Forma elektroniczna

Forma elektroniczna to prawnie określony sposób złożenia oświadczenia woli przy użyciu danych w postaci elektronicznej, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W polskim prawie cywilnym jest ona równoważna formie pisemnej. Oznacza to, że jeżeli przepis wymaga formy pisemnej, co do zasady może zostać spełniony także przez sporządzenie treści elektronicznej i podpisanie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Forma elektroniczna nie jest tym samym co samo przesłanie wiadomości e-mail, skanu podpisanego dokumentu, pliku z wpisanym imieniem i nazwiskiem albo dokumentu zaakceptowanego przez kliknięcie. Takie sposoby utrwalenia treści mogą w określonych sytuacjach spełniać wymagania formy dokumentowej lub mieć znaczenie dowodowe, lecz nie zastępują formy elektronicznej w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Znaczenie formy elektronicznej:

• może być wymagana bezpośrednio przez ustawę albo zastrzeżona przez strony umowy;
• może służyć zachowaniu formy pisemnej, jeżeli przepisy dopuszczają jej zastosowanie;
• w niektórych przypadkach jej niezachowanie powoduje nieważność czynności prawnej;
• jeżeli forma została zastrzeżona bez rygoru nieważności, brak jej zachowania może ograniczać możliwość dowodzenia dokonania czynności ze świadków lub z przesłuchania stron, z wyjątkami przewidzianymi w ustawie.

Termin ten występuje między innymi przy umowach dotyczących pośrednictwa lub zarządzania nieruchomościami, a także przy wiążących poleceniach wydawanych w grupie spółek. W tych dziedzinach forma elektroniczna może ułatwiać zawieranie i wykonywanie czynności na odległość, pod warunkiem zastosowania właściwego podpisu.

W przepisach innych ustaw określenie „elektroniczna forma” lub „forma elektroniczna” może być używane także w znaczeniu technicznym, jako sposób prowadzenia dokumentacji, udostępniania akt, przekazywania ankiet albo publikowania informacji. Nie zawsze oznacza wtedy formę czynności prawnej równoważną formie pisemnej. O skutkach prawnych decyduje treść konkretnego przepisu oraz to, czy wymaga on kwalifikowanego podpisu elektronicznego.