Postać papierowa

„Postać papierowa” oznacza utrwalenie treści dokumentu, oświadczenia, wniosku albo danych na materialnym nośniku papierowym, zwykle w formie pisma lub wydruku. Jest przeciwstawiana postaci elektronicznej, w której treść jest zapisana i przekazywana jako dokument elektroniczny za pomocą systemu teleinformatycznego. Termin opisuje przede wszystkim sposób utrwalenia lub złożenia dokumentu, a nie jego treść.

Postać papierowa może obejmować zarówno dokument sporządzony od początku na papierze, jak i wydruk dokumentu przygotowanego elektronicznie. Sam wydruk nie zawsze wywołuje jednak takie same skutki jak dokument elektroniczny, zwłaszcza gdy przepisy wymagają określonego podpisu, pieczęci, formularza albo sposobu doręczenia. Jeżeli dla dokumentu papierowego wymagany jest podpis własnoręczny, podpis elektroniczny umieszczony w pierwotnym pliku nie zastępuje go na wydruku, chyba że szczególne przepisy przewidują inne rozwiązanie.

Znaczenie postaci papierowej zależy od regulacji dotyczącej danej czynności. Przepisy mogą:

• dopuszczać wybór między postacią papierową a elektroniczną,
• wymagać postaci papierowej,
• określać dodatkowe elementy dokumentu papierowego, takie jak podpis, pieczęć, dane osoby składającej dokument lub urzędowy formularz,
• pozwalać na składanie papierowych pism i dokumentów w określonym postępowaniu.

Pojęcie występuje między innymi w prawie podatkowym, prawie pracy, postępowaniu cywilnym, prawie budowlanym, gospodarowaniu przestrzenią, ochronie środowiska oraz przy sporządzaniu operatów szacunkowych. W tych dziedzinach może dotyczyć wniosków, uwag, świadectw pracy, akt sprawy, książki obiektu budowlanego lub operatu. W praktyce postać papierowa wpływa na sposób podpisania, złożenia, przechowywania, udostępniania i oceny autentyczności dokumentu. Nie oznacza natomiast automatycznie, że dokument ma większą moc dowodową niż dokument elektroniczny, ponieważ decydują o tym wymagania właściwych przepisów oraz możliwość ustalenia jego pochodzenia i treści.