Wyrok KIO 1393/13

Sygn. akt: KIO 1393/13 WYROK z dnia 26 czerwca 2013 r. Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie: Przewodniczący: Ewa Rzońca Protokolant: Agata Dziuban po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 26 czerwca 2013 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 10 czerwca 2013 r. przez wykonawcę Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 w postępowaniu prowadzonym przez Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Wielkopolski Oddział Regionalny z siedzibą w Poznaniu, 60 – 479 Poznań, ul. Strzeszyńska 36, przy udziale wykonawcy ProData Sp. z o.o., 60 – 406 Poznań, ul. Dąbrowskiego 233 zgłaszającego przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego, orzeka: 1. oddala odwołanie; 2. kosztami postępowania obciąża wykonawcę Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 i: 2.1. zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 tytułem wpisu od odwołania, 2.2 zasądza od wykonawcy Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 na rzecz zamawiającego Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Wielkopolski Oddział Regionalny z siedzibą w Poznaniu, 60 – 479 Poznań, ul. Strzeszyńska 36 kwotę 60 zł 00 gr (słownie: sześćdziesiąt złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione z tytułu dojazdu na rozprawę. Stosownie do art. 198a i 198b ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie 7 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Poznaniu. Przewodniczący: ………………………………… Sygn. akt: KIO 1393/13 U z a s a d n i e n i e Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa Wielkopolski Oddział Regionalny z siedzibą w Poznaniu, 60 – 479 Poznań, ul. Strzeszyńska (dalej: „zamawiający”) - prowadzi w trybie zapytania o cenę, na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.) – zwanej dalej "ustawą" lub "Pzp" – postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukująco – kopiujących na potrzeby zamawiającego. Zamawiający określił, że w ramach zadania nr 3 wymaga dostawy materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukująco – kopiujących Lexmark, Canon, HP i Sharp. Szacunkowa wartość zamówienia jest niższa od kwot wskazanych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. W dniu 4 czerwca 2013 r., zamawiający w formie elektronicznej (za pomocą e-maila) przekazał wykonawcy Komputronik S.A. , 60 – 003 Poznań, ul. Wołczyńska 37 (dalej: „odwołujący” lub „Komputronik”) – zawiadomienie o wyniku postępowania. W powyższym zakresie za najkorzystniejszą uznano ofertę wykonawcy Prodata Sp. z o.o., ul. Dąbrowskiego 233, 60-406 Poznań (dalej: „przystępujący” lub „Prodata”). Pismem, przywołanym powyżej, zamawiający poinformował również o odrzuceniu oferty odwołującego na zadaniu nr 3, w oparciu o art. 89 ust. 1 pkt. 8 Pzp. W uzasadnieniu faktycznym zamawiający podnosił, że odwołujący złożył wraz z ofertą wadliwe pełnomocnictwo. Zatem na mocy art. 26 ust. 3 Pzp został wezwany do jego uzupełnienia. Pełnomocnictwo zostało złożone przez wykonawcę po upływie terminu wyznaczonego na uzupełnienie dokumentów. 10 czerwca 2013 r. odwołujący wniósł odwołanie zarzucając zamawiającemu, w ramach zadania nr 3, naruszenie: 1. przepisu art. 7 ust. 1 i 3 Pzp, poprzez przeprowadzenie postępowania w sposób nie zapewniający równego traktowania wykonawców oraz zachowania uczciwej konkurencji oraz wybór oferty najkorzystniejszej niezgodnie z przepisami ustawy, 2. przepisu art. 26 ust. 3 Pzp, poprzez określenie nierealnego do spełnienia w stanie faktycznym sprawy terminu wykonania wezwania z dnia 28 maja 2013 roku przypadającego na dzień 31 maja 2013 roku, nie uwzględniającego