Sygn. akt: KIO 660/26
WYROK
Warszawa, dnia 30 marca 2026 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodnicząca:Barbara Loba
Protokolantka: Aldona Karpińska
po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 25 marca 2026 r. odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w
dniu 12 lutego 2026 r. przez wykonawcę ubiegającego się o udzielenie zamówienia publicznego Grupę KDM spółka z
ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie,
w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego – Skarb Państwa - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki
Społecznej z siedzibą w Warszawie,
przy udziale wykonawcy R.W. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą: K.R. z siedzibą w Warszawie –
uczestnika postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego,
orzeka:
1.Uwzględnia odwołanie w zakresie zarzutów 2 i 3 odwołania, dotyczących odrzucenia oferty wykonawcy Grupa KDM
spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, mimo iż jest to oferta zgodna z wymaganiami
określonymi w dokumentach zamówienia w zakresie zadeklarowanego czasu reakcji oraz zaniechania wezwania
wykonawcy Grupa KDM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie do udzielenia dodatkowych
wyjaśnień w przedmiocie rażąco niskiej ceny oraz w przedmiocie złożonej oferty i nakazuje zamawiającemu Skarbowi
Państwa - Ministerstwu Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z siedzibą w Warszawie:
- unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej;
- unieważnienie czynności odrzucenia oferty wykonawcy Grupa KDM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z
siedzibą w Warszawie;
- powtórzenie czynności badania i oceny ofert, w tym wezwanie wykonawcy Grupa KDM spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie do złożenia dodatkowych wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny oraz
treści oferty.
2. Oddala odwołanie w pozostałym zakresie.
3. Kosztami postępowania odwoławczego obciąża wykonawcę Grupę KDM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z
siedzibą w Warszawie w części 3/5 oraz zamawiającego Skarb Państwa - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki
Społecznej z siedzibą w Warszawie w części 2/5 i:
3.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych
zero groszy) uiszczoną tytułem wpisu od odwołania oraz kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych
zero groszy) poniesioną tytułem wynagrodzenia pełnomocnika przez wykonawcę Grupę KDM spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie,
3.2. zasądza od zamawiającego Skarbu Państwa - Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z siedzibą w
Warszawie na rzecz wykonawcy Grupy KDM spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie kwotę
7 440 zł 00 gr (słownie: siedem tysięcy czterysta czterdzieści złotych zero groszy) tytułem zwrotu 2/5 kosztów
postępowania odwoławczego.
Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.
Przewodnicząca:………..……………………..
Sygn. akt: KIO 660/26
UZASADNIENIE
Zamawiający Skarb Państwa - Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z siedzibą w Warszawieprowadzi w
trybie przetargu nieograniczonego postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiotem jest
„Serwis, naprawa i konserwacja systemu klimatyzacji w budynkach Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej”.
Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej OJ S 206/2025 w dniu 27
października 2025 pod numerem 706280-2025.
Postępowanie prowadzone jest na podstawie ustawy z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz.
U. z 2024 roku, poz. 1320 ze zm.), zwanej dalej ustawą Pzp.
W dniu 12 lutego 2026 r. wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego Grupa KDM spółka z
ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (dalej: odwołujący) wniósł odwołanie wobec czynności wyboru
oferty najkorzystniejszej, zarzucając zamawiającemu naruszenie:
1. art. 226 ust. 1 pkt 8 w zw. z art. 16 pkt 1-3 ustawy Pzp oraz art. 224 ust. 6 ustawy Pzp w zw. z art. 16 pkt 1-3 ustawy
Pzp poprzez odrzucenie oferty złożonej przez odwołującego pomimo, iż nie zawiera ona rażąco niskiej ceny w stosunku
do przedmiotu zamówienia oraz poprzez nieprawidłową ocenę wyjaśnień odwołującego prowadzącą do uznania, że cena
zaoferowana przez odwołującego jest rażąco niska, pomimo iż złożone wyjaśnienia uzasadniają rzetelnie podaną w
ofercie cenę, w szczególności są wystarczające oraz odpowiadają na wszystkie pytania zadane przez zamawiającego w
wezwaniu;
2. art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp w zw. z art. 16 pkt 1-3 Pzp ustawy poprzez odrzucenie oferty odwołującego, mimo iż
jest to oferta zgodna z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia, w szczególności w zakresie kosztów
skalkulowanych do zadeklarowanego czasu reakcji oraz czasu trwania przeglądu, w tym zaangażowania odpowiedniego
potencjału kadrowego;
ewentualnie
3. art. 224 ust. 1 ustawy Pzp oraz art. 223 ust. 1 ustawy Pzp poprzez zaniechanie wezwania odwołującego do udzielenia
dodatkowych wyjaśnień w przedmiocie rażąco niskiej ceny oraz w przedmiocie złożonej oferty w sytuacji, gdy
zamawiający miał wątpliwości, a zatem powinien był wystosować dodatkowe wezwanie w tym obszarze w celu ich
wyjaśnienia;
4. art. 239 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 17 ust. 2 ustawy Pzp poprzez dokonanie wyboru oferty R.W. prowadzącego
działalność gospodarczą pod firmą Kapamaro R.W. z siedzibą w Warszawie niezgodnie z kryteriami oceny ofert
określonymi w pkt 13.2.2 Specyfikacji Warunków Zamówienia, tj. w zakresie doświadczenia osoby uczestniczącej w
wykonaniu zamówienia Pana R.W. (Załącznik nr 6 do SWZ);
ewentualnie
5. art. 128 ust. 1 ustawy Pzp w zw. z art. 116 ust. 1 ustawy Pzp poprzez zaniechanie wezwania R.W. prowadzącego
działalność gospodarczą pod firmą Kapamaro R.W. z siedzibą w Warszawie do uzupełnienia dokumentów
potwierdzających spełnianie przez wykonawcę warunku udziału w postępowaniu dotyczącego osoby skierowanej do
realizacji zamówienia (pkt 7.1.6.4.2 SWZ) w zakresie jej doświadczenia.
W oparciu o tak postawione zarzuty odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu:
1. unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej,
2. unieważnienia czynności odrzucenia oferty odwołującego,
3. powtórzenia czynności badania i oceny ofert z uwzględnieniem zarzutów postawionych w odwołaniu,
ewentualnie
4. wezwania odwołującego do złożenia dodatkowych wyjaśnień w zakresie rażąco niskiej ceny oraz treści oferty,
5. wezwania R.W. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Kapamaro R.W. z siedzibą w Warszawie do
uzupełnienia dokumentów potwierdzających spełnianie przez wykonawcę warunku udziału w postępowaniu w zakresie
osoby skierowanej do realizacji zamówienia,
6. przyznania ofercie R.W. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Kapamaro R.W. z siedzibą w Warszawie
0 pkt w kryterium oceny ofert Doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia,
7. ponowienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej w postępowaniu.
Odwołujący argumentował, że posiada interes we wniesieniu odwołania, bowiem złożył w postępowaniu ofertę, która po
unieważnieniu czynności odrzucenia oferty ma szansę być ofertą najkorzystniejszą – przedstawia korzystniejszy bilans
ceny oraz pozostałych kryteriów oceny ofert od oferty wybranej. Zamawiający dokonał wyboru oferty niezgodnie ze
Specyfikacją Warunków Zamówienia, bezzasadnie odrzucił ofertę odwołującego i w sposób nieprawidłowy ocenił ofertę
R.W. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Kapamaro R.W. z siedzibą w Warszawie, a zatem objęte
odwołaniem czynności zamawiającego prowadzą do możliwości poniesienia szkody przez odwołującego - polegającej
na uniemożliwieniu odwołującemu uzyskania zamówienia.
Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i stwierdziła:
Odwołanie nie zawiera braków formalnych, od odwołania uiszczono wpis, nie zaistniały przesłanki określone w art. 528
ustawy Pzp, skutkujące odrzuceniem odwołania, odwołujący posiada interes w rozumieniu art. 505 ust. 1 ustawy Pzp,
uprawniający do złożenia odwołania.
Do postępowania odwoławczego zachowując termin ustawowy oraz wskazując interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na
korzyść zamawiającego, zgłosił skuteczne przystąpienie R.W. prowadzący działalność gospodarczą pod firmą
Kapamaro R.W. z siedzibą w Warszawie (dalej: przystępujący).
Izba, działając zgodnie z art. 542 ust. 1 ustawy Pzp, dopuściła w sprawie dowody z dokumentacji postępowania o
zamówienie publiczne, nadesłanej przez zamawiającego, a także zawnioskowane w toku postępowania odwoławczego
przez strony i uczestnika postępowania odwoławczego, w postaci:
- dokumentacji Toshiba „Kompleksowy zakres czynności konserwacyjnych dla systemu VRF Toshiba SMMSU” złożony
na okoliczność tego, że nie jest konieczna wymiana oleju, a tych urządzeń w przedmiocie zamówienia jest więcej niż
połowa,
- oświadczenia fundacji ochrony PROZON - na okoliczność tego, że fundacja świadczy nieodpłatnie odbiór czynników
chłodniczych,
- wydruku z Google Maps z oznaczonymi lokalizacjami, w których odwołujący świadczy i posiada serwis wraz z listą z
zaznaczonymi czasami przejazdu z tych lokalizacji do siedziby ul. Limanowskiego 23 Warszawa,
- wydruku ze zdjęć tabliczek znamionowych urządzeń zewnętrznych na potwierdzenie wieku urządzeń,
- certyfikatu F-gazowego wystawionego przez Prezesa UDT dla p. R.W. na okoliczność potwierdzenia daty pozyskania
przez wykonawcę uprawnień do wykonywania czynności objętych przedmiotem zamówienia.
Przy rozpoznawaniu sprawy Izba wzięła pod uwagę także stanowiska wynikające ze złożonych pism, to jest odwołania,
odpowiedzi na odwołanie oraz stanowiska i oświadczenia stron i przystępującego, złożone ustnie do protokołu.
Izba ustaliła następujący stan faktyczny i prawny:
Zgodnie z informacją zamawiającego z dnia 3 marca 2026 r. wartość zamówienia przekracza progi unijne określone w
przepisach wydanych na podstawie art. 3 ust. 3 ustawy Pzp.
Na podstawie Specyfikacji Warunków Zamówienia (dalej: SWZ):
„Pkt 3.5. Informacja na temat wizji lokalnej obiektów Zamawiającego.
3.5.1. Przed wyznaczonym terminem do składania ofert w niniejszym postępowaniu zostanie zorganizowana wizja
lokalna, w celu umożliwienia uzyskania wszelkich informacji dla prawidłowego sporządzenia oferty. Wizja lokalna będzie
odbywała się według następujących zasad:
3.5.1.1. Wizja lokalna w budynkach przy ul. Nowogrodzkiej 1/3/5 – budynek A, B i C, ul. Brackiej 4 – k1, k2 oraz ul.
Żurawiej 4a
3.5.1.1.1. Udział w wizji jest obowiązkowy.
Pkt 3.5.1.2. Wizja lokalna w budynku przy ul. Limanowskiego 23.
3.5.1.2.1. Udział w wizji jest nieobowiązkowy”.
Pkt 7.1.6.4.2 ppkt 6 - Wykonawca w zakresie warunków udziału w postępowaniu dotyczących zdolności technicznej lub
zawodowej zobowiązany był do wykazania, że skieruje do realizacji zamówienia 1 (jedną) osobę, posiadającą min. 1
(jeden) rok doświadczenia w wykonywaniu przeglądów technicznych, konserwacji i/lub napraw urządzeń
klimatyzacyjnych, w tym centrali klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych.
Pkt 8.8. - mając na uwadze zapewnienie odpowiedniego przebiegu postępowania, w związku z określonym w pkt
13.2.2.1 SW Z kryterium nr 2 oceny ofert „Doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia”, opierając się na
postanowieniach art. 126 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający wezwał wykonawców do złożenia wraz z ofertą wykazu osób
spełniających wymogi określone w pkt 7.1.6.4.2 SW Z, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia
publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji
zawodowych, uprawnień i doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia publicznego, a także zakresu
wykonywanych przez nie czynności oraz informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami. Wzór wykazu osób
stanowi załącznik nr 6 do SWZ.
Pkt 13.1. - zamawiający do oceny ofert przyjął następujące kryteria:
1) Cena oferty brutto - znaczenie kryterium 60%, liczba możliwych do uzyskania punktów 60,
2) Doświadczenie osoby skierowanej do realizacji zamówienia – znaczenie kryterium 20%, liczba możliwych do
uzyskania punktów 20,
3) Czas reakcji – znaczenie kryterium 20%, liczba możliwych do uzyskania punktów 20.
Pkt 13.2.1. - Sposób obliczenia punktów w kryterium nr 1: Cena oferty brutto – waga 60%. Oferta z najniższą ceną
otrzyma 60 pkt.
Pkt 13.2.2.1. - W kryterium nr 2 oferta może uzyskać maksymalnie 20 pkt. Do oceny oferty w tym kryterium zamawiający
weźmie pod uwagę doświadczenie jednej osoby wskazanej przez wykonawcę do realizacji zamówienia w Wykazie osób,
sporządzonym zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 6 do SWZ.
Pkt 13.2.2.2. - W kryterium nr 2 zamawiający przydzieli punkty w następujący sposób: Doświadczenie osoby skierowanej
do realizacji zamówienia:
- min. 3 letnie doświadczenie w wykonywaniu przeglądów technicznych, konserwacji i/lub napraw urządzeń
klimatyzacyjnych, w tym centrali klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych Liczba punktów 20.
- min. 2 letnie doświadczenie w wykonywaniu przeglądów technicznych, konserwacji i/lub napraw urządzeń
klimatyzacyjnych, w tym centrali klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych Liczba punktów 10,
- min. 1 rok doświadczenia w wykonywaniu przeglądów technicznych, konserwacji i/lub napraw urządzeń
klimatyzacyjnych, w tym centrali klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych Liczba punktów 0.
Pkt 13.2.3.1. - Zamawiający dokona oceny w kryterium nr 3: Czas reakcji – waga 20%. na podstawie oświadczenia
wykonawcy złożonego w pkt 5 Formularza Ofertowego.
Pkt 13.2.3.2. W kryterium nr 3 oferta może uzyskać do 20 punktów w zależności od zadeklarowanego w pkt 5
Formularza Ofertowego czasu reakcji wykonawcy na zgłoszenie awarii, o której mowa w załączniku nr 5 do PPU, z
zastrzeżeniem, że czas ten nie może być dłuższy niż 75 minut.
13.2.3.3. W kryterium nr 3 zamawiający przydzieli punkty w następujący sposób: Czas reakcji wykonawcy na zgłoszenie
awarii, tj.: czas liczony od chwili przekazania zgłoszenia przez Zamawiającego a rozpoczęciem fizycznych działań przez
Wykonawcę mających na celu zdiagnozowanie przyczyny awarii lub usterki:
- do 30 minut – 20 punktów,
- do 45 minut – 15 punktów,
-do 60 minut – 10 punktów,
-do 75 minut – 0 punktów.
Uwaga! W przypadku niewypełnienia pkt 5 Formularza Ofertowego i niewskazania przez wykonawcę żadnego czasu
reakcji, zamawiający uzna, że czas reakcji wykonawcy wyniesie do 75 minut od chwili przekazania zgłoszenia, a oferta
wykonawcy w tym kryterium uzyska 0 pkt. W przypadku zadeklarowania czasu dłuższego niż 75 minut, Zamawiający
odrzuci ofertę Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy, ponieważ jej treść zostanie uznana za niezgodną z
warunkami zamówienia.
Pkt 13.2.3. Sposób obliczenia punktów w kryterium nr 3: Czas reakcji – waga 20%.
13.2.3.1. Zamawiający dokona oceny w ww. kryterium na podstawie oświadczenia wykonawcy złożonego w pkt 5 FO
(Formularza Ofertowego).
Pkt 14. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
14.1. Wykonawca poda cenę oferty w Formularzu cenowym (FC) stanowiącym załącznik nr 1A do SW Z. Cenę oferty
brutto stanowi suma wartości brutto przeglądów w ramach wszystkich obiektów, wskazanych w kolumnie nr 10 w tabeli
zawartej w FC.
14.2. Cena oferty brutto obliczona zgodnie z pkt 14.1 musi zawierać wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu
zamówienia, który jest określony w Projektowanych postanowieniach umowy (PPU) stanowiących załącznik nr 2 do SW Z
oraz w opisie przedmiotu zamówienia stanowiącym załącznik nr 5 do PPU.
14.3. Wszystkie ceny należy podać w złotych polskich z dokładnością do setnych części złotego (do jednego grosza).
14.4. Maksymalne wynagrodzenie brutto wykonawcy wskazane w § 5 ust. 1 umowy będzie uwzględniać kwotę jaką
Zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację czynności naprawczych (w tym awarii) w całym okresie realizacji
zamówienia, w wysokości 430 500,00 zł.
Z załącznika nr 5 do umowy Opis przedmiotu zamówienia:
Rozdział II) Sposób świadczenia usług przeglądów, napraw i usuwania awarii
Pkt 1. Wykonawca zrealizuje przeglądy techniczne zgodnie z harmonogramem zawartym w rozdziale VII.
Pkt 2. W przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę podczas wykonywania przeglądów technicznych wszystkich
urządzeń klimatyzacyjnych, ubytków materiałów eksploatacyjnych takich jak baterie do pilotów przy urządzeniach zdalnie
sterowanych, lampki kontrolne, żarówki, oleje, smary, itp. Wykonawca zobowiązuje się do zakupu i dostawy oraz
uzupełnienia tych ubytków na własny koszt.
Pkt 3. Wykonawca w ramach realizacji usługi przeglądów technicznych dostarczy i wymieni filtry.
Pkt 4. W ramach usługi przeglądów technicznych Wykonawca zobowiązany jest do sprawdzania:
1) funkcjonowania i dokonywania na bieżąco korekt (nastaw) we wszystkich sterownikach automatycznych w
urządzeniach,
2) prawidłowości funkcjonowania urządzeń oraz wyczyszczenia urządzeń z kurzu i zanieczyszczeń.
Pkt 5. Wykonawca jest zobowiązany do dysponowania zapleczem technicznym niezbędnym do realizacji przedmiotu
usługi, w tym czynności określonych w ustawie z dnia 15 maja 2015 r. o substancjach zubożających warstwę ozonową
oraz o niektórych fluorowanych gazach cieplarnianych (Dz. U. 2015 poz. 881).
Pkt 6. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia dyżuru telefonicznego od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 –
17:30 przez cały okres trwania umowy. Zgłoszenia potrzeby wykonania naprawy, w tym awarii przez Zamawiającego
odbywać się będą na wskazany przez Wykonawcę w umowie numer telefonu oraz adres e-mail. Za godzinę zgłoszenia
przyjmuje się moment wysłania zgłoszenia drogą e-mail. Wykonawca niezwłocznie potwierdzi za pomocą
korespondencji e-mail otrzymanie zgłoszenia.
Pkt 7. Usługi świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w zakresie wykonywania przeglądów
technicznych odbywać się będą w dni powszednie w godz. 7:00 – 17:30.
Pkt 8. Usługi świadczone przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego w zakresie usuwania napraw i usuwania awarii
odbywać się będą każdorazowo po uzgodnieniu terminu z Zamawiającym, jednak nie dłużej niż 2 dni robocze od
momentu zgłoszenia, zaś czas reakcji Wykonawcy na zdiagnozowanie przyczyn awarii nie może przekroczyć 75 minut
(słownie: siedemdziesięciu pięciu minut).
