Sygn. akt KIO 1724/25
POSTANOWIENIE
Warszawa, dnia 29 maja 2025 r.
Krajowa Izba Odwoławcza – w składzie:
Przewodniczący:Michał Pawłowski
Protokolant:
Klaudia Kwadrans
po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym z udziałem stron w dniu 29 maja 2025 r.
w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wdniu 3 maja 2025 r. przez wykonawcę
Bertz Medical Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa z siedzibą w Komornikach w
postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Pabianickie Centrum Medyczne Spółkę z ograniczoną
odpowiedzialnością
z siedzibą w Pabianicach
postanawia:
1.Odrzuca odwołanie.
2.Kosztami postępowania odwoławczego obciąża odwołującego – wykonawcę Bertz Medical Spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością Spółka komandytowa z siedzibą w Komornikach i:
2.1Zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero
groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania i kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące
sześćset złotych zero groszy) poniesioną przez zamawiającego – Pabianickie Centrum Medyczne Spółkę
z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Pabianicach na
wynagrodzenie pełnomocnika.
2.2Zasądza od odwołującego na rzecz zamawiającego kwotę 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące sześćset złotych zero
groszy) stanowiącą koszty postępowania
odwoławczego poniesione przez zamawiającego.
Na orzeczenie – w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia – przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej
Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie – Sądu Zamówień Publicznych.
Przewodniczący:.....................................................
Sygn. akt KIO 1724/25
Uzasadnienie
Pabianickie Centrum Medyczne Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Pabianicach, zwane dalej
„Zamawiającym”, działając na podstawie przepisów ustawy dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2024 r., poz. 1320, ze zm.), zwanej dalej „ustawą PZP”, prowadzi w trybie przetargu nieograniczonego
postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na „dostawę i zakup środków jednorazowego użytku na potrzeby
PCM Sp. z o.o. – cz. I”.
Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 5 listopada
2024 r., pod numerem 2024/S 215-671231.
W dniu 3 maja 2025 r. (data wpływu do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej) wykonawcaBertz Medical Spółka z
ograniczoną odpowiedzialnością Spółka komandytowa z siedzibą w Komornikach, zwany dalej „Odwołującym”, wniósł
odwołanie wobec niezgodnych z ustawą czynności i zaniechań Zamawiającego podjętych w postępowaniu o udzielenie
zamówienia publicznego polegających na:
1) wyborze oferty wykonawcy POLCORE Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Kielcach (zwanego
dalej „wykonawcą POLCORE”) w ramach pakietu nr 35 zamówienia,
2) zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy POLCORE w ramach pakietu nr 35 zamówienia,
3) ewentualnie zaniechania wezwania wykonawcy POLCORE do złożenia wyjaśnień treści oferty równoważnej w
ramach pakietu nr 35 zamówienia w zakresie spełniania przez przedmiot oferty wymagań Zamawiającego.
Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:
1) art. 226 ust. 1 pkt 5 w zw. z art. 16 pkt 1 ustawy PZP poprzez jego niezastosowanie i zaniechanie odrzucenia oferty
wykonawcy POLCORE w ramach pakietu nr 35 zamówienia, gdyż jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia, a
tym samym naruszenie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców poprzez wybór oferty
podlegającej odrzuceniu (zarzut główny),
2) ewentualnie art. 223 ust. 1 ustawy PZP poprzez zaniechanie wezwania wykonawcy POLCORE do wyjaśnienia treści
oferty w zakresie zgodności zaoferowanych w ramach pakietu nr 35 zamówienia produktów równoważnych z
wymaganiami Zamawiającego, tj. posiadania zintegrowanego filtra cząsteczkowego w czujniku ciśnienia (dla poz. 1) oraz
dopuszczenia przez firmę Ulrich Medical (dla poz. 1 i 2).
W związku z podniesionymi zarzutami Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie
Zamawiającemu:
1) unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej w ramach pakietu nr 35 zamówienia,
2) dokonania ponownej oceny i badania ofert w ramach pakietu nr 35 zamówienia, a w jej wyniku odrzucenie oferty
wykonawcy POLCORE,
3) ewentualnie dokonania ponownej oceny i badania ofert w ramach pakietu nr 35 zamówienia i wezwania wykonawcy
POLCORE do złożenia wyjaśnień treści złożonej oferty poprzez wskazanie czy zaoferowane produkty równoważne
spełniają wymagania Zamawiającego obejmujące: posiadanie zintegrowanego filtra cząsteczkowego w czujniku ciśnienia
(dla poz. 1) oraz dopuszczenia przez firmę Ulrich Medical (dla poz. 1 i 2).
