Sygn. akt: KIO 3355/25
POSTANOWIENIE
Warszawa, dnia 16 września 2025 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodnicząca: Małgorzata Matecka
na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron
w sprawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczejw dniu 11 sierpnia 2025 r. przez wykonawcę
INSTALNIKA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie w postępowaniu prowadzonym przez Gminę Milanówek
postanawia:
1.zwraca wniesione odwołanie,
2.nakazuje zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz wykonawcy INSTALNIKA Sp. z o.o.
z siedzibą w Warszawie kwoty 10 000 zł 00 gr (słownie: dziesięć tysięcy złotych zero groszy) uiszczonej tytułem
wpisu od odwołania.
Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.
Przewodnicząca:
Sygn. akt: KIO 3355/25
Uzasadnienie
W dniu 11 sierpnia 2025 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wpłynęło odwołanie wykonawcy INSTALNIKA Sp. z
o.o. z siedzibą w Warszawie w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonym przez Gminę Milanówek, na
podstawie przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r., pn. „Budowa odwodnienia dróg w ramach projektu
„Zagospodarowanie wód opadowych poprzez retencję i urządzenie terenów zielonych w Milanówku” ” (ogłoszenie z dnia
16 czerwca 2025 r. nr 2025/BZP 00280896/01).
Izba stwierdziła, że odwołanie zawiera brak formalny w zakresie dokumentu potwierdzającego umocowanie do
reprezentowania odwołującego - art. 516 ust. 2 pkt 3 w związku z art. 511 ust. 1 ustawy Pzp. Zgodnie z pierwszym z ww.
przepisów do odwołania dołącza się dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania odwołującego. W
przypadku, gdy odwołanie wnoszone jest w imieniu odwołującego przez pełnomocnika, dokumentem, o którym mowa
w art. 516 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, jest pełnomocnictwo. Natomiast zgodnie z przepisem art. 511 ust. 1 ustawy Pzp:
„Pełnomocnik jest obowiązany, przy pierwszej czynności przed Prezesem Izby lub przed Izbą, dołączyć do akt sprawy
pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa. Jeżeli pełnomocnictwo składane jest
w formie pisemnej, pełnomocnik składa je wraz z odpisem dla stron i uczestników postępowania odwoławczego, chyba
że odpis pełnomocnictwa został doręczony przez pełnomocnika bezpośrednio stronie i uczestnikowi. Adwokat i radca
prawny mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących
ich umocowanie.” Przepis ten ma zastosowanie do wszystkich stron i uczestników postępowania. Stronie jak i
uczestnikowi postępowania przysługuje uprawnienie do uzupełnienia pełnomocnictwa, o czym stanowi przepis art. 511
ust. 2 ustawy Pzp („Jeżeli braki w zakresie pełnomocnictwa albo w składzie właściwych organów dają się uzupełnić, Izba
wyznaczy w tym celu odpowiedni termin.”). Jeżeli brak w zakresie pełnomocnictwa stanowi brak formalny odwołania,
wezwanie odwołującego do uzupełnienia pełnomocnictwa, tj. dokumentu potwierdzającego umocowanie do
reprezentowania odwołującego, następuje na podstawie przepisów mających zastosowanie w przypadku wezwania do
uzupełnienia braków formalnych odwołania.
Izba stwierdziła, że do odwołania wykonawcy INSTALNIKA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, wniesionego w imieniu
tego wykonawcy przez pełnomocnika – adw. Ewę Marcjoniak, nie załączono dokumentu potwierdzającego umocowanie
do reprezentowania odwołującego zgodnie z art. 516 ust. 2 pkt 3 w związku z art. 511 ust. 1 ustawy Pzp, tj.
pełnomocnictwa z podpisem mocodawcy (czyli oryginału pełnomocnictwa) lub wierzytelnego odpisu pełnomocnictwa. Do
odwołania załączono jedynie poświadczony za zgodność z oryginałem wydruk (albo odpis wydruku) pełnomocnictwa
udzielonego w formie elektronicznej. Jednakże, zarówno oryginał wydruku, jak i jego wierzytelny odpis, nie stanowią
oryginału pełnomocnictwa ani wierzytelnego odpisu pełnomocnictwa, o których mowa w art. 511 ust. 1 ustawy Pzp. Na
wydruku pełnomocnictwa nie widnieje podpis mocodawcy, a jedynie jego znacznik graficzny. Na podstawie takiego
wydruku Izba nie mogła ustalić, czy dokument pełnomocnictwa został prawidłowo opatrzony podpisem mocodawcy, tym
bardziej że w ramach znacznika graficznego podpisu zawarto adnotację „Signature Not Verified”. Należy zauważyć, że
dokumenty sporządzone i podpisane elektronicznie występują jedynie jako oryginały. Nie ma możliwości sporządzenia
odpisów takich dokumentów, jak w przypadku dokumentów sporządzanych w postaci papierowej, a jedynie możliwe jest
ich zwielokrotnienie nieskończenie wiele razy. Wydruk dokumentu sporządzonego i podpisanego elektronicznie nie
stanowi jego odpisu, a w konsekwencji uwierzytelnianie takiego dokumentu jest bezcelowe.
