Zawiadomienie stron

„Zawiadomienie stron” oznacza poinformowanie uczestników postępowania o określonym fakcie, czynności, rozstrzygnięciu albo terminie. Jest to czynność sądu, organu administracji lub innego organu prowadzącego sprawę, której celem jest zapewnienie stronie wiedzy potrzebnej do udziału w postępowaniu i ochrony jej praw. Termin ten nie ma jednej, uniwersalnej definicji ustawowej. Jego znaczenie wynika z przepisów regulujących dane postępowanie.

Zawiadomienie może dotyczyć między innymi wszczęcia sprawy, wyznaczenia czynności, zmiany terminu, niezałatwienia sprawy w terminie, stanowiska innego organu, sprostowania treści protokołu albo wystąpienia zdarzenia wpływającego na dalszy tok postępowania. W postępowaniu cywilnym zawiadomienie może być związane także z koniecznością wezwania strony do dalszego udziału w sprawie, na przykład po śmierci jej pełnomocnika. W postępowaniu administracyjnym i podatkowym służy między innymi przekazaniu informacji o przyczynach zwłoki oraz nowym terminie załatwienia sprawy.

Najważniejsze cechy zawiadomienia stron:

• jest kierowane do jednej albo większej liczby stron, a zakres osób zawiadamianych wynika z przepisów konkretnej procedury;
• może mieć formę indywidualną, doręczaną określonej stronie, albo publiczną, na przykład przez Biuletyn Informacji Publicznej i sposób zwyczajowo przyjęty;
• powinno obejmować informacje pozwalające ustalić, czego dotyczy sprawa i jakie znaczenie ma przekazana wiadomość;
• może uruchamiać możliwość dokonania czynności procesowej, lecz skutki dla biegu terminu zależą od rodzaju wymaganej czynności i sposobu jej doręczenia.

Zawiadomienie różni się od wezwania. Zawiadomienie przede wszystkim przekazuje informację, natomiast wezwanie zobowiązuje adresata do stawiennictwa, złożenia wyjaśnień albo dokonania innej czynności. W praktyce te funkcje mogą występować w jednym piśmie.

W Kodeksie postępowania cywilnego, Kodeksie postępowania administracyjnego, Ordynacji podatkowej, Kodeksie postępowania karnego oraz w postępowaniu w sprawach o wykroczenia zawiadomienie stron jest elementem gwarantującym jawność i prawidłowy tok postępowania. W prawie cywilnym może również oznaczać poinformowanie drugiej strony o określonym oświadczeniu lub zdarzeniu, niezależnie od postępowania sądowego. Brak wymaganego zawiadomienia może mieć wpływ na skuteczność czynności, możliwość zaskarżenia rozstrzygnięcia albo ocenę prawidłowości postępowania, jeżeli przepisy wiążą z tym uchybieniem określone skutki.