Rozdział 6. Dokumentacja przebiegu studiów
Rozdział 6
Dokumentacja przebiegu studiów
1. Studentowi nadaje się kolejny, w ramach uczelni, numer albumu, który jest mu przypisany na wszystkich kierunkach i poziomach, na których odbywa studia w tej uczelni.
2. Do albumu studentów wpisuje się następujące dane dotyczące studenta:
1) numer albumu;
2) datę rozpoczęcia studiów;
3) imiona i nazwisko;
4) datę i miejsce urodzenia;
5) numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało;
6) informacje o dokumencie stanowiącym podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia:
a) nazwę szkoły lub okręgowej komisji egzaminacyjnej, numer oraz datę i miejsce wystawienia dokumentu, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy – w przypadku studiów pierwszego stopnia lub jednolitych studiów magisterskich,
b) nazwę uczelni, numer oraz datę i miejsce wystawienia dyplomu ukończenia studiów – w przypadku studiów drugiego stopnia;
7) nazwę kierunku, poziomu i profilu studiów;
8) rok studiów, na który został przyjęty;
9) datę i przyczynę opuszczenia uczelni.
3. Numerem albumu oznacza się teczkę akt osobowych studenta oraz indeks.
1. W teczce akt osobowych studenta przechowuje się:
1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym:
a) poświadczoną przez uczelnię kopię:
dokumentu stanowiącego podstawę ubiegania się o przyjęcie na studia, o którym mowa w art. 69 ust. 2 ustawy
w przypadku kandydata na studia pierwszego stopnia lub jednolite studia magisterskie,
dyplomu ukończenia studiów – w przypadku kandydata na studia drugiego stopnia,
b) ankietę osobową zawierającą zdjęcie kandydata, imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, numer PESEL, a w przypadku jego braku – nazwę i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz nazwę państwa, które go wydało, płeć, miejsce zamieszkania przed rozpoczęciem studiów: wieś albo miasto, adres zamieszkania oraz adres do korespondencji, numer telefonu kontaktowego, obywatelstwo, a w przypadku cudzoziemców również nazwę państwa urodzenia i informacje o posiadaniu Karty Polaka;
2) dokumenty stanowiące podstawę przyjęcia na studia;
3) podpisany przez studenta akt ślubowania;
4) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu, a także ich duplikatów;
5) karty okresowych osiągnięć studenta;
6) decyzje dotyczące przebiegu studiów;
7) pracę dyplomową;
8) recenzję pracy dyplomowej;
9) protokół egzaminu dyplomowego;
10) dyplom ukończenia studiów – egzemplarz do akt;
11) suplement do dyplomu – egzemplarz do akt;
12) potwierdzenie odbioru dyplomu ukończenia studiów i jego odpisów, suplementu do dyplomu i jego odpisów, a także duplikatu dyplomu lub duplikatu suplementu do dyplomu albo te dokumenty w przypadku ich nieodebrania.
2. Decyzje, o których mowa w ust. 1 pkt 6, sporządza się w postaci papierowej lub elektronicznej.
3. W przypadku prowadzenia teczki akt osobowych studenta w postaci elektronicznej teczka zawiera dokumenty, o których mowa w ust. 1, w postaci ich cyfrowego odwzorowania lub w postaci dokumentów elektronicznych.
4. Teczkę akt osobowych studenta, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. a oraz pkt 2–4, przechowuje się w archiwum uczelni przez okres 50 lat. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się.
1. W przypadku przeniesienia się studenta do innej uczelni dokumenty z teczki akt osobowych, o których mowa w § 15 ust. 1 pkt 1, 2, 5 i 6, przesyła się do uczelni, do której student się przeniósł, na wniosek tej uczelni.
2. W uczelni, którą student opuścił, pozostawia się kopię pisma, przy którym przesłano dokumenty, oraz wykaz tych dokumentów.
1. Karty okresowych osiągnięć studenta zawierają:
1) imiona i nazwisko studenta;
2) numer albumu;
3) imiona i nazwisko oraz tytuł profesora, stopień naukowy lub stopień w zakresie sztuki, lub tytuł zawodowy osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;
4) nazwy zajęć, w tym praktyk, w semestrze lub roku;
5) określenie formy weryfikacji osiągnięć studenta uzyskanych w ramach zajęć w danym semestrze lub roku;
6) uzyskaną ocenę;
7) liczbę uzyskanych punktów ECTS;
8) datę i podpis osoby przeprowadzającej egzamin lub zaliczenie;
9) datę i podpis rektora, potwierdzający przeprowadzenie weryfikacji osiągnięć studenta.