Do odwołania został załączony wydruk z poczty elektronicznej pełnomocnika Odwołującego potwierdzający wysłanie za
pośrednictwem wiadomości e-mailowej kopii odwołania wraz z załącznikami na adres poczty elektronicznej z. w dniu 3
maja 2025 r. o godz. 20:01.
Z informacji przekazanej przez Zamawiającego Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 16 maja 2025 r. wynika, że
Zamawiający w związku z nieotrzymaniem odpisu odwołania w terminie na jego wniesienie, wynikającym z art. 515 ust. 1
pkt 1 lit. a ustawy PZP, nie przekazał odwołania wykonawcom biorącym udział w postępowaniu.
W złożonej w dniu 28 maja 2025 r. odpowiedzi na odwołanie Zamawiający wniósł o odrzucenie przedmiotowego
odwołania na podstawie art. 528 pkt 6 ustawy PZP z uwagi na fakt, że Odwołujący nie przekazał Zamawiającemu
odpowiednio odwołania albo jego kopii, zgodnie z art. 514 ust. 2 ustawy. Ewentualnie z dalece posuniętej ostrożności, w
sytuacji gdy Krajowa Izba Odwoławcza uzna, że odwołanie spełnia wszelkie wymogi formalne, Zamawiający wniósł o
oddalenie odwołania. W uzasadnieniu odpowiedzi na odwołanie Zamawiający podał, że w dniu 23 kwietnia 2025 r.
zawiadomił o wyniku postępowania, tj. że w zakresie pakietu nr 35 zamówienia został wybrany wykonawca POLCORE,
który uzyskał 100 pkt, natomiast oferta Odwołującego została sklasyfikowana na drugiej pozycji otrzymując 73,85
punktów. Termin na złożenie odwołania od tej czynności minął w dniu 3 maja 2025 r. Do dnia 3 maja 2025 r. do
Zamawiającego nie wpłynęło ze strony Odwołującego żadne odwołanie, ani jakakolwiek kopia odwołania. Zamawiający w
dniu 7 maja 2025 r. otrzymał przedmiotowe odwołanie po rozmowie telefonicznej z Odwołującym, który 4 dni po terminie
na złożenie odwołania zapytał Zamawiającego, dlaczego nie umieścił przedmiotowego odwołania na swojej stronie. W
związku Zamawiający uważa, że przedmiotowe odwołanie jako nie spełniające wymogu formalnego powinno zostać
odrzucone na podstawie art. 528 pkt. 6 ustawy PZP.
Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:
W myśl regulacji zawartej w art. 528 pkt 6 ustawy PZP Izba odrzuca odwołanie, jeżeli stwierdzi, że odwołujący nie
przekazał zamawiającemu odpowiednio odwołania albo jego kopii, zgodnie z art. 514 ust. 2 ustawy.
Zgodnie z treścią art. 514 ust. 2 ustawy PZP Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie
elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej,
przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem
tego terminu. Jednocześnie zgodnie z art. 516 ust. 2 pkt 2 ustawy PZP do odwołania dołącza się dowód przekazania
odpowiednio odwołania albo jego kopii zamawiającemu. Art. 514 ust. 3 ustawy PZP stwarza natomiast domniemanie, że
zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie
odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków
komunikacji elektronicznej. Jednocześnie art. 67 ustawy PZP przewiduje, że Zamawiający zamieszcza w ogłoszeniu
wszczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub w dokumencie zamówienia wszczynającym
postępowanie o udzielenie zamówienia informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie
komunikował się z wykonawcami lub uczestnikami konkursu, oraz informacje o wymaganiach technicznych i
organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. W świetle art. 134 ust. 1 pkt 10
ustawy PZP SW Z zawiera co najmniej informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których
zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych
sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej. Zgodnie z art. 7 pkt 23 ustawy PZP przez środki
komunikacji elektronicznej należy rozumieć środki komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r.
o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Natomiast według art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu
usług drogą elektroniczną środki komunikacji elektronicznej to rozwiązania techniczne, w tym urządzenia
teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na
odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę
elektroniczną.
