Kwalifikowany podpis

Kwalifikowany podpis elektroniczny to szczególny rodzaj podpisu elektronicznego, który jest składany przy użyciu kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu lub rozwiązania równoważnego oraz opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Certyfikat potwierdza tożsamość osoby podpisującej i jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Podpis pozwala powiązać dokument z podpisującym oraz sprawdzić, czy treść dokumentu nie została zmieniona po jego złożeniu.

Podpis kwalifikowany jest najbardziej formalną postacią podpisu elektronicznego. Nie należy go utożsamiać ze skanem podpisu własnoręcznego, obrazem podpisu w dokumencie ani zwykłym podpisem elektronicznym, na przykład wpisanym imieniem i nazwiskiem w wiadomości. Może być składany za pomocą karty kryptograficznej, tokena lub rozwiązania zdalnego, jeżeli spełnia ono wymagania dotyczące kwalifikowanego podpisu.

Znaczenie prawne

Kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje w Unii Europejskiej skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. W polskim prawie złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej opatrzonej takim podpisem jest formą elektroniczną czynności prawnej. W przypadkach, w których przepisy wymagają formy pisemnej, forma elektroniczna może więc spełniać ten wymóg, chyba że szczególny przepis stanowi inaczej.

Podpis jest wykorzystywany między innymi w:

• postępowaniach sądowych i administracyjnych, w tym przy składaniu pism i wniosków przez systemy teleinformatyczne,
• sprawach rejestrowych oraz czynnościach związanych ze spółkami,
• obrocie cywilnoprawnym i gospodarczym,
• elektronicznym prowadzeniu i przekształcaniu dokumentacji pracowniczej,
• podpisywaniu dokumentów urzędowych i oświadczeń woli.

Kwalifikowany podpis elektroniczny dotyczy osoby fizycznej. Nie jest tym samym co kwalifikowana pieczęć elektroniczna, która służy do potwierdzania pochodzenia dokumentu od podmiotu, na przykład organu lub przedsiębiorcy. Wymóg opatrzenia dokumentu podpisem kwalifikowanym oznacza co do zasady konieczność podpisania go przez wskazaną osobę, a nie jedynie opatrzenia pieczęcią podmiotu.