możliwości braku odbioru wezwania przesłanego w wybranej przez zamawiającego formie oraz braku realizacji tegoż wezwania, bez uwzględnienia faktu, że wykonanie wezwania obejmowało dostarczenie pełnomocnictwa w formie pisemnej, 3. przepisu art. 27 ust. 1, 2 i 3 Pzp, poprzez niezastosowanie formy przekazywania oświadczeń i dokumentów określonej w siwz w postępowaniu, jak również nieskutecznego doręczenia wezwania w dniu 28 maja 2013 roku, w tym podjęcia dalszych czynności pomimo braku doręczenia wezwania oraz brak podjęcia chociażby próby doręczenia wezwania w innej formie niż elektroniczna wobec braku potwierdzenia jego doręczenia w tej formie, 4. przepisu art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp, poprzez odrzucenie oferty odwołującego się pomimo, że prawidłowe pełnomocnictwo zostało doręczone zamawiającemu w pierwszym realnym terminie, a więc nie istniały podstawy do odrzucenia oferty odwołującego się, które to naruszenia miały wpływ na podjęcie przez zamawiającego bezprawnej czynności w postaci odrzucenia oferty odwołującego na podstawie przepisu art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp. Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania i nakazanie zamawiającemu w ramach zadania nr 3: • unieważnienia czynności polegającej na wyborze oferty najkorzystniejszej; • unieważnienia czynności polegającej na odrzuceniu oferty odwołującego; • powtórzenia czynności polegających na ocenie ofert oraz wyborze oferty najkorzystniejszej. W treści uzasadnienia odwołujący podnosił, że wezwaniem z dnia 28 maja 2013 r. przesłanym w formie elektronicznej na adres K………..J……….@komputronik.pl, doręczonym skutecznie dopiero w dniu 3 czerwca 2013 r. zamawiający wezwał odwołującego do uzupełnienia pełnomocnictwa, które zostało podpisane niezgodnie z reprezentacją odwołującego. Odwołujący nie potwierdził w dniach 28-31 maja 2013 r. faktu otrzymania wiadomości e-mail, zawierającej wezwanie do uzupełnienia dokumentów. W treści wiadomości e-mail znajdowało się żądanie zamawiającego do potwierdzenia odbioru wiadomości. Wskazywał, że zamawiający w żaden inny sposób nie przekazał, nie przesłał, ani nie poinformował odwołującego o skierowaniu do niego wezwania. Odwołujący wyjaśniał, że w dniu 3 czerwca 2013 roku (o godzinie 9:15) po odebraniu wiadomości e-mail ww. pracownik odwołującego rozmawiał telefonicznie z Panią T……… M…………. - pracownikiem zamawiającego wyznaczonym do kontaktów z wykonawcami w postępowaniu na temat wezwania oraz doręczenia uzupełnionego pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo zostało doręczone do siedziby zamawiającego w tym samym dniu o godzinie 11:25. Odwołujący wskazywał, że w postępowaniu informacja o dokonanym rozstrzygnięciu, w tym i o odrzuceniu oferty odwołującego datowana jest na 4 czerwca 2013 roku. Natomiast wezwanie do przedstawienia prawidłowego pełnomocnictwa datowane na dzień 28 maja 2013 roku odebrane zostało poprzez odczytanie maila dopiero 3 czerwca 2013 roku rano i bezpośrednio po tym przedstawiciel odwołującego, który podpisał ofertę Pan K………. J……… skontaktował się z pracownikiem zamawiającego telefonicznie - Panią T………. M…………. po godzinie 9 tej rano wskazując, że uzupełni niezwłocznie dokument. Dokument został zawieziony i doręczony osobiście przez przedstawiciela Komputronik o godzinie 11:25, czego zamawiający nie kwestionował. Odwołujący wskazywał, że z analizy skrzynki mailowej Pana K……….. J……. wynika, że wezwanie zostało wysłane do niego mailem w dniu 28 maja 2013 roku po godzinie 13-tej, a nie przebywał on już w biurze będąc na urlopie w związku z tzw. długi weekendem i wezwanie owo nie