Mając na uwadze powyższe, pismem z dnia 8 września 2025 r., wykonawca INSTALNIKA Sp. z o.o. z siedzibą w
Warszawie został wezwany do uzupełniania braków formalnych odwołania, tj. złożenia dokumentu potwierdzającego
umocowanie adwokat Ewy Marcjoniak do reprezentowania odwołującego. W wezwaniu dodatkowo zawarto wyjaśnienie
stwierdzonego braku: „do odwołania załączono poświadczony za zgodność z oryginałem wydruk pełnomocnictwa
sporządzonego w formie elektronicznej, co nie stanowi ani oryginału pełnomocnictwa ani jego wierzytelnego odpisu, o
których mowa w art. 511 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych”.
Odpowiedzi na ww. wezwanie udzielono w dniu 10 września 2025 r. przesyłając na adres poczty elektronicznej
elektroniczną kopię (skan) pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej. Po otwarciu tego dokumentu elektronicznego
nie pokazuje się żadna informacja, aby dokument ten został podpisany elektronicznie przez mocodawcę lub przez
pełnomocnika. Ponadto, na dokumencie brak jest znacznika graficznego podpisu elektronicznego. Skład orzekający Izby
dokonał dodatkowej weryfikacji ww. dokumentu w dwóch różnych programach przeznaczonych do weryfikacji podpisów
elektronicznych – wyniki weryfikacji (w aktach sprawach) były negatywne. Ponadto, wobec informacji, która została
zawarta w ww. wiadomości email, że odpis pełnomocnictwa zostanie przesłany listem poleconym, skład orzekający Izby
15 września 2025 r. przeprowadził dodatkowe postępowanie wyjaśniającego. Wynik tego postępowania (korespondencja
email w aktach sprawy) był negatywny – nie stwierdzono, aby do Izby wpłynął odpis pełnomocnictwa w postaci
papierowej. 16 września 2025 r., przed wydaniem postanowienia, skład orzekający stwierdził, że do akt sprawy wpłynął
odpis pełnomocnictwa w formie pisemnej, poświadczony za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika (w postaci
papierowej). Nastąpiło to jednak po upływie terminu wyznaczonego na uzupełnienie braku formalnego odwołania. Termin
na uzupełnienie braku minął 11 września 2025 r. (wezwanie zostało doręczone 8 września 2025 r.). Uzupełnienie braku
formalnego odwołania dokonane w dniu 16 września 2025 r. nie mogło zatem zostać uznane za skuteczne. Zachowanie
terminu do uzupełnienia braku formalnego odwołania ma miejsce w przypadku, gdy wymagający uzupełnienia dokument
wpłynie do Prezesa Izby w wyznaczonym terminie. Nie można uznać, że wystarczające jest nadanie pisma listem
poleconym. Brak jest podstawy prawnej do przyjęcia takiej zasady w zakresie sposobu liczenia terminu (nadto
skutkującej znaczącym wydłużeniem czasu trwania postępowania odwoławczego).
Mając na uwadze powyższe, Izba uznała, że nie doszło do uzupełnienia ww. braku formalnego odwołania, a w
konsekwencji odwołanie podlega zwróceniu.
Zgodnie z art. 518 ust. 1 ustawy Pzp jeżeli odwołanie nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania
warunków formalnych, braku pełnomocnictwa lub braku dowodu uiszczenia wpisu w terminie, o którym mowa w art. 517
ust. 2, Prezes Izby wzywa odwołującego, pod rygorem zwrócenia odwołania, do poprawienia lub uzupełnienia odwołania
lub złożenia dowodu uiszczenia wpisu lub dokumentu potwierdzającego umocowanie do reprezentowania odwołującego,
w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania. Zgodnie z art. 519 ust. 1 ustawy Pzp w przypadku nieuiszczenia wpisu w
terminie, o którym mowa w art. 517 ust. 2, oraz po bezskutecznym upływie terminu, o którym mowa w art. 518 ust. 1,
Prezes Izby zwraca odwołanie w formie postanowienia. Zgodnie z art. 519 ust. 2 ustawy Pzp odwołanie zwrócone nie
wywołuje skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem odwołania do Prezesa Izby. Zgodnie z art. 519 ust. 4 ustawy Pzp
przepisy ust. 1-3 stosuje się w przypadku niezachowania warunków formalnych odwołania lub braku pełnomocnictwa,
stwierdzonych przez skład orzekający. Kompetencje Prezesa Izby przysługują składowi orzekającemu.
W związku z powyższym, postanowiono jak na wstępie, na podstawie art. 519 ust. 1 i 4 ustawy Pzp.
O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 557 ustawy Pzp oraz § 6 rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania
odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania. Zgodnie z art. 557 ustawy Pzp
„w wyroku oraz w postanowieniu kończącym postępowanie odwoławcze Izba rozstrzyga o kosztach postępowania
odwoławczego”, natomiast zgodnie § 6 ww. rozporządzenia „w przypadku zwrotu odwołania odwołującemu zwraca się z
rachunku Urzędu kwotę uiszczoną tytułem wpisu.”.
Przewodnicząca: