Sygn. akt: KIO 4350/25
POSTANOWIENIE
Warszawa, dnia 14 listopada 2025 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodnicząca:Irmina Pawlik
po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron oraz uczestników postępowania odwoławczego w dniu 14
listopada 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 10 października
2025 r. przez wykonawcę Nefeni sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego
Gminę Miasto Ostrów Wielkopolski
postanawia:
1.umarza postępowanie odwoławcze;
2.nakazuje zwrot z rachunku bankowego Urzędu Zamówień Publicznych na rzecz wykonawcy Nefeni sp. z o.o. z
siedzibą w Poznaniu kwoty 15 000 zł 00 gr (piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczonej tytułem wpisu
od odwołania.
Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.
Przewodnicząca:…………………….………
Sygn. akt: KIO 4350/25
Uzasadnie nie
Gmina Miasto Ostrów Wielkopolski (dalej jako „Zamawiający”), prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia w
trybie przetargu nieograniczonego na usługi pn. „Rozbudowa e-usług w Mieście Ostrów Wielkopolski”
(WRM.RZP.271.34.2025). Ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane 30 września 2025 r. w Dzienniku Urzędowym
Unii Europejskiej S: 187/2025 pod numerem 637767-2025. Do ww. postępowania o udzielenie zamówienia zastosowanie
znajdują przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 ze
zm., dalej „ustawa Pzp”). Wartość szacunkowa zamówienia przekracza progi unijne, o których mowa w art. 3 ustawy
Pzp.
Wykonawca Nefeni sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu (dalej jako „Odwołujący”) 10 października 2025 r. wniósł
odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu i dokumentów zamówienia, zarzucając naruszenie przez
Zamawiającego:
1.art. 99 ust. 1 w zw. art. 16 w zw. z art. 255 pkt 6 ustawy Pzp poprzez dokonanie opisu przedmiotu zamówienia w
sposób niejednoznaczny i niewyczerpujący, uniemożliwiający dokonanie wyboru oferty, a w konsekwencji
prowadzący do obarczenia postępowania niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej
unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego w szczególności w zakresie poniższych parametrów:
1.1.punkt XIX SW Z w zw. z § 2 ust. 3 pkt 3 Regulaminu Prezentacji Próbki Systemu (załącznik nr 13 do SW Z)
poprzez brak sprecyzowania, czy próbka systemu przekazana wraz z ofertą powinna na dzień składania ofert
spełniać wszystkie wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne przedmiotu zamówienia, czy brak spełnienia
któregokolwiek z wymagań przez próbkę spowoduje odrzucenie oferty, a także czy realizacja tych
funkcjonalności przez próbkę ma wpływ na ocenę oferty, zważywszy, że termin wykonania zamówienia
wynosi 16 miesięcy od daty podpisania umowy, a zatem nie ma podstaw, aby już na etapie przekazania
próbki systemu wraz z ofertą wykonawca zobowiązany był do zapewnienia wszystkich funkcjonalności;
1.2.punkt XIX SW Z w zw. z § 2 ust. 3 pkt 3 Regulaminu Prezentacji Próbki Systemu (załącznik nr 13 do SW Z)
poprzez brak sprecyzowania, czy próbka systemu przekazana wraz z ofertą powinna na dzień składania ofert
spełniać wszystkie kroki każdego ze scenariuszy testowych stanowiących załączniki nr 14-16 do SW Z, czy