Pkt 9. Przed przystąpieniem do naprawy Wykonawca zdiagnozuję powód i przygotuje ocenę przyczyny, kosztorys
cenowy naprawy, ze wskazaniem opłacalności usługi ze względu na stan techniczny urządzenia lub instalacji. Kosztorys
cenowy naprawy obejmować będzie wyłącznie wycenę części zamiennych/podzespołów. Zamawiający zastrzega sobie
prawo do weryfikacji cen zaproponowanych w kosztorysie cenowym naprawy przez Wykonawcę. W przypadku rażącej
różnicy pomiędzy ceną proponowaną przez Wykonawcę, a zweryfikowaną ceną, Wykonawca zobowiązany jest
skorygować kosztorys. Po akceptacji przez upoważnionego przedstawiciela Zamawiającego przedłożonego kosztorysu,
Wykonawca niezwłocznie przystąpi do dokonania naprawy.
Pkt 10. Czas naprawy przez Wykonawcę, wynosi maksymalnie 2 dni robocze od momentu zgłoszenia przez
Zamawiającego.
11. Czas usunięcia awarii przez Wykonawcę, wynosi maksymalnie 4 godziny od momentu zgłoszenia przez
Zamawiającego.
12. W szczególnych przypadkach, z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, czas naprawy oraz czas usunięcia awarii
może zostać wydłużony przez Zamawiającego na uzasadniony pisemny wniosek Wykonawcy, w którym zostanie
podany przybliżony termin naprawy lub usunięcia awarii. Wykonawca zaproponuje i po uzyskaniu akceptacji
Zamawiającego, zapewni rozwiązanie zastępcze do czasu wykonania naprawy.
13. Cena za części zamienne /podzespoły będzie wynikała z dowodów zakupu danych części/podzespołów i/lub
przedkładanych przez Wykonawcę. Koszt części zamiennych oraz podzespołów niezbędnych do naprawy ponosi
Zamawiający na podstawie przedkładanych przez Wykonawcę kserokopii dokumentu zakupu potwierdzonej za zgodność
z oryginałem, z uwzględnieniem kwot odpowiadających wartościom określonym w kosztorysie cenowym naprawy.
14. Wykonawca realizował będzie usługi przeglądów technicznych wszystkich urządzeń i instalacji klimatyzacyjnych
wskazanych w załączniku nr 2 do umowy.
15. W przypadku uzasadnionego zakwestionowania przez Zamawiającego należytego wykonania naprawy, Wykonawca
zobowiązany jest powtórzyć wymagane czynności na własny koszt w terminie do 12 godzin liczonych od przekazania
powiadomienia od Zamawiającego.
Rozdział III) Minimalny zakres czynności wchodzących w skład przeglądów technicznych:
• Klimatyzatory typu split system, multisplit, kanałowe:
1. czyszczenie filtrów jednostki wewnętrznej,
2. czyszczenie turbin przepływu powietrza,
3. czyszczenie skraplacza,
4. sprawdzenie ciśnień roboczych i szczelności układu freonowego,
5. sprawdzenie zabezpieczeń ciśnieniowych freonowych,
6. sprawdzenie poboru mocy i prądów odbiorników elektrycznych,
7. sprawdzenie zamocowań mechanicznych i połączeń elektrycznych zasilających i sterujących,
8. sprawdzenie układu odprowadzenia skroplin,
9. sprawdzenie (jeżeli jest zamontowany) poprawności działania opcji do pracy całorocznej. •
Centrale klimatyzacyjne/ wentylacyjne:
1. sprawdzenie stanu, wymiana filtrów powietrza nie rzadziej niż przy każdej konserwacji, w tym przeglądzie,
2. sprawdzenie i kalibracja czujnika stanu filtrów,
3. sprawdzenie stanu pasków klinowych, regulacja naciągu,
4. sprawdzenie mocy i poboru prądów odbiorników elektrycznych,
5. sprawdzenie stanu łożysk wału wentylatora i silnika elektrycznego,
6. sprawdzenie czystości chłodnicy, nagrzewnicy i odkraplacza, ewentualne czyszczenie w zależności od potrzeb,
7. sprawdzenie wszystkich styków i połączeń elektrycznych,
8. sprawdzenie mocowań i połączeń mechanicznych,
9. sprawdzenie i ewentualna korekta nastaw automatyki.
Uwaga: Podany powyżej wykaz czynności jest katalogiem otwartym, zawierającym wymogi minimalne. Wykonawca – w
oparciu o własną wiedzę, doświadczenie i wymogi producentów – zobowiązuje się wykonywać wszystkie prace
niezbędne do prawidłowego funkcjonowania instalacji i systemów.
IV) W przypadku braku możliwości wykonania naprawy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy np. z powodu
niedostępności części/podzespołów zamiennych lub innych ważnych okoliczności, Wykonawca zobowiązany jest
niezwłocznie poinformować o tym fakcie upoważnionego przedstawiciela Ministerstwa, podając przy tym przybliżony
termin dostawy części zamiennych oraz termin naprawy urządzenia/instalacji.
V) W przypadku nieprzystąpienia przez Wykonawcę do naprawy w czasie wskazanym w rozdziale II ppkt 8 w sytuacjach
newralgicznych (tj. awarii urządzeń i instalacji w serwerowni, związanych z zabezpieczeniem dokumentów, danych i
kontrolą dostępu do pomieszczeń oraz bezpośrednio zagrażających życiu i zdrowiu ludzi przebywających w budynkach
objętych przedmiotem zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo do zlecenia wykonania usunięcia awarii
podmiotowi trzeciemu na koszt Wykonawcy, po uprzednim powiadomieniu go o tym fakcie, z zachowaniem prawa
Zamawiającego wynikającego z rękojmi lub gwarancji.
Rozdział VII - Harmonogram przeglądów serwisowych:
- Przegląd nr 1 w 2026 r. wykonany w okresie od 1 do 30 maja w następujących lokalizacjach: a) Nowogrodzkiej 1/3/5
Budynek A/B/C b) ul. Brackiej 4 (k1, k2), c) ul. Żurawiej 4a, d) ul. Limanowskiego 23,
- Przegląd nr 2 w 2026 r. wykonany w okresie od 1 do 30 października w następujących lokalizacjach: a) Nowogrodzkiej
1/3/5 Budynek A/B/C b) ul. Brackiej 4 (k1, k2), c) ul. Żurawiej 4a, d) ul. Limanowskiego 23,
- Przegląd nr 1 w 2027 r. wykonany w okresie od 1 do 31 maja w następujących lokalizacjach: a) Nowogrodzkiej 1/3/5
Budynek A/B/C b) ul. Brackiej 4 (k1, k2), c) ul. Żurawiej 4a, d) ul. Limanowskiego 23,
- Przegląd nr 2 w 2027 r. wykonany w okresie od 1 do 31 października w następujących lokalizacjach: e) Nowogrodzkiej
1/3/5 Budynek A/B/C f) ul. Brackiej 4 (k1, k2), g) ul. Żurawiej 4a, h) ul. Limanowskiego 23.
Wykaz urządzeń zawarty został w załączniku nr 1a do Formularza cenowego.
W dniu 19 listopada 2025 r. zamawiający na pytanie do SW Z: „Zamawiający w kryteriach oceny ofert przyjmuje: Czas
reakcji wykonawcy na zgłoszenie awarii, tj.: czas liczony od chwili przekazania zgłoszenia przez Zamawiającego a
rozpoczęciem fizycznych działań przez Wykonawcę mających na celu zdiagnozowanie przyczyny awarii lub usterki:
- 1. do 30 minut - 20 pkt,
- 2. do 45 minut - 15 pkt,
- 3. do 60 minut - 10 pkt,
- 4. do 75 minut - 0 pkt.
Czas reakcji fizycznych działań do 30 i 45 i 60 minut jest możliwy tylko przez pracownika będącego na budynku. Dojazd
z pkt. A np. z Bemowa do pkt. B w Centrum Warszawy zajmuje więcej czasu (korki, kolizje, roboty remontowe ulic).
Czy Zamawiający zapewni pomieszczenie dla pracownika serwisu/konserwacji na czas umowy?”
zamawiający odpowiedział: „Zamawiający wyjaśnia, że nie przewiduje możliwości udostępnienia pomieszczenia dla
pracownika serwisu/konserwacji na czas trwania umowy. Organizacja pracy, w tym zapewnienie odpowiedniej liczby
pracowników, sposobu ich dyspozycyjności oraz ewentualnego miejsca oczekiwania na zgłoszenia, należy w całości do
Wykonawcy. Zamawiający podkreśla, że określone w specyfikacji czasy reakcji stanowią kryterium oceny ofert, w
związku z czym Wykonawca powinien tak zaplanować realizację usługi, aby był w stanie dotrzymać zadeklarowanego
czasu, niezależnie od warunków drogowych czy lokalizacyjnych. Zamawiający nie zapewnia zaplecza lokalowego na
terenie obiektu, które umożliwiałoby stałą obecność serwisanta, dlatego wszelkie działania organizacyjne niezbędne do
spełnienia wymogów pozostają po stronie Wykonawcy.
Na podstawie ustawy Pzp:
Art. 224
1. Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do
przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia
zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów,
zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich
istotnych części składowych.
2. W przypadku gdy cena całkowita oferty złożonej w terminie jest niższa o co najmniej 30% od:
1) wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania
lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert niepodlegających odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt
1, 5a i 10, zamawiający zwraca się o udzielenie wyjaśnień, o których mowa w ust. 1, chyba że rozbieżność wynika z
okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia;
2) wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, zaktualizowanej z uwzględnieniem
okoliczności, które nastąpiły po wszczęciu postępowania, w szczególności istotnej zmiany cen rynkowych, zamawiający
może zwrócić się o udzielenie wyjaśnień, o których mowa w ust. 1.
3. Wyjaśnienia, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć w szczególności:
1) zarządzania procesem produkcji, świadczonych usług lub metody budowy;
2) wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług albo związanych z realizacją
robót budowlanych;
3) oryginalności dostaw, usług lub robót budowlanych oferowanych przez wykonawcę;
4) zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa
od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy
z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. z 2020 r. poz. 2207 oraz z 2023 r. poz.
1667) lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie;
5) zgodności z prawem w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
6) zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym
realizowane jest zamówienie;
7) zgodności z przepisami z zakresu ochrony środowiska;
8) wypełniania obowiązków związanych z powierzeniem wykonania części zamówienia podwykonawcy.
4. W przypadku zamówień na roboty budowlane lub usługi, zamawiający jest obowiązany żądać wyjaśnień, o których
mowa w ust. 1, co najmniej w zakresie określonym w ust. 3 pkt 4 i 6.
5. Obowiązek wykazania, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu spoczywa na wykonawcy.
6. Odrzuceniu, jako oferta z rażąco niską ceną lub kosztem, podlega oferta wykonawcy, który nie udzielił wyjaśnień w
wyznaczonym terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub
kosztu.
7. Jeżeli wartość zamówienia jest równa lub przekracza progi unijne, zamawiający zawiadamia Prezesa Urzędu oraz
Komisję Europejską o odrzuceniu ofert, które według zamawiającego zawierały rażąco niską cenę lub koszt z powodu
udzielenia pomocy publicznej, a wykonawca, w terminie wyznaczonym przez zamawiającego, nie udowodnił, że pomoc
ta jest zgodna z prawem w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej.
Wartość szacunkową zamówienia zamawiający, jak wynika z protokołu postępowania, ustalił w dniu 1 lipca 2025 r. na
kwotę 833.463,41 zł (co stanowi równowartość 179 738,07 euro) w oparciu o dotychczasowe wydatki. Wartość
zamówienia została potwierdzona w dniu 20 października 2025 r. W dniu 28 listopada 2025 r. zamawiający działając na
podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp poinformował, że na sfinansowanie zamówienia zamierza przeznaczyć kwotę
1.025.160,00 zł brutto.
W odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu wpłynęły 4 oferty:
1. MERA TECHNIK Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie z ceną brutto 341.512,80 zł,
2. odwołującego z ceną brutto 351.040,00 zł,
3. przystępującego z ceną brutto 524.988,00 zł,
4. GEOCLIMA sp. z o.o. z siedzibą we Wrzeczku z ceną brutto 326.000,00 zł.
Odwołujący w pkt 5 Formularza Ofertowego oświadczył, że czas reakcji Wykonawcy na zgłoszenie awarii nastąpi do: ☒
do 30 minut od chwili zgłoszenia.
Przystępujący w pkt 6 Wykazu osób skierowanych przez wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego
(spełniających wymogi określone w pkt 7.1.6.4.2) oświadczył, że posiada 5 (liczba lat) lat doświadczenia w wykonywaniu
przeglądów technicznych, konserwacji i/lub napraw urządzeń klimatyzacyjnych, w tym centrali klimatyzacyjnych oraz
wentylacyjnych pozyskanych w ramach własnej działalności gospodarczej, gdzie podstawowym obszarem działalności
jest klimatyzacja i wentylacja. W Wykazie usług (załącznik nr 5 do SW Z) przystępujący wskazał doświadczenie
wynikające z realizacji dwóch usług polegających na przeglądzie, lub/i konserwacji lub/i naprawie systemów klimatyzacji
w obiektach użyteczności publicznej na rzecz:
- zamawiającego – od 2 października 2024 r. do „obecnie”
oraz
- Narodowego Instytutu Onkologii od 7 lutego 2024 r. do „obecnie”.
W dniu 12 grudnia 2025 r. zamawiający wezwał odwołującego do wyjaśnienia elementów oferty mających wpływ na
wysokość ceny w terminie do dnia 18 grudnia 2025 r. Jak wynika z treści wezwania zamawiający ustalił, że zaoferowana
przez odwołującego cena za wykonanie przedmiotu umowy w zakresie wykonania okresowych przeglądów serwisowych
instalacji klimatyzacyjnej, wynosząca 351.040,00 zł z VAT, jest niższa o 40,97 % od wartości zamówienia oszacowanej
przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania na kwotę 594.660,00 zł z VAT. Istotne jest, że całkowita wartość
zamówienia z VAT wynosi 1.025 160,00 zł z VAT, jednakże zawiera ona podaną przez zamawiającego w Specyfikacji
Warunków Zamówienia kwotę wynagrodzenia 430.500,00 zł z VAT za realizację czynności naprawczych.
W ramach wyjaśnień zamawiający zobowiązał odwołującego do dostarczenia szczegółowej kalkulacji cenotwórczej
wraz z dowodami, które uzasadniają zaoferowaną przez odwołującego cenę, odnoszącej się m.in. do:
1) zarządzania procesem świadczonych usług;
2) wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków związanych ze świadczonymi usługami;
3) oryginalności usług oferowanych przez wykonawcę;
4) zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa
od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy
z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r., poz. 2207 tj.) lub przepisów
odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie;
5) zgodności z prawem w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej;
6) zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym
realizowane jest zamówienie;
7) zgodności z przepisami z zakresu ochrony środowiska. J
Jednocześnie zamawiający poinformował wykonawcę, iż powyższy katalog nie jest katalogiem zamkniętym, ponieważ
zawiera przykładowe czynniki, które mogą mieć wpływ na wysokość zaoferowanej ceny. Odwołujący powinien wykazać,
że podczas kalkulacji ceny uwzględnił realizację wszystkich elementów wskazanych w dokumentach zamówienia.
Przedstawione wyjaśnienia i dowody powinny w szczególności wskazywać czy zaoferowana cena obejmuje wszystkie
koszty towarzyszące wykonaniu zamówienia wynikające ze Specyfikacji Warunków Zamówienia, związane z należytą
realizacją przedmiotu zamówienia – zgodnie z pełnym zakresem zamówienia wskazanym w Projektowanych
postanowieniach umowy z załącznikami, w szczególności:
1) koszty robocizny,
2) koszty dojazdu i logistyki,
3) koszty przeglądów, diagnostyki i konserwacji,
4) koszty ogólne i administracyjne,
5) organizację pracy.
W wyznaczonym terminie odwołujący złożył wyjaśnienia rażąco niskiej ceny. Powołał się w nich na ponad 16-letnie
doświadczenie w świadczeniu usług z zakresu wykonywania konserwacji, serwisów, przeglądów okresowych, usuwania
awarii i napraw urządzeń klimatyzacyjnych oraz dogłębną znajomość branży, pozwalającą na określenie czasu
potrzebnego na realizację zadania oraz kosztów, z uwzględnieniem marginesu kosztów dodatkowych,
nieprzewidywalnych. Odwołujący podkreślił, że posiada własne zaplecze techniczne zlokalizowane w bliskiej odległości
od obiektów, w których realizowany będzie przedmiot zamówienia, co skutkuje znacznym obniżeniem kosztów
transportu (koszty paliwa transportu ludzi, narzędzi i urządzeń), jak również brakiem konieczności pozyskiwania
odpłatnego tytułu prawnego (najem, dzierżawa itp.) do terenu pod bazę wykonawczą/magazynową itp. Odwołujący
oświadczył, że działa na rynku lokalnym; zatrudnia pracowników zamieszkujących w bliskim sąsiedztwie, co sprowadza
koszty transportu, zakwaterowania, diet pracowników do zera, a co za tym idzie ma bezpośredni i pozytywny wpływ na
wysokość ceny oferty z puntu widzenia zamawiającego.
W dniu 2 lutego 2026 r. zamawiający dokonał wyboru jako najkorzystniejszej oferty złożonej przez przystępującego i
odrzucił ofertę odwołującego. Zamawiający przyznał, że odwołujący przedstawił kalkulację kosztów wraz z opisem
sposobu ich obliczenia oraz załączył dowody na poparcie swoich twierdzeń, jednak dostarczony kosztorys, jak i część
opisowa, nie zawierają wszystkich istotnych elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia.
Zdaniem zamawiającego odwołujący nie przedstawił kalkulacji kosztów materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do
prawidłowego wykonania przeglądów, w szczególności takich jak baterie, oleje oraz smary. Materiały te stanowią element
standardowych czynności serwisowych i eksploatacyjnych, a ich zużycie jest nieuniknione przy realizacji przedmiotu
zamówienia. Konieczność ich uwzględnienia wynika wprost z rozdz. II pkt 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia, zgodnie z
którym: w przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę podczas wykonywania przeglądów technicznych wszystkich
urządzeń klimatyzacyjnych, ubytków materiałów eksploatacyjnych takich jak baterie do pilotów przy urządzeniach zdalnie
sterowanych, lampki kontrolne, żarówki, oleje, smary, itp. Wykonawca zobowiązuje się do zakupu i dostawy oraz
uzupełnienia tych ubytków na własny koszt.
Ponadto odwołujący nie uwzględnił kosztu wymiany filtrów w jednostkach wewnętrznych. OPZ nie przewidywało co
prawda obowiązku ich wymiany w minimalnym zakresie zamówienia, jednak w przypadku wystąpienia uszkodzeń,
silnego zanieczyszczenia lub innych okoliczności wpływających na ich dalszą eksploatację zastosowanie ma rozdz. II
pkt 3 OPZ, który stanowi, że Wykonawca w ramach realizacji usługi przeglądów technicznych dostarczy i wymieni filtry.
W związku z powyższym odwołujący powinien uwzględnić koszt wymiany części filtrów wewnętrznych w złożonym
wyjaśnieniu.
