Sygn. akt: KIO 1776/26
WYROK
Warszawa, dnia 20 maja 2026 r.
Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie:
Przewodnicząca:Monika Banaszkiewicz
Protokolantka: Wiktoria Ceyrowska
po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 19 maja 2026 r. odwołania wniesionego do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w
dniu 17 kwietnia 2026 r. przez wykonawcę Sharp Business Systems Polska Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie w
postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy w
Poznaniu
orzeka:
1.oddala odwołanie,
2.kosztami postępowania obciąża Odwołującego i:
2.1zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 7 500 zł 00 gr (słownie: siedem tysięcy pięćset
złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę Sharp Business Systems Polska Sp. z o. o. z siedzibą w
Warszawie tytułem wpisu od odwołania i kwotę 3 600 zł 00 gr (słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero
groszy) poniesioną przez zamawiającego Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy w
Poznaniu tytułem wynagrodzenia pełnomocnika,
2.2zasądza od wykonawcy Sharp Business Systems Polska Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie na rzecz
zamawiającego Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy w Poznaniu kwotę 3 600 zł 00 gr
(słownie: trzy tysiące sześćset złotych zero groszy) stanowiącą koszty postępowania odwoławczego
poniesione przez zamawiającego.
Na orzeczenie - w terminie 14 dni od dnia jego doręczenia - przysługuje skarga za pośrednictwem Prezesa Krajowej Izby
Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych.
Przewodnicząca:………….................
Sygn. akt: KIO 1776/26
Uzasadnienie
Zamawiający Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa Oddział Terenowy w Poznaniu (dalej: „Zamawiający”), prowadzi z
zastosowaniem przepisów ustawy z 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1320 oraz
z 2025 r. poz. 620 dalej: „ustawa Pzp”) w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji, o którym mowa w art.
275 pkt 1 ustawy Pzp postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „dostawa urządzeń drukujących i
graficznych oraz materiałów eksploatacyjnych w postaci tonerów” (znak postępowania: POZ.W O.260.10.2026). Wartość
szacunkowa zamówienia jest poniżej progów unijnych. Ogłoszenie o zamówieniu ukazało się w Biuletynie Zamówień
Publicznych z dnia 3 marca 2026 r. pod nr 2026/BZP 00137809/01
17 kwietnia 2026 roku do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej w Warszawie, w przedmiotowym postępowaniu na
podstawie 513 pkt 1 ustawy Pzp odwołanie (sygn. akt: KIO 1776/26) złożył wykonawca Sharp Business Systems Polska
Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie (dalej: „Odwołujący”).
Odwołanie złożono wobec czynności Zamawiającego polegających na:
1/ odrzuceniu oferty Odwołującego;
2/ unieważnienia postępowania.
Odwołujący zarzucił Zamawiającemu naruszenie:
1) art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp poprzez bezpodstawne odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na niezgodność
oferty z warunkami zamówienia,
2) art. 255 pkt 2 ustawy Pzp poprzez bezpodstawne umorzenie postepowania.
Odwołujący wnosił o uwzględnienie odwołania poprzez:
1) nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności odrzucenia oferty Odwołującego,
2) nakazanie Zamawiającemu unieważnienia czynności unieważnienia postępowania,
3) obciążenie Zamawiającego kosztami postępowania.
Odwołujący wskazał, że posiada interes we wniesieniu odwołania, ponieważ złożył ofertę w prowadzonym przez
Zamawiającego postępowaniu i przysługuje mu status wykonawcy. Odwołujący podniósł, że ubiega się o udzielenie
zamówienia będącego przedmiotem postępowania, które wchodzi w zakres ekonomicznego zainteresowania
Odwołującego, co zamanifestował on składając ofertę. Odwołujący wskazał, że bezpodstawne odrzucenie jego oferty
uniemożliwia mu uzyskanie zamówienia, którego dotyczy postępowanie. Odwołujący podniósł, że gdyby Zamawiający nie
odrzucił jego oferty, oferta ta zostałaby sklasyfikowana na pierwszym miejscu z uwagi na odrzucenie pozostałych ofert i
brak podstaw do unieważnienia postepowania. W konsekwencji Odwołującemu zostałoby udzielone zamówienie będące
przedmiotem postępowania. Natomiast odrzucenie oferty Odwołującego oznacza jego zdaniem, że może on ponieść
szkodę w postaci utraconego zysku z realizacji wybranej części zamówienia, którego dotyczy postępowanie.