brak spełnienia któregokolwiek z kroków scenariuszy testowych przez próbkę spowoduje odrzucenie oferty, a
także czy spełnienie tych kroków przez próbkę ma wpływ na ocenę oferty, zważywszy że kryterium oceny
ofert są jedynie „cena oferty brutto” oraz „Próbka systemu – funkcjonalności dodatkowo punktowane”,
1.3.§ 7 ust. 3 pkt 1 Regulaminu Prezentacji Próbki Systemu (załącznik nr 13 do SW Z) w zw. ze Scenariuszem
testowym E-Urząd (załącznik nr 15 do SW Z) w zw. ze Scenariuszami testowymi ERP (załącznik nr 15 do
SW Z) w zakresie w jakim, Zamawiający podczas prezentacji próbki systemu zakazuje wykonawcom
połączenia środowiska prezentacyjnego próbki systemu z siecią Internet, a jednocześnie w scenariuszach
testowych Zamawiający wymaga zaprezentowania funkcjonalności wymagających połączenia z Internetem,
co prowadzi do stanu, w którym żaden wykonawca nie jest w stanie zaprezentować funkcjonalności
wymaganych przez Zamawiającego;
1.4.Scenariusze testowe ERP (załącznik nr 16 do SW Z) poprzez uwzględnienie w scenariuszu testowym kroków i
funkcjonalności, które nie zostały uwzględnione w tabeli 7 „Lista wymagań weryfikowanych w Scenariuszu 4”,
co prowadzi do niejednoznaczności w zakresie wymagań stawianych przez Zamawiającego i złożenia
porównywalnych ofert;
1.5.punkt 7 w części „Przeniesienie Danych” Opisu Przedmiotu Zamówienia (str. 143) poprzez brak sprecyzowania
zakresu danych, które podlegać będą migracji i pozostawienie ustalenia tego zakresu na czas po zawarciu
umowy, a w konsekwencji uniemożliwienie wykonawcom oszacowania kosztów migracji danych i złożenia
oferty, a także uniemożliwienie złożenia przez wykonawców ofert porównywalnych względem siebie;
1.6.Scenariusze testowe ERP (załącznik nr 16 do SW Z) w zakresie Tabeli 2 „Lista wymagań weryfikowanych w
Scenariuszu 1.2” wiersz 2., nr wymagania z OPZ - 982, Tabeli 7 „Lista wymagań weryfikowanych w
Scenariuszu 4” wiersz 1., nr wymagania z OPZ – 1140 oraz wiersz 8., nr wymagania z OPZ – 1139 a także
wiersz 10., nr wymagania z OPZ – 1213 poprzez sformułowanie wymagania, aby na potrzeby prezentacji
próbki systemu wykonawcy dokonali integracji systemu z bazami danych Zamawiającego, co nie jest
uzasadnione obiektywnymi potrzebami Zamawiającego, w sposób nieproporcjonalny i nieuzasadniony
zwiększa koszty przygotowania oferty, a w konsekwencji istotnie zawęża krąg wykonawców, którzy mają
możliwość złożenia oferty;
1.7.Scenariusze testowe ERP (załącznik nr 16 do SW Z) poprzez zawarcie w nim wymagań sformułowanych w
sposób nieprzejrzysty i niejednoznaczny, w szczególności w punkcie I. numeracja cyframi arabskimi jest
błędna (zarówno punkt „Scenariusze Ewidencja księgowa”, jak i „Scenariusz Gospodarowanie
nieruchomościami” zostały oznaczone jako punkt trzeci arabski; w punkcie I.3 „Scenariusze Ewidencja
księgowa” znajduje się podpunkt 3.6. „Obsługa finansowoksięgowa części wydatkowej”, natomiast w dalszej
części stanowiącej rozbudowanie tego punktu na stronie nr 7 w opisie „Scenariusz 3: Ewidencja księgowa”
nie znajduje się punkt 3.6., co budzi wątpliwości co do jego obowiązywania; w tabeli na stronie nr 8, przy
punkcie 1.1. znajduje się komentarz oznaczony jako „Autor” o treści: „rejestrowanie faktury w komórce
korespondencji, weryfikacja i opis w komórce merytorycznej, księgowanie i zapłata w komórce finansowej”, co
