Dokument elektroniczny

Dokument elektroniczny to wyodrębniona treściowo całość informacji, uporządkowana w określonej strukturze i zapisana na informatycznym nośniku danych. Może powstać bezpośrednio w systemie teleinformatycznym albo w wyniku zapisania w postaci cyfrowej treści wcześniej utrwalonej w inny sposób. Obejmuje nie tylko samą treść, lecz także dane pozwalające ją odczytać, uporządkować, zidentyfikować i, w razie potrzeby, ustalić historię jej utworzenia lub zmian.

Dokument elektroniczny może mieć postać między innymi pliku, formularza elektronicznego, zapisu w rejestrze albo dokumentu wytworzonego i przechowywanego w systemie teleinformatycznym. Sam fakt zapisania informacji cyfrowo nie oznacza jeszcze, że dokument został podpisany, uwierzytelniony lub że wywołuje skutki właściwe dla formy pisemnej. Te właściwości mogą wynikać z przepisów szczególnych, zastosowanego podpisu elektronicznego, pieczęci elektronicznej, sposobu doręczenia albo zabezpieczeń systemu.

Najważniejsze cechy dokumentu elektronicznego:

• jest zapisany w postaci cyfrowej i może być utrwalany, kopiowany oraz przekazywany za pomocą systemów teleinformatycznych;
• może zawierać dane tekstowe, graficzne, dźwiękowe lub inne dane cyfrowe;
• może być opatrzony podpisem elektronicznym, znacznikiem czasu lub innymi danymi służącymi do potwierdzenia jego pochodzenia i integralności;
• może stanowić dowód, jednak jego wiarygodność podlega ocenie na podstawie treści, sposobu powstania, zabezpieczeń i innych dostępnych informacji.

Pojęcie występuje w postępowaniu cywilnym, prawie cywilnym, administracji publicznej, budownictwie, planowaniu przestrzennym, prawie ochrony środowiska oraz prawie o ruchu drogowym. Dokumenty elektroniczne służą między innymi do składania wniosków, prowadzenia rejestrów, sporządzania protokołów, przekazywania pism sądowych i udostępniania danych uprawnionym użytkownikom. W niektórych sprawach przepisy dopuszczają wybór między dokumentem papierowym a elektronicznym, a w innych wymagają określonego formularza, formatu lub sposobu przekazania.

Dokument elektroniczny należy odróżnić od oświadczenia woli złożonego w formie elektronicznej. W prawie cywilnym zachowanie formy elektronicznej oświadczenia wymaga opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Z kolei dokument elektroniczny może istnieć również bez takiego podpisu, jeżeli przepisy nie uzależniają jego skuteczności od szczególnej formy lub uwierzytelnienia.