Odwołanie zostało wniesione z zachowaniem ustawowego terminu określonego w art. 515 ust. 1 pkt 2 lit. a) ustawy Pzp.
Informację stanowiącą podstawę do wniesienia odwołania Odwołujący uzyskał 14 kwietnia 2026 r. – Zawiadomienie o
odrzuceniu ofert oraz o unieważnieniu postępowania na podstawie art. 255 pkt 2 ustawy Pzp. W związku z powyższym
odwołanie wniesione w dniu 17 kwietnia 2026 r. należy uznać za wniesione w wymaganym zgodnie z ustawą Pzp
terminie.
Wpis od odwołania w kwocie 7 500,00 złotych (siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) został uiszczony przelewem
na rachunek bankowy Urzędu Zamówień Publicznych. Odwołujący prawidłowo przekazał kopię odwołania
Zamawiającemu oraz załączył potwierdzenie przekazania odwołania Zamawiającemu.
29 kwietnia 2026 r. Zamawiający złożył pisemną odpowiedź na odwołanie, w której wnosił o:
1) oddalenie odwołania w całości;
2) przyznanie kosztów postępowania obejmujących koszty wynagrodzenia jednego pełnomocnika w wysokości 3.600 zł
zgodnie z § 8 ust 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie szczegółowych
rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od
odwołania;
3) przeprowadzenie rozprawy w trybie zdalnym;
4) przeprowadzenia dowodów z zeznań świadków (pracowników Zamawiającego).
Podczas posiedzenia przed Krajową Izbą Odwoławczą Zamawiający cofnął wniosek dowodowy o przesłuchanie w
charakterze świadka pracowników.
Po przeprowadzeniu rozprawy z udziałem stron, na podstawie zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego oraz
oświadczeń, a także stanowisk stron, Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje:
Izba stwierdziła, że w zakresie zarzutów podniesionych w odwołaniu nie została wypełniona żadna z przesłanek
skutkujących odrzuceniem odwołania, odwołanie nie zawierało braków formalnych i mogło zostać rozpoznane
merytorycznie.
Izba ustaliła, że wykonawca wnoszący odwołanie wykazał interes w korzystaniu ze środków ochrony prawnej. Interes we
wniesieniu odwołania wynika z faktu, iż w przypadku uwzględnienia zarzutów podniesionych w odwołaniu oferta
Odwołującego uplasuje się na pierwszym miejscu w rankingu ofert (będzie jedyną ofertą, która nie podlega odrzuceniu),
nie będzie w związku z tym podstaw do unieważnienia postępowania, a tym samym Odwołujący będzie miał szansę na
uzyskanie zamówienia.
Przystąpienia do postępowania odwoławczego po stronie odwołującego ani po stronie zamawiającego w ustawowym
terminie nie zgłosił żaden wykonawca.
Izba postanowiła dopuścić dowody z dokumentacji przedmiotowego postępowania, odwołania wraz z załącznikami,
odpowiedzi na odwołanie złożonej przez Zamawiającego wraz z załącznikami, pisma procesowego złożonego przez
Odwołującego oraz pisma procesowego złożonego przez Zamawiającego.
Biorąc pod uwagę stanowiska Stron oraz zgromadzony materiał dowodowy, Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało
na uwzględnienie i podlegało oddaleniu.
W zakresie podniesionych zarzutów Izba ustaliła następujący stan faktyczny:
Zamawiający prowadzi w trybie podstawowym bez przeprowadzenia negocjacji, o którym mowa w art. 275 pkt 1 ustawy
Pzp postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego pn.: „dostawa urządzeń drukujących i graficznych oraz
materiałów eksploatacyjnych w postaci tonerów”.
W postępowaniu oferty złożyło 5 wykonawców.
Zgodnie z Działem VII część A pkt 1 SWZ:
„1.Na ofertę składają się wypełnione i podpisane podpisem elektronicznym załączniki do SWZ:
- złącznik nr 1 – Formularz oferty,
- załącznik nr 2 – opis przedmiotu zamówienia,
- dokumenty wymagane opisem przedmiotu zamówienia.”
W Załączniku nr 2 do SW Z pod Tabelą nr 1 Wymagań jakościowych i danych technicznych kolorowych urządzeń
drukujących MFP wskazano:
„Uwaga 2: Do oferty oferent powinien załączyć kartę katalogową zaoferowanych urządzeń w oparciu o którą
sporządzono ofertę.”
W Załączniku nr 2 do SW Z w Tabeli nr 2 materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do realizacji umowy – tonerów oraz
pojemników na zużyty toner wskazano: „Tabela powinna zawierać ilości niezbędne do realizacji umowy wraz z
materiałami znajdującymi się w urządzeniu” oraz „Powyższe materiały (tonery oraz pojemniki na zużyty toner) zgodnie z
przewidywanym postępowaniem powinny pozwolić na wydrukowanie minimum 300 000 (słownie trzysta tysięcy) stron
formatu A4 w tym co najmniej 150 000 (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy) stron kolorowych formatu A4 przez każde z
urządzeń, przy założonym 20% pokryciu strony [tj. 5% dla czerni (K) oraz po 5% dla trzech kolorów, tj. niebieskiego (C),
purpurowego (M), żółtego (Y)] oraz co najmniej 150 000 (słownie: sto pięćdziesiąt tysięcy) stron czarno-białych formatu
A4 przez każde z urządzeń (przy założeniu gdzie w wydruku kolorowym bierze udział również kolor czarny), przy
założonym 5% pokryciu strony. Pojemnik na zużyty toner powinien wystarczyć do wydruku co najmniej 300 000 (słownie:
trzystu tysięcy) stron (przy założeniu gdzie w wydruku kolorowym bierze udział również kolor czarny).”
Odwołujący wraz z ofertą złożył kartę katalogową urządzenia Sharp BP-71C45 Oferowane urządzenie nie obsługuje
wymaganego sterownika Microsoft Windows Serwer 2012 (producent urządzenia nie przewiduje ani nie potwierdza
wsparcia dla systemu Windows Server 2012). W złożonej karcie katalogowej producent umieścił jako wspierane przez
oferowane urządzenie systemy operacyjne takie jak MacOS X 10.15 czy MacOS 11
W Załączniku nr 2 do SWZ w tabeli nr 2 pozycji nr 9 Pojemnik na zużyty toner Odwołujący wskazał:
„Wydajność 1 szt. określona zgodnie z opisem pod tabelą 50000 Ilość materiałów niezbędna do realizacji umowy dla 1
szt. urządzenia 5
14 kwietnia 2026 r. Zamawiający poinformował wykonawców o odrzuceniu ofert złożonych przez wszystkich
wykonawców oraz o unieważnieniu na podstawie art. 255 pkt 2 ustawy Pzp postepowania. Oferta Odwołującego została
odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp tj. z uwagi na to, że jej treść jest niezgodna z warunkami
zamówienia. W uzasadnieniu odrzucenia oferty Odwołującego Zamawiający wskazał:
„Zamawiający w załączniku nr 2 do SW Z w tabeli nr 1 w pozycji Sterowniki wymagał, żeby urządzenie obsługiwało
sterownik Windows Serwer 2012. Z załączonej broszury wynika natomiast, że urządzenie nie spełnia wymaganego
parametru.
Ponadto w załączniku nr 2 do SW Z w tabeli nr 2 w pozycji Pojemnik na zużyty toner wykonawca zaproponował
pojemność 50 000 wydruków za 1 sztukę, proponując 5 sztuk na urządzenie. Daje to łącznie 250 000 wydruków.
