Art. 94¹¹. k.p. Zrównanie papierowej i elektronicznej postaci dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Komentarz do Art. 94¹¹. kp

Art. 94¹¹ Kodeksu pracy wprowadza istotne ułatwienie dla pracodawców w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przepis ten stanowi, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Oznacza to, że pracodawcy mogą wybierać między tradycyjną formą papierową a nowoczesną formą elektroniczną, bez obawy o utratę zgodności z przepisami prawa.

Komentarz do tego przepisu można podzielić na kilka kluczowych aspektów:

Równoważność form: Przepis jednoznacznie wskazuje, że obie formy dokumentacji - papierowa i elektroniczna - są traktowane na równi pod względem prawnym. Oznacza to, że dokumenty elektroniczne mają taką samą moc dowodową jak ich papierowe odpowiedniki.
Ułatwienia dla pracodawców: Wprowadzenie możliwości prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej może znacząco obniżyć koszty związane z jej przechowywaniem i zarządzaniem. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją mogą również zwiększyć efektywność i ułatwić dostęp do potrzebnych informacji.
Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami: Pracodawcy decydujący się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej muszą zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa, aby chronić dane osobowe pracowników. Obejmuje to zabezpieczenia techniczne i organizacyjne, które zapobiegają nieautoryzowanemu dostępowi, utracie lub uszkodzeniu danych.
Przepisy wykonawcze: Warto zwrócić uwagę na przepisy wykonawcze, które mogą określać szczegółowe wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej. Pracodawcy powinni być świadomi tych wymagań i dostosować swoje systemy informatyczne do obowiązujących standardów.
Przechowywanie dokumentacji: Przepis nie zmienia obowiązku przechowywania dokumentacji przez określony czas, zgodnie z innymi przepisami prawa pracy. Pracodawcy muszą nadal przestrzegać tych terminów, niezależnie od wybranej formy dokumentacji.
Dostępność dla pracowników: Pracodawcy muszą zapewnić pracownikom dostęp do ich dokumentacji, niezależnie od formy jej prowadzenia. W przypadku dokumentacji elektronicznej może to oznaczać konieczność udostępnienia odpowiednich narzędzi lub platform, które umożliwią pracownikom przeglądanie i pobieranie dokumentów.

Podsumowując, art. 94¹¹ Kodeksu pracy stanowi istotny krok w kierunku modernizacji i cyfryzacji procesów zarządzania dokumentacją pracowniczą. Pracodawcy, którzy zdecydują się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, muszą jednak pamiętać o konieczności zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń oraz zgodności z przepisami prawa.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2023 r. poz. 1465.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

dokumentacja pracownicza

przechowywanie dokumentacji

Art. 94¹⁰. kp Art. 94¹². kp