Art. 94⁵. k.p. Kontynuowanie prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku…

§ 1. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

§ 2. W przypadku, o którym mowa w § 1, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Komentarz do Art. 94⁵. kp

Art. 94⁵ Kodeksu pracy wprowadza istotne regulacje dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem. Poniżej przedstawiam szczegółowy komentarz do tego przepisu:

Komentarz do Art. 94⁵ Kodeksu pracy

1. Kontynuacja prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Pierwsza część przepisu stanowi, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca jest zobowiązany do kontynuowania prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że pracodawca nie powinien zakładać nowej teczki osobowej ani tworzyć nowej dokumentacji, lecz powinien kontynuować prowadzenie już istniejącej.

2. Okres przechowywania dokumentacji

Druga część przepisu odnosi się do okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem, okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Oznacza to, że jeżeli pracownik był zatrudniony na przykład w latach 2010-2015, a następnie ponownie w latach 2018-2020, to okres przechowywania dokumentacji będzie liczony od końca roku 2020.

3. Praktyczne implikacje

Ułatwienie dla pracodawców: Kontynuacja prowadzenia dotychczasowej dokumentacji pracowniczej upraszcza proces administracyjny i redukuje koszty związane z tworzeniem nowej dokumentacji.
Ochrona interesów pracowników: Przepis ten chroni interesy pracowników, zapewniając, że ich dokumentacja jest prowadzona w sposób ciągły i spójny, co może mieć znaczenie w przypadku roszczeń pracowniczych czy dochodzenia praw.
Zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych: Pracodawcy muszą pamiętać o obowiązkach wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych, w tym RODO, w kontekście przechowywania i przetwarzania dokumentacji pracowniczej.

4. Wnioski

Art. 94⁵ Kodeksu pracy wprowadza klarowne zasady dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika. Przepis ten ma na celu uproszczenie procedur administracyjnych dla pracodawców oraz zapewnienie ciągłości i spójności dokumentacji pracowniczej, co jest korzystne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Pracodawcy powinni zwrócić szczególną uwagę na te regulacje, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz ochrony danych osobowych.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2023 r. poz. 1465.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

stosunek pracy

dokumentacja pracownicza

okres przechowywania

rok kalendarzowy

pracodawca

pracownik

rozwiązanie stosunku

wygaśnięcie stosunku

Art. 94⁴.Art. 94⁶.