Postać elektroniczna

„Postać elektroniczna” oznacza sposób utrwalenia, przechowywania lub przekazania informacji w postaci danych zapisanych i odczytywanych przy użyciu urządzeń elektronicznych. W polskim prawie termin ten przeciwstawia się najczęściej postaci papierowej albo innej postaci materialnej. Nie odnosi się wyłącznie do dokumentu przesłanego pocztą elektroniczną, lecz także do danych zapisanych w systemie teleinformatycznym, bazie danych, elektronicznym rejestrze lub na nośniku danych.

Najważniejsze cechy postaci elektronicznej:

• umożliwia utrwalenie treści w sposób pozwalający na jej późniejsze odtworzenie;
• może zapewniać dostęp do danych, ich przechowywanie, przekazywanie i przetwarzanie;
• może obejmować zarówno dokument utworzony od początku cyfrowo, jak i elektroniczną kopię dokumentu papierowego;
• nie przesądza sama przez się o autentyczności, integralności ani mocy dowodowej dokumentu.

Postać elektroniczna nie jest tym samym co forma elektroniczna czynności prawnej. Forma elektroniczna jest szczególnym wymaganiem dotyczącym sposobu dokonania czynności, natomiast postać elektroniczna opisuje przede wszystkim sposób utrwalenia lub przedstawienia informacji. Dokument elektroniczny może wymagać opatrzenia go określonym rodzajem podpisu elektronicznego, pieczęcią albo uwierzytelnieniem, jeżeli wynika to z przepisów. Sam fakt zapisania dokumentu w pliku nie oznacza więc automatycznie spełnienia wszystkich wymogów formalnych.

Termin występuje w postępowaniu cywilnym i karnym, w sprawach podatkowych, pracowniczych, budowlanych, związanych z księgami wieczystymi, ruchem drogowym oraz ochroną i obrotem prawami własności przemysłowej. Dotyczy między innymi pism procesowych, dokumentacji pracowniczej, danych z ewidencji, dzienników budowy, operatów szacunkowych i informacji przekazywanych organom. W praktyce pozwala na prowadzenie spraw za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, elektroniczne udostępnianie danych oraz zastępowanie dokumentów papierowych zapisami cyfrowymi. Przepisy mogą jednak odrębnie określać sposób podpisania, uwierzytelnienia, doręczenia, archiwizacji lub przedstawienia wydruku dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej.