1. Dokumentacja medyczna służby medycyny pracy w zakresie profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującymi obejmuje:
1) dokumentację medyczną indywidualną, którą stanowi karta badania profilaktycznego;
2) dokumentację medyczną zbiorczą, którą stanowią:
b) rejestr orzeczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy,
c) księga przeprowadzonych kontroli,
d) księga podejrzeń oraz rozpoznań chorób zawodowych,
e) księga udzielonych konsultacji, o których mowa w art. 17 pkt 1 ustawy,
f) księgi odwołań od treści orzeczeń wydanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b i c ustawy,
g) księga wizytacji stanowisk pracy.
2. Wzór karty badania profilaktycznego, o której mowa w ust. 1 pkt 1, określa załącznik do rozporządzenia.
Świadczenia zdrowotne służby medycyny pracy niewchodzące w zakres profilaktycznej opieki zdrowotnej są dokumentowane na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2024 r. poz. 581 oraz z 2026 r. poz. 26) lub odrębnych przepisach prawa.
Zakres informacji zawartych w rejestrze orzeczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy określają przepisy wydane na podstawie art. 229 § 8 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277, 807, 1423 i 1661 oraz z 2026 r. poz. 25 i 473).
Rejestr orzeczeń lekarskich wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy, zawiera:
2) imię i nazwisko oraz adres zamieszkania osoby, której wydano orzeczenie;
3) dane identyfikacyjne miejsca pobierania nauki lub miejsca pracy osoby badanej (nazwę i adres placówki dydaktycznej lub nazwę i adres pracodawcy);
4) określenie rodzaju wydanego orzeczenia;
5) datę wydania orzeczenia;
1. Księgę przeprowadzonych kontroli w odniesieniu do podstawowych jednostek służby medycyny pracy prowadzi wojewódzki ośrodek medycyny pracy.
2. Księga przeprowadzonych kontroli, o której mowa w ust. 1, zawiera:
2) dane identyfikacyjne jednostki lub osoby kontrolowanej (nazwę, adres, a w przypadku lekarza i pielęgniarki wykonujących indywidualną praktykę, specjalistyczną indywidualną lub grupową praktykę: imię i nazwisko, adres miejsca wykonywania praktyki, numer z rejestru lekarza lub pielęgniarki); 3) datę rozpoczęcia i datę zakończenia kontroli;
4) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób przeprowadzających kontrolę;
6) podstawowe ustalenia kontroli;
7) zalecenia pokontrolne, ich adresatów i terminy realizacji.
1. Księga podejrzeń oraz rozpoznań chorób zawodowych zawiera:
2) dane identyfikacyjne osoby badanej (imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, o ile został nadany, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby badanej);
3) dane identyfikacyjne miejsca pracy osoby badanej (nazwę i adres pracodawcy);
4) datę skierowania na badanie w związku z podejrzeniem choroby zawodowej;
5) datę zarejestrowania podejrzenia o chorobę zawodową;
6) rozpoznanie choroby zawodowej i datę rozpoznania;
7) informację o przekazaniu sprawy (datę i nazwę instytucji, do której przekazano sprawę) oraz wynik postępowania.
2. Księgę, o której mowa w ust. 1, prowadzą:
1) podstawowe jednostki służby medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 pkt 1–4 i 7;
2) wojewódzkie ośrodki medycyny pracy i jednostki organizacyjne uczelni medycznych, prowadzące działalność w dziedzinie medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 pkt 1–3 i 5–7;
3) jednostki badawczo-rozwojowe w dziedzinie medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 pkt 1–3, 6 i 7.
Księga udzielonych konsultacji, o których mowa w art. 17 pkt 1 ustawy, zawiera:
2) datę skierowania na konsultację i datę konsultacji;
4) określenie podmiotu, na którego zlecenie udzielono konsultacji;
5) dane identyfikacyjne osoby badanej (imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, o ile został nadany, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby badanej).
