Sygn. akt: KIO 710/26
KIO 945/26
WYROK
Warszawa, 2 kwietnia 2026 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodniczący: Ernest Klauziński
Protokolant: Mikołaj Kraska
po rozpoznaniu na rozprawie odwołań wniesionych do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej
16 lutego (KIO 710/26) i 2 marca 2026 r. (KIO 945/26) przez odwołującego: wykonawców wspólnie ubiegających się o
udzielenie zamówienia:
1.Holding Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
z siedzibą w Grodzisku Wielkopolskim
2.Green Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
z siedzibą w Warszawie
3.Hunters Ochrona Plus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą
w Warszawie
4.HUNTERS MONITORING spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą
w Grodzisku Wielkopolskim
5.Hunters Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni,
w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego: Sąd Rejonowy w Trzciance
orzeka:
1.Uwzględnia oba odwołania i nakazuje zamawiającemu:
1.1unieważnienie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej,
1.2dokonanie ponownej oceny ofert, w tym odrzucenie oferty wykonawcy Agencja Detektywistyczna i Ochrony
JOKER spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
z siedzibą w Poznaniu,
1.3udostępnienie Odwołującemu w zakresie objętym żądaniem protokołu postępowania wraz z załącznikami w
sposób zgodny z wymaganiami ustawy Prawo zamówień publicznych i aktów wykonawczych.
2.Kosztami postępowania w sprawie o sygn. akt KIO 710/26 obciąża zamawiającego i:
2.1zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych
zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące
sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszt wynagrodzenia pełnomocnika odwołującego.
2.2Zasądza od zamawiającego na rzecz odwołującego 11 100 zł 00 gr (jedenaście tysięcy sto złotych zero groszy)
tytułem zwrotu kosztów postępowania odwoławczego.
3.Kosztami postępowania w sprawie o sygn. akt KIO 945/26 obciąża zamawiającego i:
3.1zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (siedem tysięcy pięćset złotych
zero groszy) uiszczoną przez odwołującego tytułem wpisu od odwołania oraz 3 600 zł 00 gr (trzy tysiące
sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszt wynagrodzenia pełnomocnika odwołującego.
3.2Zasądza od zamawiającego na rzecz odwołującego 11 100 zł 00 gr (jedenaście tysięcy sto złotych zero groszy)
tytułem zwrotu kosztów postępowania odwoławczego.
Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga
za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień
Publicznych.
Przewodniczący ……………………………………………..............
Sygn. akt: KIO 710/26
KIO 945/26
Uzasadnie nie
Sąd Rejonowy w Trzciance (dalej: Zamawiający) prowadzi na podstawie przepisów ustawy
z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: Pzp) postępowanie w trybie podstawowym pn. „Świadczenie
usług ochrony fizycznej i dozoru mienia oraz usług monitorowania sygnałów alarmowych i przeciwpożarowych w
budynkach Sądu Rejonowego w Trzciance położonego przy ul. Staszica 1 i 3 oraz w Czarnkowie przy ul. Ppłk
Orłowskiego 1” (nr: D.261.2.2026), zwane dalej postępowaniem.
Ogłoszenie o zamówieniu opublikowane zostało 28 stycznia 2026 r. w Biuletynie Zamówień Publicznych pod numerem
2026/BZP 00074433/01.
16 lutego 2026 r. wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:
Holding Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
z siedzibą w Grodzisku Wielkopolskim, Green Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z
siedzibą w Warszawie, Hunters Ochrona Plus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie,
HUNTERS MONITORING spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Grodzisku Wielkopolskim, Hunters
Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni (dalej: Odwołujący), wnieśli odwołanie i zarzucili
Zamawiającemu naruszenie:
1.art. 18 ust. 1 Pzp oraz art. 74 ust. 1 i 2 Pzp w zw. z art. 79 ust. 1 i 2 Pzp w zw. z § 5
ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z 18 grudnia 2020 r.
w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz.
U. poz. 2434, dalej: „rozporządzenie ws. protokołu postępowania”) przez zaniechanie udostępnienia Odwołującemu
protokołu postępowania wraz z załącznikami, w zakresie objętym żądaniem Odwołującego,
w sposób i w formie zgodnych z wymaganiami Pzp, w szczególności przez:
a.odmowę udostępnienia protokołu postępowania wraz z załącznikami w sposób
i formie zgodnej z ustawą Pzp,
b.wskazanie, że „oryginały dokumentów” (protokołu i załączników) są „dostępne
do wglądu w Sądzie Rejonowym w Trzciance”, a nadto
c.„oryginalna dokumentacja zostanie przekazana Organowi Odwoławczemu”,
co jednocześnie narusza jawność Postępowania i ogranicza prawo wykonawcy
do skorzystania ze środków ochrony prawnej,
2.art. 274 ust. 1 Pzp w zw. z art. 16 pkt 1, 2 i 3 Pzp przez dokonanie wyboru oferty wykonawcy Joker jako
najkorzystniejszej, z pominięciem zakończenia kwalifikacji podmiotowej tego wykonawcy oraz czynności
przewidzianych ustawą Pzp, niezbędnych do skutecznego wyboru oferty jako najkorzystniejszej, polegających na
weryfikacji podstaw wykluczenia oraz spełnienia warunków udziału w postępowaniu bez dokumentów
podmiotowych, których Zamawiający żądał w dokumentach postępowania;
3.art. 18 ust. 1 i 3 Pzp przez zaniechanie odtajnienia szczegółowego kosztorysu wykonawcy Joker błędnie uznanego
za skutecznie zastrzeżony jako zawierający informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11
ust. 2 Uznk, mimo, że zastrzeżenie informacji jako tajemnica przedsiębiorstwa nastąpiło w sposób spóźniony,
4.art. 18 ust. 1 i 3 w zw. z art. 11 ust. 2 Uznk przez zaniechanie odtajnienia szczegółowego kosztorysu wykonawcy
Joker błędnie uznanego za skutecznie zastrzeżony jako zawierający informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa
w rozumieniu Uznk,
mimo, że wykonawca Joker nie wykazał w sposób skuteczny, że stanowią one tajemnicę przedsiębiorstwa w
rozumieniu art. 11 ust. 2 Uznk,
5.art. 274 ust. 1 w zw. z art. 61 ust. 1 oraz w zw. z § 2 ust. 1 i 2 § i 3 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania
i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków
komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. poz. 2452,
dalej: „rozporządzenie
ws. komunikacji elektronicznej”) przez wezwanie wykonawcy Joker do uzupełnienia dokumentów (w tym
podmiotowych środków dowodowych) w sposób wadliwy –
tj. dopuszczając ich przekazanie osobiście lub mailowo.
Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:
1.unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej;
2.unieważnienia czynności wezwania Joker do złożenia dokumentów, w tym podmiotowych środków dowodowych
oraz powtórzenia czynności w sposób zgodny
z ustawą Pzp;
3.ponownej oceny ofert w tym przeprowadzenia weryfikacji podmiotowej stosownie
do wymagań Pzp oraz na podstawie dokumentów określonych SWZ;
4.udostępnienia Odwołującemu w zakresie objętym żądaniem protokołu postępowania wraz z załącznikami w sposób
zgodny z wymaganiami Pzp i aktów wykonawczych,
5.odtajnienia szczegółowego kosztorysu zastrzeżonego przez wykonawcę Joker
jako tajemnica przedsiębiorstwa i udostępnienie Odwołującemu w sposób zgodny
z wymaganiami Pzp i aktów wykonawczych.
W uzasadnieniu Odwołujący wskazał m. in.:
1. Zaniechanie udostępnienia Odwołującemu w prawidłowy sposób protokołu Postępowania (zarzut w pkt 1 odwołania)
Odwołujący zaznacza i podkreśla, że naruszenia Pzp przez Zamawiającego mają charakter rażący oraz fundamentalny
w tak daleko idący sposób, że sporadycznie występują w praktyce udzielania zamówień publicznych. Nawiązując do
powyższego przytoczyć należy przepisy
P zp oraz zapisy SW Z nakładające na Zamawiającego poszczególne obowiązki oraz zestawić je z czynnościami oraz
zaniechaniami Zamawiającego.
Zgodnie z art. 61 ust. 1 Pzp:
„Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie
do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji
oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą,
z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej”.
Również w niniejszym Postępowaniu, w Rozdziale 6 SWZ, Zamawiający wskazał, że:
„Komunikacja Zamawiającego z wykonawcami /Oferentami odbywać się będzie elektronicznie za pomocą Portalu
ezamówienia pod adresem https://ezamowienia.gov.pl/, co oznacza,
że wszystkie pisma, zawiadomienia i komunikaty, a także zadawane pytania oraz udzielane odpowiedzi, będą
przekazywane przez niniejszy portal. (…) Zamawiający w wyjątkowych wypadkach dopuszcza komunikację mailową lub
telefoniczną na adresy: (…)”.
Stosownie do art. 71 ust. 1 Pzp Zamawiający dokumentuje przebieg postępowania
o udzielenie zamówienia, sporządzając w jego toku protokół postępowania. Zgodnie z art. 73 ust. 1 Pzp oferty, opinie
biegłych, oświadczenia, informacja z zebrania z wykonawcami, zawiadomienia, wnioski, dowód przekazania ogłoszenia
Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz
umowa
w sprawie zamówienia publicznego stanowią załączniki do protokołu postępowania.
Art. 79 ust. 1 Pzp stanowi z kolei, że:
„Wszystkie dokumenty, w tym dokumenty elektroniczne składane lub wykorzystywane
dla celów prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, a także przeprowadzanych wstępnych konsultacji
rynkowych, stanowiące załączniki do protokołu postępowania,
są przechowywane w oryginalnej postaci i formacie, w jakich zostały sporządzone
lub przekazane”.
Nadto § 5 ust. 1 i 2 rozporządzenia ws. protokołu postępowania stanowi, że:
„1. Protokół postępowania lub załączniki do protokołu postępowania udostępnia
się w oryginale lub kopii.
2. Udostępnianie protokołu postępowania lub załączników do protokołu postępowania następuje przy użyciu środków
komunikacji elektronicznej”.
10 lutego 2026 r., tj. wyboru oferty najkorzystniejszej, Odwołujący po raz pierwszy zwrócił
się do Zamawiającego o udostępnienie protokołu postępowania za pośrednictwem platformy zakupowej wskazując, że:
„Wnoszę o udostępnienie pełnej dokumentacji ofertowej wybranego Wykonawcy,
w szczególności wymaganych podmiotowych środków dowodowych o których mowa
w punkcie 10 SW Z. Termin na udostępnienie zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych. Przypominam, że
zgodnie z SW Z "natomiast do uzupełnienia pozostałych dokumentów zostanie wezwany Oferent, którego oferta będzie
najkorzystniejsza" przed wyborem Zamawiający wymaga od oferty najwyżej ocenionej przedłożenia dokumentów jako
warunek spełnienia warunków udziału w postępowaniu”.
Dowód: wniosek z 10 lutego 2026 r. o udostępnienie protokołu Postępowania – załącznik nr 5 do odwołania
W odpowiedzi na przedmiotowy wniosek Zamawiający przesłał skany dokumentów wykonawcy Joker, w sposób
następujący ustosunkowując się do wniosku Odwołującego:
„Dzień dobry Przesyłam skan dokumentów złożonych przez firmę Agencja Ochrony Joker Poznań w niniejszym
postępowaniu. Jedocześnie informuję, że Państwa wniosek oraz dokumenty zostaną udostępnione w dokumentacji
postepowania. Z poważaniem: Dyrektor Sądu Rejonowego w Trzciance (...)”
Dowód: odpowiedź Zamawiającego z 10 lutego 2026 r. – załącznik nr 6 do odwołania
Nadto 11 lutego 2026 r., Zamawiający udostępnił pismo, w którym wskazał:
„Szanowni Państwo,
W odpowiedzi na pismo Pana z 10.02.2026 informuję, że wybór najkorzystniejszej oferty nastąpiła zgodnie z przepisami
ustawy Prawo Zamówień Publicznych jak i zgodnie z zapisami Specyfikacji Warunków Zamówienia. Wykonawca złożył
wszystkie wymagane wraz z ofertą dokumenty a oferta zawiera kwotę świadczenia usług netto i brutto za 1 miesiąc
(kolumna 1b i 1d formularza ofertowego (wzór Sądu stanowiący załącznik nr 1 do SW Z), liczbę miesięcy usługi: 24
(kolumna 1e) oraz netto i brutto za 24 miesiące (kolumny 1f i kolumna 1 bez oznaczenia stanowiąca podsumowanie).
Złożone zostały także dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu – w tym kosztorys
szczegółowy z zastrzeżeniem klauzuli o tajemnicy przedsiębiorstwa oraz oświadczenie o spełnianiu tych warunków.
Zgodnie z Pana pismem otrzyma Pan skan wezwania z 10.02.2026 r. do uzupełnienia dokumentów wysłanego do
wybranego Oferenta, pozostałe dokumenty postepowania możliwe do udostępnienia zostały Państwu udostępnione
zarówno indywidualnie jak i na platformie
e-zamówień. Oryginały dokumentacji zostaną przekazane tylko i wyłącznie po wniesieniu odwołania odpowiedniemu
Organowi, ewentualnie istnieje możliwość wglądu w oryginalną dokumentację w Sądzie Rejonowym w Trzciance”.
Dowód: pismo Zamawiającego z 11 lutego 2026 r. – załącznik nr 7 do odwołania.
Zamawiający w odrębnej wiadomości przesłał skan uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa Joker.
Z uwagi na powyższe, 11 lutego 2026 r., Odwołujący celem zapobieżenia wszelkim wątpliwościom zwrócił się ponownie
o udostępnienie protokołu Postępowania:
„Szanowni Państwo, stosownie do przepisu art. 74 ust. 2 Pzp załączniki do protokołu postępowania udostępnia się po
dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty. Ponownie wnoszę o udostępnienie oryginalnych, podpisanych elektronicznie
dokumentów wybranego Wykonawcy, w tym wszelkich oświadczeń i wyjaśnień. Z poważaniem J.F.”
Dowód: pismo Odwołującego z 11 lutego 2026 r. – załącznik nr 8 do odwołania
Zamawiający do ponowionego wniosku ustosunkował się w sposób następujący:
„Dzień dobry Odmawiam udostepnienia oryginałów dokumentów- są do wglądu w Sądzie Rejonowym w Trzciance.
Oryginalna dokumentacja zostanie przekazana Organowi Odwoławczemu. Z poważaniem: Dyrektor Sądu Rejonowego w
Trzciance (…)”.
Dowód: pismo Zamawiającego z 11 lutego 2026 r. – załącznik nr 9 do odwołania.
W świetle powyższego jednoznacznym jest, że Zamawiający nie tylko zaniechał udostępnienia protokołu postępowania w
postaci odpowiadającej ustawie Pzp, lecz wprost odmówił jego przekazania co stanowi czynność nieznaną ustawie i
bezsprzecznie ograniczającą jawność Postępowania oraz prawo wykonawcy do korzystania ze środków ochrony
prawnej.
Jak wynika z cytowanych wyżej regulacji, komunikacja Zamawiającego z wykonawcami,
jak również przekazywanie dokumentów odbywa się z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Z § 5 ust. 2
rozporządzenia ws. protokołu postępowania wprost wynika,
że udostępnienie protokołu, jak i załączników następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. W treści § 5 ust.
3 rozporządzenia ws. protokołu postępowania wskazano
na wyjątki od ww. zasady zgodnie z którymi:
„Jeżeli udostępnienie protokołu postępowania lub załączników do protokołu postępowania albo ich części przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej byłoby utrudnione
lub niemożliwe:
1)z przyczyn o charakterze technicznym,
2)z przyczyn wynikających z przepisów odrębnych,
3)w przypadku odstąpienia od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej
z powodu zaistnienia jednej z sytuacji określonej w art. 65 ust. 1 ustawy,
4)w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa
- zamawiający niezwłocznie informuje o tym wnioskodawcę, wskazując, że udostępnienie, zgodnie z wyborem
zamawiającego, może nastąpić przez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie za
pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2020 r.
poz. 1041 i 2320)
lub za pośrednictwem posłańca”.
Żadne z ww. przyczyn nie wystąpiły, a Zamawiający nie poinformował o ich wystąpieniu
ani nie uzasadnił ich istnienia. W treści Rozdziału 6 pkt 6.2. SWZ, Zamawiający jedynie
„w wyjątkowych wypadkach” dopuścił komunikację mailową lub telefoniczną, jednak bezsprzecznie udostępnienie
protokołu wnioskującemu wykonawcy czy składanie oferty, podmiotowych środków dowodowych i innych dokumentów do
wyjątkowych wypadków nie należy, wprost przeciwnie – stanowi standardowy i obligatoryjny element postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego.
Z treści SW Z wynika jednoznacznie, że dokumenty wykonawcy Joker mogły zostać przekazane wyłącznie przy użyciu
środków komunikacji elektronicznej i w postaci elektronicznej, zatem winny być przekazane w takiej postaci jakiej zostały
przekazane Zamawiającemu przez Joker.
2. Zarzuty dotyczące nieprawidłowości związanych z badaniem, oceną ofert oraz kwalifikacją podmiotową wykonawcy
(zarzuty w pkt 2 i 3 odwołania)
Jak wynika z treści Rozdziału 9 pkt 9.1. SW Z, termin składania ofert wyznaczono na 10 lutego 2026 r. o godz. 10:00.
Otwarcie ofert miało nastąpić 10 lutego 2026 r., o godz. 10:30. 10 lutego o godz. 12:55 Zamawiający na stronie
postępowania jednocześnie zamieścił informację
z otwarcia ofert oraz o wyborze oferty najkorzystniejszej.
Na potrzeby argumentacji przedstawiając założenie, że badanie oraz ocena ofert nastąpiła wraz z jej otwarciem, a
zakończone zostały o godz. 12:55, uznać należy, że Zamawiający
w ciągu 2 godzin i 25 minut dokonał badania oraz oceny ofert, a także przeprowadził proces kwalifikacji podmiotowej.
Założenie to jednak jest błędne, gdyż w wiadomości datowanej
na godzinę 12:53 10 lutego 2026 r. Zamawiający wezwał wykonawcę Joker do udostępnienia brakujących dokumentów.
W treści wezwania Zamawiający wskazał, że dokumenty można dostarczyć osobiście bądź e-mailowo.
Tak sformułowane wezwanie, w świetle przytoczonych okoliczności stanowi de facto samoistne uzasadnienie zarzutu
odwoławczego, choć z daleko posuniętej ostrożności należy wskazać, że w trakcie dwóch minut nie jest możliwa
weryfikacja dokumentów wykonawcy Joker, w tym podmiotowych środków dowodowych, a nawet wątpliwe jest ich
otrzymanie. Zamawiający zatem pominął co najmniej jeden element niezbędny do dokonania wyboru oferty
najkorzystniejszej, tym bardziej, że zakres wymaganych ww. wezwaniem dokumentów jest szeroki.
Stosownie do art. 532 ust. 1 Pzp fakty powszechnie znane nie wymagają dowodu, a faktem tym jest, że w ciągu około
dwóch minut nie jest możliwe łącznie otrzymanie zwrotne dokumentów po wezwaniu oraz zweryfikowanie szeregu
dokumentów podmiotowych,
a następnie dokonanie czynności wyboru oferty najkorzystniejszej.
W ocenie Odwołującego dotychczasowe działanie Zamawiającego, a w szczególności odmowa udostępnienia protokołu,
łączne publikowanie informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej oraz informacji z otwarcia ofert, jak i sposób
sformułowania SWZ, poddaje pod wątpliwość czy Zamawiający prawidłowo dokonał oceny ofert w sposób pozwalający
(2 minuty przed wyborem oferty najkorzystniejszej) wystosować wezwanie do wykonawcy Joker do złożenia
dokumentów, w tym dokumentów będących podmiotowymi środkami dowodowymi.
Również wezwanie do złożenia/uzupełnienia dokumentów wykonawcy Joker jest wadliwe. Podkreślić należy, że w
Postępowaniu niedopuszczalne jest osobiste przekazanie dokumentów do Sądu Rejonowego w Trzciance.
Przypomnieć należy, że zgodnie z § 2 ust. 1 i 2 oraz § 3 ust. 1 rozporządzenia ws. komunikacji elektronicznej:
„§ 2. [Wymagania w zakresie formatu danych, w jakim przekazywane są dokumenty]
1.Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3
ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki
dowodowe, w tym oświadczenie,
o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy, oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, o którym
mowa w art. 118 ust. 3 ustawy, zwane dalej "zobowiązaniem podmiotu udostępniającego zasoby", przedmiotowe
środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy, sporządza się w postaci
elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego
2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2020 r. poz. 346, 568,
695, 1517 i 2320), z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy, z uwzględnieniem rodzaju
przekazywanych danych.
2.Informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż określone w ust. 1, przekazywane w postępowaniu lub w
konkursie, sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na
podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania
publiczne lub jako tekst wpisany bezpośrednio do wiadomości przekazywanej przy użyciu środków komunikacji
elektronicznej, o których mowa w § 3 ust. 1.
§ 3. [Przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną lub na informatycznym nośniku danych] 1. Dokumenty
elektroniczne przekazuje się w postępowaniu lub konkursie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wskazanych
przez zamawiającego zgodnie z art. 67 ustawy”.
Zamawiający w cytowanym wyżej Rozdziale 6 SW Z jednoznacznie określił sposób przekazywania dokumentów
dopuszczając w wyjątkowych sytuacjach (przekazanie podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów nie
jest wyjątkową sytuacją) najwyżej komunikację mailową. Należy ponadto uwypuklić, że Odwołującemu nie zostały
przekazane dokumenty podmiotowe wykonawcy JOKER co tylko potwierdza, że nie złożono ich na etapie Postępowania,
a co za tym idzie nie były weryfikowane przez Zamawiającego.
3. Spóźnione utajnienie informacji jako tajemnica przedsiębiorstwa i zaniechanie udostępnienia Odwołującemu
kosztorysu wykonawcy Joker (zarzuty w pkt 4 i 5 odwołania).
Pismem z 11 lutego 2026 r., Zamawiający wskazał, że:
„Dzień dobry Przesyłam wyjaśnienie do klauzuli "tajemnica przedsiębiorstwa" i informuje,
że zarówno w przypadku Firmy Agencja Detektywistyczna i Ochrony Joker jak i w przypadku Państwa Firmy dokumenty
objęte klauzulą przyjęte zostały jako obowiązujące i nie będą ujawniane innym oferentom.
Z poważaniem: Dyrektor Sądu Rejonowego w Trzciance (...)”
Dowód: pismo Zamawiającego z 11 lutego – w aktach Postępowania Odwoławczego.
Przesłane zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa zostało przesłane w formie skanu i odnosi się do szczegółowego
kosztorysu realizacji usługi wymaganego przez Zamawiającego
w Rozdziale 8 pkt f SWZ. Zastrzeżenie to jest zarówno spóźnione jak i bezskuteczne.
Stosownie do art. 18 ust. 3 Pzp:
„Nie ujawnia się informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z 16 kwietnia 1993
r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2022 r. poz. 1233), jeżeli wykonawca, wraz z przekazaniem takich
informacji, zastrzegł, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazał, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę
przedsiębiorstwa. Wykonawca nie może zastrzec informacji, o których mowa w art. 222 ust. 5”.
Szczegółowy kosztorys stanowi element oferty wg. Rozdziału 8 pkt f SW Z, winien więc być zastrzeżony jako tajemnica
przedsiębiorstwa wraz z jej przekazaniem.
Z przesłanych przez Zamawiającego dokumentów wynika, że w treści interaktywnego formularza ofertowego wykonawca
Joker wskazał, że oferta nie zawiera tajemnicy przedsiębiorstwa. Wykonawca Joker złożył więc oświadczenia, z których
wynika, że oferta nie zawiera tajemnicy przedsiębiorstwa, a następnie, że uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy
przedsiębiorstwa zostanie złożone na wezwanie Zamawiającego. Na przekazanym skanie zastrzeżenia tajemnicy
przedsiębiorstwa nie widniej podpis (w tym skan podpisu elektronicznego ze znacznikiem czasu) ani data. Z
udostępnionych dokumentów wynika więc, że zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa jest spóźnione.
W uzasadnieniu zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa wykonawca Joker nie wykazał także łącznego spełnienia
przesłanek wskazanych w art. 11 ust. 2 Uznk. Wykonawca Joker uzasadnił zastrzeżenie informacji jako tajemnica
przedsiębiorstwa w sposób następujący:
„Informujemy, że zachowując wszelkie zasady transparentności oraz uczciwej konkurencji przekazujemy Państwu
kosztorys, potwierdzający prawidłowość naszych kalkulacji obejmując jednak szczegóły wyliczeń i nasze argumenty
klauzulą „Tajemnicy przedsiębiorstwa”, ponieważ dotyczą kwestii organizacyjnych naszego przedsiębiorstwa,
technicznych i mają
dla nas charakter gospodarczy.
Zastrzegamy, że przekazane Zamawiającemu informacje w zakresie dotyczącym koncepcji wykonywania usług ochrony
mienia stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa na podstawie przepisu art. 11 ustawy z 16.04.1993 r. o zwalczaniu
nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. z 2003 r. Nr 153, poz. 1503). Stosownie do art. 11 ust. 4 wymienionej wyżej ustawy:
„Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne,
technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których
przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności”.
Przedmiotowe wyjaśnienia wykonywania usługi ochrony dla Zamawiającego stanowią nieujawnioną do wiadomości
publicznej ważną informację techniczną naszej Spółki, posiadającą wartość gospodarczą. Agencja Detektywistyczna i
Ochrony „Joker” Sp. z o.o. zastosowała szereg środków zabezpieczających poufność udzielonych szczegółowo
informacji.
Zdecydowana większość z przekazanych w wyjaśnieniach danych nie jest podawana
do publicznej wiadomości i podjęliśmy w stosunku do nich niezbędne starania w celu zachowania ich poufności (np.
zasady i warunki współpracy z podwykonawcami). Tym samym ich ujawnianie zagraża interesom naszego
przedsiębiorstwa. Nasze wyjaśnienia ceny zawierają podstawowe informacje i dane, które muszą być chronione z punktu
widzenia istotnych interesów naszej spółki oraz z uwagi na znaczną dynamikę procesów zachodzących zarówno w
samej spółce jak i w jej otoczeniu, w tym ze względu na agresywną i bezwzględną działalność konkurencji.
Zgodnie z wyrokiem Krajowej Izby Odwoławczej z 03.01.2024 r. (sygn. akt: KIO 3700/23) kalkulacja ceny, w kontekście
składanych wyjaśnień zaoferowanej ceny, może zostać utajniona, bowiem w takich wyjaśnieniach, „...mieści się sposób,
a jednocześnie tajemnica co do organizowania, zarzadzania jednostką wykonawcy, to jest jakie są koszty i jak je
kształtuje prowadząc działalność. W związku z powyższym wypełniają w kosztorysach/kalkulacjach elementy takie jak
informacje o charakterze organizacyjnym, technicznym a nawet technologicznym charakteryzujące daną jednostkę... W
ocenie Izby, bezdyskusyjnym faktem jest, że organizacja, technika i technologia przejawów działalności gospodarczej,
decyduje
o sukcesie, który wyraża się w dochodowości, jako celu zasadniczego prowadzonej dzielności. W związku z
powyższym, w ocenie Izby zamawiający zasadnie utajnił kalkulacje przystępującego do świadczonej usługi”.
W związku z powyższym utajniamy nasze obliczenia ceny (szczegółowy kosztorys) przekazane Zamawiającemu wraz z
niniejszym pismem”.
Zauważyć należy także, że całość uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa została sformułowana w
sposób szczególnie ogólnikowy, przez co trudno ustalić na podstawie samego uzasadnienia zastrzeżenia tajemnicy
przedsiębiorstwa do jakich kategorii informacji referuje zastrzeżenie.
