Brak formalny

Brak formalny to uchybienie dotyczące wymaganej formy, treści lub sposobu złożenia pisma, wniosku albo innego dokumentu, które uniemożliwia jego prawidłowe rozpoznanie. Nie odnosi się do zasadności żądania ani do prawdziwości przedstawionych twierdzeń, lecz do tego, czy dokument spełnia warunki przewidziane w przepisach.

Braki formalne mogą polegać w szczególności na:

• pominięciu elementu pisma, takiego jak oznaczenie stron, żądanie, podpis lub adres,
• niezłożeniu wymaganych załączników albo odpowiedniej liczby odpisów,
• uiszczeniu niewłaściwej opłaty lub jej braku,
• złożeniu dokumentu przez osobę nieuprawnioną albo bez wymaganego pełnomocnictwa,
• niezachowaniu wymaganej formy, na przykład formy elektronicznej lub obowiązku opatrzenia pisma podpisem elektronicznym,
• sporządzeniu dokumentu w niewłaściwym języku.

Wystąpienie braku formalnego zazwyczaj prowadzi do wezwania osoby składającej pismo do jego uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Termin i sposób usunięcia uchybienia wynikają z właściwych przepisów lub z treści wezwania. Jeżeli brak zostanie usunięty prawidłowo i w terminie, pismo może zostać rozpoznane tak, jak gdyby zostało złożone bez tego uchybienia. Niewykonanie wezwania może natomiast skutkować zwrotem pisma, odmową jego przyjęcia, pozostawieniem sprawy bez rozpoznania albo innym skutkiem określonym w przepisach. W niektórych postępowaniach nieusunięte braki mogą również wpływać na dalszy tok już wszczętego postępowania.

Pojęcie to występuje przede wszystkim w postępowaniu cywilnym, karnym i administracyjnym, a także w postępowaniach rejestrowych, w sprawach dotyczących produktów leczniczych, upadłości oraz przy rozpatrywaniu wniosków o świadczenia, nagrody lub inne uprawnienia. Ocena, czy dane uchybienie ma charakter formalny, zależy od rodzaju pisma i regulacji określających wymagania dla konkretnej czynności. Brak formalny należy odróżnić od braku materialnego, który dotyczy niespełnienia warunku merytorycznego, na przykład braku przesłanki uzyskania określonego prawa.