Zamawiający powołując się na własne doświadczenia ustalił, że rocznie wymianie podlega około 20% (ok. 108 sztuk)
filtrów w jednostkach wewnętrznych. Średnia cena za filtr G3/G4 (stosowany w jednostkach wewnętrznych) wynosi 40 zł
za szt., a więc 40 x 108 = 4.320,00 zł za wymianę filtrów w jednostkach typu split (biurowe). Odwołujący nie uwzględnił
zatem następujących orientacyjnych kosztów: 2 przeglądy (2 lata) x 4.320,00 zł = 8.640,00 zł. Dodatkowo nie uwzględnił
kosztów związanych z utylizacją gazów fluorowanych - cieplarnianych (F-gazów), których obsługa i zagospodarowanie
podlega szczególnym wymogom prawnym, ani kosztów utylizacji zużytych filtrów. Obowiązki te wynikają z przepisów
odrębnych, w tym regulacji dotyczących ochrony środowiska i są nierozerwalnie związane z wykonywaniem przeglądów
urządzeń objętych zamówieniem. Koszty te mają charakter obligatoryjny i nie mogą zostać pominięte w rzetelnej
kalkulacji ceny ofertowej. Brak wykazania powyższych kosztów w wyjaśnieniach rażąco niskiej ceny oznacza, że
odwołujący nie wykazał, iż zaoferowana cena obejmuje wszystkie elementy składające się na należyte, zgodne z OPZ
oraz obowiązującymi przepisami prawa wykonanie zamówienia.
W ocenie zamawiającego odwołujący nie przedstawił również wiarygodnej kalkulacji w zakresie zadeklarowanego w
formularzu ofertowym czasu reakcji na zgłoszenie awarii (zaoferował 30 min.). Zgodnie z zapisami SW Z, w
szczególności pkt 13.2.3.3, czas reakcji rozumiany jest jako czas liczony od momentu przekazania zgłoszenia przez
zamawiającego do chwili rozpoczęcia fizycznych działań przez Wykonawcę, mających na celu zdiagnozowanie
przyczyny awarii lub usterki. Oznacza to, że w zadeklarowanym czasie musi mieścić się nie tylko przyjęcie zgłoszenia,
lecz również faktyczne stawienie się ekipy serwisowej na miejscu oraz podjęcie czynności diagnostycznych. Bazując na
ogólnodostępnych nawigacjach, jak również na załączniku do wyjaśnień złożonym przez odwołującego w postaci
zrzutów ekranu z nawigacji, zamawiający stwierdził, że osiągnięcie tak rozumianego czasu reakcji w wysokości 30 minut
jest nierealne. Z załączonego przez odwołującego zrzutu ekranu z nawigacji wynika, że sam dojazd z siedziby
odwołującego do budynku zamawiającego zlokalizowanego przy ul. Limanowskiego 23 wnosi 30 minut. W
zadeklarowanym czasie musiałoby nastąpić jednocześnie: organizacja wyjazdu ekipy serwisowej, dojazd do lokalizacji
wskazanej przez zamawiającego, zaparkowanie pojazdu (w tym w centrum miasta) oraz rozpoczęcie fizycznych działań
zmierzających do zdiagnozowania przyczyny awarii lub usterki. Kwestia ta była przedmiotem wyjaśnień treści SW Z.
Zamawiający wyjaśniał, że: „określone w specyfikacji czasy reakcji stanowią kryterium oceny ofert, w związku z czym
Wykonawca powinien tak zaplanować realizację usługi, aby był w stanie dotrzymać zadeklarowanego czasu, niezależnie
od warunków drogowych czy lokalizacyjnych. Zamawiający nie zapewnia zaplecza lokalowego na terenie obiektu, które
umożliwiałoby stałą obecność serwisanta, dlatego wszelkie działania organizacyjne niezbędne do spełnienia wymogów
pozostają po stronie Wykonawcy.” Uwzględniając realne warunki komunikacyjne, odległości oraz konieczne czynności
organizacyjne po stronie Wykonawcy, zamawiający uznał, że zadeklarowany czas reakcji nie odzwierciedla
rzeczywistych możliwości wykonawczych i ma charakter deklaratywny, a nie realny. Tym samym zamawiający uznał, że
złożone wyjaśnienia ceny nie potwierdzają, że odwołujący jest w stanie spełnić wymagania określone w ofercie oraz
SW Z w zakresie czasu reakcji, co oznacza, że cena ofertowa nie uwzględnia kosztów realizacji zamówienia w
opisywanym zakresie – na poziomie wyższym niż minimalny. Zamawiający podkreślił, że dopuszczał w SW Z
maksymalny poziom czasu reakcji do 75 minut, a kryterium czasu reakcji stanowiło kryterium oceny ofert o wadze 20%.
W konsekwencji zamawiający stwierdził, że wyjaśnienia odwołującego nie wykazują realności przyjętych założeń
organizacyjnych i nie pozwalają na uznanie, że oferta została sporządzona z należytą starannością oraz zgodnie z
wymaganiami określonymi w dokumentacji postępowania.
Ponadto w ocenie zamawiającego w złożonym wyjaśnieniu rażąco niskiej ceny odwołujący wykazał zaangażowanie
personelu na poziomie niewystarczającym do realizacji przeglądów, a czas wykonania całego zakresu prac, w ramach
jednego przeglądu, oszacował na powyżej 30 dni. Takie założenia pozostają w sprzeczności z zapisami Opisu
Przedmiotu Zamówienia. Zamawiający w OPZ jednoznacznie i w sposób niebudzący wątpliwości określił, że przeglądy
muszą zostać wykonane w terminie nie dłuższym niż 30 dni. Zostało to określone w rozdz. VII OPZ. Oznacza to, że
przyjęcie przez wykonawcę dłuższego harmonogramu realizacji stanowi niespełnienie wymagań określonych przez
zamawiającego i jest niezgodne z warunkami zamówienia. Przyjęcie przez wykonawcę założeń organizacyjnych
uniemożliwiających realizację zamówienia w wymaganym terminie 30 dni oznacza, że oferta – w świetle złożonych
wyjaśnień – nie spełnia wymagań określonych w dokumentacji postępowania. Zamawiający wskazał również, że aby
możliwe było wykonanie przeglądów w terminie 30 dni, wykonawca musiałby przewidzieć do realizacji zamówienia
większą liczbę osób. Wiązałoby się to bezpośrednio z poniesieniem znacznie wyższych kosztów osobowych
(pracowniczych), niż te wynikające z założeń przedstawionych w wyjaśnieniach. Istotne jest, że koszty osobowe
obejmują znaczną część kosztów realizacji zamówienia. Zamawiający podkreślił również, że urządzenia instalacji
klimatyzacji objęte przedmiotem zamówienia są w dużej mierze urządzeniami wiekowymi — w niektórych przypadkach
liczącymi nawet około 15 lat, co było możliwe do ustalenia i weryfikacji na etapie obowiązkowej wizji lokalnej, w której
odwołujący uczestniczył. Okoliczność ta może powodować zwiększony nakład pracy związany z realizacją przeglądów,
w szczególności w porównaniu do obsługi nowszych instalacji. Ponadto urządzenia te są zlokalizowane w różnych
budynkach, co dodatkowo wpływa na czasochłonność realizacji zamówienia, m.in. z uwagi na konieczność
przemieszczania się pomiędzy lokalizacjami.
Zamawiający stwierdził, że złożone wyjaśnienia nie uzasadniają podanej w ofercie ceny, co zgodnie z art. 224 ust. 6
ustawy Pzp oznacza, że oferta podlega odrzuceniu jako oferta z rażąco niską ceną. W konsekwencji, zgodnie z art. 226
ust. 1 pkt 8 ustawy Pzp zamawiający uznał, że odwołujący nie wykazał, iż zaoferowana cena nie jest rażąco niska, co
skutkuje koniecznością jej odrzucenia. Dodatkowo zamawiający ocenił na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, że
oferta podlega odrzuceniu, ponieważ jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia w zakresie czasu reakcji i
wykonywania przeglądów.
Z rozstrzygnięciem zamawiającego nie zgodził się odwołujący, który zaznaczył, że wezwanie do wyjaśnienia ceny
zostało wysłane 12 grudnia 2025 r. (piątek) na koniec dnia pracy. Termin na udzielenie odpowiedzi został zaś
wyznaczony na dzień 18 grudnia 2025 r. W związku z tym, że czas na przygotowanie wyjaśnień wraz z dowodami,
uzyskanie ich akceptacji wewnątrz organizacji odwołującego obejmował zaledwie 4 dni robocze, odwołujący zwrócił się
do zamawiającego o przedłużenie terminu na udzielenie odpowiedzi do dnia 23 grudnia 2025 r. Zamawiający pismem z
dnia 17 grudnia 2025 r. odmówił zaś przedłużenia terminu na udzielenie odpowiedzi na wezwanie, nie podając
jakiegokolwiek uzasadnienia. Ponadto zdaniem odwołującego uzasadnienie odrzucenia oferty odwołującego jest
tendencyjne i wynika z błędnej interpretacji wyjaśnień ceny.
Odwołujący oświadczył, że uwzględnił w wycenie wszystkie koszty zgodnie z wymaganiem z rozdziału II pkt 2 OPZ, w
tym baterie, oleje, smary, lampki kontrolne i diody. Jeżeli zamawiający miał wątpliwości to zasadne było wystosowanie
kolejnego wezwania do wyjaśnień, a nie odrzucanie oferty odwołującego. Odwołujący podkreślił również, że w treści OPZ
nie przewidziano obowiązku wymiany filtrów w jednostkach wewnętrznych. W związku z powyższym, odwołujący
bazował w tym zakresie na własnych doświadczeniach, zgodnie z którymi jeśli wykonywane w urządzeniach przeglądy i
konserwacje prowadzone są w sposób prawidłowy to filtry w jednostkach wewnętrznych powinny nadawać się do
wyczyszczenia (tak jak wprost wskazano w OPZ). Zamawiający nie może doprecyzowywać treści OPZ na etapie oceny
ofert i wyciągać negatywnych konsekwencji wobec Wykonawcy, że nie skalkulował 20% filtrów do wymiany, skoro tego
typu informacja pojawiła się dopiero w informacji o odrzuceniu.
