Sygn. akt KIO/KD 7/23
UCHWAŁA
KRAJOWEJ IZBY ODWOŁAWCZEJ z dnia 19 kwietnia 2023 r.
po rozpatrzeniu zastrzeżeń z dnia 24 marca 2023 r. zgłoszonych do Prezes Urzędu Zamówień Publicznych przez
Zamawiającego: Biblioteka Narodowa z siedzibą w Warszawie
dotyczących informacji o wyniku kontroli doraźnej z dnia 14 marca 2023 r., (znak: DKZP.WKZ3.442.52.2022.JB
KND/52/22/DKZP) postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na: „Zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu
zarządzania zasobami
bibliotek w modelu SaaS we wskazanych bibliotekach w celu budowy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej.”
Krajowa Izba Odwoławcza w składzie:
Przewodniczący: Agata Mikołajczyk
Członkowie:
Małgorzata Matecka
Aneta Mlącka
wyraża następującą opinię:
zastrzeżenia zgłoszone przez Zamawiającego dotyczące naruszenia przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
wskazanego w Informacji o wyniku kontroli nie zasługują na uwzględnienie.
Uzasadnienie
Prezes UZP w wyniku przeprowadzonej - na podstawie art. 603 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo
zamówień publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 1710 z późn - dalej: „ustawa Pzp") - kontroli doraźnej zamówienia na „Zakup
i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania zasobami bibliotek w modelu SaaS we wskazanych bibliotekach w
celu budowy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. - w informacji o wyniku kontroli z dnia 14.03.2023r. stwierdził naruszenie
przez Zamawiającego przepisów art. 214 ust, 1 pkt 1 lit. a) i b) w związku z art. 16 pkt 1 oraz art. 129 ust. 2 ustawy Pzp
poprzez zastosowanie trybu
zamówienia z wolnej ręki bez zaistnienia ustawowych przesłanek, czym Zamawiający naruszył zasady uczciwej
konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zasadę prymatu trybów przetargowych.
W uzasadnieniu stanowiska podał:
W toku postępowania wyjaśniającego oraz kontroli doraźnej ustalono, iż Zamawiający — Biblioteka Narodowa wszczął w
dniu 2 września 2021 r. postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki poprzez przekazanie zaproszenia
do negocjacji wykonawcy wraz z załącznikami (m.in. projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia
publicznego) Ex Libris Ltd., Malha Technological park, Bldg. 9, Jerusalem 91481, Izrael, w przedmiocie zakupu i
wdrożenia zintegrowanego systemu zarządzania zasobami bibliotek w modelu SaaS we wskazanych bibliotekach w celu
budowy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. Jak stwierdzono, w toku negocjacji Zamawiający oraz wykonawca ustalili, iż
negocjacje będą kontynuowane pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą Ex Libris (Deutschland) GmbH. 22761 Hamburg,
TaskOpr0straBe 1, stanowiącym według informacji zawartych w dokumentacji postępowania oddział wykonawcy Ex
Libris Ltd. W dniu 7 grudnia 2021 r. pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą Ex Libris (Deutschland) GmbH została
zawarta umowa w sprawie zamówienia publicznego. Jak ustalono w toku postępowania wyjaśniającego oraz kontroli
doraźnej, Zamawiający przedstawił następujące uzasadnienie zastosowania trybu zamówienia publicznego z wolnej ręki
na podstawie przepisów art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) ustawy Pzp.
W pkt 5 protokołu postępowania Zamawiający wskazał co następuje.
Podstawa faktyczna:
W Uchwale nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego
„Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 20. na lata 2021-2025" wskazano w Priorytecie 1., Kierunek Interwencji 1.2,
Że budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej będzie odbywać się przez włączanie kolejnych bibliotek do
wspólnej platformy informatycznej — systemu Alma i wyszukiwarki Primo, których Zaawansowane możliwości
technologiczne umożliwiają realizację zadań, zdefiniowanych w ustawie z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, w tym
przede wszystkim gromadzenia, opracowania, przechowywania i udostępniania zbiorów, sporządzania 'i
rozpowszechniania informacji bibliograficznych i dokumentacyjnych, wymiany oraz przekazywania materiałów
bibliotecznych i informacji. Jako operatora Priorytetu 1 w NPRCz wyznaczono Bibliotekę Narodową. Jedynym dostawcą,
a zarazem producentem, wskazanego w uchwale oprogramowania Alma — zintegrowany System zarzadzania
zasobami bibliotek, oraz Primo — wyszukiwarko, jest firma Ex Libris Ltd.. należąca do grupy ProOuest Company.
ponadto.
System Alma i wyszukiwarka Primo wskazane w Uchwale pozostają wyłączną własnością firmy Ex Libris Ltd„ dlatego
dostarczenie i wdrożenie przez innego wykonawcę oprogramowania Alma i wyszukiwarki primo ze względu na ochronę
praw wyłącznych należących dofirmy Ex Libris Ltd. jest niemożliwe. Firma Ex Libris Ltd. jest jedynym podmiotem
mogącym zrealizować zamówienie, Co potwierdziło przeprowadzone przez Zamawiającego rozeznanie rynku oraz
Otrzymana od producenta informacja —Załącznik nr 2 do Załącznika nr 1 do wniosku - Analiza potrzeb i wymagań.
Podstawa prawna: Art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i lit. b):
Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być Świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn:
a) technicznych o obiektywnym charakterze,
b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających 2 odrębnych przepisów
jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego
zawężenia parametrów zamówienia.
Tożsame merytorycznie uzasadnienie zostało zawarte w pkt IV.I.I ogłoszenia o udzieleniu zamówienia nr 2022/S 005009264, opublikowanego w Dzienniku Urzędowym UE w dniu 7 stycznia 2022 r. W treści dokumentu zawierającego
analizę potrzeb i wymagań, Zamawiający wskazał m.in. co następuje.
Badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby z wykorzystaniem zasobów
własnych.
Biblioteka Narodowa posiada prawo do korzystania z oprogramowania Alma i wyszukiwarki Primo w chmurze
obliczeniowej w oparciu o licencję ustawową legalnego posiadacza systemu (podstawa prawna art. 74 ust. 4 pkt 1 w Zw.
z art 75 ust. 1 ustawy z dnia 04.02.1994 r. 0 prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1062) dla
wskazanych lokalizacji:
• Biblioteka Narodowa,
• Biblioteka Jagiellońska (wraz z bibliotekami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego),
• Wojewódzka Biblioteka Publiczna w Lublinie,
• Wojewódzka Biblioteka Publiczna w Kielcach,
oraz w ramach określonych parametrów użytkowania i dostępu, w tym liczby użytkowników, instytucji i rekordów. Są to
niewystarczające środki, aby zaspokoić zidentyfikowaną potrzebę. Biblioteka Narodowa zgodnie z przyjętym modelem
realizacji wdrożenia i funkcjonowania oprogramowania Alma i wyszukiwarki Primo jakim jest SaaS (Software os a
Service) —
oprogramowanie jako usługa, nie nabycia autorskich praw majątkowych do oprogramowania Alma i wyszukiwarki Primo,
tym samym nie może udostępniać ww. produktów do użytku lub korzyści jakiejkolwiek innej bibliotece niż wskazane
powyżej. System Alma i wyszukiwarka Primo wskazane w Uchwale pozostają wyłączną własnością firmy Ex Libris Ltd„
przekazanie autorskich praw majątkowych zamawiającemu nie jest obowiązkiem wykonawcy, o jedynie jego
uprawnieniem, dlatego nie jest możliwe zaspokojenie zidentyfikowanej potrzeby przy wykorzystaniu środków własnych
lub wskazaniu alternatywnej możliwości jej zaspokojenia. Poszukiwanie alternatywnych środków zaspokojenia
zidentyfikowanych potrzeby.
Podjęcie prac tj. dostarczenie i wdrożenie przez innego wykonawcę oprogramowania Arna i wyszukiwarki Primo ze
względu na ochronę praw wyłącznych należących do firmy Ex Libris Ltd. jest niemożliwe. Nie ma bowiem poza
wskazaną firmą na rynku dostawców zintegrowanych systemów zarządzania zasobami bibliotek, którzy posiadają prawo
do dystrybucji oprogramowania Alma i wyszukiwarki primo. powyższe oznacza również. Że realizacja zamówienia przez
innego wykonawcę oznaczałaby konieczność zakupu innych systemów, niż systemy Alma i primo, co byłoby sprzeczne
z interesem publicznym, gdyż uniemożliwiłoby realizację postanowień Uchwały i kontynuację działań podjętych przez BN
w 2018 r., tj. budowę platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. o czym poniżej. Działanie takie byłoby zatem niecelowe
i nieekonomiczne z punktu widzenia interesów Państwo oraz finansów publicznych.
Badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby poprzez udzielenie zamówienia - analiza wariantów.
System Alma i wyszukiwarka Primo wskazane w Uchwale pozostają wyłączną własnością firmy Ex Libris Ltd, dlatego nie
jest możliwe zaspokojenie zidentyfikowanej potrzeby w inny sposób niż przez zakup i wdrożenie zintegrowanego
systemu zarządzania zasobami bibliotek poprzez udzielenie zamówienia publicznego w trybie z wolnej ręki.
Wybór sposobu zaspokojenia zidentyfikowanych potrzeb.
Działając w Określonych ramach czasu, budżecie i zakresie wynikających z Uchwały oraz z uwzględnieniem
wskazanego w Uchwale oprogramowania Alma i wyszukiwarki Primo zaspokojenie potrzeby odbędzie się poprzez zakup
i wdrożenie przez Wykonawcę zintegrowanego Systemu zarządzania zasobami bibliotek w modelu SaaS we
wskazanych przez Zamawiającego bibliotekach.
W 2018 r. Biblioteka Narodowa wdrożyła ogólnopolski system nowej generacji — system Alma i wyszukiwarkę Primo,
działające w modelu chmurowym (SaaS). Wdrożenie nastąpiło również w trzech innych dużych bibliotekach: Bibliotece
Jagiellońskiej (wraz z bibliotekami jednostek Organizacyjnych Uniwersytetu Jagiellońskiego), Wojewódzkiej Bibliotece
Publicznej w Lublinie i Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w Kielcach. Wdrożenie we wskazanych bibliotekach stanowi
pierwszy etap budowy platformy ogólnokrajowej sieci
bibliotecznej. Pozwoliło także na sprawdzenie rozwiązania w warunkach rzeczywistych i na wypracowanie modelowych
rozwiązań umożliwiających kolejne wdrożenia oraz współkatalogowanie w czasie rzeczywistym. Przez
współkatalogowanie w czasie rzeczywistym należy rozumieć katalogowanie wykonywane przez dwie lub kilka bibliotek
na potrzeby tworzenia katalogu centralnego w ramach jednego środowiska informatycznego (system biblioteczny,
katalog centralny — baza danych, w której przechowywane są rekordy). Z zastrzeżeniem, Że System na bieżąco
weryfikuje istnienie rekordów podobnych, które mogą stanowić potencjalne dublety i wysyła do katalogującego
ostrzeżenie. Weryfikacja rekordów, które mogą stanowić potencjalne dublety odbywa Się już na etapie przystąpienia
przez katalogującego do pracy, następnie po weryfikacji rekordów podobnych — wskazanych przez System —
katalogujący podejmuje decyzję o utworzeniu rekordu bibliograficznego lub utworzeniu rekordu zasobu/egzemplarza do
istniejącego rekordu bibliograficznego.