mogło zostać przekazane do odpowiednich służb odwołującego, ani odebrane. Zgodnie z pouczeniem zawartym w treści wezwania odwołujący nie potwierdził jego otrzymania do dnia upływu oznaczonego w wezwaniu terminu, gdyż go nie odczytał. Wezwanie nie zostało przesłane na adres Spółki, ani mailem, ani listem poleconym oraz w inny sposób doręczone, wobec czego nie nastąpiło jego skuteczne doręczenie. Zamawiający wobec braku potwierdzenia odbioru wezwania w żadnej formie nie skierował wezwania ponownie do odwołującego. Data wskazana w wezwaniu jako ostateczny termin uzupełnienia dokumentów to piątek 31 maja 2013 roku, który w roku 2013 był dniem następnym po dniu ustawowo wolnym od pracy jakim jest święto Bożego Ciała i był to dzień w trakcie tzw. długiego weekendu. Komputronik nie potwierdził, ani w dniu 28 maja 2013 roku, ani w dniu 29 maja 2013 roku odebrania wezwania wysłanego wyłącznie do niego, nie zrobił tego również w dniu 31 maja 2013 roku. Gdyby nawet wezwanie zostało doręczone przed upływem oznaczonego w nim terminu, to i tak w piątek w dniu 31 maja 2013 roku, żadna z osób uprawnionych do składania oświadczeń woli w imieniu Komputronik nie była dostępna w pracy z powodu zaplanowanych wcześniej urlopów. Co istotne w sprawie termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. długiego weekendu podczas którego w wielu podmiotach gospodarczych normalną praktyką jest wykorzystywanie zaplanowanych urlopów przez kadry takich podmiotów. Jest to związane z tym, że ta praktyka jest powszechna i umożliwia pracodawcy realizację praw pracowniczych w dniach w których w większości również kontrahenci nie pracują z tych samych przyczyn. W ocenie Komputronik zasadne więc jest stwierdzenie, że wyznaczenie terminu przypadającego w takim czasie, który nie jest konieczny dla zamawiającego i przypada na dni w których co do zasady niezwykle trudne jest uzupełnienie braków może utrudniać udział wykonawcy w postępowaniu. Odwołujący podkreślał, że z kalendarium podejmowanych przez Zamawiającego czynności w Postępowaniu wynika, że termin oznaczony w wezwaniu - 31 maja 2013 roku nie był dniem poprzedzającym rozstrzygniecie w postępowaniu, bowiem po weekendzie tj. w dniu 3 czerwca 2013 roku zamawiający nie dokonał rozstrzygnięcia w postępowaniu, ani żadnych innych czynności, natomiast odwołujący uzupełnił brak składając prawidłowe pełnomocnictwo w siedzibie zamawiającego, bezpośrednio po potwierdzeniu otrzymania wezwania. W opinii odwołującego można więc było z powodzeniem wyznaczyć termin uwzględniający plany urlopowe w większości polskich firm obejmujące tzw. długi weekend oraz potwierdzić doręczenie wezwania, czego zamawiający do dnia 3 czerwca 2013 roku w ogóle nie uczynił. Wyznaczenie wiec terminu na dzień 31 maja 2013 roku oraz przesłanie wezwania jedynie w formie mailowej bez uzyskania potwierdzenia doręczenia oraz poprzestanie na tym sposobie komunikacji zdaniem Komputronik stanowi naruszenie przepisów art. 7 , 26 ust. 3 Pzp mające istotny wpływ na wynik postępowania, bowiem odwołujący złożył najtańszą ofertę w postępowaniu oraz doręczył w pierwszym możliwym dniu prawidłowe pełnomocnictwo. Odwołujący podnosił, że dokumenty uzupełniane przez wykonawców na wezwanie zamawiającego powinny być składane na piśmie, a nie przesyłane e-mailem (jako zwykły skan) czy faksem. Dopuszczenie przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia możliwości korzystania z faksu czy e-maila nie dotyczy uzupełniania dokumentów, które co do zasady powinny być uzupełniane w formie pisemnej, a wniesione w inny sposób, nie powinny być brane pod uwagę. Formę, w jakiej dokumenty powinny być uzupełnianie, reguluje rozporządzenie, które w § 6 ust. 1 jednoznacznie wskazuje, iż dokumenty i oświadczenia w nim wymienione należy składać w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę. Dokument przesłany zwykłym e-mailem czy faksem nie zachowuje tej formy. W niniejszej sprawie termin wyznaczony przez zamawiającego - w tzw. długi weekend nie uwzględnia konieczności uzupełnienia dokumentu w określonej żądanej i wynikającej z przepisów formie. Odwołujący wskazywał, że nawet gdyby udało się uzyskać Członkom Zarządu, którzy przebywali w tygodniu w którym wystosowano wezwanie poza siedzibą firmy na urlopach dostęp do urządzeń elektronicznych w czasie tzw. długiego weekendu, to jednak forma złożenia dokumentu pełnomocnictwa przesądza o tym, że termin ten obligował wykonawcę do działania osobiście, a nie za pomocą środków elektronicznej komunikacji. Konieczna bowiem okazała się osobista obecność Zarządu, Prokurenta w siedzibie firmy lub dostarczenie oryginału do siedziby firmy lub zamawiającego w czasie, gdy nawet przesyłki kurierskie nie były doręczane. Zasadą jest również, co zamawiający musiałby uwzględnić, że nie jest możliwe potwierdzenie za zgodność z oryginałem dokumentu, co do którego osobie potwierdzającej nie przedstawiono oryginału. Potwierdzenie takie polega bowiem na tym, że na podstawie oryginału po sprawdzeniu zgodności kopii można potwierdzi zgodność kopii z oryginałem. Przesłany skan nie daje do tego podstaw. Odwołujący podkreślał, że w dacie wydawania przez zamawiającego rozstrzygnięcia, dysponował on prawidłowym pełnomocnictwem potwierdzającym za ważne czynności dokonane przez pełnomocnika, który podpisał ofertę w postępowaniu. Pełnomocnictwo to zostało uzupełnione w godzinach porannych w dniu 3 czerwca 2013 roku, tj. w następny dzień roboczy po dniu którym upłynął termin z wezwania, (które zostało odebrane w tymże dniu po upływie terminu określonego w wezwaniu zakreślonego dla wykonawcy). 10 czerwca 2013 r. odwołujący przekazał zamawiającemu kopię niniejszego odwołania. W tej samej dacie zamawiający w formie elektronicznej przesłał kopię ww. odwołania wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu o udzielenie zamówienia wraz z wezwaniem do przystąpienia do postępowania odwoławczego. 12 czerwca 2013 r. w formie pisemnej zgłoszenie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego złożył wykonawca Prodata. Izba ustaliła na posiedzeniu Izby, że strony otrzymały kopię ww. zgłoszenia. 20 czerwca 2013 r. zamawiający odpowiedział w formie pisemnej na odwołanie wskazując w treści odpowiedzi, że uznaje odwołanie za całkowicie bezpodstawne i zarazem wnosił o jego oddalenie w całości i obciążenie odwołującego kosztami postępowania oraz przyznanie zamawiającemu od odwołującego kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych oraz kosztów związanych z dojazdem pełnomocnika zamawiającego na rozprawę. Uwzględniając dokumentację postępowania o udzielenie zamówienia przedstawioną przez zamawiającego, pisma, dowody oraz stanowiska i oświadczenia stron a także przystępującego złożone na rozprawie, Izba ustaliła, co następuje. Okoliczności faktyczne sprawy, w szczególności związane z treścią ofert złożonych w postępowaniu oraz treścią pism zamawiającego kierowanych do odwołującego zostały prawidłowo przytoczone w odwołaniu, co zostało zreferowane powyżej. Ponadto Izba ustaliła, że: W specyfikacji w rozdziale VI ust. 3 pkt c zamawiający wskazał, że jeżeli oferta nie została podpisana przez osobę/y upoważnioną/e do tej czynności dokumentem rejestrowym, do oferty należy załączyć oryginał pełnomocnictwa do podpisania oferty lub jego kopię potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez wykonawcę lub notarialnie. Oferta Komputronik została podpisana przez Pana K…………. J……… i zawierała pełnomocnictwo z dnia 21 maja 2013 r. udzielone Panu K………… J……….. podpisane przez Członka Zarządu-Dyrektora Finansowego – K………. N……….. W aktualnym odpisie z rejestru przedsiębiorców, który został załączony do oferty podano, że do składania oświadczeń woli i podpisywania w imieniu spółki upoważniony jest prezes zarządu samodzielnie lub dwóch członków zarządu działających łącznie lub jeden członek zarządu działający łącznie z prokurentem. W siwz w Rozdziale VII pkt 1 siwz zamawiający wskazał dopuszczalne formy kontaktu z wykonawcami zgodne z art. 27 Pzp. Ponadto w formularzu ofertowym w ofercie Komputronik w zakresie e-mail podano następujące dane: „e-mail: k………..j………@komputronik.com”. W ofercie nie wskazano jakiegokolwiek innego adresu e-mail do kontaktu z wykonawcą. Wraz z odpowiedzią na odwołanie zamawiający przedstawił potwierdzenie (z dnia 28 maja 2013 r. godz. 13.08) dostarczenia wiadomości do adresata – K……… J……….. W treści wezwania skierowanego przez zmawiającego do odwołującego w dniu 28 maja 2013 r. na podstawie art. 26 ust. 3 Pzp zamawiający wskazał, że brakujące dokumenty należy złożyć w siedzibie Wielkopolskiego Oddziału Rejonowego w Poznaniu przy ul. Strzeszyńskiej 36 w nieprzekraczalnym terminie do dnia 31 maja 2013 r. Niezłożenie w/w dokumentów w wyznaczonym terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty wykonawcy z postępowania. Z ustaleń Izby dokonanych w oparciu o dokumentację postępowania wynika, że zamawiający powyższe wezwanie w dniu 29 maja 2013 r. przesłał do Komputronik również pocztą (przesyłka priorytetowa), które zostało dostarczone odwołującemu w dniu 31 maja 2013 r. o godz. 8.35. W dokumentacji postępowania znajduje się również kopia pełnomocnictwa dla Pana K……… J……… z dnia 21 maja 2013 r. podpisana przez Prokurenta Panią E……… B…………, opatrzoną datą wpływu do zamawiającego w dniu 3 czerwca 2013 r. W poczet materiału dowodowego Izba włączyła złożone przez odwołującego w toku rozprawy 1. zaświadczenia o zatrudnieniu osób tj.: • K……….. J……… – w dniach 28-31 maja 2013 r. przebywał na urlopie; • M…….. W……… - w dniu 31 maja 2013 r. przebywał na urlopie; • E………. B……….. - w dniu 31 maja 2013 r. przebywała na urlopie; • R…………. O.……… - w dniu 31 maja 2013 r. przebywała na urlopie; 2. Oświadczenie Pana K………. N……….. z dnia 20 czerwca 2013 r. w którym wskazał, że w dniu 31 maja 2013 r. w siedzibie firmy Komputronik pozostawał jedynie on jako jedyny reprezentant firmy. W tym czasie w siedzibie firmy nie przebywały osoby wchodzące w skład zarządu lub upoważnione do reprezentowania, więc z oczywistych względów nie mogły uzupełnić braku formalnego polegającego na potwierdzeniu pełnomocnictwa Izba zważyła, co następuje. Na wstępie Krajowa Izba Odwoławcza stwierdza, że Odwołujący legitymuje się uprawnieniem do korzystania ze środków ochrony prawnej, o którym stanowi art. 179 ust. 1 Pzp. Izba stwierdza, że nie znalazła podstaw do odrzucenia odwołania w związku z tym, iż nie została wypełniona żadna z przesłanek negatywnych, uniemożliwiających merytoryczne rozpoznanie odwołania, wynikających z art. 189 ust. 2 Pzp. Izba potwierdziła skuteczność przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego wykonawcy - Kancelaria Radców Prawnych K………. & G………. Sp. p. Odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie. Z ustaleń Izby wynika, że odwołujący złożył ofertę w niniejszym postępowaniu w zakresie zadania nr 3. Niespornym jest, że oferta została podpisana przez Pana K…………. J……….. na podstawie