Sygn. akt KIO 755/25
POSTANOWIENIE
Warszawa, dnia 11 marca 2025 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodniczący:Maksym Smorczewski
po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron postępowania odwoławczego odwołania wniesionego do
Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 3 marca 2025 r. przez wykonawcę IMC Projekt spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie
w postępowaniu prowadzonym przez Polską Akademię Nauk
postanawia:
1.zwraca wniesione odwołanie,
2.nakazuje zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz IMC Projekt spółka z ograniczoną
odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie kwoty 7 500 z ł (siedem tysięcy pięćset złotych) uiszczonej tytułem
wpisu od odwołania.
Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.
Przewodniczący:………………………..
Sygn. akt: KIO 755/25
UZASADNIENIE
3 marca 2025 r. wykonawca IMC Projekt spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie
(dalej jako „Odwołujący”) wniósł odwołanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego o nazwie „Wykonanie
inwentaryzacji architektoniczno-budowlanej oraz ekspertyzy stanu technicznego budynku Pałacu Staszica w Warszawie”
(dalej jako „Postępowanie”), prowadzonym przez Polską Akademię Nauk (dalej jako „Zamawiający”).
Odwołanie w imieniu Odwołującego wniósł adwokat, który przy tej czynności nie dołączył do akt sprawy
pełnomocnictwa uprawniającego do reprezentowania Odwołującego w postępowaniu odwoławczym ani jego
wierzytelnego odpisu. Do odwołania został załączony wyłącznie wydruk, który nie obejmuje podpisu mocodawcy
(prezesa zarządu Odwołującego), a jedynie zawiera imię i nazwisko prezesa zarządu Odwołującego ze stwierdzeniem
„dokument podpisany elektronicznie podpisem zaufanym”, którego zgodność z oryginałem została potwierdzona przez
ww. adwokata.
6 marca 2025 r. Odwołujący na podstawie art. 518 ust. 1 w związku z art. 519 ust. 4 ustawy z dnia 11 września
2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej jako „Pzp”) został wezwany do złożenia w terminie 3 dni od dnia doręczenia
wezwania dokumentu potwierdzającego umocowanie ww. adwokata do reprezentowania Odwołującego w terminie 3 dni
od dnia doręczenia wezwania.
10 marca 2025 r. Odwołujący złożył w pliku opatrzonym podpisem zaufanym ww. adwokata pismo zatytułowane
„pismo pełnomocnika odwołującego” w postaci elektronicznej oraz dokument zatytułowany „pełnomocnictwo” w postaci
elektronicznej.
Zgodnie z art. 511 ust. 1 Pzp „pełnomocnik jest obowiązany, przy pierwszej czynności przed Prezesem Izby lub
przed Izbą, dołączyć do akt sprawy pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa”. Art.
516 ust. 2 pkt 3) Pzp stanowi, że „do odwołania dołącza się dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania
odwołującego”. Stosownie do art. 518 ust. 1 Pzp „jeżeli odwołanie nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek
niezachowania warunków formalnych, braku pełnomocnictwa lub braku dowodu uiszczenia wpisu w terminie, o którym
mowa w art. 517 ust. 2, Prezes Izby wzywa odwołującego, pod rygorem zwrócenia odwołania, do poprawienia lub
uzupełnienia odwołania lub złożenia dowodu uiszczenia wpisu lub dokumentu potwierdzającego umocowanie do
reprezentowania odwołującego, w terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania”. W art. 519 ust. 1 Pzp określono, że „w
przypadku nieuiszczenia wpisu w terminie, o którym mowa w art. 517 ust. 2, oraz po bezskutecznym upływie terminu, o
którym mowa w art. 518 ust. 1, Prezes Izby zwraca odwołanie w formie postanowienia”, zaś w art. 519 ust. 4 Pzp, iż
„Przepisy ust. 1-3 stosuje się w przypadku niezachowania warunków formalnych odwołania lub braku pełnomocnictwa,
stwierdzonych przez skład orzekający. Kompetencje Prezesa Izby przysługują składowi orzekającemu.”.
Izba stwierdziła, że złożony do akt sprawy 10 marca 2025 r. dokument zatytułowany „pełnomocnictwo” nie jest
opatrzony jakimkolwiek podpisem osoby będącej piastunem organu reprezentującego Odwołującego (prezesa zarządu
Odwołującego) – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym ani podpisem
własnoręcznym - i zawiera jedynie imię i nazwisko prezesa zarządu Odwołującego ze stwierdzeniem „dokument
podpisany elektronicznie podpisem zaufanym”, a ponadto, że dokument ten zawiera także potwierdzenie zgodności z
oryginałem, opatrzone własnoręcznym podpisem ww. adwokata, z czego wynika, że jest on cyfrowym odwzorowaniem
dokumentu sporządzonego w postaci papierowej.
W sytuacji, gdy przedmiotowy dokument zatytułowany „pełnomocnictwo” nie jest opatrzony kwalifikowanym
podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby będącej piastunem organu
reprezentującego Odwołującego (prezesa zarządu Odwołującego) samo to, że ma on postać elektroniczną nie pozwala
na przyjęcie, że jest on pełnomocnictwem (udzielonym) w formie elektronicznej bądź postaci elektronicznej.
Wobec braku własnoręcznego podpisu takiej osoby przedmiotowy dokument zatytułowany „pełnomocnictwo”
niewątpliwie nie jest pełnomocnictwem (udzielonym) w formie pisemnej.
Dokument ten nie może być uznany za odpis pełnomocnictwa. Należy stwierdzić, że jest on cyfrowym
odwzorowaniem dokumentu sporządzonego w postaci papierowej – wydruku załączonego do odwołania - który, jak
wskazano powyżej, nie zawiera podpisu osoby będącej piastunem organu reprezentującego Odwołującego (prezesa
zarządu Odwołującego), a jedynie imię i nazwisko prezesa zarządu Odwołującego ze stwierdzeniem „dokument
podpisany elektronicznie podpisem zaufanym”, które podpisem nie jest.
Wymaga wskazania, że w postanowieniach Sądu Najwyższego z dnia 15 października 2021 r., wydanym w
sprawie o sygn. akt IV CSK 19/21, oraz z dnia 28 lipca 2022 r., wydanym w sprawie o sygn. akt I CSK 2423/22,
wskazano, że „uwierzytelnienie dokonane na wydruku, który nie obejmuje podpisów mocodawców, a jedynie wydruk
obejmujący ich imiona i nazwiska ze stwierdzeniami „elektronicznie podpisany przez” nie czyni zadość wymaganiom
określonym w art. 89 § 1 KPC”. Zważywszy, że zgodnie z art. 89 § 1 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks
postępowania cywilnego „Pełnomocnik jest obowiązany przy pierwszej czynności procesowej dołączyć do akt sprawy
pełnomocnictwo z podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa wraz z odpisem dla strony przeciwnej.
Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej mogą sami
uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie.
Złożenie dokumentu wykazującego umocowanie lub jego uwierzytelnionego odpisu nie jest wymagane, jeżeli
stwierdzenie przez sąd umocowania jest możliwe na podstawie wykazu lub innego rejestru, do którego sąd ma dostęp
drogą elektroniczną.”, norma wynikająca z tego przepisu w zakresie obowiązku dołączenia do akt sprawy
pełnomocnictwa z podpisem mocodawcy lub wierzytelnego odpis pełnomocnictwa jest identyczna z normą wynikającą z
art. 511 ust. 1 zdanie pierwsze Pzp. Powyższe uzasadnia uznanie, że stanowiska wyrażone w ww. postanowieniach w
pełni można odnosić do art. 511 ust. 1 zdanie pierwsze Pzp, i ich podzielenie w zakresie interpretacji i stosowania tego
przepisu.
Należy wskazać, że w obowiązkowi wynikającemu art. 511 ust. 1 zdanie pierwsze Pzp można zadośćuczynić
składając pełnomocnictwo w postaci elektronicznej z podpisem mocodawcy, natomiast w przypadku takiego dokumentu
nie można mówić o jego kopii czy odpisie. W sytuacji, gdy plik zawierający dokument sporządzony w postaci
elektronicznej zostanie zwielokrotniony (skopiowany), dokument znajdujący się w pliku stanowiącym kopię innego pliku,
jest tym samym dokumentem (takim samym „oryginałem”), co dokument znajdujący się w pliku, który został
zwielokrotniony (skopiowany).
Przepisy Pzp regulujące postępowanie odwoławcze nie przewidują przy tym możliwości złożenia wydruku
pełnomocnictwa w postaci elektronicznej z podpisem mocodawcy, natomiast w postępowaniu o udzielenie zamówienia
publicznego zgodnie z § 9 ust. 5 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu
sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków
komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie możliwe jest przekazanie
zamawiającemu przez wykonawcę uwierzytelnionego wydruku wizualizacji treści dokumentu potwierdzającego
umocowanie do reprezentowania, wystawionego przez upoważniony podmiot jako dokument elektroniczny, lecz
stosownie do § 9 ust. 6 tego rozporządzenia „uwierzytelniony wydruk, o którym mowa w ust. 5, zawiera w szczególności
identyfikator dokumentu lub datę wydruku, a także własnoręczny podpis odpowiednio wykonawcy, wykonawcy wspólnie
ubiegającego się o udzielenie zamówienia, podmiotu udostępniającego zasoby lub podwykonawcy albo uczestnika
konkursu, potwierdzający zgodność wydruku z treścią dokumentu elektronicznego”. Oznacza to, że uwierzytelniony
wydruk wizualizacji treści udzielonego przez wykonawcę pełnomocnictwa sporządzonego w postaci elektronicznej musi
zawierać (być opatrzony) własnoręcznym podpisem wykonawcy.
Mając na uwadze powyższe, a także okoliczność, że złożony do akt sprawy 10 marca 2025 r. dokument
zatytułowany „pełnomocnictwo” jest cyfrowym odwzorowaniem dokumentu sporządzonego w postaci papierowej –
wydruku załączonego do odwołania – oraz że zarówno ten dokument, jak i ten wydruk, jak wskazano powyżej, nie
zawiera podpisu osoby będącej piastunem organu reprezentującego Odwołującego (prezesa zarządu Odwołującego),
Izba uznała, że nie stanowi wierzytelnego odpisu pełnomocnictwa, o którym mowa w art. 511 ust.1 zdanie pierwsze Pzp,
cyfrowe odwzorowania przedmiotowego wydruku ani sam wydruk, które nie obejmuje podpisu osoby będącej piastunem
organu reprezentującego Odwołującego (prezesa zarządu Odwołującego), a zawiera jedynie imię i nazwisko prezesa
zarządu Odwołującego ze stwierdzeniem „dokument podpisany elektronicznie podpisem zaufanym”, którego zgodność z
oryginałem została potwierdzona przez adwokata, który wniósł odwołanie w imieniu Odwołującego.
W konsekwencji złożenie do akt sprawy przedmiotowego odwzorowania czy wydruku nie czyni zadość
obowiązkowi wynikającemu z ww. przepisu.
Wobec powyższego należało uznać, że w terminie określonym w doręczonym Odwołującemu 6 marca 2024 r.
wezwaniu do złożenia dokumentu potwierdzającego umocowanie ww. adwokata do reprezentowania Odwołującego w
terminie 3 dni od dnia doręczenia wezwania Odwołujący nie złożył żadnego dokumentu potwierdzającego umocowanie
ww. adwokata do reprezentowania Odwołującego.
W tym stanie rzeczy należało przyjąć, że termin do złożenia dokumentu potwierdzającego umocowanie do
reprezentowania odwołującego, tj. termin określony w art. 518 ust. 1 Pzp upłynął bezskutecznie, a zatem że odwołanie
podlega zwrotowi na podstawie art. 519 ust. 1 i 4 Pzp,.
O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 557 Pzp oraz § 6 rozporządzenia
Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania
odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania. Zgodnie z art. 557 Pzp „w
wyroku oraz w postanowieniu kończącym postępowanie odwoławcze Izba rozstrzyga o kosztach postępowania
odwoławczego”, stosownie zaś do § 6 ww. rozporządzenia „w przypadku zwrotu odwołania odwołującemu zwraca się z
rachunku Urzędu kwotę uiszczoną tytułem wpisu.”.
Zgodnie z tymi przepisami Izba w punkcie 2 postanowienia nakazała dokonanie zwrotu na rzecz Odwołującego
kwoty uiszczonej z tytułu wpisu od odwołania.
Przewodniczący: …………………………..