Wybór trybu udzielenie zamówienia.
Mając na uwadze efektywność udzielanych zamówień publicznych, zgodnie z art. 129 ust. 1 pkt 7 oraz art. 214 ust. 1 pkt
1 lit. a i b ustawy 2 dnia 11 września 2019 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm.)
zamawiający udzieli zamówienia w trybie z wolnej ręki. Wpływ na wybór trybu zamówienia z wolnej ręki miało to, że nie
istnieje rozwiązanie alternatywne ani zastępcze, do wskazanego w Uchwale Systemu Alma i wyszukiwarki primo.
producentem wskazanego oprogramowania jest firma Ex Libris Ltd., która na rynku dostawców oprogramowania
bibliotecznego jest jedynym jego dostawcą przez co brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężania parametrów
zamówienia. Ponadto, System Alma i wyszukiwarka primo wskazane w uchwale pozostają wyłączną własnością firmy
Ex Libris Ltd., dlatego dostarczenie i wdrożenie przez innego oprogramowania Alma i wyszukiwarki Primo ze względu na
ochronę praw wyłącznych należących do firmy Ex Libris Ltd. jest niemożliwe. Firma Ex Libris Ltd., zgodnie z analizą
rynku przeprowadzoną przez Zamawiającego oraz informacją otrzymaną od producenta, jest jedynym podmiotem
mogącym zrealizować zamówienie Biblioteki Narodowej.
Pismem z dnia 22 marca 2022 r. zwrócono się do Zamawiającego m.in. o odniesienie się do zarzutów Wnioskodawcy
oraz o szczegółowe uzasadnienie zastosowania trybu z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt lit. a) oraz b) ustawy
Pzp, w szczególności wyjaśnienie czy i w jakim zakresie Zamawiający prowadził czynności mające na celu rozeznanie
rynku przed wszczęciem postepowania w trybie z wolnej ręki.
Pismem z dnia 5 kwietnia 2022 r, (wpływ do Urzędu w dniu 11 kwietnia 2022 r. wraz z pismem Zamawiającego z dnia 8
kwietnia 2022 r.) Zamawiający wskazał co następuje.
Dotychczas biblioteki w Polsce wybierały różne systemy biblioteczne (do zarządzania zbiorami i ich racjonalnym
gromadzeniem), co wpływało na brak jednolitej prezentacji zasobów bibliotek w Polsce i wspólnej polityki zarządzania
procesami bibliotecznymi. Dotyczyło to m.in. zakupu zbiorów, zakupu licencji dostępu do zasobów cyfrowych polskich i
zagranicznych oraz interfejsu użytkownika (wyszukiwarki). Różnice te wpływają negatywnie nie tylko na efektywność
działania bibliotek, ale również na postrzeganie ich przez czytelników. Jest to jedna z przyczyn spadającej liczby
korzystających z bibliotek. Systemy obecnie wykorzystywane w bibliotekach posiadają różne technologie w warstwie
sprzętowej i softwarowej. Systemy te nie są Ze sobą kompatybilne, co uniemożliwia stworzenie interoperacyjności
organizacyjnej wśród bibliotek, pracy w ramach wspólnego środowiska katalogowego i tym samym tworzenia
ogólnokrajowej sieci bibliotecznej (OSB), 0 której mowa w ustawie z dnia 27 czerwca 1997 r. 0 bibliotekach (Dz. I—I. z
2019 r. poz. 1479). Naprawę obecnego stanu umożliwi cyfryzacja procesów back-office bibliotek publicznych poprzez
wdrożenie ujednoliconego systemu w modelu - SaaS. Rozwiązanie to pozwoli na rozpoczęcie budowy ogólnokrajowej
sieci bibliotecznej.
W Uchwale nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 moja 2021 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego
„Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0. na lata 2021-2025” (zwanej dalej Uchwałą), która jest dokumentem
strategicznym dla tworzenia warunków rozwoju czytelnictwa w Polsce, zidentyfikowano potrzebę zapewnienia
bibliotekom narzędzia służącego do cyfryzacji procesów back-office oraz zapewnienia dostępu czytelnikom do
nowoczesnych narzędzi prezentacji zasobów bibliotek publicznych poprzez ujednolicenie i integrację systemu
zarządzania zbiorami bibliotek publicznych w Polsce w celu zapewnienia interoperacyjności i spójności oraz
udostępniania zasobów cyfrowych (pkt 2e załącznika do Uchwały). Uchwała prócz identyfikacji potrzeby wskazuje
narzędzie jej zaspokojenia poprzez realizację zadań określonych w Kierunku Interwencji 1.2. Budowa ogólnokrajowej
sieci bibliotecznej poprzez zintegrowany system zarządzania zasobami bibliotek (zwany dalej K. 1./.2.). Zgodnie z
zapisami Uchwały budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej (zwanej dalej OSB) będzie odbywać się przez
włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej — systemu Alma i wyszukiwarki primo, których
zaawansowane możliwości technologiczne umożliwiają realizację zadań, zdefiniowanych w ustawie z dnia 27 Czerwca
1997 r. o bibliotekach, w tym przede wszystkim gromadzenia, opracowania, przechowywania i udostępniania zbiorów.
sporządzania i rozpowszechniania informacji bibliograficznych i dokumentacyjnych, wymiany oraz przekazywania
materiałów bibliotecznych i informacji. " Biblioteka Narodowa została zobligowana do realizacji zadań w ramach
Priorytetu 1, Kierunek Interwencji 1.2. na podstawie uchwały nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r. w sprawie
ustanowienia programu wieloletniego „Narodowy
Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0. na lata 2021-2025" oraz umowy nr 260/DF-VJ//2021 z dnia 23 sierpnia 2021 r.
dotyczącej udzielenia dotacji celowej na wydatki bieżące ze Środków finansowych Ministra Kultury, Dziedzictwa
Narodowego i Sportu pochodzących z budżetu państwa zawartej między Bibliotekę Narodową a Ministerstwem Kultury,
Dziedzictwa Narodowego i Sportu na realizację zadania „Finansowanie kosztów utrzymania i wdrożenia systemu w
latach 2021-2025 500 bibliotek zintegrowanych w systemie zarządzania Zasobami bibliotecznymi — Priorytet 1, Kierunek
interwencji 1.2. w ramach NPRcz2.0”.
Należy podkreślić. Że projekt Uchwały był konsultowany przez podmioty do tego uprawnione, w tym ministerstwa i urzędy
centralne, Żaden z podmiotów nie zgłosił uwag do treści uchwały w zakresie K-1.1.2„ która wskazuje wprost dostawcę
zintegrowanego systemu zarządzania zasobami bibliotek: „Budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej będzie
odbywać się przez włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej—systemu Alma i wyszukiwarki
Primo, których zaawansowane możliwości technologiczne umożliwiają realizację zadań, zdefiniowanych w ww. ustawie
z dnia 27 czerwca 1997 r, 0 bibliotekach, w tym przede wszystkim gromadzenia, opracowania, przechowywania i
udostępniania zbiorów, sporządzania i rozpowszechniania informacji bibliograficznych i dokumentacyjnych. wymiany
oraz przekazywania materiałów bibliotecznych i informacji"
W dniach 28 stycznia — 3 marca 2021 r. zostały przeprowadzone szeroko nagłośnione konsultacje publiczne projektu
Uchwały. Żaden z dostawców systemów bibliotecznych nie zgłosił żadnej uwagi do treści uchwały. uwag do rozwiązań
przyjętych w ramach Kl.1.2. nie zgłosił również żaden z podmiotów, do których projekt został przesiany bezpośrednio do
konsultacji, w tym m.in. Związek Przedsiębiorców i Pracodawców, Business Centre Club. Związek Rzemiosła Polskiego,
Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorstw. Rada Działalności Pożytku Publicznego, Krajowa Rada Biblioteczna i
Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich.
W 2018 r. Biblioteka Narodowa wdrożyła ogólnopolski system nowej generacji — System Alma i wyszukiwarkę Primo,
działające w modelu chmurowym (SaaS) — a zamówienie zostało udzielone w wyniku przeprowadzenia postępowania w
trybie przetargu nieograniczonego (znak Sprawy XIV/264/14/17) na podstawie umowy z dnia 24 kwietnia 2018 r. o nr
00082/BN/2018 z wykonawcą Ex Libris (beutschland) GmbH Wdrożenie systemu na podstawie ww. umowy nastąpiło
również w trzech innych dużych bibliotekach: Bibliotece Jagiellońskiej (wraz z bibliotekami jednostek organizacyjnych
Uniwersytetu Jagiellońskiego). Wojewódzkiej Bibliotece publicznej w Lublinie i Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w
Kielcach. Wdrożenie we wskazanych bibliotekach stanowiło pierwszy etap budowy platformy ogólnokrajowej sieci
bibliotecznej. Pozwoliło także na sprawdzian w warunkach rzeczywistych i na wypracowanie rozwiązań umożliwiających
kolejne wdrożenia.
Wykorzystanie systemu Alma i wyszukiwarki Primo zapewnia integrację bibliotek w OSB, ale
przede wszystkim współkatalogowanie w czasie rzeczywistym oraz koncentrację danych w jednym systemie
informatycznym - co bezpośrednio wpływa na minimalizację kosztów ponoszonych przez biblioteki. Znacząco zwiększa
się również liczba bibliotek z dostępem do katalogu on-line. co wpływa na zwiększenie dostępności zbiorów dla
czytelników.
Podjęcie prac, tj. dostarczenie i wdrożenie przez innego wykonawcę oprogramowania Alma i wyszukiwarki Primo ze
względu na ochronę praw wyłącznych należących do firmy Ex Libris Ltd. jest niemożliwe. Nie ma bowiem poza
wskazaną firmą na rynku dostawców zintegrowanych systemów zarządzania zasobami bibliotek, którzy posiadaj@
prawo do dystrybucji oprogramowania Alma i wyszukiwarki Primo. Powyższe oznacza również, że realizacja
zamówienia przez innego wykonawcę oznaczałaby konieczność zakupu innych systemów, niż systemy Alma i Primo, co
byłoby sprzeczne z interesem publicznym, gdyż uniemożliwiłoby realizację postanowień Uchwały i kontynuację działań
podjętych przez BN w 2018 r., tj. budowę platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej. Działanie takie byłoby zatem
niecelowe i nieekonomiczne z punktu widzenia interesów Państwa oraz finansów publicznych.