W odpowiedzi na odwołanie z 23 lutego 2026 r. Zamawiający zajął stanowisko, które miało stanowić zaprzeczenie
twierdzeniom Odwołującego. Zamawiający wniósł o odrzucenie odwołania, co w toku posiedzenia z udziałem stron
sprostował i wniósł o oddalenie odwołania.
Odpowiedź na odwołanie stała się podstawą kolejnego odwołania wniesionego przez tego samego Odwołującego.
2 marca 2026 r. wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia:
Holding Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa
z siedzibą w Grodzisku Wielkopolskim, Green Hunters spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z
siedzibą w Warszawie, Hunters Ochrona Plus spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie,
HUNTERS MONITORING spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Grodzisku Wielkopolskim, Hunters
Group spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gdyni wnieśli odwołanie
(sygn. akt KIO 945/26) i zarzucili Zamawiającemu naruszenie:
1.art. 226 ust. 1 pkt 5 w zw. z zw. z art. 239 ust. 1 Pzp przez zaniechanie odrzucenia oferty wykonawcy Joker jako
niezgodnej z warunkami zamówienia z uwagi
na niezłożenie wraz z ofertą szczegółowego kosztorysu wymaganego postanowieniami Rozdziału 8 lit. f tiret
pierwsze oraz Rozdziału 12 pkt 12.3. SW Z tiret pierwsze SW Z, stanowiącego wymagany przez Zamawiającego
element oferty;
2.art. 128 ust. 1 Pzp przez wezwanie wykonawcy Joker do uzupełnienia kosztorysu szczegółowego, podczas gdy
dokument ten, w świetle postanowień SWZ, stanowi treść oferty, a co za tym idzie nie podlega uzupełnieniu.
Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu:
1.unieważnienia czynności wyboru oferty najkorzystniejszej;
2.powtórzenia badania i oceny ofert;
3.unieważnienia czynności wezwania wykonawcy Joker do uzupełnienia kosztorysu szczegółowego;
4.odrzucenia oferty wykonawcy Joker na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 Pzp jako niezgodnej z warunkami
zamówienia.
W uzasadnieniu odwołania Odwołujący wskazał m. in.:
Zamawiający 10 lutego 2026 r. udostępnił informację o wyborze oferty najkorzystniejszej wykonawcy Joker. W związku z
odmową udostępnienia w prawidłowej formie protokołu Postępowania, w tym dokumentów wykonawcy Joker przez
Zamawiającego, zaniechaniem odtajnienia szczegółowego kosztorysu Joker i innych naruszeń Pzp, Odwołujący 16
lutego 2026 r. wniósł odwołanie. W odpowiedzi na wniesiony środek ochrony prawnej, Zamawiający 23 lutego 2026 r.
przekazał Odwołującemu pismo, w którym wskazał, że szczegółowy kosztorys wykonawcy Joker został złożony po
terminie składania ofert, na tzw. „pilne mailowe wezwanie w trakcie posiedzenia Komisji”.
W toku Postępowania Zamawiający konsekwentnie odmawiał udostępnienia szczegółowego kosztorysu wykonawcy
Joker z uwagi na jego zastrzeżenie jako zawierającego informacje mające stanowić tajemnicę przedsiębiorstwa.
Zarówno z dotychczasowej korespondencji,
jak i przekazanych przez Zamawiającego dokumentów nie wynikało, kiedy został złożony
ww. dokument.
Dowód: odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 5 do niniejszego odwołania.
Dowód: odpowiedź Zamawiającego na odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 6
do niniejszego odwołania.
Zamawiający podtrzymywał, że wybór oferty najkorzystniejszej został dokonany zgodnie
z przepisami Pzp, a szczegółowy kosztorys wykonawcy Joker nie może zostać udostępniony z uwagi na tajemnicę
przedsiębiorstwa. Jako przykład należy przytoczyć stanowisko Zamawiającego zawarte w piśmie z 11 lutego 2026 r.:
„W odpowiedzi na pismo Pana z 10.02.2026 informuję, że wybór najkorzystniejszej oferty nastąpiła zgodnie z przepisami
ustawy Prawo Zamówień Publicznych jak i zgodnie z zapisami Specyfikacji Warunków Zamówienia. Wykonawca złożył
wszystkie wymagane wraz z ofertą dokumenty a oferta zawiera kwotę świadczenia usług netto i brutto za 1 miesiąc
(kolumna
1b i 1d formularza ofertowego (wzór Sądu stanowiący załącznik nr 1 do SW Z), liczbę miesięcy usługi: 24 (kolumna 1e)
oraz netto i brutto za 24 miesiące (kolumny 1f i kolumna 1
bez oznaczenia stanowiąca podsumowanie). Złożone zostały także dokumenty potwierdzające spełnienie warunków
udziału w postępowaniu – w tym kosztorys szczegółowy z zastrzeżeniem klauzuli o tajemnicy przedsiębiorstwa oraz
oświadczenie o spełnianiu tych warunków”.
Dowód: pismo Zamawiającego z 11 lutego 2026 r. – załącznik nr 7 do odwołania.
W związku z powyższym, Odwołujący dopiero 23 lutego 2026 r., na podstawie pisma Zamawiającego uzyskał wiedzę o
złożeniu przez wykonawcę Joker szczegółowego kosztorysu po terminie składania ofert. Dopiero w przedmiotowym
piśmie Zamawiający wskazał, że:
„Niezrozumiały zdawał się fakt żądania oryginałów elektronicznie ściągniętych po otwarciu ofert dokumentów, które
zostały wydrukowane po ich otwarciu na portalu i uzupełnione dodatkowo podczas posiedzenia Komisji na pilne mailowe
wezwanie: Firma Odwołująca
się dosłała aktualną koncesję, której nie dołączyła do dokumentów przesłanych wraz z ofertą a Firma Joker- również
aktualną koncesję oraz kosztorys szczegółowy z klauzulą „tajemnica przedsiębiorstwa”.
Dowód: odpowiedź Zamawiającego na odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 6
do odwołania.
Uwzględniając powyższe okoliczności oraz to, że niniejsze Odwołanie złożone zostało Prezesowi Krajowej Izby
Odwoławczej 2 marca 2026 r. należy stwierdzić, że zostały spełnione wszystkie wymagania formalne jego wniesienia.
Zamawiający, w odpowiedzi na odwołanie z 23 lutego 2026 r., wskazał, że:
„Niezrozumiały zdawał się fakt żądania oryginałów elektronicznie ściągniętych po otwarciu ofert dokumentów, które
zostały wydrukowane po ich otwarciu na portalu i uzupełnione dodatkowo podczas posiedzenia Komisji na pilne mailowe
wezwanie: Firma Odwołująca
się dosłała aktualną koncesję, której nie dołączyła do dokumentów przesłanych wraz z ofertą a Firma Joker- również
aktualną koncesję oraz kosztorys szczegółowy z klauzulą „tajemnica przedsiębiorstwa”. Należy zauważyć, że
uzupełniane w trybie art.128 Pzp dokumenty zarówno przez jedną jak i drugą firmę nie były sygnowane podpisem
elektronicznym, a dokumenty przesłane mailowo zostały potraktowane jako załączniki do ofert, które były skutecznie
podpisane podpisem elektronicznym.
Zatem w tym względzie żaden z oferentów nie był potraktowany w sposób uprzywilejowany”.
Dowód: odpowiedź Zamawiającego na odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 6
do niniejszego odwołania.
Zauważyć należy, że stosownie do Rozdziału 8 (Opis sposobu przygotowania oferty) lit. f tiret pierwsze SWZ:
„oferta musi obejmować całość zamówienia:
•w tym szczegółowy kosztorys dotyczący zamówienia, tj. koszt świadczenia podstawowej usługi za 1 miesiąc (kwota
netto i brutto) pomnożony przez 24 miesięcy – suma w kwocie netto i brutto. Szczegółowy kosztorys wskazujący
cenę ochrony fizycznej oraz monitoringu winien być załącznikiem do formularza ofertowego i powinien uwzględniać
wyliczenie kwoty za 1 miesiąc, w tym wskazywać jakie wynagrodzenie dla pracowników ochrony zostało przyjęte
do ustalenia ceny oferty”.
Nadto stosownie do Rozdziału 12. Pkt 12.3. tiret pierwsze SWZ, referującego do sposobu obliczenia ceny ofertowej:
„Cena musi być jednoznaczna i ostateczna i wskazywać kwotę netto i brutto, z dokładnością do dwóch miejsc po
przecinku i uwzględniać następujące wytyczne:
szczegółowy kosztorys dotyczący zamówienia, tj. koszt świadczenia podstawowej usługi ochrony fizycznej wraz z
usługą monitorowania sygnałów alarmowych i przeciwpożarowych za 1 miesiąc (kwota netto i brutto) i cena jednego
miesiąca pomnożona przez 24 miesięcy – suma w kwocie netto i brutto . W związku z faktem, że Zamawiający wymaga,
by pracownicy ochrony fizycznej byli zatrudniania na umowę o pracę, przy obliczaniu ceny oferty należy brać pod uwagę
obowiązujące zasady kodeksu pracy oraz wynagrodzenia pracownika w taki sposób zatrudnianego a także wszelki inne
koszty związane ze świadczeniem usługi”.
Z powyższego wynika więc, że szczegółowy kosztorys stanowi wymagany przez Zamawiającego element treści oferty,
zawierający informacje o wycenie kosztów składających się na wykonanie całości usługi, a w szczególności:
•koszt świadczenia podstawowej usługi ochrony fizycznej
•koszt usługi monitorowania sygnałów alarmowych i przeciwpożarowych,
•wynagrodzenie pracowników ochrony,
•koszty pracownicze i osobowe wyliczone z uwzględnieniem zasad wynikających
z kodeksu pracy (Zamawiający wprost powiązał wymóg z obowiązkiem zatrudnienia
na podstawie umowy o pracę w SWZ),
•inne koszty związane ze świadczeniem usługi.
Na gruncie tak ukształtowanych postanowień SW Z, uprawniony jest wniosek, że szczegółowy kosztorys miał stanowić
podstawę do ustalenia całkowitej ceny ofertowej, jej realności oraz zaoferowania realizacji zamówienia w sposób zgodny
z wymaganiami SW Z oraz przepisów prawa. Zamawiający przy tym jednoznacznie wskazał, że dokument ten ma
stanowić załącznik do oferty, a w konsekwencji winien być złożony wraz z ofertą. Istotnym jest, że w cytowanych wyżej
postanowieniach SWZ, sam Zamawiający określił, że szczegółowy kosztorys stanowi element oferty wykonawcy, a także
służy obliczeniu i ustaleniu całkowitej ceny ofertowej,
co stanowi podstawowy element oferty.
Nie istnieje więc na gruncie dokumentów zamówienia możliwość uprzedniego ustalenia łącznej ceny ofertowej, a
następnie uzasadniania jej kosztorysem ofertowym uzupełnionym następczo, po terminie składania ofert, na tzw. „pilne
mailowe wezwanie” wystosowane podczas posiedzenia Komisji.
Zauważyć należy, że badaniu ceny ofertowej po terminie składania ofert służyć mogą instytucje wyjaśnień rażąco niskiej
ceny ofertowej i treści oferty. Jeżeli wycena świadczeń oraz elementów wymaganych przez Zamawiającego w
szczegółowym kosztorysie nie miałaby charakteru istotnego, Zamawiający nie zdecydowałby się na zawarcie
przedmiotowego wymogu w treści SW Z, skoro mógłby te elementy badać następczo, w drodze wyjaśnień treści oferty
lub rażąco niskiej ceny.
Szczególnie istotnym w niniejszej sprawie jest fakt, że szczegółowy kosztorys jest wymagany w Rozdziale 12 pkt 12.3.
SW Z określającym sposób obliczenia ceny ofertowej. Zamawiający w cytowanym wyżej zapisie SW Z wprost zresztą
wskazuje, że sporządzenie szczegółowego kosztorysu stanowi jedną z „wytycznych” Zamawiającego co do sposobu
obliczenia tej ceny.
Należy podkreślić, że szczegółowy kosztorys ma obejmować istotne elementy merytoryczne związane z realizacją
zamówienia. Należy do nich m. in. wycena za podstawową usługę ochrony, jak i usługę monitorowania sygnałów
alarmowych i przeciwpożarowych, wynagrodzenia i koszty osobowe. Powyższe ma znaczenie istotne, zważywszy, że
usługi ochrony osób lub mienia oparte są w znaczącym zakresie właśnie na kosztach osobowych. Ochrona to przede
wszystkim obecność wykwalikowanych oraz odpowiednio wyposażonych osób w umówionym miejscu i czasie. W
usługach ochrony osób i mienia koszty osobowe stanowią znacznie istotniejszy element, niż w przypadku klasycznych
dostaw lub robót budowlanych. Zamawiający wprost zresztą wskazał, że wymaga szczegółowego kosztorysu
w związku z obowiązkiem zatrudnienia określonych osób na podstawie umowy o pracę.
Co więcej, Zamawiający w treści cytowanego wyżej Rozdziału 8 lit. f tiret pierwsze SWZ, wskazał wprost, że „oferta musi
obejmować całość zamówienia: w tym szczegółowy kosztorys (…)”. Także powyższe sformułowanie potwierdza, że
szczegółowy kosztorys jest przez Zamawiającego uznawany za element treści oferty Wykonawcy.
Należy zauważyć, że odrębne kosztorysy zawierające uszczegółowione elementy związane
z realizacją zamówienia, co do zasady nie są wymagane w postępowaniach o udzielenie zamówienia na usługi ochrony
osób lub mienia, w ramach standardowej praktyki rynkowej. Zatem Zamawiający nie wymagałby złożenia szczegółowego
kosztorysu, jeżeli nie miałby określać istotnych elementów treści oferty, mających znaczenie z punktu widzenia
konkretnego zamówienia. Nawet w treści odpowiedzi na odwołanie z 16 lutego 2026 r., Zamawiający wskazał, że:
„Należy zauważyć, że uzupełniane w trybie art. 128 Pzp dokumenty zarówno przez jedną jak i drugą firmę nie były
sygnowane podpisem elektronicznym, a dokumenty przesłane mailowo zostały potraktowane jako załączniki do ofert,
które były skutecznie podpisane podpisem elektronicznym”.