wzbudza wątpliwości co do tego, czy komentarz ten stanowi wymaganie Zamawiającego, zwłaszcza, że takie
wymaganie nie znajduje się w tabeli nr 6 „Lista wymagań weryfikowanych w Scenariuszu 3” na stronie nr 11;
1.8.§ 8 wzoru umowy oraz §12 ust. 10 wzoru umowy (załącznik nr 4 do SW Z) poprzez brak określenia wymagań,
zakresu, formy, czasu trwania oraz procedury odbioru analizy przedwdrożeniowej, pomimo że zgodnie z § 8
wzoru umowy analiza przedwdrożeniowa stanowi obligatoryjny etap realizacji zamówienia, a jej akceptacja
jest warunkiem rozpoczęcia prac nad przedmiotem zamówienia, co uniemożliwia wykonawcom prawidłowe
oszacowanie kosztów oferty oraz stwarza ryzyko niemożności rozpoczęcia realizacji zamówienia w sytuacji,
gdy Zamawiający będzie mógł w sposób nieograniczony czasowo i proceduralnie odmawiać akceptacji
dokumentu analizy przedwdrożeniowej, a także prowadzi do nierównego traktowania stron umowy oraz
naruszenia zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji przy jednoczesnym przerzuceniu na wykonawcę
całego ryzyka finansowego wynikającego z błędów występujących w Dokumentacji Analizy
Przedwdrożeniowej;
1.9.punkt IX.1.4.2. ppkt e Specyfikacji Warunków Zamówienia w zw. z wymaganiem nr 106, 196 i 1399 Opisu
Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1 do SW Z) poprzez wprowadzenie wymagania dotyczącego posiadania
przez wykonawcę specjalisty baz danych z certyfikatem Oracle, podczas gdy specyfikacja techniczna
systemu dopuszcza alternatywnie wykorzystanie Microsoft SQL Server, Oracle lub PostgreSQL, co prowadzi
do wewnętrznej sprzeczności dokumentacji zamówienia oraz nieuzasadnionego ograniczenia konkurencji,
zważywszy że wymaganie posiadania specjalisty Oracle jest nieadekwatne i zbędne w sytuacji, gdyby
wykonawca zamierzał zrealizować zamówienie w oparciu o bazę danych Microsoft SQL Server lub
PostgreSQL, a ponadto stanowi ukryte wskazanie na konkretne rozwiązanie technologiczne, co narusza
zasadę równego traktowania wykonawców oraz zasadę uczciwej konkurencji;
1.10.wymaganie 107, 108, 109 i 110 Opisu Przedmiotu Zamówienia (załącznik nr 1 do SW Z) dotyczące systemu
obiegu dokumentów poprzez wprowadzenie wymagania, aby dostęp do systemu był realizowany wyłącznie
przez przeglądarkę internetową (system webowy), co stanowi nieuzasadnione ograniczenie konkurencji,
zważywszy że wszystkie funkcjonalności systemu webowego mogą być w pełni zrealizowane przez system
desktopowy, a ponadto samo wymaganie jest wewnętrznie niespójne, ponieważ Zamawiający w kolejnych
zapisach dopuszcza konieczność instalacji lokalnych komponentów do obsługi skanerów i podpisu
elektronicznego, co oznacza, że system z założenia nie będzie w 100% przeglądarkowy, a dodatkowo
system desktopowy zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa danych, co jest szczególnie istotne w
kontekście przetwarzania danych wrażliwych w administracji publicznej, podczas gdy system webowy jest
z natury bardziej narażony na ataki zewnętrzne, w tym ataki DDoS, które mogą całkowicie uniemożliwić jego
funkcjonowanie;
2.naruszenie art. 99 ust. 1 w zw. art. 16 ustawy Pzp poprzez dokonanie opisu przedmiotu zamówienia w sposób
naruszający zasadę równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji oraz w sposób niejednoznaczny i
