Sygn. akt: KIO 3545/25
POSTANOWIENIE
Warszawa, dnia 23 września 2025 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodnicząca:Katarzyna Paprocka
po rozpoznaniu na posiedzeniu niejawnym bez udziału stron oraz uczestników postępowania odwoławczego w dniu 23
września 2025 r. w Warszawie odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w dniu 21 sierpnia 2025
r. przez wykonawcę Softfin sp. z o.o. w Warszawie
w postępowaniu prowadzonym przez Centrum e-Zdrowia w Warszawie
postanawia:
1.odrzuca odwołanie,
2.kosztami postępowania obciąża Odwołującego i zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15
000 zł 00 gr (słownie: piętnaście tysięcy złotych zero groszy) uiszczoną przez Odwołującego tytułem wpisu od
odwołania.
Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - Sądu Zamówień Publicznych.
Przewodnicząca:………………
Sygn. akt: KIO 3545/25
Uzasadnienie
Zamawiający, Centrum e-Zdrowia w Warszawie prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie
przetargu nieograniczonego, pn.: „Wsparcie Zamawiającego w realizacji testów w systemach realizowanych przez
Centrum e-Zdrowia”, wewnętrzny identyfikator: ZPRZ.270.143.2025. Ogłoszenie o zamówieniu zostało zamieszczone w
Suplemencie do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej w dniu 23 lipca 2025 r., pod nr: 2025/S 139-482883. Wartość
szacunkowa zamówienia przekracza progi unijne.
W dniu 21 sierpnia 2025 r. do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej wpłynęło odwołanie wykonawcy Softfin sp. z o.o. w
Warszawie od czynności lub zaniechań Zamawiającego polegających na: ogłoszeniu wadliwego postępowania (wbrew:
art. 138 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320 ze zm.,
dalej jako „PZP”, art. 135 PZP, art. 284 PZP), braku udzielenia odpowiedzi na pytania (wbrew: art. 135 ust. 1 PZP) oraz
wskazania, że po wyborze Zamawiający dokona znaczącej zmiany warunków Umowy w zakresie realizacji Zamówienia
Podstawowego (wbrew: art. 455 ust. 1 PZP).
Odwołujący zarzucił Zamawiającemu, że:
1)wszczął przyspieszone postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego
niezgodnie z art. 138 PZP, wyznaczając termin składania ofert liczący 13 pełnych dni, tj. od końca dnia 23 lipca
2025 roku godz. 16:18 do dnia 6 sierpnia 2025 godz. 12.00, który jest krótszy niż minimalny 15-dniowy termin
składania ofert. Odwołujący wskazał, iż termin na złożenie oferty liczy się według zasad określonych w Kodeksie
Cywilnym, tj. m.in. dzień ogłoszenia o przetargu (dzień zdarzenia) nie jest wliczany do terminu na złożenie oferty.
Tym samym, wg Odwołującego przetarg jest pozbawiony podstawy prawnej i jako taki nieważny, a tym samym
uniemożliwia uczestniczenie w nim oferentów. Dodał, że Zamawiający najpierw zignorował pytanie oferentów w
tym zakresie, zaś na ponowne pytanie (pytanie nr 23) nie udzielił w ogóle odpowiedzi;
2)naruszył zasady konkurencyjności uniemożliwiając złożenie ofert poprzez:
a)niezgodną z art. 455 ust. 1 PZP deklarację, że dokona zmian w istotnej części Umowy po dokonaniu wyboru
wykonawcy, w szczególności dotyczącej terminu wykonania Zamówienia Podstawowego gwarantowanego do
wykonania, co jednocześnie znacząco wpływa na możliwości prawidłowej wyceny wartości oferty (treść
udzielonej odpowiedzi przez Zamawiającego na pytanie 28 „(…) Zastrzeżenie dotyczące realizacji
zamówienia podstawowego wynika z wewnętrznych kwestii finansowych u Zamawiającego. Zamawiającemu
zależy na szybkim podpisaniu Umowy. Dodatkowo przewidział możliwości zmiany Umowy.” Odwołujący
uznając to za zmianę istotną umowy wskazał, iż jest to niedopuszczalne po dokonaniu wyboru wykonawcy;
b)nałożenie nieuzasadnionego wymogu posiadania przez wykonawcę 35 osób zatrudnionych na umowę o pracę,
pomimo tego, że wyraźnie wskazał na elastyczny, czasowy i zdalny charakter wykonywanych usług
(odpowiedzi Zamawiającego na pytania 2 i 7), co nobilituje wybrane firmy bez wyraźnej przyczyny wynikającej
ze specyfiki zamówienia;
c)preferowanie firm znających już zakres prac przed postępowaniem, jak i specyfikę Zamawiającego, wymagając
od wykonawcy, co jest wprost złamaniem zasady konkurencyjności:
-skróconego terminu wykonania Zamówienia Podstawowego, tj. 50.029 roboczogodzin, czyli 297
roboczomiesięcy (od 1 września 2025 r. do 30 listopada 2025 r.) uniemożliwiającego wykonanie prac: bez
szczegółowej wiedzy na temat zakresu prac, bez posiadania szczegółowej wiedzy o Zamawiającym i jego
systemach, bez wyszkolenia pracowników w zakresie procedur Zamawiającego, czy zgodnie z
pracochłonnością podaną przez Zamawiającego przekraczający ilość potrzebnych do realizacji
pracowników ponad podaną i wymaganą ilość przez Zamawiającego (Zamawiający wymaga do realizacji
Zamówienia 65 osób, natomiast zgodnie z podaną pracochłonnością wykonawca musi mieć co najmniej
99 specjalistów w okresie od 1 września do 30 listopada). Wg Odwołującego, nieścisłości te
uniemożliwiają prawidłową wycenę prac. Charakter i specyfika prac zgodnie z metodyką tworzenia
oprogramowania, jak i metodyka prowadzenia testów przez Zamawiającego uniemożliwia de facto
wykonanie Zamówienia Podstawowego w tym terminie bez wcześniejszego (przed przetargiem)
uzyskania stosownych informacji i przygotowania się do nich;
-2 tygodniowego obowiązkowego terminu na zapoznanie się z infrastrukturą Zamawiającego przed
rozpoczęciem prac, co skraca ww. okres realizacji Zamówienia Podstawowego o 2 tygodnie dla firm nie
znających infrastruktury Zamawiającego;
-wykonania Zamówienia Podstawowego bez podania opisu szczegółowego prac. Wg Odwołującego, skoro
Zamawiający na etapie procedury przetargowej zna zarówno termin wykonania prac (30 listopada 2025 r.)
jak i szacunkową pracochłonność (297 roboczomiesięcy), to na etapie publikacji przetargu posiadał
szczegółową wiedzę, jakie zmiany w systemach informatycznych Zamawiającego należy przetestować,
zwłaszcza, że wymaga de facto mniej niż 3 miesiące na ich przetestowanie – co jest sprzeczne z
metodyką tworzenia oprogramowania, jak i z metodyką przeprowadzania testów podaną przez
Zamawiającego jako załącznik do przetargu;
-wymagając od oferentów podania danych osobowych pracowników bez możliwości podpisania Umowy NDA,
co de facto wyklucza firmy niemające z Zamawiających zawartych umów na realizację;
3)uniemożliwił części oferentom złożenie ofert poprzez:
a)zignorowanie części pytań oferentów zadanych po pojawieniu się przetargu w szczególności dotyczących
naruszeń PZP, jak i zakresu i czasu wykonania Zamówienia Podstawowego (pytania m.in.: 23, 26, 27, 28);
b)zignorowanie wszystkich pytań oferentów zadanych po wprowadzeniu zmian do SWZ i Umowy;
c)przedłużenie terminu złożenia oferty po zmianie SW Z i Umowy w taki sposób, aby oferenci nie mieli możliwości
zadawania pytań naruszając tym samym art. 135 i 284 PZP, dając oferentom jedynie kilka godzin na
przeanalizowanie zmian i zadanie pytań, bowiem zdaniem Odwołującego Zamawiający wyznaczając termin
złożenia ofert na 12 sierpnia 2025 roku de facto zmienił termin zaledwie o 6 dni, powodując, że Oferenci mogli
poświęcić czas na analizę zmian SW Z tylko w dniu dokonania publikacji zmian. Tzn. tylko od godziny 8.59 w
dniu pojawienia się zmian SWZ i Umowy;
4)opublikował przetarg w dużej części dotyczący tego samego zakresu prac co rozstrzygnięte już wcześniej
postępowanie pn. „Świadczenie usług z zakresu wsparcia informatycznego Centrum e-Zdrowia”, znak sprawy:
ZPRZ.270.19.2024 w zakresie usług prowadzonych na zasadach BDL dotyczących tych samych ról (Tester
Manualny i Tester Automatyczny) określonych w przetargu, co jest – jak to ujął Odwołujący – obejściem
postępowania ZPRZ.270.19.2024 i narusza ogólną zasadę prawidłowego planowania zamówień publicznych
wynikającą m.in. z art. 32 ust. 1 i 2 PZP;
5)w ramach realizacji Umowy oddaje wykonawcy na 3 lata zarządzanie i nadzór nad realizacją prac testowania,
pozbawiając się swojego nadzoru zarówno nad zakresem prac, zarządzaniem jak i wyceną pracochłonności,
pozostawiając sobie jedynie prawo do weryfikacji poprawności używania metodyki prowadzenia testów raz na 6
miesięcy, zaś wykonawca otrzymuje de facto prawo do samodzielnego oceniania pracochłonności
wykonywanych przez siebie prac, jak i ich wyceny.
Mając powyższe na uwadze, Odwołujący wniósł o uwzględnienie odwołania oraz nakazanie Zamawiającemu
unieważnienia postępowania.
Do postępowania odwoławczego przystąpienie – po stronie Zamawiającego – zgłosił Soflab Technology sp. z o.o. w
Katowicach.
Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje.
Izba stwierdziła, że odwołanie nie zawiera braków formalnych oraz terminowo został uiszczony od niego wpis w
wymaganej wysokości.
Zaznaczenia na wstępie wymaga, że przystąpienie do postępowania przez Soflab Technology sp. z o.o. w Katowicach
zostało uznane za bezskuteczne. Zgodnie z art. 525 ust. 2 PZP, do zgłoszenia przystąpienia dołącza się dowód
przesłania kopii zgłoszenia przystąpienia zamawiającemu oraz wykonawcy wnoszącemu odwołanie. Pismo zawierające
zgłoszenie przystąpienia przez ww. wykonawcę nie zawierało dołączonych załączników w postaci potwierdzenia
przesłania przystąpienia do stron. Z tych względów wykonawca nie mógł stać się uczestnikiem postępowania, skoro
zgłosił przystąpienie w sposób nieprawidłowy, tj. niezgodny z przepisami PZP.
Przechodząc do uzasadnienia podstaw odrzucenia odwołania, podkreślić należy, że ogłoszenie o zamówieniu zostało
zamieszczone w Suplemencie do Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej w dniu 23 lipca 2025 r. Ponadto, w tym
samym dniu Zamawiający opublikował Specyfikację Warunków Zamówienia (dalej: „SW Z”) wraz z załącznikami, jak też
ogłoszenie o zamówieniu na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Następnie, pismem z dnia 4 sierpnia
2025 r., opublikowanym na ww. stronie internetowej, na platformie e-Zamówienia, dnia kolejnego, 5 sierpnia 2025 r.
Zamawiający udzielił wyjaśnień w odpowiedzi na pytania wykonawców oraz dokonał zmiany treści SW Z i ogłoszenia o
zamówieniu. Dnia 12 sierpnia 2025 r. Zamawiający dokonał otwarcia ofert. Ww. daty są terminami zdarzeń istotnych dla
Odwołującego z punktu widzenia konieczności dochowania ustawowych terminów wniesienia odwołania do Prezesa
Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołanie wpłynęło bowiem do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczejw dniu 21 sierpnia
2025 r.
Zgodnie z art. 515 ust. 2 pkt 1 PZP, odwołanie w przypadku zamówień, których wartość jest równa albo przekracza progi
unijne, wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub
zamieszczenia dokumentów zamówienia na stronie internetowej. Termin na wniesienie odwołania w niniejszej sprawie
upływał zatem w ciągu 10 dni licząc od zaistnienia ww. adekwatnych zdarzeń, w zależności od tego, czego dotyczyły
zarzuty odwołania.
Mając powyższe na uwadze, Izba stwierdziła, że zarzut nr 1 dotyczył ogłoszenia o zamówieniu dokonanego dnia 23 lipca
2025 r., skoro Odwołujący zarzucał, że „Zamawiający zainicjował procedurę przetargową niezgodnie z art. 138 PZP
określającym tryb przyspieszony”. Tym samym, nie ma wątpliwości, że zarzut ten powinien być sformułowany w
odwołaniu wniesionym najpóźniej do dnia 4 sierpnia 2025 r. Odwołanie wpłynęło zaś 17 dni po terminie.
Odnośnie zarzutu nr 2a, Izba uznała, że Odwołujący zakwestionował w nim treść wzoru umowy (Załącznik nr 2 do
SW Z), skoro wskazał, że jego zdaniem Zamawiający w sposób niedopuszczalny przewidział możliwość zmiany umowy
(§ 12 wzoru umowy, pt. Warunki zmiany Umowy). Tym samym, skoro treść wzoru umowy była dostępna dla wszystkich
wykonawców od dnia 23 lipca 2025 r., to wówczas zaczął biec termin na wniesienie odwołania od jej treści. Nawet gdyby
uznać, że w tym zakresie wykonawca kwestionuje treść udzielonej dnia 5 sierpnia odpowiedzi Zamawiającego na pytanie
nr 28, to termin na wniesienie odwołania w tym zakresie upłynął dnia 18 sierpnia.
W zakresie zarzutu nr 2b dotyczącego nałożenia „nieuzasadnionego wymogu posiadania przez Wykonawcę 35 osób
zatrudnionych na umowę o pracę” Izba ustaliła, że wymóg ten wynika z opublikowanej dnia 23 lipca treści SW Z (pkt III.16
SW Z), stąd termin na kwestionowanie tego postanowienia upłynął przed dniem wniesienia odwołania obejmującego to
postanowienie. W ocenie Izby, udzielone przez Zamawiającego wyjaśnienia w zakresie pytań nr 2 i 7, opublikowane dnia
5 sierpnia, nie zmieniały nic w zakresie tego wymogu. Nawet jeśli by uznać, że odwołanie dotyczy ww. udzielonych
wyjaśnień, to i tak jest w tym zakresie spóźnione.
Kolejno, odnosząc się do zarzutu nr 2c, w którym Odwołujący wskazał na „Preferowanie firm znających już zakres prac
przed postępowaniem” z uwagi na skrócenie terminu wykonania Zamówienia Podstawowego, wprowadzenie 2
tygodniowego obowiązkowego terminu na zapoznanie się z infrastrukturą Zamawiającego przed rozpoczęciem prac oraz
nałożenie obowiązku wykonania Zamówienia Podstawowego bez podania opisu szczegółowego prac – Izba podobnie,
jak w przypadku poprzednich zarzutów, ustaliła, że dotyczy on treści SW Z w kształcie ogłoszonym dnia 23 lipca (zob.
str. 1 i 2 Opisu Przedmiotu Zamówienia – Załącznik nr 1 do SW Z oraz § 4 i § 1 ust. 2 Projektu Umowy), a zatem
odwołanie w tym zakresie jako takie jest spóźnione. Jeśli chodzi zaś o część tego zarzutu opisaną w tiret czwarte, tj.
dotyczącą wymagania „od oferentów podania danych osobowych pracowników bez możliwości podpisania Umowy NDA,
co de facto wyklucza firmy niemające już z Zamawiających umów na realizację”, która odnosiła się do pkt XV SW Z, pt.
„Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem wag tych kryteriów i
sposobu oceny ofert”, a także pytań nr 26 i nr 27 udzielonych przez Zamawiającego wyjaśnień, to podobnie jak powyżej,
kwestia ta powinna zostać zaskarżona przez Odwołującego w terminie do dnia 4 sierpnia, ewentualnie najpóźniej w
terminie do dnia 18 sierpnia.
Odnosząc się do kwestii terminu wniesienia odwołania w części dotyczącej zarzutu nr 3, Izba ustaliła, że zarzut ten
dotyczy wyjaśnień Zamawiającego oraz zmiany terminu złożenia oferty po dokonaniu zmian SW Z, tj. czynności lub
zaniechań Zamawiającego dokonanych dnia 5 sierpnia. Odwołanie wniesione dopiero dnia 21 sierpnia jest zatem
spóźnione. Jeśliby zaś uznać, że Odwołujący kwestionuje zaniechanie udzielenia odpowiedzi przez Zamawiającego na
pytania zadane mu dnia 5 sierpnia (zarzut jest nieprecyzyjny w tym zakresie), to wskazać należy, że zgodnie z art. 135
ust. 2 PZP, zamawiający jest obowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 6 dni przed upływem
terminu składania ofert, o ile wniosek o wyjaśnienie treści SWZ wpłynął do zamawiającego nie później niż na odpowiednio
14 przed upływem terminu składania ofert. Izba stwierdziła zaś, że po pierwsze ww. pytania nie wpłynęły do
Zamawiającego na 14 dni przed upływem terminu składania ofert, toteż Zamawiający nie miał obowiązku udzielić na nie
odpowiedzi. Co więcej, nawet gdyby uznać, że pytania te wpłynęły w terminie, to Zamawiający powinien wówczas
udzielić wyjaśnień niezwłocznie jednak nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania ofert, który to termin
upływał dnia 5 sierpnia 2025 r. Tym samym, należało uznać, że Zamawiający „zaniechał” udzielenia odpowiedzi, tj. był w
zwłoce w dniu 6 sierpnia i od tej daty Odwołujący powinien liczyć termin na wniesienie odwołania. Zgodnie bowiem z art.
515 ust. 3 pkt 1 PZP, odwołanie w przypadkach innych niż przekazanie informacji o czynności zamawiającego oraz
dotyczących kwestionowania treści ogłoszenia lub treści dokumentów zamówienia, w przypadku zamówień
przekraczających progi unijne, wnosi się w terminie 10 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej
staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia. Biorąc pod
uwagę fakt, że zaniechanie Zamawiającego, tj. brak udzielenia odpowiedzi był okolicznością łatwą do zidentyfikowania
przez Odwołującego, termin na wniesienie ewentualnego odwołania od ww. zaniechania podniesionego w ramach
zarzutu nr 3, upłynął dnia 18 sierpnia.
Wskazując dalej na zarzut 4, Izba stwierdziła, że kwestionuje on czynność ogłoszenia o zamówieniu, dokonaną dnia 23
lipca. Zarzut brzmi bowiem: „Zamawiający opublikował przetarg w dużej części dotyczący tego samego zakresu prac co
rozstrzygnięte już wcześniej postępowanie pn. „Świadczenie usług z zakresu wsparcia informatycznego Centrum eZdrowia”, znak sprawy: ZPRZ.270.19.2024 (...).” Tym samym, zarzut ten jest spóźniony, skoro odwołanie w tej części
wniesiono po upływie 10-dniowego terminu.
W zakresie ostatniego zarzutu nr 5, dotyczącego ustanowienia w dokumentacji postępowania uprawnienia
Zamawiającego do weryfikacji poprawności używania metodyki prowadzenia testów raz na 6 miesięcy – zarzut ten,
jakkolwiek nieprecyzyjnie – zdaje się dotyczyć treści SW Z, tj. wzoru Umowy albo w brzmieniu opublikowanym w dniu 23
lipca albo zmienionej w drodze wyjaśnień dokonanych dnia 5 sierpnia. Po tym dniu bowiem, Zamawiający nie dokonywał
dalszych zmian SWZ, ani nie udzielał wyjaśnień. Tym samym, odwołanie również w tym zakresie pozostaje spóźnione.
W ww. okolicznościach sprawy, Izba stwierdziła, że odwołanie podlega odrzuceniu na podstawie art. 528 pkt 3 PZP,
zgodnie z którym Izba odrzuca odwołanie, jeśli stwierdzi, że odwołanie zostało wniesione po upływie terminu określonego
w ustawie.
Biorąc powyższe pod uwagę, na podstawie art. 553 zd. 2 w zw. z art. 528 pkt 3 PZP oraz art. 515 ust. 2 pkt 1 oraz ust. 3
pkt 1 PZP, orzeczono jak w sentencji. Wobec stwierdzenia zaistnienia podstawy do odrzucenia odwołania, Izba nie była
uprawniona do merytorycznego rozpoznania odwołania.
O kosztach postępowania orzeczono stosownie do wyniku postępowania - na podstawie 557 PZP oraz w oparciu o
przepisy 1 w zw. z 8 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie
szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobieraniu
wpisu od odwołania (Dz. U. poz. 2437 ze zm.). Izba nie zasądziła na rzecz Zamawiającego kosztów, wobec uznania, że
nie przedstawił on rachunków lub spisu kosztów, skoro Zamawiający nie dołączył do akt sprawy pełnomocnictwa z
podpisem mocodawcy lub wierzytelny odpis pełnomocnictwa (art. 511 ust. 1 PZP).
Przewodnicząca: …………….