Zamawiający wymagał natomiast aby pozycja ta starczyła na wydruk co najmniej 300 000 stron. W związku z
powyższym oferta podlega odrzuceniu jako niezgodna z SWZ i postawionymi w niej warunkami.”
Z taką decyzją Zamawiającego nie zgodził się Odwołujący składając 17 kwietnia 2026 r. odwołanie od czynności i
zaniechań Zamawiającego.
Przedmiotem rozpoznania niniejszej sprawy było ustalenie czy Zamawiający dopuścił się naruszenia przepisów ustawy
Pzp poprzez:
- bezpodstawne odrzucenie oferty Odwołującego z uwagi na niezgodność oferty z warunkami zamówienia,
- bezpodstawne umorzenie postepowania.
Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp:
„1. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
(…)
5) jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia;”
Zgodnie z art. 255 pkt 2 ustawy Pzp:
„Zamawiający unieważnia postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:
(…)
2) wszystkie złożone wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo oferty podlegały odrzuceniu;”
Odnosząc się do zarzutu nr 1 Izba wskazuje, że zgodnie z Załącznikiem nr 2 do SW Z tabela nr 1 Wymagań
jakościowych i danych technicznych kolorowych urządzeń drukujących MFP wykonawcy byli zobowiązani do złożenia
oświadczeń czy oferowane przez nich urządzenie spełnia wymagane minimalne parametry techniczne. Jednym z
wymagań minimalnych parametrów technicznych były sterowniki Windows 10 (32/64), Windows 11, Windows Server
2012, Mac OS 12.1 i nowszy. Odwołujący w ofercie złożył zapewnienie o spełnieniu tego wymagania. Zgodnie z uwagą
zawartą pod tabelą nr 1 do oferty oferent powinien załączyć kartę katalogową zaoferowanych urządzeń, w oparciu o którą
sporządzono ofertę. Odwołujący podniósł, że w SW Z Zamawiający nie wskazał, że będzie dokonywał oceny na
podstawie złożonej katy katalogowej. Należy jednak zauważyć, że skoro wymóg dotyczył przedłożenia karty katalogowej,
w oparciu o którą sporządzono ofertę, to oczywistym jest, że Zamawiający powinien móc ustalić na jej podstawie
prawdziwość złożonych oświadczeń. W karcie katalogowej złożonej przez Odwołującego nie została zawarta
informacja, że oferowane urządzenie obsługuje wymagany sterownik Microsoft Windows Serwer 2012 Dopiero w
oświadczeniu własnym Odwołującego jako oficjalnego dystrybutora urządzeń Sharp na terenie Polski znalazła się
informacja, że oferowane urządzenie obsługuje sterownik Windows 2012 z wykorzystaniem sterownika uniwersalnego.
Treść tego oświadczenia nie była znana Zamawiającemu w momencie dokonywania oceny ofert. Co więcej Odwołujący
nie przedstawił Zamawiającemu dowodu, że sterownik uniwersalny spełnia wymagania Zamawiającego. Jeżeli
Odwołujący miał wątpliwości odnośnie tego, jakie karty katalogowe powinien przedłożyć dla poparcia oświadczeń
zawartych w tabeli nr 1 powinien zwrócić się do Zamawiającego na etapie ogłoszenia dokumentacji postępowania z
pytaniem, które by tego dotyczyło. Mając na uwadze wymagania dotyczące sterowników powinien również dopytać
Zamawiającego czy dopuszcza, aby zaoferowane urządzenie obsługiwało sterownik uniwersalny. Z żadnego dokumentu
znajdującego się w dokumentacji postępowania nie wynika, aby sterowniki uniwersalne mogły w pełni zapewnić
funkcjonalność urządzenia oferowanego przez Odwołującego. Jak wskazał Zamawiający zarówno na oficjalnej stronie
producenta, jak i na stronach nieoficjalnych nie znalazł on informacji, że oferowane przez Odwołującego urządzenie
obsługuje wymagany zgodnie z dokumentacją postępowania sterownik Microsoft Windows Serwer 2012. Również
Odwołujący takiego dowodu nie przedstawił.
