papierowego. Kluczowym elementem tego procesu jest opatrzenie odwzorowania cyfrowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, bądź kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę. Taki podpis lub pieczęć mają na celu potwierdzenie zgodności odwzorowania cyfrowego z oryginalnym dokumentem papierowym.

Kwalifikowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowana pieczęć elektroniczna są narzędziami zapewniającymi wysoki poziom bezpieczeństwa i autentyczności dokumentów elektronicznych. Dzięki nim możliwe jest jednoznaczne potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej oraz integralności dokumentu, co jest szczególnie ważne w kontekście dokumentacji pracowniczej, która często zawiera dane osobowe i inne informacje wrażliwe.

Zmiana postaci dokumentacji z elektronicznej na papierową

Przepis reguluje również procedurę odwrotną, czyli zmianę postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową. W takim przypadku konieczne jest sporządzenie wydruku dokumentu elektronicznego oraz opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. Podpis ten ma na celu potwierdzenie zgodności wydruku z dokumentem elektronicznym.

Znaczenie regulacji

Art. 94⁸ Kodeksu pracy jest odpowiedzią na rosnącą potrzebę cyfryzacji procesów biznesowych, w tym zarządzania dokumentacją pracowniczą. Przepis ten umożliwia pracodawcom elastyczne dostosowanie formy prowadzenia dokumentacji do ich potrzeb i możliwości technologicznych, jednocześnie zapewniając odpowiedni poziom bezpieczeństwa i zgodności z przepisami prawa.

Warto również zauważyć, że przepis ten wprowadza jasne i precyzyjne zasady dotyczące zmiany formy dokumentacji, co może przyczynić się do zwiększenia efektywności i przejrzystości procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą.

Podsumowanie

Art. 94⁸ Kodeksu pracy stanowi istotny krok w kierunku cyfryzacji dokumentacji pracowniczej, umożliwiając pracodawcom elastyczne zarządzanie dokumentami w formie papierowej i elektronicznej. Przepis ten wprowadza jasne zasady dotyczące zmiany formy dokumentacji, co przyczynia się do zwiększenia bezpieczeństwa, autentyczności i integralności dokumentów pracowniczych.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2023 r. poz. 1465.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

dokumentacja pracownicza