§ 6. Prowadzenie ewidencji zaświadczeń
1. Ewidencja zaświadczeń jest prowadzona w postaci książkowej. Ewidencja ta może być prowadzona w postaci elektronicznej.
1a. Karty ewidencji prowadzonej w postaci książkowej numeruje się kolejno, przeszywa oraz oznacza danymi podmiotu prowadzącego ewidencję: jego nazwą, adresem i numerem identyfikacji podatkowej.
1b. Ewidencję w postaci elektronicznej prowadzi się przy wykorzystaniu programu komputerowego, zgodnie z pisemną instrukcją obsługi tego programu, i w taki sposób, aby:
1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę zapisanych informacji przed zniszczeniem lub utratą, z zachowaniem zasad poufności, integralności i dostępności;
2) zapewniała ochronę przed nieuprawnionym dostępem, w szczególności przez zastosowanie mechanizmów uwierzytelniania i autoryzacji;
3) umożliwiała wydruk wpisów i raportów z dokonanych wpisów, wraz z dokonanymi zmianami, w porządku chronologicznym;
4) zapewniała identyfikację osoby dokonującej zmiany w ewidencji wraz z datą dokonania tej zmiany;
5) uniemożliwiała usuwanie wpisów;
6) uniemożliwiała zmianę zamieszczonych informacji bez wykrycia tego zdarzenia przez program.
1c. Podmiot prowadzący ewidencję w postaci elektronicznej przechowuje kopię zapisaną na informatycznym nośniku danych w sposób zapewniający ochronę zamieszczonych informacji przed zniszczeniem lub utratą, z zachowaniem zasad poufności, integralności i dostępności, lub w postaci wydruku.
2. Naczelnik urzędu skarbowego właściwy dla miejsca prowadzenia ewidencji zaświadczeń, zwany dalej „właściwym naczelnikiem urzędu skarbowego”, przed rozpoczęciem jej prowadzenia, dokonuje poświadczenia ewidencji:
1) przez zarejestrowanie i opatrzenie przeszycia zamknięciem urzędowym - w przypadku ewidencji w postaci książkowej;
2) przez zarejestrowanie - w przypadku ewidencji prowadzonej w postaci elektronicznej.
3. Ewidencja zaświadczeń jest prowadzona za każdy rok kalendarzowy.
Tekst przepisu: akt wydany przez Ministra Finansów, Dziennik Ustaw z 2019 r. poz. 2314.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.