Rejestr publiczny

Rejestr publiczny to pojęcie zdefiniowane w ustawie „Informatyzacja działalności podmiotów realizujących zadania publiczne”. Obejmuje ono nie tylko rejestr w ścisłym znaczeniu, lecz także ewidencję, wykaz, listę, spis lub inną uporządkowaną formę gromadzenia informacji. O zakwalifikowaniu danej bazy lub zbioru jako rejestru publicznego decyduje nie jego nazwa, lecz spełnienie określonych przesłanek.

Najważniejsze elementy pojęcia to:

• zbiór informacji musi służyć wykonywaniu zadań publicznych;
• musi być prowadzony przez podmiot publiczny;
• podstawą jego prowadzenia powinny być odrębne przepisy ustawowe.

Oznacza to, że nie każdy wykaz prowadzony przez urząd jest automatycznie rejestrem publicznym. Znaczenie ma jego funkcja, podmiot prowadzący oraz ustawowe umocowanie. Sam fakt, że informacje są przechowywane w systemie elektronicznym albo mogą być dostępne dla innych osób, nie przesądza jeszcze o takim charakterze. „Publiczny” odnosi się przede wszystkim do związku z realizacją zadań publicznych i prowadzeniem przez podmiot publiczny, a nie do nieograniczonego dostępu do wszystkich danych. Zasady udostępniania informacji mogą wynikać z przepisów regulujących konkretny rejestr.

W ustawie informatyzacyjnej definicja wyznacza zakres zbiorów, które mogą mieć znaczenie dla organizacji i cyfryzacji wykonywania zadań publicznych. Pozwala odróżnić ustawowo uregulowane rejestry od wewnętrznych ewidencji pomocniczych oraz wskazać, kiedy dane zgromadzone przez administrację mogą być wykorzystywane w jej działaniach. W praktyce rejestry publiczne służą potwierdzaniu określonych faktów, aktualizowaniu informacji, obsłudze wpisów oraz wymianie danych między organami.

Pojęcie ma znaczenie także w wielu innych dziedzinach prawa. Odnosi się między innymi do rejestrów i ewidencji wykorzystywanych w sprawach podatkowych, postępowaniach administracyjnych, planowaniu przestrzennym, działalności stowarzyszeń i fundacji rodzinnych, a także w postępowaniach dotyczących podmiotów wpisywanych do Krajowego Rejestru Sądowego. Szczególne znaczenie mają również ewidencje gruntów i budynków, których dane są wykorzystywane przy planowaniu, wymiarze podatków, statystyce oraz gospodarowaniu nieruchomościami. Dostępne rejestry mogą ponadto pozwalać organowi na ustalenie faktów z urzędu, bez żądania od strony dodatkowych zaświadczeń lub oświadczeń.