Odnosząc się do podniesionej przez Odwołującego argumentacji dotyczącej zaniechania przez Zamawiającego
wezwania go do złożenia wyjaśnień Izba wskazuje, że Odwołujący nie postawił w odwołaniu skutecznie takiego zarzutu,
ograniczając się do stwierdzenia na marginesie, że Zamawiający nie skorzystał z możliwości wezwania Odwołującego
do wyjaśnień. Niezależnie od tego Izba wskazuje, że w przedmiotowym stanie faktycznym brak było podstaw do
kierowania takiego wezwania, ponieważ Odwołujący nie dostarczy wraz z ofertą informacji, które powodowałyby
wątpliwości. Jak wskazano w Komentarzu pod red. Huberta Nowaka i Mateusza Winiarza celem wyjaśnień jest
uzyskanie jednoznacznych informacji, jeżeli oświadczenia lub przedmiotowe środki dowodowe są nieprecyzyjne,
niejasne, dwuznaczne lub budzą wątpliwości interpretacyjne. Wyjaśnienia nie mogą prowadzić do uzupełnienia oferty o
informacje, które nie zostały w niej zawarte.
Odnosząc się do drugiej z przyczyn odrzucenia oferty Odwołującego Izba wskazuje, że w tabeli nr 2 jednoznacznie
wskazano, że tabela powinna zawierać ilości materiałów eksploatacyjnych niezbędnych do realizacji umowy – tonerów
oraz pojemników na zużyty toner niezbędne do realizacji umowy wraz z materiałami znajdującymi się w urządzeniu.
Odwołujący w tabeli nr 2 w poz. 9 (pojemnik na zużyty toner) wskazał ilość sztuk, która nie wystarcza na wydruk
wymaganych 300 000 stron. Potwierdzenie, że fabrycznie nowe urządzenie jest wyposażone w jeden pojemnik na zużyty
toner znalazło się dopiero w odwołaniu. W treści złożonej oferty nie znalazła się taka informacja czy zastrzeżenie, w
związku z czym oferta w tym zakresie jest niezgodna z warunkami zamówienia. Jak słusznie zauważył Zamawiający
tabela nr 2 nie miała charakteru dowolnego, szacunkowego, a była podstawą do wyceny oferty (jedna z dwóch
składowych ceny oferty). Odwołujący w pozycji Pojemnik na zużyty toner uwzględnił pojemność 50 000 wydruków za 1
sztukę, proponując 5 sztuk na urządzenie. Stanowi to łącznie 250 000 wydruków, a nie 300 000 wydruków wymaganych
w dokumentacji postępowania.
Mając na uwadze powyższe oraz zawarty w art. 255 pkt ustawy Pzp nakaz unieważnienia przez Zamawiającego
postępowania w przypadku, gdy wszystkie złożone w postępowaniu oferty podlegały odrzuceniu Zamawiający zasadnie
dokonał unieważnienia postępowania w oparciu o wskazaną podstawę prawną.
Reasumując Izba uznała, że odwołanie nie zasługiwało na uwzględnienie, a w działaniach Zamawiającego nie dopatrzyła
się naruszenia wskazanych przez Odwołującego przepisów.
Orzekając o kosztach postępowania odwoławczego orzeczono na podstawie art. 574 oraz art. 575 ustawy Pzp, a także
w oparciu o przepisy § 5 pkt 1 w zw. z § 5 pkt 2 lit. b) w zw. z § 8 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z
dnia 30 grudnia 2020 roku w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania odwoławczego, ich rozliczania
oraz wysokości i sposobu pobierania wpisu od odwołania (Dz. U. z 2020r., poz. 2437 ze zmianami), orzekając w tym
zakresie o obciążeniu kosztami postępowania odwoławczego stronę przegrywającą, czyli Odwołującego.
Wobec powyższego orzeczono, jak w sentencji.
Przewodnicząca:………….................