pełnomocnictwa załączonego do oferty. Niniejsze pełnomocnictwo zostało podpisane jedynie przez Członka Zarządu-Dyrektora Finansowego – K………… N………., podczas gdy w aktualnym odpisie z rejestru przedsiębiorców, który został załączony do oferty podano, że do składania oświadczeń woli i podpisywania w imieniu spółki upoważniony jest prezes zarządu samodzielnie lub dwóch członków zarządu działających łącznie lub jeden członek zarządu działający łącznie z prokurentem. Tym samym za prawidłową należy uznać czynność zamawiającego, który w trybie art. 26 ust. 3 Pzp wystąpił do Komputronik o uzupełnienie pełnomocnictwa do podpisania oferty, zakreślając odwołującemu 3-dniowy termin na uzupełnienie ww. dokumentu. W okolicznościach omawianej sprawy Izba stanęła na stanowisku, że zamawiający wyznaczając termin wykonania wezwania do 31 maja 2013 r. nie chybił wskazanym przez odwołującego przepisom Pzp. Na wstępie wskazać należy, że termin, który zamawiający może wyznaczyć dla uzupełniania dokumentów i oświadczeń w trybie art. 26 ust. 3 Pzp, nie został przez ustawodawcę doprecyzowany. Każdorazowo to zamawiający korzystając z instytucji wezwania do uzupełnienia określa jego długość. Niewątpliwie jednak winien to być termin umożliwiający wykonawcom realne uzupełnienie żądanych przez zamawiającego dokumentów i oświadczeń. Biorąc pod uwagę powyższe podkreślić należy, że zamawiający obowiązany jest również kierować się zasadą szybkości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zatem nie może dostosowywać terminów na uzupełnienie dokumentów do potrzeb konkretnego wykonawcy, gdyż naruszałoby to zasadę równego traktowania wykonawców – art. 7 ust. 1 Pzp. W omawianej sprawie określony przez zamawiającego termin na uzupełnienie pełnomocnictwa do podpisania oferty należy uznać za realny i zupełnie wystarczający do dokonania opisanej czynności. Tym bardziej, że jak wynika z pełnomocnictwa złożonego w dniu 3 czerwca 2013 r. zostało ono udzielone w dniu 21 maja 2013 r., tj. 7 dni przed dniem wezwania (28 maja 2013 r.). Ponadto jak podnosił sam odwołujący w treści odwołania, dostarczenie oryginału pełnomocnictwa do siedziby zamawiającego zajęło wykonawcy Komputronik zaledwie 2 godziny od chwili odczytania wiadomości. Wobec powyższego nie sposób uznać, że termin na uzupełnienie zakreślony treścią wezwania był terminem zbyt krótkim z uwagi na fakt, że dzień 30 maja 2013 r. był dniem ustawowo wolnym od pracy. Odnosząc się zaś do stanowiska odwołującego opierającego się tym, że termin określony w wezwaniu przypadał w trakcie tzw. „długiego weekendu”, Izba uznała zgłoszoną argumentacje za chybioną. Izba wskazuje, że podmioty takie jak Komputronik, działające na rynku dostaw określonych materiałów, należy uznać za profesjonalistów. Tym samym odwołujący jako uczestnik postępowania o udzielenie zamówienia winien był przewidzieć, że również w trakcie trwania, jak to określono tzw. „długiego weekendu”, może wystąpić konieczność uzupełnienia dokumentów lub udzielenia wyjaśnień w ramach omawianego postępowania, a zatem nie na nikim innym, a właśnie na odwołującym spoczywał ciężar zapewnienia niezakłóconej pracy w spółce, a także zorganizowanie pracy w ten sposób, aby umożliwić wywiązanie się spółce z wszelkich obowiązków związanych z przedmiotowym postępowaniem. Za niedopuszczalne należy uznać obarczanie zamawiającego zaniedbaniami odwołującego, które są związane z organizacją pracy w spółce, która nie zapewniła - w czasie przebywania Pana K……….. J………… oraz poszczególnych osób uprawnionych do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu spółki na urlopach wypoczynkowych - przekazania informacji kierowanych ze strony zamawiającego do Komputronik. Również zarzut odwołującego skierowania do Komputronik jedynie w formie elektronicznej wezwania na adres k………..j………..