Odwołujący nie zgodził się również z oceną zamawiającego, że wycena nie uwzględniała kosztów związanych z
utylizacją gazów fluorowanych. Odwołujący oświadczył, że współpracuje z firmą PROZON Fundacja Ochrony Klimatu,
która odbiera od niego takie czynniki nieodpłatnie. Są one przeznaczone do regeneracji, nie do utylizacji. Tym samym,
odwołujący nie był zobowiązany do wyszczególniania tego typu zobowiązania w przedstawionej zamawiającemu
kalkulacji. W przypadku, gdyby zamawiający, zamiast odrzucać ofertę, dopytał odwołującego o przedmiotowy zakres
jego wątpliwości zostałyby rozwiane.
Odwołujący zadeklarował w ofercie 30 minutowy czas reakcji. Przekazana w odpowiedzi na wezwanie do wyjaśnień
mapa dojazdowa była przyjęta jako najbardziej niekorzystna do obliczenia maksymalnej ceny przejazdu w przypadku
standardowego działania serwisowego – wyjazdu do zaplanowanego przeglądu. W przypadku dojazdów do wezwania,
do awarii wybierany przez Koordynatora serwisu jest zespół znajdujący się najbliżej miejsca awarii. Na chwilę obecną u
odwołującego zatrudnionych jest 16 serwisantów, których większość prowadzi prace na terenie Warszawy. Wybrany
przez zamawiającego przykład obiektu przy ul. Limanowskiego 23 jest obiektem, na którym znajduje się wyłącznie 6
jednostek wewnętrznych (na ponad 500 ujętych w przetargu). Serwisanci odwołującego nie są na stałe w siedzibie firmy,
a są serwisem będącym cały czas na obiektach. Serwisanci przyjeżdżają tylko na poranne odprawy i to nie każdego
dnia. Ponadto, w przypadku zadeklarowanego czasu reakcji mamy do czynienia z kryterium oceny ofert, które
ewentualnie może być oceniane w kategorii przyznania bądź nie punktacji ofercie lub wyciągania konsekwencji na etapie
realizacji przedmiotu zamówienia w przypadku jego niedochowania, a nie rozważania o niedoszacowaniu ceny oferty.
Odwołujący podkreślił, że zadeklarował czas reakcji bazując na tym, że w przypadku awarii serwisanci są stale obecni
na terenie Warszawy na różnych obiektach, które są bliżej lokalizacji Limanowskiego 23 i zamierza dotrzymać złożonego
w ofercie oświadczenia. Powyższe gwarantuje należyte wykonanie umowy i dotrzymanie zadeklarowanego czasu reakcji
w przypadku wystąpienia awarii.
Odwołujący podkreślił, że w rozdz. VII OPZ podane zostały sztywne daty realizacji przeglądów. Odwołujący w ofercie nie
składał w przedmiocie terminu wykonania zamówienia żadnych dodatkowych oświadczeń. Uzasadnienie decyzji o
odrzuceniu oferty wynika zatem z błędnej interpretacji zaprezentowanych wyliczeń, które również w związku z krótkim
terminem na udzielenie odpowiedzi na wezwanie były prezentowane w uproszczeniu. Powyższe nie jest błędem
kalkulacyjnym czy niezgodnością z wymaganiami, ponieważ wyliczona ilość godzin na wykonanie przeglądu jest jak
najbardziej adekwatna. Do wyjaśnień zostały dołączone wyliczenia robocizny oraz dowody dla wystarczającej liczby
serwisantów, a zatem odrzucenie oferty wynika z selektywnej interpretacji wyjaśnień odwołującego.
Z doświadczenia odwołującego wynika, że w przypadku, gdy wykonywane są bieżące przeglądy i konserwacje, to czas
trwania konserwacji nie jest uzależniony od wieku urządzenia, a od jakości poprzedniego przeglądu i warunków
panujących w miejscu pracy jednostki (nie ma znaczenia czy jest to urządzenia 5 czy 15-letnie). Czas przeznaczony na
konserwację jest taki sam, zwiększa się jedynie awaryjność urządzeń. Ponad połowa urządzeń została zamontowana w
latach 2019 - 2020 r. a zatem nie są to urządzenia „wiekowe”. Odwołujący uczestniczył w wizji lokalnej, zapoznał się z
urządzeniami i warunkami zamawiającego, jak również z dokumentacją postępowania i potwierdza prawidłowość
założeń kalkulacyjnych. Ponadto, uzasadnienie powołane przez Zamawiającego: „Okoliczność ta może powodować
zwiększony nakład pracy związany z realizacją przeglądów (…)” jest wyłącznie dywagacją i w żaden sposób nie
podważa uwzględnionej w kalkulacji ilości roboczogodzin.
W uzasadnieniu odrzucenia zamawiający wskazał również, że urządzenia są zlokalizowane w różnych budynkach, co
dodatkowo wpływa na czasochłonność realizacji zamówienia m.in. z uwagi na konieczność przemieszczania się
pomiędzy lokalizacjami. Tego typu argument również nie podważa przyjętej do kalkulacji czasochłonności. Warto
podkreślić, że 3 lokalizacje (Żurawia 4a, Bracka 4, Nowogrodzka 1/3/5) położone są w takiej odległości od siebie, że
serwisanci są w stanie pokonać drogę pieszo w ciągu 2-3 minut. Jedynie lokalizacja obiektu przy ul. Limanowskiego 23 w
Warszawie jest oddalona od pozostałych, ale w tej lokalizacji przeglądowi podlega wyłącznie 6 jednostek wewnętrznych
(1% urządzeń).
Niezależnie od powyższego, w stanie faktycznym niniejszej sprawy możliwe i konieczne było skierowanie do
odwołującego kolejnego wezwania do wyjaśnień ceny, względnie oferty. Uzasadnienie odrzucenia oferty jasno wskazuje,
że zamawiający dokonał błędnej interpretacji złożonych wyjaśnień, co mogłoby zostać zweryfikowane w ramach
powtórnego wezwania. Wyjaśnienia ceny odpowiadały na zadane przez zamawiającego pytania, były wyczerpujące,
poparte kalkulacjami oraz dowodami. Ponowna odpowiedź w niniejszej sprawie nie prowadziłaby zatem do uzupełnienia
wyjaśnień a doprecyzowania konkretnych kwestii, które nasunęły się zamawiającemu po lekturze odpowiedzi z dnia 18
grudnia 2025 r.
Odwołujący podniósł następnie, że oferta przystępującego otrzymała w kryterium Doświadczenie osoby skierowanej do
realizacji zamówienia 20 pkt. Wykonawca miał obowiązek wskazania w załączniku nr 6 do SW Z odpowiedniego opisu
doświadczenia, tj. wskazania co najmniej podmiotu, na rzecz którego zadanie było wykonywane, a także okresu, w
którym osoba pełniła określone obowiązki – tak aby możliwe było zweryfikowanie czy rzeczywiście zadeklarowany okres
doświadczenia (w przypadku przystępującego - 5 lat) faktycznie jest spełniony. Gdyby zamawiający oczekiwał wpisania
ogólnej deklaracji o posiadaniu określonej liczby lat doświadczenia to nie ulega wątpliwości, że nie żądałby dodatkowego
opisu doświadczenia w tym samym punkcie tabeli. Zamawiający wymagał konkretnego doświadczenia (wykonywanie
przeglądów technicznych, konserwacji i/lub napraw urządzeń klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych), a przystępujący
ograniczył się do wskazania: „własna działalność gospodarcza, gdzie podstawowym obszarem działalności jest
klimatyzacja i wentylacja”. Nie jest możliwe sprawdzenie zadeklarowanej ilości lat doświadczenia przystępującego np. u
konkretnych odbiorców usług świadczonych w ramach działalności. Fakt, iż jest prowadzona działalność gospodarcza
nie oznacza, że konkretna osoba posiada 5 lat doświadczenia w wykonywaniu przeglądów, konserwacji i napraw
urządzeń klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych. Aby wykazać spełnianie warunku w zakresie posiadanego przez osobę
doświadczenia zawodowego lub w celu uzyskania wyższej ilości punktów Wykonawca powinien wskazać konkretne
okresy tego doświadczenia zdobytego przez daną osobę oraz wskazania konkretnych odbiorców usług tak aby
zamawiający miał możliwość np. wystąpienia do tych podmiotów w celu weryfikacji oświadczenia Wykonawcy. Ogólne
oświadczenie, iż osoba posiada 5 letnie doświadczenie jest nieweryfikowalne. Zamawiający nie powinien domniemywać,
że Wykonawca spełnia wymagania do przyznania jego ofercie dodatkowej punktacji, ale to Wykonawca powinien, w
sposób niebudzący wątpliwości, wykazać spełnianie przesłanek w tym zakresie. Gołosłowne oświadczenie nie może być
uznane za wystarczające ani dla uznania, że Wykonawca wykazał spełnianie warunku udziału w postępowaniu ani tym
bardziej dla przyznania ofercie 20 dodatkowych punktów.
