Przejdź do treści

Rozporządzenie

w sprawie gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym oraz usuwania tych danych z Rejestru

Akt obowiązującyDz.U.2015.1464Uchwalono: Wersja od: 24 września 2015 r.

Tekst aktu: wydany przez Ministra Sprawiedliwości, Dziennik Ustaw z 2015 r. poz. 1464.Opracowanie: indeksy rzeczowe, interpretacje przepisów i powiązania z orzecznictwem - Kancelarium.

Spis treści (12)

Na podstawie art. 17 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2015 r. poz. 1036) zarządza się, co następuje:

§ 1. Zakres regulacji

Rozporządzenie określa warunki, w tym techniczne i organizacyjne, sposób oraz tryb gromadzenia danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych w Krajowym Rejestrze Karnym, zwanym dalej "Rejestrem", oraz usuwania tych danych z Rejestru.

§ 2. Zabezpieczenie danych

Do zabezpieczenia danych zgromadzonych w Rejestrze stosuje się przepisy w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych wydane na podstawie art. 39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 i 1662 oraz z 2015 r. poz. 1309), z uwzględnieniem warunków, sposobu oraz trybu wynikających z niniejszego rozporządzenia.

§ 3. Nadzór nad bezpieczeństwem danych

Osobą nadzorującą przestrzeganie zasad bezpieczeństwa danych osobowych zgromadzonych w kartotekach i systemie teleinformatycznym, a w szczególności polityki bezpieczeństwa i instrukcji zarządzania systemem teleinformatycznym jest administrator bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości.

§ 5. Obsługa przez osoby uprawnione

1. Do obsługi kartotek i systemu teleinformatycznego oraz urządzeń wchodzących w jego skład dopuszcza się wyłącznie osoby upoważnione przez Ministra Sprawiedliwości, zwane dalej "osobami uprawnionymi".
2. Zakres odpowiedzialności za ochronę danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych przed dostępem osób nieuprawnionych, wykorzystywaniem przez osoby nieuprawnione, uszkodzeniem lub zniszczeniem jest określony w indywidualnym zakresie czynności osób uprawnionych.

§ 6. Szkolenie osób uprawnionych

Przed dopuszczeniem do pracy przy przetwarzaniu danych osobowych i danych o podmiotach zbiorowych każdą osobę uprawnioną zaznajamia się z przepisami dotyczącymi Rejestru i ochrony danych w nim zgromadzonych oraz z polityką bezpieczeństwa i instrukcją zarządzania systemem teleinformatycznym, w którym są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, niezbędnymi do wykonywania pracy na danym stanowisku, co osoba uprawniona potwierdza własnoręcznym podpisem.

§ 7. Naruszenie bezpieczeństwa danych

1. O każdym przypadku naruszenia kartotek lub systemu teleinformatycznego, w których są zgromadzone dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych, osoba uprawniona jest obowiązana niezwłocznie powiadomić administratora bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości.
2. W przypadku naruszenia, o którym mowa w ust. 1, osoba uprawniona postępuje w sposób określony przez administratora bezpieczeństwa informacji w Ministerstwie Sprawiedliwości.

§ 8. Wprowadzanie danych do Rejestru

1. Osoba uprawniona wprowadza do bazy danych systemu teleinformatycznego dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych zawarte w kartach rejestracyjnych, zawiadomieniach o zmianach ewidencyjnych, zawiadomieniach o skazaniu przez sąd państwa obcego, o zastosowaniu późniejszych środków oraz informacje związane z tym skazaniem, a następnie umieszcza je w odpowiedniej kartotece.
2. Nie umieszcza się w kartotekach:
1) kart rejestracyjnych przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2) zawiadomień przekazywanych do Rejestru za pośrednictwem systemu teleinformatycznego oraz za pośrednictwem systemu ECRIS.

§ 9. Usuwanie danych z Rejestru

1. Karty rejestracyjne, zawiadomienia o zmianach ewidencyjnych i zawiadomienia o skazaniu przez sąd państwa obcego usuwa się z kartotek przez fizyczne zniszczenie przez osoby uprawnione, w sposób uniemożliwiający ustalenie tożsamości osoby, której te dane dotyczą.
2. Dane osobowe i dane o podmiotach zbiorowych przetwarzane w bazie danych systemu teleinformatycznego usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego:
1) niezwłocznie po zaistnieniu faktu, który skutkuje obowiązkiem ich usunięcia, w przypadku danych przekazywanych wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego;
2) niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o zatarciu skazania, w przypadku danych przekazywanych za pośrednictwem systemu ECRIS;
3) z chwilą usunięcia kart rejestracyjnych, zawiadomień o zmianach ewidencyjnych i zawiadomień o skazaniu przez sąd państwa obcego, w przypadku pozostałych danych.
3. Zapis informacji dotyczących udostępniania danych osobowych lub danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze usuwa się z bazy danych systemu teleinformatycznego z chwilą usunięcia wszystkich zgromadzonych danych o osobie lub podmiocie zbiorowym.

§ 10. Odnotowywanie operacji na danych

W przypadku każdej osoby i podmiotu zbiorowego, których dane są przetwarzane w Rejestrze, system teleinformatyczny zapewnia odnotowanie:

1) daty wprowadzenia pierwszych i kolejnych danych do systemu;
2) identyfikatora użytkownika wprowadzającego dane;
3) informacji, które dane osobowe lub dane o podmiocie zbiorowym zostały wprowadzone do Rejestru;
4) źródła danych;
5) informacji, komu, kiedy, w jakim zakresie i przez kogo zostały udostępnione dane zgromadzone w Rejestrze.

§ 11. Odesłanie

Przepisy rozporządzenia stosuje się odpowiednio do zabezpieczenia i przetwarzania danych o podmiotach zbiorowych zgromadzonych w Rejestrze.