@komputronik.pl oraz braku potwierdzenia jego otrzymania należy uznać za nietrafny. Przepis art. 27 ust. 1 i 2 Pzp stanowi, że w postępowaniach o udzielenie zamówienia oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazuje oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Nie jest spornym, w ramach rozpoznania ww. zarzutu, że zamawiający dopuścił sposób komunikowania się pomiędzy zamawiającym a wykonawcami w formie elektronicznej za pomocą e-maila. Wobec tego dopuszczalnym było skierowanie do odwołującego wezwania w formie elektronicznej. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że to właśnie odwołujący w treści złożonej oferty na str. 4 podał adres e-mail: k………..j………..@komputronik.pl. Tym samym czynienie na obecnym etapie zarzutu zamawiającemu, że skierował wezwanie na adres wskazany przez odwołującego w treści oferty, a nie na adres spółki należy uznać za niedopuszczalne. Podkreślenia wymaga, że taki zarzut mógłby właśnie postawić odwołujący w sytuacji odwrotnej, gdyby zamawiający kierował jakiekolwiek pisma czy wezwania na adres nie wskazany w treści oferty. Ponadto z ustaleń Izby dokonanych w oparciu o dokumentację postępowania wynika, że zamawiający wezwanie do uzupełnienia pełnomocnictwa przesłał do Komputronik w dniu 29 maja 2013 r. również pocztą (przesyłka priorytetowa). Z dowodów przedłożonych przez zamawiającego wynika, że ww. pismo zostało dostarczone odwołującemu w dniu 31 maja 2013 r. o godz. 8.35. Tym samym po otrzymaniu wezwania w formie pisemnej, jeszcze w ostatnim dniu upływu terminu, odwołujący mógł uzupełnić wadliwe pełnomocnictwo do podpisania oferty. Bez znaczenia w tej sprawie jest fakt, że w tym dniu osoby wchodzące w skład statutowych organów Komputronik przebywały na urlopie, gdyż prawidłowe pełnomocnictwo, które zostało złożone przez odwołującego po upływie terminu określonego w wezwaniu, tj. w dniu 3 czerwca 2013 r. zostało opatrzone datą 21 maja 2013 r. Tym samym zostało udzielone przed dniem 31 maja 2013 r. i nie wymagało potwierdzania konieczności potwierdzania przez uprawnione osoby, a jedynie dostarczenia do siedziby zamawiającego w określonym terminie, czemu odwołujący uchybił, ponieważ żądane pełnomocnictwo zostało dostarczone dopiero w dniu 3 czerwca 2013 r., tj. w trzecim dniu po upływie terminu zakreślonego treścią wezwania. Podsumowując, Izba uznała za prawidłową czynność zamawiającego polegającą na odrzuceniu oferty odwołującego w trybie art. 89 ust. 1 pkt 8 Pzp, ponieważ odwołujący w wyznaczonym terminie nie uzupełnił pełnomocnictwa do podpisania oferty, złożonej przez Komputronik. Izba nie dopatrzyła się naruszenia art. 7 ust. 1 pkt 1 i 3 Pzp, art. 26 ust. 3 Pzp a także art. 27 ust. 1,2 i 3 Pzp. Mając powyższe na uwadze Izba orzekła jak w sentencji. O kosztach postępowania orzeczono na podstawie art. 192 ust. 9 i 10 ustawy, stosownie do wyniku postępowania, oraz w oparciu o przepisy § 1 ust. 1 pkt. 1, § 3, § 5 ust. 3 pkt. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 marca 2010 r. w sprawie wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania oraz rodzajów kosztów w postępowaniu odwoławczym i sposobu ich rozliczania (Dz. U. Nr 41, poz. 238). Izba uwzględniła koszty zamawiającego w zakresie wynagrodzenia pełnomocnika w kwocie 3.600 zł w oparciu o przedłożoną na rozprawie kopię faktury VAT oraz koszty dojazdu na posiedzenie Izby w kwocie 239 zł w oparciu o przedłożone na rozprawie bilety PKP. Przewodniczący: ……………………………