Na podstawie oświadczeń odwołującego i przystępującego, złożonych ustnie do protokołu oraz dowodu w postaci
oświadczenia Prozon Fundacji Ochrony Klimatu z dnia 4 lutego 2026 r. Izba ustaliła, że Prozon Fundacja Ochrony
Klimatu świadczy nieodpłatny odbiór czynników chłodniczych. Odpłatna jest natomiast usługa regeneracji czynników
chłodniczych, realizowana na zlecenie. Skoro Prozon Fundacja Ochrony Środowiska zapewnia nieodpłatny odbiór
czynników chłodniczych, to okoliczność ta nie jest czynnikiem wyjątkowo korzystnym właściwym wyłącznie dla
odwołującego, wymagającym szczególnego uwzględnienia w wyjaśnieniach ceny. Brak uwzględnienia kosztów utylizacji i
odbioru czynników chłodniczych w wyjaśnieniach ceny odwołującego wynika więc z faktu, że odbiór czynników
chłodniczych jest nieodpłatny. Zarówno odwołujący, jak i przystępujący korzystają z usług Prozon Fundacji Ochrony
Środowiska, a informacja o warunkach współpracy z tym podmiotem jest powszechnie dostępna.
Izba uznała również, że zamawiający ustalił wartość szacunkową zamówienia w oparciu o dotychczasowe wydatki,
wynikające z umowy łączącej zamawiającego z przystępującym. Ceny złożonych ofert były więc porównywane przez
zamawiającego z ustaloną w ten sposób kwotą 594.660,00 zł, stanowiącą wartość zamówienia powiększoną o podatek
od towarów i usług. Podkreślenia wymaga fakt, że ceny 3 ofert złożonych w postępowaniu były do siebie zbliżone,
albowiem oscylowały w przedziale od 326.000,00 zł brutto do 351.040,00 zł brutto. Cena oferty przystępującego odbiega
od pozostałych i jest droższa od oferty odwołującego o 173.948,00 zł, tj. o 49,55%. Zamawiający podkreślał, że cena
oferty odwołującego była niższa od wartości szacunkowej z VAT o 40,97%, więc różnica ta miała charakter istotny i
uzasadniała zastosowanie procedury wezwania do wyjaśnień ceny. Jednakże kryterium arytmetyczne odnoszące się do
porównania ceny oferty z wartością zamówienia powiększoną o VAT samo w sobie nie jest wystarczające do
usprawiedliwienia wezwania do wyjaśnienia ceny, jeżeli rozbieżność pomiędzy ceną złożonej oferty a wartością
zamówienia powiększoną o VAT wynika z okoliczności oczywistych, które nie wymagają wyjaśnienia. Nie sposób zaś
pominąć, że wartość zamówienia odzwierciedla koszty usługi dotychczas świadczonej przez przystępującego, podczas
gdy wycena dokonana przez pozostałych wykonawców była zdecydowanie niższa. Cena oferty odwołującego odbiega
zaś od średniej arytmetycznej wszystkich złożonych ofert (385.885,21 zł) zaledwie o 9,93%, co wskazuje raczej na to, że
jest to cena rynkowa. Tą okoliczność zamawiający pominął w postępowaniu.
Z uwagi na różnicę pomiędzy ceną oferty odwołującego a wartością zamówienia powiększoną o VAT zamawiający
wezwał odwołującego do wyjaśnień ceny. Stosownie do treści art. 224 ust. 1 ustawy Pzp wyjaśnienia ceny powinny
obejmować te elementy, które mają istotny wpływ na cenę oraz te, które budzą wątpliwości zamawiającego. W
przedmiotowej sprawie zamawiający oczekiwał zaś od wykonawcy wykazania „wszystkich” kosztów towarzyszących
wykonaniu zamówienia, wynikających ze Specyfikacji Warunków Zamówienia (SW Z), związanych z należytą realizacją
przedmiotu zamówienia – zgodnie z pełnym zakresem zamówienia wskazanym w Projektowanych postanowieniach
umowy. Pojęcie „wszystkich” kosztów jest bardzo szerokie i niedookreślone. Zamawiający argumentował, że adresatem
zamówienia są podmioty profesjonalne, które powinny znać przedmiot zamówienia i się w nim orientować, tym bardziej,
że złożenie ofert zostało poprzedzone wizją lokalną. Oczekiwaniu zamawiającego, aby wykazać „wszystkie” koszty
trudno jednak sprostać, gdyż wezwanie do „wszystkiego” jest praktycznie pozbawione logicznego znaczenia. Tym
samym ryzyko złożenia wyjaśnień ceny, które nie zawierają „wszystkiego” jest bardzo wysokie, bowiem brak
jakiegokolwiek elementu, nawet bez istotnego wpływu na cenę, pozwala na wyprowadzenie wniosku, że wyjaśnienia ceny
nie potwierdzają spełnienia wszystkich wymagań określonych w ofercie oraz SW Z. Wezwanie do wyjaśnień ceny w
takim kształcie pozwala więc na eliminację wykonawców z postępowania, niezależnie od treści złożonych przez nich
wyjaśnień ceny.
W przedmiotowej sprawie zamawiający przyznał, że odwołujący przedstawił kalkulację kosztów wraz z opisem sposobu
ich obliczenia oraz załączył dowody na poparcie swoich twierdzeń, jednak dostarczony przez odwołującego kosztorys,
jak i część opisowa, nie zawierają wszystkich istotnych elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania
zamówienia. W wyjaśnieniach ceny odwołującego zamawiający zidentyfikował bowiem brak uwzględnienia kosztów
materiałów eksploatacyjnych, w szczególności takich jak baterie, oleje oraz smary. W zakresie dotyczącym kosztu
wymiany baterii, odwołujący wskazywał, że koszt baterii może oscylować w granicach kwoty 1.365,00 zł. W porównaniu
do ceny brutto oferty odwołującego (351.040,00 zł) uzasadnione jest stwierdzenie, że koszt baterii nie jest istotnym
elementem do prawidłowego wykonania zamówienia.
Sporna między stronami była kwestia wymiany olejów. Odwołujący powoływał się na potwierdzoną przez serwis Toshiby
unikalną cechę systemów VRF Toshiba, polegającą na wyrównywaniu i powrocie oleju. Zamawiający podkreślał zaś
zaawansowany wiek tych urządzeń, który zgodnie z tabliczkami znamionowymi jednostek zewnętrznych wynosi od 6 do
12 lat. Strony były natomiast zgodne co do tego, że ok. 60% urządzeń objętych przedmiotem zamówienia to urządzenia
marki Toshiba. Zamawiający argumentował jednak, że w przypadku ingerencji w układ chłodniczy, w szczególności przy
wymianie sprężarki lub innych elementów obiegu chłodniczego, zgodnie z dotychczasową praktyką serwisową,
konieczna jest kontrola ilości oleju oraz w razie potrzeby jego uzupełnienie. Odwołujący tymczasem twierdził, że
wymiana sprężarki jest naprawą, a nie przeglądem technicznym, z czym akurat Izba się zgadza. Na realizację czynności
naprawczych (w tym awarii) w całym okresie realizacji zamówienia zamawiający przeznaczył zaś pulę środków
pieniężnych w wysokości 430 500,00 zł.
Zamawiający zarzucił również odwołującemu brak uwzględnienia w wyjaśnieniach ceny kosztów wymiany filtrów
jednostek wewnętrznych. Powołując się na własne doświadczenia zamawiający ustalił, że rocznie wymianie podlega
około 20% (ok. 108 sztuk) filtrów w jednostkach wewnętrznych, których koszt kształtuje się na poziomie 8.640,00 zł,
przyznając jednocześnie, że OPZ nie przewidywał obowiązku ich wymiany w minimalnym zakresie zamówienia.
Zdaniem zamawiającego jednak w przypadku wystąpienia uszkodzeń, silnego zanieczyszczenia lub innych okoliczności
wpływających na ich dalszą eksploatację zastosowanie ma rozdz. II pkt 3 OPZ, który stanowi, że Wykonawca w ramach
realizacji usługi przeglądów technicznych dostarczy i wymieni filtry, w związku z czym odwołujący powinien uwzględnić
koszt wymiany części filtrów wewnętrznych w złożonym wyjaśnieniu. Z argumentacją zamawiającego nie sposób się
jednak zgodzić, gdyż skoro OPZ nie przewidywał wymiany filtrów, to wykonawca nie mógł wiedzieć, że w wyjaśnieniach
ceny ma przedstawić kalkulację uwzględniającą wymianę 20% filtrów, z uwagi na doświadczenia własne
zamawiającego. Ponadto ponownie, w porównaniu z ceną brutto oferty odwołującego (351.040,00 zł) wymiana filtrów
stanowiąca koszt 8.640,00 zł nie jest istotnym elementem do prawidłowego wykonania zamówienia.
Kolejnym powodem odrzucenia oferty odwołującego był brak przedstawienia wiarygodnej dla zamawiającego kalkulacji w
zakresie zadeklarowanego w formularzu ofertowym czasu reakcji na zgłoszenie awarii (odwołujący zaoferował 30 min.).
Odwołujący podnosił, że zadeklarowany czas reakcji stanowił jedno z kryteriów oceny ofert, które ewentualnie może być
oceniane w kategorii przyznania bądź nie punktacji ofercie, a nie rozważania o niedoszacowaniu ceny oferty. W ocenie
Zamawiającego tego typu podejście stoi w sprzeczności do przepisów ustawy, ponieważ świadczy o niezgodności oferty
z warunkami zamówienia. Zgodnie z bowiem z art. 7 pkt 29 Pzp, który definiuje pojęcie warunków zamówienia - należy
przez to rozumieć warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w
szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert,
wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego. Izba, jednakże
nie podziela toku rozumowania zamawiającego. W pkt 13.2.3.3 SW Z zamawiający sam określił bowiem, że w przypadku
niewypełnienia pkt 5 Formularza Ofertowego i niewskazania przez wykonawcę żadnego czasu reakcji, zamawiający
uzna, że czas reakcji wykonawcy wyniesie do 75 minut od chwili przekazania zgłoszenia, a oferta wykonawcy w tym
kryterium uzyska 0 pkt. W przypadku zadeklarowania czasu dłuższego niż 75 minut, Zamawiający odrzuci ofertę
Wykonawcy na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy, ponieważ jej treść zostanie uznana za niezgodną z warunkami
zamówienia. Odwołujący, tak samo jak przystępujący, zadeklarował czas reakcji do 30 min. Nie zadeklarował więc czasu
reakcji dłuższego niż 75 minut, a tylko w takim przypadku zamawiający przewidział sankcję w postaci odrzucenia oferty
wskutek uznania jej za niezgodną z warunkami zamówienia.