Dowód: odpowiedź Zamawiającego na odwołanie z 16 lutego 2026 r. – załącznik nr 6
do niniejszego odwołania.
Zamawiający na późniejszym etapie Postępowania potwierdza więc, że szczegółowy kosztorys stanowi element oferty.
O istotności przedłożonego w sposób spóźniony dokumentu świadczy również zastrzeżenie przez wykonawcę Joker
szczegółowego kosztorysu jako tajemnicy przedsiębiorstwa. Adresując terminowość oraz skuteczność zastrzeżenia
szczegółowego kosztorysu wykonawcy Joker jako tajemnicę przedsiębiorstwa, w ramach poprzedniego odwołania,
zauważyć należy, że w ramach tego zastrzeżenia wskazano, że:
„Informujemy, że zachowując wszelkie zasady transparentności oraz uczciwej konkurencji przekazujemy Państwu
kosztorys, potwierdzający prawidłowość naszych kalkulacji obejmując jednak szczegóły wyliczeń i nasze argumenty
klauzulą „Tajemnicy przedsiębiorstwa”, ponieważ dotyczą kwestii organizacyjnych naszego przedsiębiorstwa,
technicznych i mają
dla nas charakter gospodarczy. (…) Nasze wyjaśnienia ceny zawierają podstawowe informacje i dane, które muszą być
chronione z punktu widzenia istotnych interesów naszej spółki oraz z uwagi na znaczną dynamikę procesów
zachodzących zarówno w samej spółce jak i w jej otoczeniu, w tym ze względu na agresywną i bezwzględną działalność
konkurencji”.
Dowód: uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy przedsiębiorstwa wykonawcy Joker – w aktach postępowania
odwoławczego.
Choć w ocenie Odwołującego, ww. zastrzeżenie jest spóźnione i bezskuteczne, zawiera oświadczenia wykonawcy
Joker, który potwierdza istotność wyliczeń oraz informacji zawartych w szczegółowym kosztorysie. Joker potwierdza, że
szczegółowy kosztorys zawiera informacje potwierdzające szczegóły wyliczeń, argumenty uzasadniające korzystną
cenę ofertową,
a nawet podstawowe informacje i dane, które muszą być chronione z punktu widzenia istotnych interesów spółki
wykonawcy Joker, jako całości.
W odpowiedzi na odwołanie KIO 945/26 Zamawiający wskazał:
Strona Odwołująca się wniosła 16 lutego 2026 r. odwołanie od niezgodnych z ustawą
P zp czynności lub zaniechań Zamawiającego, na co Zamawiający Sąd Rejonowy w Trzciance odpowiedział pismem z
23 lutego 2026 r. przesyłając pismo zarówno do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej jak i do Strony odwołującej się. 2
marca 2026 r. Zamawiający otrzymał kolejne pismo nazwane odwołanie, w którym to piśmie Pełnomocnik Strony
Odwołującej się wnosi inny zarzut wcześniej nie zawarty w pierwotnie złożonym odwołaniu.
Zdaniem Zamawiającego, Odwołujący się w toku postępowania nie może swobodne zmieniać zarzutów lub dodawać
nowych argumentów a art. 555 ustawy Prawo zamówień publicznych jak i liczne orzecznictwo w tym zakresie zdaje się
to zdanie potwierdzać- w przepisie tym zawarty jest bowiem zakaz orzekania co do zarzutów, które nie były zawarte w
odwołaniu.
Mając zatem na uwadze fakt, że zarzuty postawione w piśmie z 2 marca 2026 r. nie znalazły się w odwołaniu z 16 lutego
2026 a w piśmie złożonym po ustawowym terminie wniesienia odwołania, Zamawiający nie odniesie się do nich
merytorycznie, choć merytorycznie również nie zasługują na uwzględnienie; Zamawiający wnosi o uznanie nowego
odwołania wniesionego po ustawowym terminie, z innymi argumentami jako bezskuteczne i jego odrzucenie.
Po przeprowadzeniu rozprawy Izba, uwzględniając dokumentację przedmiotowego postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego, w tym w szczególności
treść SWZ, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia i stanowiska Stron
zawarte w odwołaniu i pismach procesowych, a także wyrażone na rozprawie, ustaliła
i zważyła, co następuje.
Izba stwierdziła, że nie została wypełniona żadna z przesłanek ustawowych skutkujących odrzuceniem odwołania,
wynikających z art. 528 Pzp. Tym samym Izba uznała,
że argumentacja Odwołującego w zakresie terminu do wniesienia odwołania KIO 945/26 była zasadna.
Przystępując do rozpoznania odwołania, Izba ustaliła wystąpienie przesłanek z art. 505 ust. 1 Pzp, tj. istnienie po stronie
odwołującego interesu w uzyskaniu zamówienia oraz możliwości poniesienia przez niego szkody w wyniku
kwestionowanych czynności zamawiającego.
Izba przeprowadziła dowód z dokumentacji postępowania oraz dokumentów złożonych przez Odwołującego.
Mając na uwadze powyższe Izba merytorycznie rozpoznała zarzuty obu odwołań, uznając,
że zasługują ono na uwzględnienie.
Izba ustaliła, co następuje:
Stan faktyczny sprawy przedstawiony przez Odwołującego w odwołaniach odpowiada prawdzie – z uwzględnieniem
faktu, że o niektórych okolicznościach postępowania Odwołujący dowiedział się dopiero z odpowiedzi Zamawiającego na
pierwsze z odwołań.
Na wstępie podkreślenia wymaga, że postępowanie prowadzone jest w sposób zdecydowanie odbiegający od
standardów wynikających z prawidłowego stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z art.
555 Pzp Izba nie może orzekać co do zarzutów, które nie były zawarte w odwołaniu. Z tego względu ocena czynności
Zamawiającego
w postępowaniu ograniczona została wyłącznie do okoliczności związanych z zarzutami odwołania.
W toku rozprawy Zamawiający – mimo, że konsekwentnie wnosił o oddalenie obu odwołań – to potwierdził większość
twierdzeń Odwołującego dotyczących przebiegu postępowania oraz okoliczności, które stały się podstawami zarzutów. Z
tego względu Izba odstąpiła od opisania stanu faktycznego sprawy – opis taki byłby niepotrzebnym powieleniem opisu
zawartego
w przytoczonych wyżej uzasadnieniach obu odwołań.
Odwołanie KIO 710/26
Zarzut nr 1
W toku rozprawy Zamawiający wyjaśnił, że na bieżąco pobiera pliki z platformy e-zamowienia, drukuje je, a następnie
skanuje. Ten skan traktuje jako oryginalną dokumentację postępowania, dlatego w takiej postaci przekazał ją
Odwołującemu, ale również do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Wyjaśnienie to wprost potwierdziło twierdzenia
Odwołującego
i było tożsame z przyznaniem się Zamawiającego do naruszenia przepisów wskazanych
w zarzucie nr 1.
Izba podkreśla, że nie ma niczego nieprawidłowego w tworzeniu roboczych wersji dokumentów w celu ułatwienia pracy
komisji przetargowej, ale czym jest dokumentacja postępowania określają właściwe przepisy prawa. W tym zakresie
Izba odsyła do prawnej części uzasadnienia zarzutu przedstawionego w przytoczonym wyżej odwołaniu. Odwołujący w
pełni prawidłowo opisał stan prawny dotyczący dokumentowania postępowania.