2. Osiągnięcia studenta odnotowuje się również w indeksie lub w innych dokumentach, jeżeli regulamin studiów je przewiduje.
3. Odpisy lub wydruki kart okresowych osiągnięć studenta lub innych dokumentów przewidzianych regulaminem studiów, o których mowa w ust. 2, wydaje się na wniosek osoby, której te dokumenty dotyczą. Odpisy lub wydruki wydaje się w zakresie, w jakim dotyczą wnioskodawcy.
4. Zakończenie studiów odnotowuje się w:
1) protokole egzaminu dyplomowego;
2) albumie studentów;
3) księdze dyplomów;
4) indeksie.
§ 18. Treść protokołu egzaminu dyplomowego
Protokół egzaminu dyplomowego zawiera: datę egzaminu, imiona i nazwisko studenta, numer albumu, imiona i nazwiska, podpisy oraz tytuł profesora, stopnie naukowe lub stopnie w zakresie sztuki lub tytuły zawodowe członków komisji egzaminacyjnej, treść zadanych pytań i uzyskane oceny, średnią ocen uzyskaną w okresie studiów, tytuł i ocenę pracy dyplomowej, ocenę egzaminu dyplomowego, ostateczny wynik studiów oraz uzyskany tytuł zawodowy.
§ 19. Wpisy w księdze dyplomów
W księdze dyplomów wpisuje się: kolejny, w ramach uczelni, numer dyplomu ukończenia studiów, numer albumu, imiona i nazwisko studenta, rok urodzenia, datę rozpoczęcia studiów, kierunek, poziom, profil i formę studiów, datę złożenia egzaminu dyplomowego i tytuł zawodowy.
1. Wzór legitymacji studenckiej określa załącznik nr 1 do rozporządzenia.
2. Wydanie legitymacji studenckiej odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji, w którym wpisuje się: imiona i nazwisko studenta, numer albumu oraz datę wydania dokumentu. Rejestr może być prowadzony w postaci elektronicznej.
1. Ważność legitymacji studenckiej potwierdza się co semestr przez aktualizację danych w układzie elektronicznym oraz umieszczenie w kolejno oznaczonych polach legitymacji hologramu, sporządzonego zgodnie z opisem określonym w załączniku nr 2 do rozporządzenia.
2. Hologram jest drukiem ścisłego zarachowania.
3. Legitymacja studencka zachowuje ważność nie dłużej niż do dnia ukończenia studiów, zawieszenia w prawach studenta lub skreślenia z listy studentów, zaś w przypadku absolwentów studiów pierwszego stopnia – do dnia 31 października roku ukończenia tych studiów.
1. Odpis dyplomu ukończenia studiów sporządza się na druku zgodnym z oryginałem dyplomu.
2. W odpisie dyplomu w języku obcym nazwę uczelni pozostawia się w oryginalnym brzmieniu, a tytuł zawodowy oraz wynik ukończenia studiów – w języku polskim. Obok nazwy uczelni można podać nazwę przetłumaczoną na język obcy.
3. W odpisie dyplomu oraz w odpisie dyplomu przeznaczonym do akt uczelni pod nazwą dokumentu umieszcza się odpowiednio wyrazy: „(ODPIS)” lub „(ODPIS PRZEZNACZONY DO AKT)”.
4. Do odpisów dyplomu wspólnego przepisy ust. 2 i 3 stosuje się odpowiednio.
5. Odpis suplementu oraz odpis suplementu przeznaczony do akt uczelni sporządza się według wzoru określonego dla suplementu. Przepis ust. 3 stosuje się odpowiednio.
1. Duplikat dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu sporządza się, na wniosek absolwenta, na podstawie dokumentów zawartych w teczce akt osobowych studenta.
2. Duplikat sporządza się na druku dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w dacie wystawienia oryginałów tych dokumentów, bez fotografii. Na dokumencie umieszcza się: wyraz „DUPLI- KAT”, datę sporządzenia duplikatu oraz pieczęć urzędową uczelni. Duplikat podpisuje rektor albo osoba upoważniona pełniąca funkcję kierowniczą w uczelni.
3. Jeżeli brak jest druku, o którym mowa w ust. 2 zdanie pierwsze, duplikat sporządza się na przygotowanym przez uczelnię druku, zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu.
4. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta. Informację o wydaniu duplikatu dyplomu ukończenia studiów odnotowuje się również w księdze dyplomów.
5. W przypadku utraty duplikatu absolwent może wystąpić z wnioskiem o wydanie kolejnego duplikatu.
1. Przepisy § 23 stosuje się odpowiednio do sporządzania duplikatów innych dokumentów dotyczących studiów.
2. Duplikat legitymacji studenckiej i indeksu sporządza się z aktualną fotografią.
3. Wydanie duplikatu legitymacji studenckiej odnotowuje się w rejestrze wydanych legitymacji, oznaczając numerem albumu oraz dodając kolejną literę alfabetu. Oryginał legitymacji oznacza się literą „a”.
1. Uczelnia może dokonywać sprostowań w indeksie, albumie studentów i w księdze dyplomów na wniosek studenta, absolwenta albo z urzędu.
2. Sprostowania dokonuje się na podstawie dokumentu zawierającego prawidłowe dane przez przekreślenie nieprawidłowych danych i wpisanie nad nimi właściwych danych. W miejscu sprostowania umieszcza się adnotację o sprostowaniu, podpis i pieczątkę imienną osoby, która dokonała sprostowania, datę sprostowania i pieczęć urzędową uczelni. W przypadku sprostowania dokonywanego w dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej zachowuje się w niej informację o sprostowaniu, jego dacie i osobie, która dokonała sprostowania.
3. Sprostowania może dokonać wyłącznie osoba upoważniona do wystawienia dokumentu.
4. Informację o dokonanym sprostowaniu umieszcza się w teczce akt osobowych studenta.
5. Legitymacja studencka, dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu oraz odpis suplementu, zawierające błędy lub omyłki, podlegają wymianie.
1. W przypadku zmiany imienia lub nazwiska studenta dokonanej na podstawie:
1) aktu małżeństwa,
2) decyzji administracyjnej,
3) orzeczenia sądu
uczelnia wystawia dokumenty, o których mowa w § 17 ust. 1 i 2, na nowe imię lub nazwisko, z tym że indeks – na wniosek studenta.
2. Jeżeli student nie wystąpi z wnioskiem o wydanie nowego indeksu, w dotychczasowym indeksie przekreśla się imię lub nazwisko i nad nimi wpisuje nowe kolorem czerwonym; na dole strony umieszcza się adnotację o dokonanej zmianie oraz datę i podpis rektora.
3. W przypadku zmiany imienia lub nazwiska absolwenta dokonanej na podstawie, o której mowa w ust. 1 pkt 2 i 3, uczelnia dokonuje zmiany tych danych osobowych w dokumentach, o których mowa w § 17 ust. 1 i 2, oraz wydaje dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu i odpis suplementu na nowe imię lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu, wraz z odpisami, wydanych na poprzednie imię lub nazwisko.
1. Uwierzytelnienia dokumentów, o których mowa w art. 78 ust. 1 ustawy, przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą dokonuje się przez umieszczenie na dokumencie:
1) klauzuli uwierzytelniającej zawierającej stwierdzenie autentyczności podpisu i funkcji osoby podpisującej dokument lub tożsamości pieczęci urzędowej uczelni, którą jest opatrzony ten dokument;
2) podpisu osoby uwierzytelniającej dokument;
3) pieczęci urzędowej Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej albo uczelni;
4) nazwy miejscowości i daty uwierzytelnienia.
2. Uwierzytelniane dokumenty wielostronicowe zszywa się i w miejscach zszycia opatruje pieczęcią urzędową uczelni, która je wydała, w sposób uniemożliwiający wymianę kart dokumentu.
1. W przypadku likwidacji uczelni przekazuje się na przechowanie teczki akt osobowych studentów, z wyłączeniem dokumentów, o których mowa w § 15 ust. 1 pkt 1–4, 7 i 8. Dokumenty, które obejmuje to wyłączenie, brakuje się.
2. W przypadku nieodebrania przez absolwentów dyplomów ukończenia studiów i odpisów dyplomów oraz suplementów do dyplomów i odpisów suplementów, likwidator albo założyciel uczelni niepublicznej powiadamia właścicieli tych dokumentów o możliwości ich odbioru, wyznaczając w tym celu odpowiedni termin.
3. W uczelni postawionej w stan likwidacji dyplomy ukończenia studiów, odpisy dyplomu, suplementy do dyplomu i odpisy suplementu, w tym wydane w przypadku wymiany, o której mowa w § 25 ust. 5, lub zmiany imion i nazwisk absolwentów, o której mowa w § 26, duplikaty dyplomu ukończenia studiów, duplikaty suplementu do dyplomu oraz odpisy i wydruki z dokumentacji przebiegu studiów podpisuje likwidator albo założyciel uczelni niepublicznej.
Pełna treść aktu: w sprawie studiów.