Zamawiający przyznał ponadto, że zasadniczym powodem zakwestionowania wyjaśnień ceny odwołującego były koszty
osobowe. Odwołujący oparł swoje kalkulacje na założeniu, że prace serwisowe świadczyć będzie zespół serwisowy
składający się z dwóch osób. Tymczasem w dotychczasowej praktyce i doświadczeniu zamawiającego w realizacji
konkretnych, analogicznych do niniejszego zamówień, analogiczne przeglądy były realizowane przez 3 lub 4 zespoły, z
których każdy składał się z dwóch osób. Doświadczenie zamawiającego ma więc potwierdzać, że realne wykonanie
przedmiotu zamówienia w terminie 30 dni wymaga zaangażowania większego personelu niż dwuosobowy zespół.
Jednakże w pkt 7.1.6.4.2 ppkt 6 SW Z sam zamawiający określił warunek udziału w postępowaniu dotyczący zdolności
technicznej lub zawodowej, do spełnienia którego wystarczające było wykazanie, że wykonawca skieruje do realizacji
zamówienia 1 (jedną) osobę, posiadającą min. 1 (jeden) rok doświadczenia w wykonywaniu przeglądów technicznych,
konserwacji i/lub napraw urządzeń klimatyzacyjnych, w tym centrali klimatyzacyjnych oraz wentylacyjnych. W świetle
zapisów SW Z konkluzja, jakoby skierowanie do realizacji zamówienia zespołu serwisowego składającego się z dwóch
osób było niewystarczające, jest nieuprawniona. Tym bardziej, że odwołujący w wyjaśnieniach ceny oświadczył, że
przewiduje skierowanie do realizacji zamówienia 4 osób, a kalkulację kosztów oparł na pracy zespołu serwisowego
składającego się z dwóch osób przy jednym urządzeniu.
W ocenie Izby odwołanie w zakresie zarzutów nr 2 i 3 odwołania zasługuje na uwzględnienie. Podkreślenia wymaga fakt,
że Izba nie dokonuje oceny kalkulacji ceny zawartej w wyjaśnieniach ceny zamiast zamawiającego, tylko bada czy ocena
wyjaśnień ceny przez zamawiającego była racjonalna, kompletna i zgodna z przepisami. W przedmiotowej sprawie
zamawiający wskazał, że zasadniczym powodem nieuwzględnienia wyjaśnień ceny były koszty osobowe, w których
odwołujący przewidział skierowanie do realizacji zamówienia 4 osób i przedstawił kalkulację kosztów wyliczonych dla
zespołu serwisowego składającego się z 2 osób przy jednym urządzeniu. Zamawiający przyjął więc, że odwołujący
przewidział skierowanie do realizacji zamówienia 2 osób, pomijając wyjaśnienia ceny odwołującego w pozostałym
zakresie, w których była mowa o 4 osobach. Ponadto zamawiający skupił się na wyliczonej przez odwołującego średniej
ilości przejazdów, w której odwołujący uwzględnił 40 dni, co zamawiający ocenił jako niezgodność z wymaganym
terminem przeglądu wynoszącym 30 dni. Odwołujący jednak w pkt 4 Formularza ofertowego wyraźnie oświadczył, że
oferuje wykonanie przedmiotu zamówienia w pełnym zakresie i na warunkach określonych w Specyfikacji Warunków
Zamówienia, zgodnie cenami wskazanymi w Formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1A do SW Z. Tym samym
ocena wyjaśnień ceny złożonych przez odwołującego dokonana została w sposób wybiórczy, albowiem zamawiający
oparł się na wybranych fragmentach tych wyjaśnień, bez uwzględnienia ich znaczenia w kontekście całości złożonych
wyjaśnień oraz ogółu oświadczeń zawartych w ofercie. Ocena wyjaśnień ceny odwołującego odzwierciedla więc
wątpliwości zamawiającego, które powinny być wyjaśnione w drodze dodatkowego wezwania po to, by wyeliminować
ryzyko zniekształcenia treści oferty odwołującego wraz z wyjaśnieniem jej ceny wskutek mylnych wyobrażeń, których
ryzyko wystąpienia na obecnym etapie postępowania jest wysokie.
Dodatkowe wezwanie do wyjaśnień ceny powinno zawierać wyartykułowane wątpliwości zamawiającego, aby umożliwić
wykonawcy prawidłowe wypełnienie obowiązku wykazania, że jego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny. Uzasadnienie
odrzucenia oferty wskazuje bowiem, że zamawiający dokonał interpretacji złożonych wyjaśnień ceny przez pryzmat
dotychczasowych doświadczeń własnych, obciążając odwołującego skutkami ich nieznajomości, podczas gdy
odwołujący znajomością taką nie mógł się wykazać, skoro z zamawiającym nie nawiązał współpracował i bazował na
dokumentach zamówienia, co dla zamawiającego okazało się niewystarczające. Ponowienie wezwania do wyjaśnienia
ceny w okolicznościach przedmiotowej sprawy ma więc doprecyzować konkretne kwestie, które nasunęły się
zamawiającemu po lekturze wyjaśnień ceny odwołującego z dnia 18 grudnia 2025 r., w szczególności w zakresie
liczebności personelu oraz czasu trwania przeglądu.
Izba nie podziela argumentacji zamawiającego, że przepisy ustawy Pzp nie nakładają na niego obowiązku
szczegółowego instruowania wykonawcy, jakie dokumenty w ramach wyjaśnień ceny i w jakiej strukturze ma przedłożyć,
ani wskazywania „krok po kroku”, jak ma on uzasadnić swoją cenę. Wręcz przeciwnie, w wezwaniu do złożenia
wyjaśnień w zakresie ceny lub kosztu lub ich istotnych części składowych zamawiający musi określić swoje wątpliwości,
aby wykonawca wiedział, co należy wyjaśnić i z jakiego powodu zamawiający powziął wątpliwości. W przeciwnym
bowiem wypadku wezwanie do wyjaśnień ceny staje się dla wykonawcy pułapką prowadzącą do wyeliminowania jego
oferty z postępowania niezależnie od treści wyjaśnień złożonych w odpowiedzi na wezwanie. Po otrzymaniu wyjaśnień,
zamawiający musi zaś dokonać ich rzetelnej oceny.
Należy również podkreślić, że treść jak i zawartość wyjaśnień w przedmiocie rażąco niskiej ceny są każdorazowo
podyktowane treścią skonkretyzowanego wezwania – innymi słowy wykonawca posądzony o zaoferowanie ceny rażąco
niskiej jest zobowiązany wyposażyć instytucję zamawiającą w pakiet informacji, który jest przez nią wymagany treścią
wezwania (istotnym jest to, że wykonawca nie może domyślać się intencji zamawiającego co do zakresu wyjaśnień, w
tym stopnia ich szczegółowości, ani tym bardziej przewidywać elementów przedmiotu zamówienia nie zawartych w
OPZ).
W ocenie Izby na obecnym etapie postępowania brak było podstaw do odrzucenia oferty odwołującego jako niezgodnej z
warunkami zamówienia, albowiem w szczególności w zakresie kosztów skalkulowanych do zadeklarowanego czasu
reakcji oferta odwołującego nie wykazuje tych niezgodności, które stwierdził zamawiający. Ponadto, jeżeli zamawiający
przyznawał punkty w ramach kryterium czas reakcji na podstawie oświadczenia wykonawcy, to uznanie oferty
odwołującego za niezgodną z warunkami zamówienia z uwagi na treść wyjaśnień ceny, stanowi naruszenie zasady
równego traktowania wykonawców, zapewnienia uczciwej konkurencji między nimi, przejrzystości i proporcjonalności.
Zamawiający nie ocenił bowiem oferty odwołującego w sposób wskazany w SW Z dla kryterium czas reakcji, tj. na
podstawie oświadczenia odwołującego, tylko przez prymat złożonych przez niego wyjaśnień ceny, do czego
zamawiający nie był uprawniony. Rację ma więc odwołujący, że zamawiający różnicuje sytuację wykonawców
ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, a czynnikiem różnicującym jest cena oferty w porównaniu do
wartości zamówienia wyznaczonej dotychczasowymi wydatkami zamawiającego wynikającymi ze współpracy z
przystępującym.
W konsekwencji wybór oferty przystępującego uznać należy za przedwczesny, gdyż badanie i ocena ofert wymagają
powtórzenia. Izba nie dopatrzyła się natomiast nieprawidłowości przy ocenie doświadczenia przystępującego w ramach
kryterium określonego w pkt 13.2.2 SW Z, tj. w zakresie doświadczenia osoby uczestniczącej w wykonaniu zamówienia
Pana R.W. (Załącznik nr 6 do SW Z). Z treści SW Z wynika bowiem, że zamawiający przyznaje punkty w ramach tego
kryterium – podobnie jak w ramach kryterium czas reakcji - wyłącznie na podstawie oświadczenia wykonawcy.
Przystępujący przedstawił zaś dowód w postaci certyfikatu F-gazowego wystawionego w dniu 21 lipca 2020 r. przez
Prezesa Urzędu Dozoru Technicznego dla Pana R.W., które potwierdza jego kompetencje zawodowe w zakresie
wykonywanej działalności gospodarczej wystarczającej do wykazania wymaganego doświadczenia wykonawcy.
Mając powyższe na uwadze, Izba orzekła jak w sentencji.
O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku sprawy na podstawie art. 557 oraz art. 574 ustawy z 11
września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz w oparciu
o przepisy § 5 pkt 1 i 2 lit. b oraz § 7 ust. 2 pkt 1 i ust. 3 ).
Przewodnicząca: …………….……