Izba podkreśla, że przepisy przytoczone przez Odwołującego (zarzut nr 1) w odwołaniu mają charakter bezwzględnie
obowiązujący, zatem Zamawiający nie był uprawniony do zastąpienia ich własną praktyką.
W konsekwencji zarzut potwierdził się, a Izba nakazała przekazanie Odwołującemu żądanej dokumentacji w prawidłowej
postaci, tj. zgodnej z przepisami prawa.
Zarzut nr 2
Izba uwzględniając zarzut wzięła pod uwagę stan wiedzy Odwołującego wynikający
z informacji przekazanych mu przez Zamawiającego w toku postępowania. Dlatego też Izba uznała, że Odwołujący na
tamtym etapie miał prawo zakładać, że w postępowaniu doszło
do sytuacji, w której wykonawca Joker na wezwanie Zamawiającego uzupełnił dokumenty
już po wyborze swojej oferty jako najkorzystniejszej w postępowaniu.
Odwołujący nie miał jednak świadomości jaki dokument faktycznie został uzupełniony i jakie miało to znaczenie dla
przebiegu postępowania - zarzuty dotyczące rzeczywistego przebiegu postępowania w tym zakresie podniesione zostały
dopiero w drugim z odwołań.
Izba wskazuje jednak, że nie da się również przeoczyć faktu, że zarówno otwarcie ofert
jak i wybór oferty nastąpiły w tym samym dniu, w bardzo krótkim odstępie czasu - otwarcie ofert 10.30, wybór 12.55.
Zamawiający w toku rozprawy przyznał, że wbrew twierdzeniom Odwołującego wezwanie
do uzupełnienia nastąpiło jeszcze przed wyborem oferty. Wezwanie to zostało dokonane telefonicznie, a w odpowiedzi
wykonawca Joker uzupełnił dokumenty drogą mailową. Biorąc pod uwagę stanowisko Zamawiającego wyrażone na
rozprawie, Izba doszła do przekonania, że oferta wykonawcy Joker została „wstępnie” wybrana - Zamawiający wskazał
na pośpiech jako powód dla którego wezwanie do uzupełnienia dokumentów zostało przekazane telefonicznie.
Zamawiający nie wskazał z czego ten pośpiech miał wynikać - w ocenie Izby taki „wstępny” wybór i chęć szybkiego
zawarcia umowy z wykonawcą są racjonalnym wyjaśnieniem (w braku innych, wiarygodnych). Ustalenie to stanowisko
dodatkowy argument prowadzący do uwzględnienia zarzutu.
Zarzut nr 3 i 4
Jak słusznie podniósł Odwołujący w odwołaniu, wykonawca Joker zastrzegając kosztorys ofertowy jako tajemnicę
przedsiębiorstwa, nie wykazał wypełnienia ustawowych przesłanek. Uzasadnienie zastrzeżenia tajemnicy sprowadza się
praktycznie do gołosłownej deklaracji
o konieczności nieujawniania kosztorysu. Nie doszło tu do wykazania zasadności zastosowania wyjątku wobec zasady
jawności w stosunku do zastrzeżonego dokumentu.
W konsekwencji obowiązkiem Zamawiającego było odtajnienie dokumentu, w tym przekazanie go na żądanie
Odwołującemu.
Uwzględniają te zarzuty odwołania Izba odstąpiła od nakazania Zamawiającemu dokonania czynności odtajnienia
kosztorysu zastrzeżonego przez wykonawcę Joker. Na skutek uwzględnienia obu odwołań w całości oferta tego
wykonawcy podlega odrzuceniu
z postępowaniu, zatem czynność taka byłaby w tej sytuacji zbędnym formalizmem, w żaden sposób nie wpływającym
tak na wynik postępowania jak i na sytuację wykonawców
w postępowaniu.
Zarzut nr 5
Wobec jasnego wyjaśnienia Zamawiającego na rozprawie, że wykonawca Joker został wezwany drogą telefoniczną do
uzupełnienia dokumentów, nie ma wątpliwości, że zarzut jest zasadny. W tym zakresie Odwołujący w pełni prawidłowo
przedstawił stan faktyczny
jak i prawny sprawy – niecelowym byłoby jego powielanie.
Podkreślenia wymaga jednak, że komunikacja z wykonawcami w sposób określony przepisami prawa służy m. in.
bezpieczeństwu zamawiającego, szczególnie w dobie powszechnego dostępu do narzędzi AI. Żaden pośpiech nie może
uzasadnić telefonicznego wezwania wykonawcy do wykonania określonej czynności – obowiązkiem Zamawiającego było
przestrzegać zasad komunikacji wykonawcami wynikających z przepisów ustawy.
Odwołanie KIO 945/26
Zarzut nr 1 i 2
Podstawą zarzutu był fakt, że telefoniczne wezwanie do uzupełnienia dokumentu dotyczyło kosztorysu, który miał być
załącznikiem do oferty i złożony wraz z nią (Odwołujący wskazał
na właściwie postanowienia SWZ z których wprost wynikał taki obowiązek).
Zamawiający w toku rozprawy wyjaśnił, że podstawą wezwania był art. 128 Pzp, co w jego ocenie było w pełni
prawidłowe, poza tym uzupełnienie dokumentu nie miało wpływu
na przebieg postępowania.
Powyższe oświadczenie prowadzi do wniosku, że Zamawiający nie odróżnia dokumentów podmiotowych (składane na
potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu –
co do zasady, po spełnieniu ustawowych przesłanek, wolno wzywać do ich uzupełnienia)
i dokumentów stanowiących treść ofert w jej wąskim znaczeniu (dokumenty nie podlegające uzupełnieniu – muszą być
złożone od razu z ofertą pod rygorem jej odrzucenia
z postępowania).
Reasumując – Zamawiający prowadząc postępowanie na platformie e-zamowienia, tuż przed wyborem oferty
wykonawcy Joker:
1.telefonicznie wezwał tego wykonawcę do uzupełnienia dokumentu, który ze względu na swój charakter (treść oferty
sensu stricto) nie podlega uzupełnieniu,
2.wskazał, że uzupełnienie ma nastąpić przez e-mail, a zatem z pominięciem platformy e-zamowienia,
3.rozmowa telefoniczna z przedstawicielem wykonawcy Joker nie została udokumentowana notatką służbową (w tym
zakresie Izba przyjęła za wiarygodne wyjaśnienia Zamawiającego w toku rozprawy).
Wobec powyższego Izba uznała, że Odwołujący zasadnie podniósł, że Zamawiający zaniechał obowiązku odrzucenia
oferty wykonawcy Joker.
W konsekwencji oba odwołania zostały uwzględnione w całości.
O kosztach postępowania odwoławczego orzeczono stosownie do wyniku sprawy
na podstawie art. 575 Pzp oraz w oparciu o przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w
sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu
pobierania wpisu od odwołania
(Dz. U. z 2020 r. poz. 2437).
Mając powyższe na uwadze, orzeczono jak w sentencji.
Przewodniczący ……………………………………………..............