Izba ustaliła, że Zamawiający w rozdziale 17 SW Z zatytułowanym „Informacje o środkach komunikacji
elektronicznej, przy użyciu których Zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o
wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej” w
ustępie pierwszym określił, że komunikacja między Zamawiającym a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy
Zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/pcm-szpital. Co prawda w rozdziale III ust. 3 SW Z
Zamawiający przewidział, że postępowanie prowadzone jest przy użyciu środków komunikacji elektronicznej z
wykorzystaniem Platformy Zakupowej https://platformazakupowa.pl/pn/pcm-szpital i poczty elektronicznej
Zamawiającego z., jednakże jest to unormowanie ogólne, dotyczące innego aspektu postępowania, a podstawowe
sposoby komunikowania się pomiędzy Zamawiającym a wykonawcami w czasie postępowania zostały ustalone w
rozdziale 17 SWZ.
W przedmiotowej sprawie Odwołujący celem potwierdzenia tego, że spełnił wymóg formalny odwołania z art. 516 ust. 2
pkt 2 ustawy PZP, załączył do wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej odwołania dowód wysłania w dniu 3
maja 2025 r. o godz. 20:01 z konta pocztowego swojego pełnomocnika kopii odwołania razem z załącznikami do
Zamawiającego na adres poczty elektronicznej z.. Wysłanie tych dokumentów nastąpiło zatem jeszcze w terminie do
wniesienia odwołania, który upływał w dniu 5 maja 2025 r. o godz. 23:59. Zamawiający zarówno w piśmie z dnia 16 maja
2025 r., jak i później w odpowiedzi na odwołanie z dnia 28 maja 2025 r. zaprzeczył otrzymaniu od Odwołującego kopii
odwołania w terminie na wniesienie odwołania. Nieotrzymanie kopii odwołania w terminie sprawiło, że Zamawiający nie
wykonał obowiązku polegającego na poinformowaniu pozostałych uczestniczących w przetargu wykonawców o
wniesionym odwołaniu i możliwości zgłoszenia przystąpień do postępowania odwoławczego. Ze złożonego przez
Zamawiającego na posiedzeniu Izby raportu jego działu informatycznego wynika, że korespondencja Odwołującego z
odwołaniem z dnia 3 maja 2025 r. przesłana na adres poczty elektronicznej z. nie została mu w sposób skuteczny
dostarczona, ponieważ doszło do tzw. „twardego odbicia”. Choć Zamawiający podniósł, że e-mail z kopią odwołania
został zwrócony na adres poczty elektronicznej pełnomocnika Odwołującego, to jednakże przedłożony raport tego nie
potwierdził. Niemniej także wydruk logów złożony przez Odwołującego nie potwierdził tego, że doszło do skutecznego
przekazania kopii odwołania Zamawiającemu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, tj. że została ona
wprowadzona do systemu informatycznego Zamawiającego w taki sposób, że ten mógł zapoznać się z jej treścią przed
upływem ustawowego terminu na wniesienie odwołania. Z treści tego dokumentu można wysnuć wniosek, że
korespondencja z odwołaniem została wysłana do Zamawiającego, ale wciąż oczekuje „w kolejce” na doręczenie. Skoro
Zamawiający wykazał, że nie mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu na jego wniesienie z uwagi
na przesłanie jego kopii na ogólny adres poczty elektronicznej Zamawiającego, to zostało podważone domniemanie z art.
514 ust. 3 ustawy PZP. Izba stwierdza, że w takiej sytuacji to na Odwołującym spoczywał ciężar wykazania, że uczynił
on zadość swojemu obowiązkowi z art. 514 ust. 2 ustawy PZP. Odwołujący nie podołał jednak temu ciężarowi
procesowemu.
Niezależnie od powyższego Izba stwierdza, że chociaż z załączonego do odwołania potwierdzenia przesłania kopii
odwołania Zamawiającemu wynika, że Odwołujący wysłał ją na ogólny adres poczty elektronicznej Zamawiającego (tj. z.),
to jednakże nie można uznać tego za prawidłowe działanie. Co prawda adres ten został podany w rozdziale 3 ust. 3
SW Z, ale nie jako adres dedykowany do kontaktu Zamawiającego z wykonawcami w trakcie trwania postępowania
przetargowego, ale zgodnie ze stanowiskiem Zamawiającego wyrażonym na posiedzeniu jedynie informacyjnie jako
adres do kontaktu w przypadkach awaryjnych. W dokumentacji postępowania w rozdziale 17 SW Z Zamawiający w
sposób wyraźny określił bowiem, że komunikacja między nim a wykonawcami odbywa się przy użyciu Platformy
Zakupowej pod adresem: https://platformazakupowa.pl/pn/pcm-szpital. Rozdział 3 SW Z, w którym został ujęty adres
ogólny poczty elektronicznej Zamawiającego, reguluje natomiast w swoich postanowieniach „Tryb udzielenia zamówienia
publicznego oraz informację, czy Zamawiający przewiduje wybór najkorzystniejszej oferty z możliwością prowadzenia
negocjacji”. Choć pocztę elektroniczną niewątpliwie zalicza się do środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu
przepisów ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną i ustawy PZP, to dokonując oceny, czy
wykonawca wnoszący odwołanie dopełnił obowiązku wynikającego z art. 514 ust. 2 ustawy PZP, a jego środek ochrony
prawnej spełnia wymóg formalny z art. 516 ust. 2 pkt 2 ustawy PZP, należy mieć na uwadze zapisy dokumentów
zamówienia i unormowane w nich formy komunikacji Zamawiającego z wykonawcami. Nie można zatem uznać, że
Odwołujący dopełnił swojego obowiązku przekazania Zamawiającemu kopii odwołania przed upływem terminu do jego
wniesienia w taki sposób, aby Zamawiający mógł zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Posłużenie
się przez ustawodawcę w art. 514 ust. 3 ustawy PZP pojęciem „środków komunikacji elektronicznej” nie oznacza
dowolnego środka i nie daje wykonawcy korzystającemu ze środków ochrony prawnej dowolności w doborze metody
komunikowania się z Zamawiającym. Z racji tego, że postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i postępowania
odwoławcze prowadzone przed Krajową Izbą Odwoławczą cechują się wysokim formalizmem i szybkością
postępowania, to czynności aktorów tych postępowań powinny być wykonywane szybko i sprawnie, gdzie przepisy
prawa przewidują m. in., że Zamawiający maksymalnie w terminie 2 dni od dnia otrzymania odwołania powinien
przekazać jego kopię innym wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia wzywając ich do
przystąpienia do postępowania odwoławczego (art. 524 ustawy PZP), zaś sami wykonawcy maksymalnie w terminie 3
dni od dnia otrzymania kopii odwołania mogą zgłosić swoje przystąpienie do postępowania odwoławczego, wskazując
przy tym stronę, do której przystępują, oraz interes w uzyskaniu rozstrzygnięcia na korzyść tej strony (art. 525 ust. 1
ustawy PZP). Przyzwolenie wykonawcom na przekazywanie Zamawiającemu odwołania lub jego kopii dowolnie
wybranymi środkami komunikacji elektronicznej może stwarzać problemy instytucjom zamawiającym i prowadzić
zwłaszcza w przypadku instytucji o złożonej strukturze organizacyjnej do konieczności poszukiwania kopii wniesionego
odwołania w różnych miejscach, a tym samym do dezorganizacji postępowań o udzielenie zamówienia i opóźnień w
podejmowaniu czynności w związku z wyborem oferty najkorzystniejszej w postępowaniu i podpisaniem umowy z
wybranym wykonawcą (zob. postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 11 stycznia 2023 r. w sprawie o sygn. akt
KIO 3495/22 i postanowienie Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 19 lutego 2024 r. w sprawie o sygn. akt KIO 439/24).
W tej sytuacji, aby można było mówić, że Odwołujący spełnił swój obowiązek z art. 514 ust. 2 ustawy PZP, który
polega na przekazaniu Zamawiającemu kopii odwołania przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w sposób
umożliwiający zapoznanie się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, wykonawca ten powinien
posłużyć się zatem wyłącznie środkiem komunikacji elektronicznej wyraźnie wskazanym w rozdziale 17 SW Z – jako
dedykowany do komunikacji z Zamawiającym w trakcie trwania postępowania.
Wobec ustalenia, że Odwołujący nie przekazał Zamawiającemu odwołania lub jego kopii zgodnie z art. 514 ust. 2
ustawy PZP, tj. przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią
przed upływem tego terminu, Krajowa Izba Odwoławcza stwierdziła, że zaszła wynikająca z art. 528 pkt 6 ustawy PZP
przesłanka formalna uniemożliwiająca merytoryczne rozpoznanie odwołania.
O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku tego postępowania na podstawie regulacji art. 574-576
ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r., poz. 1320, ze zm.) oraz w oparciu o
przepisy § 8 ust. 1 w zw. z § 5 pkt 1 i 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie
szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania
wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020 r., poz. 2437). Z uwagi na odrzucenie odwołania Izba zasądziła od Odwołującego na
rzecz Zamawiającego zwrot kosztów postępowania odwoławczego w wysokości 3 600 zł 00 gr.
Mając powyższe na uwadze orzeczono jak w sentencji.
Przewodniczący:.....................................................