Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny to dane w postaci elektronicznej, które są dołączone do innych danych lub z nimi logicznie powiązane i służą do podpisania dokumentu albo potwierdzenia tożsamości osoby składającej oświadczenie. Umożliwia ustalenie, kto podpisał dokument, oraz potwierdzenie, że jego treść nie została zmieniona po podpisaniu.

W prawie wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje podpisu elektronicznego:

• zwykły podpis elektroniczny, którym może być dowolny sposób oznaczenia dokumentu w formie elektronicznej, na przykład wpisanie imienia i nazwiska w formularzu;
• zaawansowany podpis elektroniczny, powiązany jednoznacznie z podpisującym, umożliwiający jego identyfikację i wykazujący, czy treść dokumentu została zmieniona;
• kwalifikowany podpis elektroniczny, składany przy użyciu kwalifikowanego urządzenia i opartego na kwalifikowanym certyfikacie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma, co do zasady, skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Może więc służyć do składania oświadczeń woli w formie elektronicznej, jeżeli przepisy wymagają formy pisemnej i dopuszczają jej zachowanie w ten sposób. Podpis zaufany i podpis osobisty są odrębnymi sposobami uwierzytelniania, które w określonych procedurach publicznych mogą być uznawane za wystarczające obok podpisu kwalifikowanego.

Podpis elektroniczny występuje w postępowaniach administracyjnych, cywilnych i podatkowych, w obrocie gospodarczym oraz w sprawach pracowniczych. Służy między innymi do składania pism procesowych i wniosków, podpisywania dokumentów przekazywanych organom publicznym, zawierania lub zmieniania umów spółek przy użyciu wzorców udostępnianych w systemach teleinformatycznych, a także prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej. W zależności od przepisu wymagany może być konkretny rodzaj podpisu, zwłaszcza podpis kwalifikowany. Samo opatrzenie pliku oznaczeniem osoby nie zawsze spełnia wymagania dotyczące podpisu określone w danej procedurze.