1. Księga odwołań od treści orzeczeń wydanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy zawiera:
2) datę wniesienia odwołania;
3) dane identyfikacyjne podmiotu odwołującego się (imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, o ile został nadany, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby odwołującej się lub nazwę i adres pracodawcy);
4) przedmiot odwołania (treść wydanego orzeczenia);
5) datę wydania powtórnego orzeczenia oraz treść orzeczenia ustaloną na podstawie ponownego badania lekarskiego; 6)4) datę przekazania orzeczenia do jednostki służby medycyny pracy, w której wydano orzeczenie stanowiące przedmiot odwołania. 2. Księgę, o której mowa w ust. 1, prowadzą:
1) podstawowe jednostki służby medycyny pracy oraz wojewódzkie ośrodki medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 pkt 1–4 – w odniesieniu do odwołań od treści orzeczeń wydanych przez te jednostki;
2) wojewódzkie ośrodki medycyny pracy oraz jednostki badawczo-rozwojowe w dziedzinie medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 – w odniesieniu do rozpatrywanych odwołań.
3. Księga odwołań od treści orzeczeń wydawanych do celów określonych w art. 6 ust. 1 pkt 2 lit. c ustawy zawiera:
2) datę wniesienia odwołania;
3) dane identyfikacyjne podmiotu odwołującego się (imię i nazwisko, adres miejsca zamieszkania, numer PESEL, o ile został nadany, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość osoby odwołującej się lub nazwę i adres placówki dydaktycznej);
4) przedmiot odwołania (treść wydanego orzeczenia);
5) datę wydania powtórnego orzeczenia oraz treść orzeczenia ustaloną na podstawie ponownego badania lekarskiego;
6) datę przekazania informacji o wydanym orzeczeniu do jednostki służby medycyny pracy, w której wydano orzeczenie stanowiące przedmiot odwołania.
4. Księgę, o której mowa w ust. 3, prowadzą:
1) podstawowe jednostki służby medycyny pracy w zakresie danych wymienionych w ust. 3 pkt 1–4 – w odniesieniu do odwołań od treści orzeczeń wydawanych przez te jednostki;
2) wojewódzkie ośrodki medycyny pracy – w zakresie danych wymienionych w ust. 1 – w odniesieniu do rozpatrywanych odwołań.
1. Księga wizytacji stanowisk pracy zawiera:
2) datę przeprowadzonej wizytacji;
3) dane identyfikacyjne pracodawcy, u którego dokonano wizytacji stanowisk pracy;
4) wykaz stanowisk pracy, na których przeprowadzono wizytację, wraz z oceną zagrożeń dla zdrowia i życia pracujących, występujących na tych stanowiskach;
5) wnioski wynikające z oceny zagrożeń oraz adnotacje o sposobie przekazania pracodawcy tych wniosków.
2. Księgę wizytacji stanowisk pracy prowadzą podstawowe jednostki służby medycyny pracy oraz pielęgniarki wykonujące wizytacje stanowisk pracy w ramach praktyki indywidualnej.
1. Dokumentacja medyczna jest własnością podmiotów obowiązanych do jej prowadzenia.
2. Jeżeli zadania z zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracującym przejmuje inna jednostka służby medycyny pracy, indywidualną dokumentację medyczną osoby objętej opieką przekazuje się tej jednostce za pokwitowaniem w sposób zapewniający ochronę danych osobowych. 3. W przypadku zakończenia działalności przez podstawową jednostkę służby medycyny pracy dokumentacja medyczna tej jednostki jest przekazywana do właściwego terytorialnie wojewódzkiego ośrodka medycyny pracy. 1. Dokumentacja medyczna jest przechowywana przez jednostkę służby medycyny pracy, która ją prowadzi.
2. Dokumentację medyczną przechowuje się w warunkach zapewniających ochronę danych w niej zawartych oraz zabezpieczających przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, a także umożliwiających jej wykorzystanie bez zbędnej zwłoki. 1.5) Okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, w tym w odniesieniu do pracowników zawodowo narażonych na działanie substancji reprotoksycznych, wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, a w odniesieniu do pracowników zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne oraz biologiczne 3 lub 4 grupy zagrożenia, które mogą być przyczyną choroby, o której mowa w przepisach wydawanych na podstawie art. 2221 § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – 40 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu.
Formularze druków określonych w załącznikach do rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 15 września 1997 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy oraz sposobu jej prowadzenia i przechowywania (Dz. U. poz. 768 oraz z 2003 r. poz. 328) mogą być stosowane po dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, jednak niedłużej niż do dnia 31 grudnia 2010 r.
Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia6).7) WZÓR