niewyczerpujący, w szczególności w zakresie poniższych parametrów:
2.1.§ 4 ust. 7 Regulaminu Prezentacji Próbki Systemu (załącznik nr 13 do SW Z) poprzez ograniczenie liczby osób ze
strony Wykonawcy, które mogą uczestniczyć w prezentacji próbki systemu do dziesięciu osób, co stanowi
niczym nieuzasadnione ograniczenie uniemożliwiające właściwe zaprezentowanie próbki systemu przez
wykonawców, zważywszy że zgodnie z §7 ust. 1 Regulaminu Prezentacji Próbki Systemu Zamawiający
zobowiązuje się zapewnić salę mogącą pomieścić co najmniej 10 osób, a ponadto w przypadku większych
zespołów prezentujących próbkę danego wykonawcy możliwe jest tymczasowe przebywanie niektórych
członków zespołu poza salą w czasie, gdy prezentacja danej funkcjonalności nie wymaga ich obecności;
2.2.§ 5 ust. 3 Regulaminu Prezentacji Próbki Systemu (załącznik nr 13 do SW Z) poprzez określenie czasu
prezentacji próbki systemu na jeden do czterech dni roboczych, co pozwala Zamawiającemu na arbitralną
decyzję co do czasu, w ramach którego wykonawca będzie miał możliwość zaprezentowania próbki systemu,
a w konsekwencji prowadzi do naruszenia zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji;
Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania i nakazanie Zamawiającemu unieważnienie postępowania o
udzielenie zamówienia na podstawie art. 255 pkt 6 ustawy Pzp, ewentualnie w razie nieuwzględnienia tego wniosku o
nakazanie Zamawiającemu modyfikacji treści ogłoszenia i dokumentów zamówienia w następujący sposób:
1.nakazanie Zamawiającemu nadania § 2 ust. 3 pkt 3 Regulaminu Prezentacji Próbki Systemu nowego brzmienia:
„Wykonawca przedłoży próbkę Systemu, która będzie uszkodzona (z zastrzeżeniem § 6 Regulaminu), albo” a także
dodanie w § 2 ustępu 5 o brzmieniu „Niespełnienie przez próbkę Systemu wszystkich wymogów dla przedmiotu
zamówienia określonych w SWZ nie stanowi podstawy do odrzucenia oferty”;
2.nakazanie Zamawiającemu dodania w § 2 Regulaminu Prezentacji Próbki Systemu ustępu 5 o brzmieniu:
„Niespełnienie przez próbkę Systemu wszystkich kroków każdego ze scenariuszy testowych próbki nie stanowi
podstawy do odrzucenia oferty”, a także dodanie w punkcie XIX Specyfikacji Warunków Zamówienia kryterium liczby
punktów uzyskanych po prezentacji próbki Systemu w następujący sposób: Cena oferty brutto – 60%, Próbka
Systemu – funkcjonalności dodatkowo punktowane – 20%, suma punktów uzyskana z prezentacji Próbki Systemu –
20%; a także w przypadku każdego ze scenariuszy testowych dodanie możliwości uzyskania punktacji za spełnienie
każdej funkcjonalności;
3.nakazanie Zamawiającemu usunięcia ze scenariuszy testowych wszelkich wymagań zakładających konieczność
łączności z siecią Internet, w szczególności ze Scenariusza testowego e-Urząd (załącznik nr 15 do SW Z)
wymagania, aby za pomocą próbki systemu zaprezentować funkcjonalności takie jak zalogowanie się do systemu za
pośrednictwem Węzła Krajowego oraz podpisanie wniosku za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatu
kwalifikowanego, a także usunięcia ze Scenariuszy testowych ERP (załącznik nr 16 do SW Z) wymagania
zaprezentowania funkcjonalności w postaci wysyłki powiadomienia do kontrahentów o zbliżającym się terminie
płatności (w formie SMS), a także możliwości przeglądania danych z zasobu nieruchomości wraz z prezentacją ich
na mapie np. Geoportal;
4.nakazanie Zamawiającemu usunięcia ze Scenariuszy testowych ERP (załącznik nr16 do SW Z) Scenariusza 4:
System Gospodarowania Nieruchomościami iEwidencja środków trwałych;
5.nakazanie Zamawiającemu usunięcia punktu 7 w części „Przeniesienie Danych” Opisu Przedmiotu Zamówienia i
zastąpienie go poprzez doprecyzowanie zakresu danych podlegających migracji;
6.nakazanie Zamawiającemu usunięcia ze scenariuszy testowych wszelkich wymagań zakładających integrację próbki
systemu z bazami danych Zamawiającego, w szczególności ze Scenariusza testowego ERP (załącznik nr 16 do
SW Z) w zakresie Tabeli 2 „Lista wymagań weryfikowanych w Scenariuszu 1.2” wiersz 2., nr wymagania z OPZ - 982,
Tabeli 7 „Lista wymagań weryfikowanych w Scenariuszu 4” wiersz 1., nr wymagania z OPZ – 1140 oraz wiersz 8., nr
wymagania z OPZ – 1139 a także wiersz 10., nr wymagania z OPZ – 1213;
7.nakazanie Zamawiającemu dokonania następujących zmian w zakresie Scenariusza testowego ERP (załącznik nr 16
do SW Z): w punkcie I zmiana numeracji „Scenariusza Gospodarowanie nieruchomościami” na punkt czwarty arabski
zamiast punkt trzeci arabski; w punkcie I.3 „Scenariusze Ewidencja księgowa” usunięcie podpunktu 3.6. „Obsługa
finansowo-księgowa części wydatkowej” lub na stronie nr 7 w opisie „Scenariusz 3: Ewidencja księgowa” dodanie
podpunktu 3.6. „Obsługa finansowo-księgowa części wydatkowej”; w tabeli na stronie nr 8, przy punkcie 1.1.
usunięcie komentarza oznaczonego jako „Autor” o treści: „rejestrowanie faktury w komórce korespondencji,
weryfikacja i opis w komórce merytorycznej, księgowanie i zapłata w komórce finansowej”;
8.nakazanie Zamawiającemu usunięcia § 12 ust. 10 wzoru umowy (załącznik nr 4 do SW Z) oraz zmodyfikowania § 8 w
taki sposób, aby postanowienie to określało, w szczególności wymagania, zakres, formę, czas trwania analizy
przedwdrożeniowej oraz procedurę odbioru analizy przedwdrożeniowej, a także uzupełnienie Opisu Przedmiotu
Zamówienia (załącznik nr 1 do OPZ) w części „Przeniesienie Danych” w taki sposób, aby określało, w szczególności
wymagania, zakres, formę, czas trwania analizy przedwdrożeniowej oraz procedurę odbioru analizy
przedwdrożeniowej;
9.nakazanie Zamawiającemu usunięcia punktu IX.1.4.2. ppkt e Specyfikacji Warunków Zamówienia;
10.nakazanie Zamawiającemu usunięcie wymagania nr 107, 108, 109 i 110 z Opisu Przedmiotu Zamówienia;
11.nakazanie Zamawiającemu usunięcia w Regulaminie Prezentacji Próbki Systemu (załącznik nr 13 do SW Z) zdania
pierwszego § 7 ust. 1 o treści: „W prezentacji próbki Systemu, ze strony Wykonawcy, uczestniczyć może nie więcej
niż 10 osób.”;
12.nakazanie Zamawiającemu nadanie § 5 ust. 3 Regulaminu Prezentacji Próbki Systemu nowego brzmienia: „Na
prezentację próbki Systemu każdego Wykonawcy, Zamawiający przeznacza dwa dni robocze (2 x 7 godzin
zegarowych), w godzinach od 8:00 do 15:00.”
Zamawiający 6 listopada 2025 r. złożył pisemną odpowiedź na odwołanie, w której wskazał, że uwzględnia w
części zarzuty przedstawione w odwołaniu, tj. zarzuty nr 1.3, 1.4, 1.5, 1.7, 1.8, 1.9, 2.1 i 2.2. Zamawiający wniósł o
oddalenie odwołania w pozostałym zakresie, tj. w zakresie zarzutów nr 1.1, 1.2, 1.6 i 1.10.
Odwołujący 13 listopada 2025 r. złożył pismo procesowe, w którym oświadczył, że cofa odwołanie w
nieuwzględnionym przez Zamawiającego zakresie, tj. w części dotyczącej zarzutów nr 1.1, 1.2, 1.6 i 1.10. Odwołujący
wniósł o umorzenie postępowania odwoławczego.
Izba ustaliła, że w terminie określonym w art. 525 ust. 1 ustawy Pzp do postępowania odwoławczego nie zgłosił
przystąpienia żaden wykonawca.
Biorąc pod uwagę powyższe, Izba uznała, że zachodzą podstawy do umorzenia postępowania odwoławczego w
oparciu o art. 522 ust. 3 ustawy Pzp.
Zgodnie z treścią tego przepisu w przypadku uwzględnienia przez zamawiającego części zarzutów
przedstawionych w odwołaniu i wycofania pozostałych zarzutów przez odwołującego, Izba może umorzyć postępowanie
odwoławcze na posiedzeniu niejawnym bez obecności stron oraz uczestników postępowania odwoławczego, którzy
przystąpili do postępowania po stronie wykonawcy, pod warunkiem że w postępowaniu odwoławczym po stronie
zamawiającego nie przystąpił w terminie żaden wykonawca albo wykonawca, który przystąpił po stronie zamawiającego
nie wniósł sprzeciwu wobec uwzględnienia części zarzutów. W takim przypadku zamawiający wykonuje, powtarza lub
unieważnia czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, zgodnie z żądaniem zawartym w odwołaniu w zakresie
uwzględnionych zarzutów.
W przedmiotowym postępowaniu odwoławczym Zamawiający uwzględnił częściowo odwołanie, w pozostałym zaś
zakresie odwołanie zostało wycofane przez Odwołującego. Do postępowania odwoławczego po stronie Zamawiającego
nie przystąpił żaden wykonawca. Powyższe wyczerpuje dyspozycję ww. przepisu i obliguje Izbę do umorzenia
postępowania odwoławczego, co powoduje zakończenie postępowania odwoławczego bez merytorycznego rozpoznania
zarzutów.
W tym stanie rzeczy Izba na podstawie art. 522 ust. 3 ustawy Pzp umorzyła postępowanie odwoławcze, orzekając
w formie postanowienia zgodnie z art. 568 pkt 3 ustawy Pzp.
O kosztach postępowania odwoławczego Izba orzekła na podstawie art. 557 i 575 ustawy Pzp oraz § 9 ust. 1 pkt 2
lit. b) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania
odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania z dnia 30 grudnia 2020 r. (Dz.
U. z 2020 r. poz. 2437).
Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 2 lit. b) ww. rozporządzenia w przypadku umorzenia postępowania odwoławczego przez
Izbę w całości koszty, o których mowa w § 5 pkt 2, znosi się wzajemnie, jeżeli przed otwarciem rozprawy zamawiający
uwzględnił w części zarzuty przedstawione w odwołaniu i pozostałe zarzuty zostały przez odwołującego wycofane,
a w postępowaniu odwoławczym po stronie zamawiającego nie przystąpił żaden wykonawca albo uczestnik
postępowania odwoławczego, który przystąpił po stronie zamawiającego, nie wniósł sprzeciwu wobec uwzględnienia
przez zamawiającego w części zarzutów przedstawionych w odwołaniu - w takim przypadku Izba orzeka o dokonaniu
zwrotu odwołującemu z rachunku Urzędu kwoty uiszczonej tytułem wpisu.
W konsekwencji Izba nakazała dokonanie na rzecz Odwołującego zwrotu z rachunku Urzędu Zamówień
Publicznych pełnej kwoty uiszczonej tytułem wpisu od odwołania, tj. 15 000 zł.
Przewodnicząca:
…………………….…