Na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, Nr 104, poz. 708 i Nr 170, poz. 1217) zarządza się, co następuje:
Rozporządzenie
w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych
Tekst aktu: wydany przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Dziennik Ustaw z 2006 r. poz. 206.Opracowanie: indeksy rzeczowe, interpretacje przepisów i powiązania z orzecznictwem - Kancelarium.
Spis treści (6)
§ 1. Zakres regulacji
Rozporządzenie określa niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych powstałych i gromadzonych w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych.
§ 2. Metadane dokumentów elektronicznych
1. Metadanymi w rozumieniu rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.
2. Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane:
1) identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
2) twórca - podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;
3) tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
4) data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
5) format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;
6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;
7) typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);
8) relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
9) odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
10) grupowanie - wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
11) kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;
12) język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
13) opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;
14) uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.
3. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.
4. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych.
5. W przypadku gdy metadane, o których mowa w ust. 2, odpowiadają elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartości podaje się zgodnie z zasadami tam określonymi.
§ 3. Podawanie wartości metadanych
1. Dla każdego dokumentu elektronicznego podaje się wartości metadanych określonych w § 2 ust. 2 pkt 1-7.
2. Wartości metadanych, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt 8-14, podaje się, jeżeli zostały przypisane do dokumentu w procesie jego tworzenia, przetwarzania lub przechowywania.
§ 4. Objaśnienia dotyczące metadanych
Dodatkowe objaśnienia niezbędne do prawidłowego uporządkowania metadanych oraz wynikające z najlepszej praktyki przykłady prawidłowego uporządkowania metadanych zamieszcza się na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji.
§ 5. Stosowanie dodatkowych metadanych
Umieszczanie w strukturze dokumentu elektronicznego innych metadanych niż określone w § 2 ust. 2 nie może wpływać na zmianę wartości niezbędnych metadanych ani utrudniać ich automatycznego wyodrębniania.
§ 6. Wejście w życie
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia.