Art. 25. Treść procedury zgłoszeń wewnętrznych

1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

1) wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;

2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, zwanymi dalej „adresem do kontaktu”;

3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;

4) tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;

5) obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;

6) obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, o których mowa w pkt 3;

7) maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;

8) zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:

1) wskazanie naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;

2) wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;

3) wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;

4) określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Komentarz do Art. 25.

Przepis określa, jakie elementy musi zawierać procedura zgłoszeń wewnętrznych u podmiotu prawnego. Procedura powinna wskazywać jednostkę organizacyjną, osobę albo podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń, a także sposoby ich przekazywania i adres do kontaktu sygnalisty. Musi również określać bezstronną jednostkę lub osobę odpowiedzialną za działania następcze, w tym weryfikację zgłoszenia, kontakt z sygnalistą, uzyskiwanie dodatkowych informacji oraz przekazywanie informacji zwrotnej. Ta sama jednostka lub osoba może przyjmować zgłoszenia i podejmować działania następcze, jeżeli zapewnia bezstronność.

Procedura powinna regulować postępowanie z informacjami zgłoszonymi anonimowo. Przewiduje także obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu. Działania następcze należy podejmować z zachowaniem należytej staranności. Informacja zwrotna powinna zostać przekazana w maksymalnym terminie 3 miesięcy, liczonym od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia albo, gdy potwierdzenia nie przekazano, od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, z uwzględnieniem braku adresu do kontaktu.

Procedura musi też zawierać zrozumiałe i łatwo dostępne informacje o zgłoszeniach zewnętrznych. Może dodatkowo obejmować naruszenia, o których mowa w art. 3 ust. 2, czynniki ryzyka związane z działalnością podmiotu, informację o możliwości pominięcia procedury wewnętrznej oraz system zachęt do korzystania z tej procedury. W praktyce przepis porządkuje cały przebieg obsługi zgłoszenia, od jego przyjęcia po działania następcze i komunikację z sygnalistą.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2024 r. poz. 928.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

Art. 24.Art. 26.