Art. 94⁶. k.p. Przekazanie pracownikowi informacji o dokumentacji pracowniczej w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia…

W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ § 2;

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94⁵ § 2;

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Komentarz do Art. 94⁶. kp

Art. 94⁶ Kodeksu pracy wprowadza obowiązek pracodawcy do wydania pracownikowi, w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, informacji dotyczącej przechowywania i odbioru dokumentacji pracowniczej. Przepis ten ma na celu zapewnienie pracownikowi pełnej wiedzy na temat dalszego losu jego dokumentacji pracowniczej oraz możliwości jej odbioru.

1. Obowiązek wydania informacji

Pracodawca jest zobowiązany do wydania pracownikowi informacji w postaci papierowej lub elektronicznej. Wybór formy zależy od preferencji pracownika lub ustaleń wewnętrznych pracodawcy, jednakże obie formy są równoważne pod względem prawnym.

2. Zakres informacji

Informacja, którą pracodawca musi przekazać pracownikowi, obejmuje trzy kluczowe elementy:

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej:
- Pracodawca musi poinformować pracownika o okresie przechowywania jego dokumentacji pracowniczej, zgodnie z art. 94 pkt 9b lub art. 94⁵ § 2 Kodeksu pracy. Okres ten może różnić się w zależności od rodzaju dokumentacji oraz przepisów szczególnych.
Możliwość odbioru dokumentacji:
- Pracownik musi być poinformowany o możliwości odbioru swojej dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania. Jest to istotne, aby pracownik miał świadomość, że po tym okresie dokumentacja może zostać zniszczona.
Zniszczenie dokumentacji w przypadku jej nieodebrania:
- Pracodawca musi poinformować pracownika, że w przypadku nieodebrania dokumentacji w wyznaczonym okresie, dokumentacja ta zostanie zniszczona. Jest to ważne z punktu widzenia ochrony danych osobowych oraz przestrzegania przepisów dotyczących archiwizacji dokumentów.

3. Znaczenie przepisu

Art. 94⁶ Kodeksu pracy ma na celu ochronę interesów pracownika poprzez zapewnienie mu pełnej informacji na temat jego dokumentacji pracowniczej. Przepis ten jest również istotny z punktu widzenia pracodawcy, gdyż określa jasne zasady postępowania z dokumentacją po zakończeniu stosunku pracy, co może zapobiec ewentualnym sporom i nieporozumieniom.

4. Praktyczne wskazówki dla pracodawców

Dokumentacja: Pracodawcy powinni przygotować wzory informacji, które będą wydawane pracownikom w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Procedury: Warto wprowadzić wewnętrzne procedury dotyczące przechowywania i niszczenia dokumentacji pracowniczej, aby zapewnić zgodność z przepisami.
Komunikacja: Pracodawcy powinni zadbać o jasną komunikację z pracownikami na temat ich praw i obowiązków związanych z dokumentacją pracowniczą.

5. Konsekwencje nieprzestrzegania przepisu

Nieprzestrzeganie obowiązków wynikających z art. 94⁶ Kodeksu pracy może prowadzić do konsekwencji prawnych dla pracodawcy, w tym potencjalnych roszczeń ze strony pracowników oraz sankcji administracyjnych.

Podsumowując, art. 94⁶ Kodeksu pracy wprowadza istotne obowiązki informacyjne dla pracodawców, które mają na celu ochronę interesów pracowników oraz zapewnienie przejrzystości w zakresie przechowywania i odbioru dokumentacji pracowniczej. Pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na przestrzeganie tych przepisów, aby uniknąć ewentualnych problemów prawnych.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2023 r. poz. 1465.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

rozwiązanie stosunku

wygaśnięcie stosunku

świadectwo pracy

postać papierowa

postać elektroniczna

informacja okresie

przechowywanie dokumentacji

dokumentacja pracownicza

możliwość odbioru

odbiór dokumentacji

miesiąc kalendarzowy

okres przechowywania

zniszczenie dokumentacji

Art. 94⁵.Art. 94⁷.