Nie istnieje rozwiązanie alternatywne ani Zastępcze. do wskazanego w Uchwale systemu Alma i wyszukiwarki primo.
producentem wskazanego oprogramowania jest firmo Ex Libris Ltd.„ która na rynku dostawców Oprogramowania
bibliotecznego jest jedynym jego dostawcą przez co brak konkurencji nie jest wynikiem celowego zawężania parametrów
zamówienia. Ponadto System Alma i wyszukiwarka Primo — wskazane w uchwale — pozostają wyłączną własnością
firmy Ex Libris Ltd. dlatego dostarczenie i wdrożenie przez innego wykonawcę oprogramowania Alma i wyszukiwarki
Primo ze względu na ochronę praw wyłącznych należących do firmy Ex Libris Ltd. jest niemożliwe. Firma Ex Libris Ltd„
zgodnie z analizą rynku przeprowadzoną przez Zamawiającego oraz informacją otrzymaną Od producenta, jest jedynym
podmiotem mogącym zrealizować zamówienie Biblioteki Narodowej.
Mając na względzie powyższe, a w szczególności:
l. jednoznaczne wskazanie w uchwale podłączania bibliotek-beneficjentów do systemu Alma i wyszukiwarki
Primo,
2. brak innego dostawcy oprogramowania, poza Ex Libris Ltd.„ posiadającego autorskie prawa majątkowe do
systemu Alma i wyszukiwarki primo,
wybór trybu zamówienia 2 wolnej ręki był w pełni zasadny, a jego potwierdzenie znajduje Odzwierciedlenie w
dokumentacji postępowania.
Rozeznanie rynku przeprowadzone w ramach przygotowania postępowania potwierdziło brak innych dostawców
oprogramowania, którzy mogliby dostarczyć, wdrożyć i utrzymywać system Alma i wyszukiwarkę Primo — do których to
systemów wyłączne autorskie prawa majątkowe posiada tylko Ex Libris Ltd.
Rozwiązania alternatywne, które mogłyby być zrealizowane zgodnie z Uchwałą, obejmowały
rozeznanie CZY istnieje inny dostawca systemu Alma i wyszukiwarki Primo, który oprócz Ex Ubris Ltd., mógłby
zrealizować zamówienie Biblioteki Narodowej. Na podstawie ogólnodostępnych informacji Oraz potwierdzenia
otrzymanego od Ex Libris Ltd. ustalono, że ze względu na wyłączne autorskie prawa majątkowe do systemu Ama i
wyszukiwarki Primo nie istnieje żadne inne rozwiązanie alternatywne, tj. nie ma innego dostawcy, który mógłby
zrealizować przedmiotowe zamówienie i dostarczyć system Alma i wyszukiwarkę Primo.
W związku z powyższym nie można uznać, że brak konkurencji jest wynikiem celowego zawężenia parametrów
zamówienia. W treści Ogłoszenia o udzieleniu zamówienia XIV.263.7.2021 przedmiot zamówienia został jednoznacznie
określony i przede wszystkim obejmował: „dostarczenie i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania zasobami
bibliotek Alma i wyszukiwarki Primo (zwanych dolej Systemem) we wskazanych bibliotekach w modelu SaaS w celu
budowy Ogólnokrajowej Sieci bibliotecznej". Zamawiający wymagał dostarczenia konkretnego systemu i wdrożenia go w
określonej liczbie bibliotek. Dodatkowo zostały wskazane, najbardziej istotne w opinii Zamawiającego, cechy systemu
zawierające się w: możliwości współkatalogowania w czasie rzeczywistym z Biblioteką Narodową i innymi bibliotekami
współkatalogujqcymi z Biblioteką Narodową, możliwości koncentracji danych w jednym systemie informatycznym oraz
Świadczenie usługi w modelu SaaS. rak więc, oczekiwaniem Zamawiającego było dostarczenie i wdrożenie systemu
Alma i wyszukiwarki Primo w określonym czasie Oraz w określonej liczbie bibliotek.
Wykonawcy (Online Computer Library Center Inc. - OCIC, Axiell), 0 których wspomina wnioskodawca w treści
zawiadomienia skierowanego do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, nie są (i jak wynika z przeprowadzonego
rozeznania rynku — nie mogą być) dostawcami Systemu Alma i wyszukiwarki Primo — nie mogli więc zrealizować
zamówienia Biblioteki Narodowej. Według wiedzy Zamawiającego, tj. Biblioteki Narodowej będącej centralna biblioteką
państwa Żaden z systemów (Quria firmy Axiell, ROHA — system open source. łFOLIO firmy OCIC) nie posiada łącznie
wszystkich trzech wymaganych funkcjonalności: współkatalogowania z Biblioteką Narodową w czasie rzeczywistym,
koncentracji danych w jednym systemie informatycznym i świadczenia usługi w modelu SaaS — nie może więc
Odpowiadać na potrzeby i cele Biblioteki Narodowej, bowiem współkatalogowanie z Biblioteką Narodową w czasie
rzec2pwistym jest możliwe do realizacji wyłącznie w tym samym systemie, który jest użytkowany przez Bibliotekę
Narodową. Współkatalogowanie w czasie rzeczywistym jest czynnością wykonywaną przez dwie lub więcej bibliotek na
potrzeby tworzenia katalogu centralnego w ramach jednego Systemu informatycznego. Z zastrzeżeniem. że System na
bieżąco (w czasie rzeczywistym. bez Żadnych Opóźnień) weryfikuje istnienie rekordów podobnych, które mogą stanowić
potencjalne dublety i wysyła do katalogującego ostrzeżenie. Weryfikacjo rekordów, które mogą stanowić potencjalne
dublety odbywa się już na etapie przystąpienia przez
katalogującego do pracy. następnie po weryfikacji rekordów podobnych — wskazanych przez System — katalogujący
podejmuje decyzję o utworzeniu rekordu bibliograficznego lub utworzeniu rekordu zasobu/egzemplarza do istniejącego
rekordu bibliograficznego. Każdy rekord tworzony przez którąkolwiek ze współkatalogujących bibliotek jest od razu
widoczny w systemie i jest od razu dostępny do użycia dla pozostałych bibliotek. Żaden z innych systemów nie posiada
funkcjonalności umożliwiającej interoperacyjność z systemem Alma przy katalogowaniu w czasie rzeczywistym.
Projekt NUKAT, na którego istnienie i zakres działania powołuje się wnioskodawca, nie jest systemem informatycznym
zarządzania zasobami bibliotek. Jest projektem 170 bibliotek realizujących rozproszone katalogowanie z walidacją
rekordów w centrum koordynacyjnym w Bibliotece Uniwersyteckiej w Warszawie. Organizacja pracy katalogowej w
ramach NIJKAT powoduje wielodniowe lub dłuższe opóźnienia w finalizacji prac nad pojedynczymi rekordami
bibliograficznymi. Z tego powodu kolejne biblioteki występują z konsorcjum rozpoczynając od Biblioteki Uniwersytetu
Jagiellońskiego w Krakowie. największej i najstarszej biblioteki akademickiej w Polsce, dostarczającej wcześniej
największą liczbę rekordów do NUKAT. Decyzję o przystąpieniu do współkatalogowania z Biblioteką Narodową w
systemie ALMA podjęły w 2021 r. kolejne biblioteki tworzące NUKAT. w tym Biblioteka Uniwersytecko w Warszawie,
prowadząca Centrum NUKA T, która podpisała stosowną umowę z BN w grudniu 2021 r. Koncepcja funkcjonowania
NUKAT jest oceniana jako przestarzała i niewydolna. Nie można więc porównywać systemu Alma i wyszukiwarki Primo,
które umożliwiają realizację wszystkich procesów bibliotecznych (katalogowanie, gromadzenie, administracja,
udostępnianie, katalog on-line) z projektem służącym wyłącznie do prezentacji zasobów w ramach jednego katalogu.
Zespół Koordynacyjny NIJKAT (organ nadzoru nad realizacją i kierunkami rozwoju projektu NUKA T) w dn. 17 lutego 2022
r. zwrócił się do Biblioteki Narodowej z wnioskiem o przejęcie projektu NUKAT, danych katalogowych zgromadzonych w
jego ramach i włączenie ich do systemu Alma. W argumentacji wniosku uznano słuszność koncepcji projektu BN,
skuteczność wdrażania Systemu Alma i wyszukiwarki Primo, które stanowią kolejny etap rozwoju wielu bibliotek
naukowych i publicznych w Polsce. Biblioteka Narodowa zaakceptowała wniosek Zespołu Koordynacyjnego NUKAT i
zgodziła się na przejęcie zasobu katalogowego NUKAT.
Ex Libris jest światowym dostawcą rozwiązań chmurowych dla bibliotek, o system Alma i wyszukiwarka Primo to
rozwiązania realizujące potrzeby wszystkich typów bibliotek od największych narodowych, po najmniejsze publiczne. Na
podstawie danych z corocznego ogólnoświatowego raportu 0 rynku systemów zarządzania zasobami bibliotek (https:
(…) można stwierdzić, że system Alma i wyszukiwarka Primo od kilku lat Są jednymi z najchętniej wybieranych
systemów w bibliotekach no całym świecie z odnotowaną największą dynamiką
wzrostu liczby wdrożeń w ostatnich kilku latach (2017 — 1095 wdrożeń, 2018 — 1543 wdrożeń, 2019 — 1769, 2020 —
2037 wdrożeń). System Alma i wyszukiwarka Primo Są wdrażane we wszystkich typach bibliotek, również publicznych.
W Polsce, w 2019 r., systemy zostały wdrożone w Wojewódzkiej Bibliotece Publicznej w Lublinie i Wojewódzkiej
Bibliotece Publicznej w Kielcach. Obecnie system Alma i wyszukiwarka Primo są wdrażane w grupie bibliotek
publicznych w Islandii, a użytkowane są również w grupie bibliotek publicznych w Szwajcarii. Fakt zaprojektowania
Systemu w toki sposób, że możliwe jest jego wdrożenie i użytkowanie w najbardziej rozbudowanych Organizacyjnie i
funkcjonalnie bibliotekach akademickich, w Oczywisty sposób nie stoi w sprzeczności z możliwością jego efektywnego
wykorzystania w dużo mniejszych bibliotekach publicznych.
Wdrożenie systemu Alma i wyszukiwarki Primo to udostępnienie polskim bibliotekom najnowocześniejszego
oprogramowania bibliotecznego, które w znaczący sposób wpływa na jakość pracy w tych placówkach. Niewątpliwie
bardzo ważny element obu systemów stanowi możliwość współkatalogowania z Biblioteką Narodową oraz innymi
współkatalogującymi bibliotekami w czasie rzeczywistym, Co Oznacza nieograniczony bieżący dostęp do bazy 10 000
000 rekordów bibliograficznych i 3 000 000 rekordów wzorcowych. Biblioteka Narodowa, jako jedyna biblioteka w Polsce,
wpływające do niej publikacje kataloguje w czasie 24 godz., co oznacza, że każda współkatalogująca biblioteka - bez
ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów — może od razu korzystać z utworzonych przez Bibliotekę Narodową
opisów bibliograficznych i udostępniać je swoim czytelnikom. Kolejne biblioteki podłączane do Systemu Alma i
wyszukiwarki Primo będą użytkować je bezpłatnie, dzięki czemu koszty zakupu i utrzymania Systemu bibliotecznego dla
tych bibliotek (stanowiące istotną pozycję w budżecie, szczególnie tych najmniejszych bibliotek) zostają zredukowane do
zera.
Ponadto w piśmie z dnia 23 czerwca 2022 r. (wpływ do urzędu w dniu 23 czerwca 2022 r.) Zamawiający wskazał m.in.
co następuje, (■■■)
1. tryb zamówienia został wybrany zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt 1) lit. 5) i b) ustawy PZP z zachowaniem
przesłonek do zastosowania trybu z wolnej ręki, ponieważ poza dostawcą oprogramowania — firmą Ex Libris, nie
ma dostępnych alternatywnych rozwiązań. porównywalnych jakościowo, technologicznie i cenowo, które spełniają
cele Zamawiającego,
2. przestanki do zastosowania trybu z wolnej ręki zostały zidentyfikowane i potwierdzone w trakcie przygotowania
wniosku 0 wszczęcie postępowania i Wykazane w dokumentacji postępowania,
3. przygotowanie i przeprowadzenie postępowanie o udzielenie zamówienia z wolnej ręki odbyto się z
poszanowaniem zasad udzielenia zamówień, określonych w szczególności
przepisami art. 16-20 ustawy Pzp, w tym z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, równego traktowania
wykonawców oraz efektywności i gospodarności,
4. tryb zamówienia został wybrany zgodnie z art. 214 ust. pkt I) lit. a) i b) ustawy PZP z zachowaniem przesłanek
do zastosowania trybu z wolnej ręki, w związku z tym nie doszło do naruszenia art. 17 ust. lb pkt 2) ustawy o
Odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.
(■■■)
Jakiekolwiek rozwiązanie polegające na podłączeniu bibliotek do jednej części systemu Alma związanej wyłącznie z
katalogowaniem (lub współkatalogowaniem) nie mogło być rozważane przez Zamawiającego, ponieważ nie jest to
rozwiązanie zastępcze lub alternatywne do podłączenia bibliotek do wspólnej platformy informatycznej- systemu Alma i
wyszukiwarki Primo (do kompletnego systemu, Ze wszystkimi funkcjonalnościami, a nie jego Części lub jednego
elementu) i jako takie stałoby w sprzeczności z potrzebami Zamawiającego oraz bibliotek-beneficjentów - wskazanymi
wprost w Uchwale nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego
„Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 20. no lata 2021-2025" (zwanej dalej Uchwałą), która jednoznacznie określa,
Że budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej (zwanej dalej OSB) będzie odbywać się przez włączanie
kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej — systemu Alma i wyszukiwarki Primo, których zaawansowane
możliwości technologiczne umożliwiają realizację zadań, zdefiniowanych w ustawie z dnia 27 czerwca 1997 r. 0
bibliotekach, w tym przede wszystkim gromadzenia, opracowania, przechowywania i udostępniania zbiorów,
sporządzania i rozpowszechniania informacji bibliograficznych i dokumentacyjnych, wymiany oraz przekazywania
materiałów bibliotecznych i informacji".
Biblioteka Narodowa została zobowiązana do podłączenia bibliotek do kompletnego zintegrowanego Systemu
zarządzania zasobami, który będzie umożliwiać realizację wszystkich czynności związanych z obsługą każdej biblioteki
— bez względu na jej typ, charakter, wielkość obsługiwanej populacji lub wielkość zgromadzonych zbiorów — w zakresie
gromadzenia, opracowania, przechowania i udostępniania zbiorów. Integracja wszystkich czynności w jednym systemie
bibliotecznym realizowanych przez personel każdej z bibliotek jest rozwiązaniem racjonalnym i pożądanym przez
beneficjentów NPRCz 2.0. Ponadto, tylko w ten sposób można uzyskać najlepszy efekt w stosunku do poniesionych
nakładów, poprzez ograniczenie kosztów obsługi systemu, nauki jego użytkowania i można zapewnić dostęp do
ujednoliconej informacji bibliograficznej dla czytelników — użytkowników tych bibliotek. podczas gdy, prowadzenie
katalogowania w systemie Alma i pozostałych czynności w innym. obecnie wykorzystywanym przez podłączane biblioteki
systemie, prowadziłoby do zwiększenia tych kosztów, ponieważ wiązałoby się z koniecznością ponoszenia kosztów
utrzymania obu tych systemów, jak również nauki obsługi dwóch
różnych systemów, co stałoby w sprzeczności z interesem publicznym oraz uchwałą, której zapisy gwarantują
podłączanym bibliotekom minimalizację kosztów związanych z utrzymaniem i obsługą systemów bibliotecznych do zera
— „ Koszt przyłączenia kolejnych bibliotek do ZSZZB oraz utrzymania ZSZZB dla 500 bibliotek pokrywa Operator
Priorytetu 1, ze Środków z budżetu państwa w kwocie ustalonej na dany rok w Programie dla tego Kierunku interwencji"
oraz „Dofinansowanie na realizacje zadań Priorytetu 1 będzie przekazywane
Operatorowi w ramach pomocy finansowej budżetu państwa w formie dotacji celowej, W przypadku Kierunku interwencji
1.2. dotacja z budżetu państwa będzie stanowić 100% kosztów zadania_ Nie przewiduje się obligatoryjnego wkładu
własnego po stronie jednostek samorządu terytorialnego lub innych podmiotów, zaangażowanych w realizację zadań
Kierunku interwencji 1.2.
Ze względów wymienionych powyżej, rozwiązanie polegające na katalogowaniu przez udzielenie dostępu do modułu
katalogowania w systemie Alma także katalogerom z bibliotek użytkujących inne systemy bez konieczności zmiany ich
systemu, nie było rozważane jako rozwiązanie alternatywne (zastępcze), również 2 tego powodu, Że nie jest możliwe do
technicznej realizacji. Katalogowanie, czyli tworzenie rekordów bibliograficznych dla tytułów publikacji gromadzonych
przez podłączane biblioteki stanowi tylko jeden z elementów bibliograficznej rejestracji zbiorów bibliotecznych. W
kolejnym, równie ważnym, etapie tworzy się rekord egzemplarza, w którym zawarte sq informacje o cechach tego
egzemplarza, tj. 0 jego Sygnaturze w bibliotece. gdzie można z niego skorzystać, jego kompletności i CZY można go
wypożyczyć (jeżeli tak, to na jaki okres lub czy można z niego skorzystać tylko na miejscu). Komplet informacji jest
prezentowany w katalogu on-line, za pośrednictwem którego każdy z czytelników, bez względu na miejsce
zamieszkania, może dowiedzieć się gdzie egzemplarz danego tytułu jest dostępny, na jakich zasadach można 2 niego
skorzystać i może go zamówić. Podłączając biblioteki do jednego zintegrowanego systemu bibliotecznego — systemu
Alma i wyszukiwarki Primo - realizowane są realne potrzeby odbiorców danych tych bibliotek — czytelników.
Katalogowanie zbiorów, bez uwzględniania informacji o egzemplarzach i możliwości racjonalnego ich gromadzenia w
jednym zintegrowanym systemie bibliotecznym nigdy nie stanie się działaniem efektywnym i Odpowiadającym na
potrzeby bibliotek ; ich użytkowników. Samodzielny moduł katalogowania lub dostęp do niego dla katalogerów z bibliotek
nigdy nie będzie (i nie może, ponieważ to wciąż tylko katalogowanie) zawierać informacji związanych z gromadzeniem
zbiorów (dane egzemplarzy, o których mowa powyżej) i nie zapewni możliwości obsługi procesu udostępniania zbiorów
(wypożyczenia, rejestracja danych statystycznych na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego). Zapisy Uchwały i w
konsekwencji postepowania o udzielenie zamówienia prowadzonego przez Bibliotekę Narodową wyraźnie wskazywały na
kompletność dostarczanego systemu, który musi zapewniać obsługę wszystkich procesów realizowanych w bibliotekach
— ze szczególnym, ale nie wyłącznym, uwzględnieniem wspÓŕkataJ0gow0nia w czasie rzeczywistym z Biblioteką
Narodową. Tylko w ten sposób można osiągnąć cel zapisany w uchwale przy możliwie całkowitej redukcji kosztów, które
są obecnie ponoszone przez poszczególne biblioteki, na utrzymanie systemów bibliotecznych i związanego z nimi
zaplecza informatycznego.
Rozwiązanie polegające na katalogowaniu w systemie Alma poprzez interfejs API REST. do którego mogą być
dopuszczone inne systemy, również nie było rozważane jako rozwiązanie alternatywne (zastępcze) ze względów
wymienionych powyżej i nie jest możliwe do technicznej realizacji. Systemy obecnie wykorzystywane w bibliotekach
posiadają różne technologie w warstwie sprzętowej i softwarowej. Duża część systemów obecnie wykorzystywanych
przez biblioteki, zwłaszcza te najmniejsze, nie posiada funkcji umożliwiających jakąkolwiek integrację z innym
systemem. Jednakże nawet za pośrednictwem interfejsu AP/ REST nie byłaby możliwa realizacja podstawowej
funkcjonalności — największej zalety integracji podłączanych bibliotek w jednym systemie informatycznym — wskazanej
w uchwale, tj. współkatalogowania w czasie rzeczywistym, bez jakichkolwiek opóźnień lub wstrzymywania tworzonych
rekordów bibliograficznych. Katalogowanie poprzez interfejs API REST zawsze wiązałoby się z opóźnieniem w
udostępnieniu tworzonych rekordów, ponieważ powstawałyby one w oddzielnych systemach. w każdej z bibliotek, a
następnie byłby przespane do jednej bazy danych. Dodatkowo rekordy bibliograficzne powstające w ten sposób siłą
rzeczy nie mogłyby zawierać informacji o egzemplarzach i w efekcie nie można byłoby ich udostępniać w jednym
systemie. więc korzyść zapewnienia jednolitej informacji bibliograficznej w jednym systemie dla każdego z czytelników —
użytkowników podłączanych bibliotek — nie zostałaby osiągnięta. Tworzenie rekordów bibliograficznych poprzez interfejs
API REST uniemożliwia również sprawne i efektywne zarządzanie tymi danymi i procesem ich powstawania. Ten model
nie udostępnia również funkcjonalności polegających na komunikacji w czasie rzeczywistym pomiędzy katalogerami z
poszczególnych bibliotek w zakresie wyjaśniania wątpliwości co do poprawności poszczególnych elementów rekordów
bibliograficznych, konsultowania katalogowanych publikacji, konieczności tworzenia odrębnych opisów dla
poszczególnych materializacji dzieł gromadzonych w bibliotekach, wreszcie nie mg możliwości sprawdzenia kto i kiedy
dokonał zmian w rekordzie bibliograficznym, nie można przywrócić jego poprzednich wersji. nie pozwala na sprawdzenie
które egzemplarze sq dostępne w innych bibliotekach — cała współpraca opiera się wyłącznie na danych
bibliograficznych — bez dodatkowego aparatu w postaci narzędzi dostępnych w Sytuacji współpracy w tym samym
zintegrowanym systemie bibliotecznym. To byłoby działanie nieefektywne, stojące w sprzeczności z Uchwałą i interesem
publicznym.
Niezwykle istotną cechą podłączania bibliotek do Systemu Alma i wyszukiwarki Primo pozostaje możliwość
współkatalogowania w czasie rzeczywistym z Biblioteką Narodową, która jako jedyna biblioteka w Polsce wpływające do
niej publikacje kataloguje w czasie 24 godzinnym, co oznacza, że każda współkatalogująca biblioteka - bez ponoszenia
żadnych dodatkowych kosztów — może od razu korzystać z utworzonych przez Bibliotekę Narodową opisów
bibliograficznych i udostępniać je swoim czytelnikom. Kolejne biblioteki podłączane do Systemu Alma i wyszukiwarki
Primo będą użytkować je bezpłatnie, dzięki czemu koszty zakupu i utrzymania systemu bibliotecznego dla tych bibliotek
(stanowiące istotną pozycję w budżecie, szczególnie tych najmniejszych bibliotek) zostają zredukowane do zera.
Powyższa funkcjonalność i korzyści z niej płynące zarówno przy katalogowaniu poprzez interfejs API REST, jak i przez
udzielenie dostępu do modułu katalogowania w systemie Alma także katalogerom z bibliotek użytkujących inne systemy
bez konieczności zmiany ich Systemu -nie są możliwe do realizacji i osiągnięcia, więc rozwiązania te nie mogą być
rozważane jako alternatywne (zastępcze) w jakimkolwiek stopniu.
Umowa Zawarta w dniu 07.12.2021 r. pomiędzy Biblioteką Narodową w Warszawie a firmą Ex Libris (Deutsch/and)
GmbH jest w zaawansowanej fazie realizacji. Obecnie do systemu Alma i wyszukiwarki Primo podłączanych jest 109
bibliotek z terenu całej Polski (9 dużych bibliotek publicznych i akademickich oraz 100 publicznych z terenu województw
Świętokrzyskiego. lubelskiego i łódzkiego). Prace wdrożeniowe potwierdzają słuszność przyjętej koncepcji i diagnozy
zawartej w NPRCz 2.0. Systemy biblioteczne wykorzystywane przez zdecydowaną większość podłączanych bibliotek
uniemożliwiają sprawne zarządzanie zbiorami, ich racjonalne gromadzenie, nie posiadają funkcjonalności
umożliwiających jakąkolwiek integrację zarówno z innymi systemami, jak i pozostałymi bibliotekami. Brakuje również
podstawowych funkcjonalności związanych z eksportowaniem danych przechowywanych w tych systemach —
bibliograficznych, czytelników, statystycznych, finansowych — w Związku z tym nie jest możliwe generowanie zestawień,
do których przygotowania każda z bibliotek jest zobowiązana przez Główny Urząd Statystyczny. Do obsługi tych
systemów potrzebne są dodatkowe zasoby informatyczne (serwery) i pracownicy z przygotowaniem informatycznym, co
znacząco zwiększa całkowity koszt użytkowania systemów obecnie wykorzystywanych w podłączanych bibliotekach.
Podłączenie do systemu Alma i wyszukiwarki Primo rozwiązuje wszystkie problemy i trudności związane z
dotychczasowymi systemami wykorzystywanymi w tych bibliotekach. Przy całkowitym braku kosztów każda z
podłączanych bibliotek otrzymuje najnowocześniejszy system zarządzania zasobami, który faktycznie umożliwia
realizację wszystkich procesów bibliotecznych i rozwijanie nowych obszarów funkcjonowania - przede wszystkim w
zakresie rozwoju czytelnictwa. To stanowi rzeczywistą korzyść i zysk osiągany
— od razu po podłączeniu do systemu Alma i wyszukiwarki Primo - przez każdą z bibliotek i korzystających z jej
zasobów czytelników.
Pismem z dnia 5 października 2022 r. (wpływ do Urzędu z dnia 6 października 2022 r.) Zamawiający przekazał
następujące informacje.
Na wstępie należy wskazać że Biblioteka Narodowa ogłosiła postępowanie nr 1 pn. „Zakup i Implementacja
Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek" w dniu 17.08.2017 r. w trybie przetargu nieograniczonego,
tj. żw trybie konkurencyjnym, mając na uwadze zapewnienie jak najszerszemu gronu wykonawców dostępu do realizacji
przedmiotowego zamówienia. W grudniu 2017 r. w Postępowaniu nr 1, oprócz Oferty wykonawcy Ex Libris
(Deutschland) GmbH (dalej „EX Libris") została złożona po terminie Oferta wykonawcy Innovative Interfaces Global Ltd.
(firma została przejęta przez Ex Libris w styczniu 2020 roku). Zauważyć należy, że wykonawcy interesujący się
postępowaniem nr 1, w toku którego złożyli środki ochrony prawnej na postanowienia specyfikacji istotnych warunków
zamówienia, tj. Sygnity Business Solution S.A. (postępowanie odwoławcze zakończone wyrokiem KIO z dnia 18
września 2017 r., Sygn. akt.: KIO 1776/17) oraz Comarch Polska S.A (odwołanie wycofane przed posiedzeniem KIO), nie
złożyli ofert w tym postępowaniu. Z uwagi na wiodącą rolę Biblioteki Narodowej i jej zadania w zakresie usług dla
pozostałych bibliotek w Polsce, kryterium jakim Biblioteka posługuje się przy wyborze wykonawcy Systemu do
zarządzania zasobami bibliotek jest uzyskanie jak najlepszego produktu za najkorzystniejszą cenę. Odpowiadając zatem
na pytanie: czy przygotowując i prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia pn. Zakup i implementacja
Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek (postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego z dnia
17.08.2017 nr ref.: XIV/264/14/17; zawarcie umowy w dniu 24.04.2018 dalej: „Postępowanie nr 1") Zamawiający
przewidywał wszczęcie w przyszłości Postępowania nr 2 Biblioteka Narodowa wyjaśnia, że nie przewidywała wszczęcia
w przyszłości Postępowania nr 2. Mając na uwadze stan rynku zamówień zintegrowanych systemów zarządzania
zasobami bibliotek w roku 2017 r. Zamawiający w celu uniknięcia ryzyka uzależnienia się od jednego wykonawcy lub
producenta w związku z Postępowaniem nr 1, we wzorze umowy w § 4 ust. 7 zawarł następujący wymóg
„W przypadku wygaśnięcia Umowy pod jakimkolwiek tytułem prawnym, Wykonawca zobowiązany jest do przekazania w
terminie 30 dni kalendarzowych, od dnia wygaśnięcia Umowy całego zasobu danych bibliograficznych co najmniej w
poniższych formatach: MARCXML. format wymienny ISO 2709, JSON. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie
Zamawiającego do przekazania wszystkich pozostałych zasobów niezbędnych do odtworzenia procesów bibliotecznych
oraz stanu aktualnego. Powyższy wymóg został ujęty w § 4 ust. 7 umowy nr 00082/BN/2018 z dnia 24.04.2018 r.
Należy zwrócić uwagę, że opis przedmiotu zamówienia i warunki zamówienia dla Postępowania nr 2 zostały określone w
roku 2021 zgodnie z potrzebami Biblioteki Narodowej oraz bibliotek-beneficjentów - wskazanymi wprost w Uchwale nr
69/2021 Rady Ministrów 2 dnia 21 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego „Narodowy Program
Rozwoju Czytelnictwa 2.0 na lata 2021-2025” (zwanej dalej uchwalą). która jednoznacznie określa, Że budowa platformy
Ogólnokrajowej sieci bibliotecznej (zwanej dalej OSB) będzie odbywać się przez włączanie kolejnych bibliotek do
wspólnej platformy informatycznej — systemu Alma i wyszukiwarki primo, których zaawansowane możliwości
technologiczne umożliwiają realizację zadań, zdefiniowanych w ustawie z dnia 27 czerwca 1997 r. 0 bibliotekach, w tym
przede wszystkim gromadzenia, opracowania, przechowywania i udostępniania zbiorów, sporządzania i
rozpowszechniania informacji bibliograficznych i dokumentacyjnych, wymiany oraz przekazywania materiałów
bibliotecznych i informacji" Zadaniem Zamawiającego w postępowaniu nr 2 przed wszczęciem postępowania 0
zamówienie publiczne było dokonanie analizy potrzeb i wymagań, co Biblioteka Narodowa wypełniła Ze szczególnym
uwzględnieniem okoliczności związanych z badaniem rynku, takich jak obecność na rynku firm wykonawczych, które
mogą dostarczyć narzędzia niezbędne do realizacji celu publicznego w postaci budowy platformy ogólnokrajowej sieci
bibliotecznej (zwanej dalej OSB) poprzez włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej Systemu
Alma i wyszukiwarki Primo, Przeprowadzona analiza rynku wykazała, Że jedynym dostawcą, a zarazem producentem,
oprogramowania Alma — zintegrowanego systemu zarzadzania zasobami bibliotek, oraz primo — wyszukiwarki
(wskazanych w uchwale). jest firma wykonawcza Ex Libris. należąca do grupy ProOuest Company. ponadto badanie
rynku wykazało, Że System Alma i wyszukiwarka primo pozostają wyłączną własnością Ex Libris, dlatego dostarczenie i
wdrożenie przez innego wykonawcę oprogramowania Alma i wyszukiwarki Primo ze względu na ochronę praw
wyłącznych należących do firmy Ex Libris Ltd. jest niemożliwe.
Prezes Urzędu mając na uwadze powyższe argumenty, wskazując na art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) ustawy Pzp
powołany przez Zamawiającego oraz wskazując na art. 16 pkt 1 Pzp i art. 129 ust.2 Pzp podał:
W pierwszej kolejności należy wskazać, iż uzasadnienie zastosowania trybu z wolnej ręki opiera się w zasadniczej
mierze na uznaniu przez Zamawiającego istnienia konieczności realizacji przedmiotowego zamówienia z
wykorzystaniem systemu Alma i wyszukiwarki Primo, produkowanych i dostarczanych wyłącznie przez wykonawcę Ex
Libris Ltd., 2 uwagi zawarcie w treści załącznika do uchwały nr 69/2021 Rady Ministrów 2 dnia 21 maja 2021 r. w sprawie
ustanowienia programu wieloletniego „Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa
2.0. na lata 2021—2025" następującego sformułowania: Budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej będzie
odbywać się przez włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej — systemu Alma i wyszukiwarki
Primo […].
Badanie treści analizy potrzeb i wymagań sporządzonej przez Zamawiającego w wykonaniu dyspozycji art. 83 ust. 1
ustawy PZP z uwzględnieniem wyjaśnień przekazanych w toku kontroli przez Zamawiającego pozwala stwierdzić, iż
Zamawiający w rzeczywistości nie prowadził na etapie przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia
weryfikacji możliwości realizacji zamówienia przy zastosowaniu produktu innego wykonawcy aniżeli system Alma i
wyszukiwarka Primo wykonawcy Ex Libris Ltd. w aspekcie technicznym, punktem wyjścia argumentacji Zamawiającego
było bowiem założenie o konieczności wykorzystania systemu Alma i wyszukiwarki Primo z uwagi na treść załącznika do
uchwały nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r., z uwzględnieniem faktu, iż system Alma i wyszukiwarka
Primo stanowią oprogramowanie, którym Zamawiający już dysponuje. Potwierdza to także treść pisma Zamawiającego
do Urzędu z dnia 5 kwietnia 2022 r. gdzie wskazano, że współkatalogowanie z Biblioteką Narodową w czasie jest
możliwe do realizacji wyłącznie w tym samym systemie, który jest użytkowany przez Bibliotekę Narodową (str. 4). Należy
w tym względzie zaznaczyć, iż w toku kontroli ustalono, że Zamawiający nabył system informatyczny Alma wraz z
wyszukiwarką Primo po przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia pn. Zakup i Implementacja
Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek (postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego z dnia
17.08.2017 r.; nr ref.: XIV/264/14/17). W toku kontroli zwrócono się do Zamawiającego z prośbą 0 wyjaśnienie, czy
przygotowując i prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu
Zarządzania Zasobami dla Bibliotek Zamawiający wszczęcie w przyszłości postępowania będącego przedmiotem
niniejszej kontroli, a jeśli tak — czy i jakie działania podjął Zamawiający celem uniknięcia przywiązania do jednego
wykonawcy lub producenta. Zamawiający pismem z dnia 6 października 2022 r. przekazał w powyższym zakresie
następującą odpowiedź: […] Biblioteka Narodowa wyjaśnia, że nie przewidywała wszczęcia w przyszłości postępowania
nr 2.
Mając na uwadze stan rynku zamówień zintegrowanych Systemów zarządzania zasobami bibliotek w roku 2017 r.
Zamawiający w celu uniknięcia ryzyka uzależnienia się od jednego wykonawcy lub producenta w związku z
Postępowaniem nr 1, we wzorze umowy w 5 4 ust. 7 zawarł następujący wymóg:
„W przypadku wygaśnięcia Umowy pod jakimkolwiek tytułem prawnym, Wykonawca zobowiązany jest do przekazania w
terminie 30 dni kalendarzowych, od dnia wygaśnięcia Umowy całego zasobu danych bibliograficznych co najmniej w
poniższych formatach: MARCXML, format wymienny ISO 2709, JSON. Wykonawca jest zobowiązany na żądanie
Zamawiającego do przekazania wszystkich pozostałych zasobów niezbędnych do
odtworzenia procesów bibliotecznych oraz stanu aktualnego".
Powyższy wymóg został ujęty w § 4 ust. 7 umowy nr 00082/BN/2018 z dnia 24.04.2018 r.
Względem wyjaśnień Zamawiającego zawartych w treści pisma z dnia 6 października 2022 r. należy wskazać, iż
jakkolwiek Zamawiający wskazał na określone postanowienie umowy zawartej po przeprowadzeniu postępowania o
udzielenie zamówienia pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek mające
w opinii Zamawiającego zagwarantować niezależność od konkretnego wykonawcy, Zamawiający nie wyjaśnił dlaczego
pomimo tego rodzaju postanowienia, był on zmuszony udzielić zamówienia będącego przedmiotem kontroli w trybie z
wolnej ręki. Zasadne jest uznanie, iż przedmiotowe postanowienie umowy nie stanowiło tym samym realnej gwarancji
zachowania swobody podejmowania decyzji zakupowych w przyszłości, wbrew zasadom prawidłowego konstruowania
opisu przedmiotu zamówienia oraz treści umowy w sprawie zamówienia publicznego. Należy podkreślić, iż jak wynika z
danych przez Urząd Zamówień Publicznych w 2009 r. „Rekomendacji udzielania zamówień publicznych na systemy
informatycznej", szczególnie istotne jest, aby stosunek prawny łączący zamawiającego z wykonawcą był kształtowany w
sposób umożliwiający udzielenie kolejnych zamówień (np. niezbędnych prac rozwojowych) w trybach konkurencyjnych
(str. 31). Analogicznie w Tomie Il dokumentu pn. „Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na system
informatyczny" z 2021 r. podkreślono, że zamawiający powinni konstruować opis przedmiotu zamówienia tak, aby w
maksymalnym stopniu zachować swobodę podejmowania decyzji zakupowych w przyszłości (takie co do trybu
postępowania) i uniknąć sytuacji, w której środki publiczne wydatkowane są nieefektywnie, ponieważ określony podmiot
może w praktyce dyktować warunki, na których zostanie udzielone zamówienie dotyczące danego systemu
informatycznego. W takim wypadku nawet jeśli zamawiający przeprowadzi postępowanie w trybie z nazwy
konkurencyjnym, w praktyce konkurencja będzie ograniczona lub wręcz pozorna. Przeciwdziałanie vendor lock-in jest
powinnością zamawiającego w przypadku każdego postępowania, które dotyczy danego systemu informatycznego,
jednak szczególnie groźne i trudne do naprawienia Są błędy popełnione na etapie pierwszego zamówienia. Okoliczności
wynikające z zaniechania zamawiającego nie mogą być przy tym traktowane jako obiektywne czynniki przemawiające za
odstępstwem od zastosowania trybu konkurencyjnego (str. 44). Oznacza to tym samym, iż Zamawiający nie ma
możliwości powołania się na dysponowanie określonym systemem nabytym w uprzednio prowadzonym postępowaniu
dla uzasadnienia zastosowania trybu z wolnej ręki na udzielenie kolejnego zamówienia. Należy zauważyć, czego
Zamawiający nie zakwestionował w toku kontroli, że co do zasady rynek systemów bibliotecznych jest rynkiem
konkurencyjnym, na którym
występują systemy pochodzące od różnych producentów i dostarczane przez różnych wykonawców, tym samym ogólny
cel udzielenia zamówienia będącego przedmiotem kontroli, tj. budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej mógłby
być realizowany poprzez wykorzystanie produktów innych aniżeli system Alma wraz z wyszukiwarką Primo. W
rzeczywistości wyłącznie fakt uprzedniego nabycia przez Zamawiającego konkretnego systemu stanowił podstawę do
udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki temu samemu wykonawcy.
Nie budzi wątpliwości fakt, iż w sytuacji, w której Zamawiający nie zabezpieczył ani uprawnień ani możliwości
technicznych do integracji nabytego przez siebie systemu z systemami innych producentów, pełną funkcjonalność w
zakresie interoperacyjności (m.in. aspekt dotyczący współkatalogowania w czasie rzeczywistym) może gwarantować w
szczególności tożsamy system tego samego producenta. Nie stanowi to jednakże podstawy do uzasadnienia udzielenia
zamówienia z wolnej ręki temu producentowi z uwagi na fakt, iż sytuacja ta jest wynikiem samoograniczenia się
Zamawiającego do wyboru konkretnego wykonawcy ze względu na nieprzewidzenie Środków pozwalających na
przeprowadzenie w terminie późniejszym postępowania w trybie konkurencyjnym n. etapie prowadzenia postępowania
pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek. Podkreślić także należy, iż nie
może zostać uwzględniona dla celów uzasadnienia zastosowania trybu z wolnej ręki zawarta w treści analizy potrzeb i
wymagań argumentacja Zamawiającego następującej treści: Biblioteka Narodowa zgodnie z przyjętym modelem
realizacji wdrożenia i funkcjonowania oprogramowania Almo i wyszukiwarki Primo jakim jest SaaS (Software as a
Service) — Oprogramowanie jako usługa, nie nabyła autorskich praw majątkowych do oprogramowania Alma i
wyszukiwarki Primo, tym samym nie może udostępniać ww. produktów do użytku lub korzyści jakiejkolwiek innej
bibliotece niż wskazane powyżej. Zamawiający nie może bowiem powoływać się na określoną cechę produktu
wynikającą z modelu przyjętego przez producenta dla uzasadnienia odstąpienia od podjęcia działań mających na celu
zabezpieczenie możliwości udzielania późniejszych zamówień w trybach konkurencyjnych, stanowiłoby to bowiem próbę
Obejścia Zasady prymatu trybów przetargowych poprzez de facto samodzielne i celowe wykreowanie przez
Zamawiającego przestanki zastosowania zamówienia w trybie z wolnej ręki, co należy ocenić jako niedopuszczalne (vide
uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 7 grudnia 2020 r„ sygn. KIO/KD 55/20).
Niezależnie od powyższego należy podkreślić, iż Zamawiający nie przedstawił w toku kontroli przekonujących dowodów,
iż żaden inny system biblioteczny dostępny na rynku nie pozwala na realizację Zamawiającego. W pierwszej kolejności
należy zaznaczyć, że z przekazanej do Urzędu dokumentacji postępowania oraz wyjaśnień Zamawiającego wynika
konieczność uznania, iż Zamawiający nie przeprowadził na etapie przygotowania postępowania żadnej
weryfikowalnej procedury mającej na celu rozpoznanie rynku w zakresie istnienia podmiotów, które mogłyby potencjalnie,
w aspekcie technicznym, wykonać zamówienie w sposób pozwalający na realizację jego celów. Zamawiający potwierdził
w treści pisma do Urzędu z dnia 5 kwietnia 2022 r., iż rozwiązania alternatywne, które mogłyby być zrealizowane zgodnie
z Uchwałą, obejmowały rozeznanie, CZY istnieje inny dostawa systemu Alma i wyszukiwarki Primo, który oprócz Ex
Libris Ltd. mógłby zrealizować zamówienie Biblioteki Narodowej, z czego można wnioskować, iż Zamawiający ograniczył
się wyłącznie do poszukiwania potencjalnych innych dostawców konkretnego systemu, nie dopuszczając tym samym
możliwości zastosowania innego produktu. Należy zauważyć, iż w zasadzie cała argumentacja Zamawiającego
przedstawiona w treści dokumentów odzwierciedlających przebieg przygotowania postępowania o udzielenie
zamówienia opiera się na apriorycznym założeniu o konieczności wykorzystania systemu Alma wraz z wyszukiwarką
Primo z uwagi na odniesienie się do tego produktu w treści załącznika do uchwały nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21
maja 2021 r., co jednakże nie stanowi wystarczającego uzasadnienia dla zastosowania trybu z wolnej ręki. Jak podkreśla
się w orzecznictwie Krajowej Izby Odwoławczej, ciężar udowodnienia, że zaistniały podstawy do odstąpienia od
procedury konkurencyjnej i udzielenia zamówienia z wolnej ręki, spoczywa na zamawiającym (uchwała Krajowej Izby
Odwoławczej z dnia 7 grudnia 2020 r., sygn. KIO/KD 55/20), jak również wskazuje się, iż niezbędne jest wykazanie, że w
danej sytuacji obiektywnie nie istnieją w odniesieniu do konkretnego zamówienia alternatywni wykonawcy, którzy mogliby
potencjalnie zrealizować zamówienie (uchwała Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 17 kwietnia 2015 r., sygn. KIO/KD
22/15). Należy uznać za niewystarczające dla celów zawarte w treści pisma Zamawiającego do Urzędu z dnia 5 kwietnia
2022 r. (str. 4) stwierdzenie: według wiedzy Zamawiającego, tj. Biblioteki Narodową będącej centralną biblioteką państwo
żaden z systemów (Quria firmy Axiell, KOHA — system open Source, FOLIO firmy OCLO nie posiada łącznie
wszystkich trzech wymaganych funkcjonalności: współkatalogowania z Biblioteką Narodową w czasie rzeczywistym,
koncentracji danych w jednym systemie informatycznym i świadczenia usługi w modelu SaaS gdyż nie zostało ono
wsparte rzetelnym i udokumentowanym badaniem rynku. Zamawiający w szczególności nie wykazał podjęcia próby
ustalenia, czy inni producenci działający na rynku systemów bibliotecznych przynajmniej w aspekcie technicznym byliby
w stanie potencjalnie zaoferować produkt dostosowany do potrzeb Zamawiającego, np. poprzez skierowanie zapytania
do producentów w ramach rozeznania rynku.
Biorąc pod uwagę fakt, iż w treści analizy potrzeb i jako dokumentu. w którym Zamawiający odniósł się do kwestii
uzasadnienia wyboru trybu z wolnej ręki w sposób najbardziej potrzeby Zamawiającego zostały określone jako
współkatalogowanie w czasie rzeczywistym oraz koncentrację danych w jednym systemie informatycznym oraz
świadczenie usługi w
modelu SaaS, co Zamawiający potwierdził także w treści pisma do urzędu z dnia 5 kwietnia 2022 r. Współkatalogowanie
w czasie rzeczywistym zostało zdefiniowane przez Zamawiającego jako katalogowanie wykonywane przez dwie lub kilka
bibliotek na potrzeby tworzenia katalogu centralnego w ramach jednego środowiska informatycznego (system
biblioteczny, katalog centralny - baza danych, w której przechowywane są rekordy). Z zastrzeżeniem, że System na
bieżąco weryfikuje istnienie rekordów podobnych, które mogą stanowić potencjalne dublety i wysyła do katalogującego
ostrzeżenie. Weryfikacja rekordów. które mogą stanowić potencjalne dublety odbywa się już na etapie przystąpienia
przez katalogującego do pracy, następnie po weryfikacji rekordów podobnych — wskazanych przez System —
katalogujący podejmuje decyzję o utworzeniu rekordu bibliograficznego lub utworzeniu rekordu zasobu/egzemplarza do
istniejącego rekordu bibliograficznego. Na tej podstawie należy uznać, że na etapie przygotowania postępowania o
udzielenie zamówienia Zamawiający nie sprecyzował, iż będzie wymagał posiadania przez system szerszego zakresu
funkcjonalności. Dopiero w treści pisma skierowanego do Urzędu z dnia 23 czerwca 2022 r. Zamawiający wskazał (str.
3), że katalogowanie, czyli tworzenie rekordów bibliograficznych dla tytułów publikacji gromadzonych przez podłączane
biblioteki stanowi tylko jeden z elementów bibliograficznej rejestracji zbiorów bibliotecznych. […] Katalogowanie zbiorów,
bez uwzględniania informacji o egzemplarzach i możliwości racjonalnego ich gromadzenia w jednym zintegrowanym
systemie bibliotecznym nigdy nie stanie się działaniem efektywnym i odpowiadającym na potrzeby bibliotek i ich
użytkowników. Samodzielny moduł katalogowania lub dostęp do niego dla katalogerów z bibliotek nigdy nie będzie (i nie
może, ponieważ to wciąż tylko katalogowanie) zawierać informacji związanych z gromadzeniem zbiorów (dane
egzemplarzy, o których mowa powyżej) i nie zapewni możliwości obsługi procesu udostępniania zbiorów (wypożyczenia,
rejestracja danych statystycznych na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego). Stwierdzić należy, iż powyższa
argumentacja świadczy o arbitralnym doborze przez Zamawiającego cech poszukiwanego systemu względem celów
udzielenia zamówienia na potrzeby postępowania kontrolnego przed Prezesem Urzędu, Zamawiający twierdząc bowiem,
iż katalogowanie nie stanowi cechy wystarczającej zaprzecza określonym przez siebie potrzebom na etapie
przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia. Jednocześnie Zamawiający nie udowodnił, że nawet przy
rozszerzonym zakresie cech, nie ma obiektywnej technicznej możliwości ich realizacji przy zastosowaniu systemów
innych producentów, Zamawiający nie przedstawił bowiem żadnych informacji świadczących o przeprowadzeniu
rozeznania rynku w powyższym zakresie, podkreślić przy tym należy, iż cała argumentacja Zamawiającego dotycząca
nieprzydatności interfejsu API REST dla realizacji celów zamówienia, zawarta w treści pisma z dnia 23 czerwca 2022 r.
(str. 4) jest niezgodna z zawartym w treści załącznika do uchwały nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r.
stwierdzeniem, iż jednocześnie dzięki dostępnemu API REST zapewniona zostanie interoperacyjność, a także dostarczy
on nowych narzędzi do naliczania public lending rights (str. 38). Niezrozumiałe jest bowiem, w jaki sposób interfejs, który
według wyjaśnień Zamawiającego nie pozwala na realizację podstawowej funkcjonalności, tj. współkatalogowania w
czasie rzeczywistym, mógłby jednocześnie zapewnić interoperacyjność systemu w kontekście celów, do jakich
osiągnięcia dążył Zamawiający poprzez udzielenie danego zamówienia.
Uznać także należy, że „koncentracja danych w jednym systemie informatycznym" nie może stanowić celu udzielenia
zamówienia jako taka. dopiero bowiem potencjalne skutki takiej koncentracji mogą świadczyć o istnieniu określonych
korzyści ocenianych w perspektywie uzasadnionych potrzeb zamawiającego. Analiza danego przypadku pozwala
jednakże na stwierdzenie, iż Zamawiający nie udowodnił istnienia obiektywnych korzyści wynikających 2 samego faktu
koncentracji danych w jednym systemie w sposób, który z góry wykluczałby możliwość zastosowania innych Systemów
bibliotecznych.
Również kwestia świadczenia usługi w modelu SaaS nie przesądza o konieczności wykorzystania systemu Alma wraz z
wyszukiwarką Primo z uwagi na fakt, iż Zamawiający nie wykazał, że jest to jedyny na rynku systemów bibliotecznych
produkt oferujący taką funkcjonalność. Niezależnie od tego, Zamawiający nie wskazał na czynniki warunkujące
zastosowanie takiego modelu z perspektywy uzasadnionych potrzeb Zamawiającego, które nie wynikają z faktu
uprzedniego nabycia i wykorzystania przez Zamawiającego konkretnie Systemu Alma wraz z wyszukiwarką Primo.
W nawiązaniu do zawartego w treści analizy potrzeb i wymagań stwierdzenia o konieczności „integracji bibliotek w
ramach ogólnokrajowej sieci bibliotecznej" należy wskazać, iż ogólnokrajowa sieć biblioteczna została powołana ex lege
na mocy ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (t. j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1479 z późn. zm.), przy czym brak
jest podstaw do uznania, że cel takiej integracji nie może zostać zrealizowany przy zastosowaniu systemów innych
aniżeli System Alma wraz z wyszukiwarką Primo.
Jednocześnie dla oceny zasadności udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki nie mogą mieć znaczenia przekazane
przez Zamawiającego informacje dotyczące popularności systemu Alma oraz wyszukiwarki Primo na rynku z uwagi na
fakt, iż ocena tego rodzaju aspektów nie stanowi przestanki wyboru trybu, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b)
ustawy Pzp. Analogicznie irrelewantne są w tym względzie argumenty dotyczące kwestii ograniczenia kosztów obsługi
systemu czy ogólnie rozumianej wygody użytkowania i innych elementów utylitarnych i ekonomicznych, gdyż
dopuszczalność zastosowania trybu z wolnej ręki, o którym mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) ustawy PZP
warunkowana jest istnieniem wyłącznie okoliczności polegających na możliwości świadczenia dostaw, usług lub robót
budowlanych tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym
charakterze lub związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów przy założeniu, że nie
istnieje rozsądne rozwiązanie alternatywne lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego
zawężenia parametrów zamówienia. Jak podkreślono m.in. w uchwale Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 11 maja 2018
r., sygn. KIO/KD 18/18, przyczyn technicznych nie można utożsamiać z przyczynami organizacyjnymi, gospodarczymi,
społecznymi, ani przekonaniem, że wybrany przez Zamawiającego Wykonawca zrealizuje zamówienie najlepiej,
najrzetelniej, w stopniu najwyższym odpowiadając nieuzasadnionym wymaganiom Zamawiającego, ani to czy dany
Wykonawco dysponuje największym doświadczeniem bądź potencjałem Organizacyjnym, w szczególności zaś nie
może to być monopol spowodowany działaniami czy zaniechaniami dokonanymi przez samego Zamawiającego.
W odniesieniu do przesłanki, 0 której mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b) ustawy PZP należy podkreślić, iż argumentacja
Zamawiającego w zakresie możliwości świadczenia przedmiotowej usługi tylko przez jednego wykonawcę z uwagi na
przyczyny związane z ochroną praw wyłącznych wynikających z odrębnych przepisów jest pochodną żądania przez
Zamawiającego konkretnego produktu jednego producenta (wykonawcy), z uwzględnieniem faktu niezagwarantowania
przez Zamawiającego w ramach postępowania pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania
Zasobami dla Bibliotek uprawnień niezbędnych do przeprowadzenia postępowania będącego przedmiotem niniejszej
kontroli w trybie konkurencyjnym. Wobec stwierdzenia niezasadności ograniczenia zakresu przedmiotowego zamówienia
wyłącznie do danego produktu, implikuje to wyłączenie możliwości stwierdzenia zaistnienia przestanek, o których mowa
w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. b) ustawy Pzp. Reasumując, poprzez zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki bez
zaistnienia ustawowych przesłanek, Zamawiający naruszył art. 214 ust. 1 pkt lit. a) i b) ustawy Pzp. Poprzez naruszenie
zasady uczciwej konkurencji oraz zasady prymatu trybów przetargowych, Zamawiający naruszył art. 16 pkt 1 oraz art.
129 ust. 2 ustawy Pzp. Naruszenie to miało wpływ na wynik postępowania, bowiem Zamawiający udzielił zamówienia
wykonawcy po przeprowadzeniu postępowania w trybie z wolnej ręki pomimo braku podstawy do zastosowania tego
trybu.
Zamawiający wniósł zastrzeżenia od wyniku kontroli.
W piśmie z dnia 24.03.2023 r. wniesionym do Prezesa UZP wniósł o rozpatrzenie zastrzeżeń i w następstwie
stwierdzenie braku naruszeń. Zamawiający podniósł trzy zarzuty do ustaleń faktycznych sprawy:
Zarzut nr 1:
(…) Prezes UZP jako organ kontroli, w myśl dyrektywy art. 600 ust. 2 pzp, nie był uprawniony do tego, aby w
przedmiotowym postepowaniu kontrolnym wyjść poza zakres kontroli doraźnej wszczętej na wniosek (arg. z art. 607
ust.2 w zw. z art. 600 ust. 2Pzp) bez powiadomienia o tym fakcie w przewidzianym ustawowo trybie i zasadach
kontrolowanego, a tym samym badać postępowanie prowadzone w roku 2017 w trybie przetargu nieograniczonego, co w
konsekwencji organ kontroli zrobił i zbadał to postępowanie - czyniąc nieprawdziwe ustalenia, daleko wykraczające poza
same ustalenia faktyczne (tj. fakt zakupu przez Bibliotekę Narodową systemu informatycznego Alma wraz z
wyszukiwarką Primo) zarzucając, Że Zamawiający:
- nieprawidłowo skonstruował ówczesny przedmiot zamówienia oraz treść umowy w sprawie zamówienia
publicznego z dnia 24.04.2018 r. • chodzi o zapis 4 ust. 7 umowy, który według Prezesa UZP oceniającego to
postępowanie w roku 2023 - nie stanowił gwarancji zachowania swobody podejmowania decyzji zakupowych w
przyszłości, oraz
- nie ma możliwości powoływania się na dysponowanie określonym systemem nabytym w uprzednio
prowadzonym postępowaniu, tj. nr ref.: XIV/264/14/17 (str. 16-17 informacji o wyniku kontroli).
Organ kontroli wysnuwa nadto wniosek, jakoby Zamawiający nie mógł (aktualnie) dysponować system nabytym Alma i
wyszukiwarka Primo ponieważ dokonał „samoograniczenia się" dokonując wyboru w przetargu nieograniczonym takiego
właśnie systemu, który posiada funkcjonalność katalogowania w czasie rzeczywistym.
Powyższe rozumowanie prezentowane przez Prezesa UZP w informacji o wynikach kontroli całkowicie wymyka się
zasadom logiki i prawidłowego wnioskowania, jako takie nie korzysta z waloru prawdziwości. Tym samym,
nieuprawnione było czynienie na tej podstawie ustaleń faktycznych jako dotkniętych wadą nieprawidłowego
wnioskowania.
Reasumując, wychodząc poza zakres kontroli doraźnej prowadzonej na wniosek, organ kontroli dopuścił się oczywistego
naruszenia dyspozycji aa. 607 ust. 2 w zw. z art. 600 ust. 1 i ust. 2 PZP wykroczył poza zakres kontroli doraźnej
postępowania objętego kontrolą, poczynił na tej podstawie ustalenia niezgodne z prawdą i wiedzą.
Zarzut nr 2;
We wszystkich kierowanych przez Zamawiającego do Prezesa UZP w odpowiedzi na pytania organu kontroli, Biblioteka
Narodowa podnosiła i wskazywała na kwestię absolutnie priorytetową i stanowiącą causa (powód, pierwotną przyczynę)
udzielenia zamówienia wykonawcy posiadającemu w ofercie System informatyczny wskazany explicite w Uchwale nr
69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 roku w sprawie ustanowienia programu wieloletniego „Narodowy program
Rozwoju Czytelnictwa 2.0. na lata 2021-2025" w Priorytecie nr 1, którego wykonanie zostało przekazane do realizacji
przez naczelny organ
administracji rządowej Radę Ministrów ministrowi właściwemu ds. kultury i dziedzictwa narodowego za pośrednictwem
Biblioteki Narodowej (§ 4 ust. 1 lit a) Uchwały RM).
Dowód: Uchwała nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 roku w sprawie ustanowienia programu wieloletniego
„Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2-0. na lata 2021-2025" wraz załącznikiem „Program wieloletni Narodów"/
Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0.”, opublikowana na stronach rządowych pod adresem: (…) (www,gov.pl).
Organ kontroli w informacji o wynikach kontroli, w której zarzucono naruszenie przez Bibliotekę Narodową w
postępowaniu 0 udzielenie zamówienia publicznego na „Zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania
zasobami bibliotek w modelu SaaS we wskazanych bibliotekach w celu budowy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej" (nr
referencyjny: XIV.263.7.2021) art. 214 ust. 1 pkt 1 lit a) i b) w zw. z art.16 pkt 1 oraz art. 129 ust. 2 ustawy PZP przez
zastosowanie trybu zamówienia z wolnej ręki bez zaistnienia ustawowych przesłanek, naruszenie tym samym zasady
uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz zasadę prymatu trybów przetargowych, całkowicie
pominął w ustaleniach faktycznych i nie poddał analizie Źródła prawa, jakim jest przedmiotowa Uchwała Rady Ministrów,
w wykonaniu której działała Biblioteka Narodowa - jako jednostka wyznaczona i organizacyjnie - udzielając zamówienia
celem budowy platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej przez włączanie bibliotek do wspólnej platformy
informatycznej systemu Alma i wyszukiwarki Primo.
Na wstępie wskazać należy, że zgodnie z art. 93 ust. 1 Konstytucji RP Uchwały Rady Ministrów mają charakter
wewnętrznego źródła prawa i jako takie obowiązują jednostki Organizacyjnie podległe organowi wydającemu te akty.
Pojęcie "podległości organizacyjnej" należy rozumieć jako rodzaj prawnie zdefiniowanej więzi (relacji) między dwoma
podmiotami, z których co najmniej jeden jest organem władzy publicznej. W doktrynie i orzecznictwie zostały
wyodrębnione takie typy relacji między podmiotami, które uzasadniają traktowanie ich jako "podległości organizacyjnej" w
rozumieniu art. 93 ust. 1 Konstytucji RP i do omawianej kategorii należy zaliczyć tzw. hierarchiczne podporządkowanie,
zdefiniowane przez Trybunał Konstytucyjny jako "jednostronna zależność Organu niższego stopnia od organu stopnia
wyższego lub podmiotu podległego od podmiotu zwierzchniego" (wyr. TK z 28.06.2000 r., sygn. akt K 25/99, OTR 2000,
Nr 5, poz. 141). Zgodnie z art. 16 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 roku ustawy o bibliotekach, Biblioteka Narodowa jest
centralną biblioteką państwa. nad którą nadzór sprawuje minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa
narodowego, nadto określa także Statutem zakres działania Biblioteki Narodowej i jej organów. Biblioteka Narodowa jest
zatem jednostką organizacyjnie podporządkowaną organowi administracji rządowej. Biblioteka Narodowa zobowiązana
jest do wykonywania uchwal Rady Ministrów jako organu nadrzędnego administracji państwowej.
Przechodząc do treści dyrektyw skierowanych do Biblioteki Narodowej w uchwale Rady Ministrów nr 69/2021 w
Priorytecie 1, Kierunek interwencji 1.2. podkreśla się, że budowa ogólnokrajowej sieci bibliotecznej poprzez zintegrowany
system zarządzania zasobami bibliotek jest realizacją postanowień ustawy z dnia 27 Czerwca 1997 r. o bibliotekach.
Bowiem w art. 27 ust. ustawy powołuje się ogólnokrajową sieć biblioteczną, do której należą wszystkie biblioteki
publiczne oraz inne zaliczone przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego w celu
prowadzenia jednolitej działalności bibliotecznej i informacyjnej umożlwiającej korzystanie z materiałów bibliotecznych i
innych źródeł informacji. W treści Załącznika do uchwały Rady Ministrów nr 69/2021, Czytamy następnie w jaki sposób
ma być Zrealizowana budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej: „Budowa platformy ogólnokrajowej sieci
bibliotecznej będzie odbywał się przez włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej — systemu
Alma i wyszukiwarki Primo, których zaawansowane możliwości technologiczne umożliwiają realizację zadań,
zdefiniowanych w ww. ustawie z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, w tym przede wszystkim gromadzenia,
opracowania, przechowywania i udostępniania zbiorów, sporządzania i rozpowszechniania informacji bibliograficznych i
dokumentacyjnych, wymiany oraz przekazywania materiałów bibliotecznych i informacji. Największą zaletą integracji
bibliotek w ramach ZSZZB jest możliwość współkatalogowania w czasie rzeczywistym w jednym systemie
informatycznym — co bezpośrednio wpływa na minimalizację kosztów ponoszonych przez biblioteki. Ponadto znacząco
zwiększy się liczba bibliotek z dostępem do katalogu on-line, co wpłynie na zwiększenie dostępności zbiorów dla
czytelników. Dodatkowo posługiwanie się wspólnym systemem i ujednolici sprawozdawczość objętych nim bibliotek
zarówno w zakresie danych zbieranych przez organy państwa, Główny Urząd Statystyczny i Bibliotekę Narodową oraz
sprawozdań na potrzeby Narodowego Programu Rozwoju Czytelnictwa w zakresie wykorzystania dotacji dla bibliotek."
Należy podnieść i podkreślić, że przedmiotowe rozwiązanie w projekcie uchwały RM było poddane szeroko zakrojonym
konsultacjom społecznym (sic!).
Dowód: Informacja o konsultacjach opublikowana na stronie głównej MKIDN (…)
W konsultacjach społecznych dotyczących projektu Uchwały toczących się w dniach 28 stycznia — 3 marca 2021 r.
uczestniczyło łącznie 45 podmiotów, w tym m.in. Związek Przedsiębiorców i Pracodawców, Business Centre Club,
Związek Rzemiosła Polskiego, Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorstw, Rada Działalności Pożytku publicznego,
Krajowa Rada Biblioteczna czy Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich. Żaden z dostawców systemów bibliotecznych nie
zgłosił uwag do treści Uchwały. Żaden z podmiotów uczestniczących w konsultacjach społecznych nie zgłosił uwag do
treści Uchwały w zakresie przywołanego Kierunku interwencji 1.2,, w którym wskazuje się wprost dostawcę
zintegrowanego systemu zarzadzania zasobami bibliotek: „Budowa platformy ogólnokrajowej
sieci bibliotecznej będzie odbywać się przez włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej —
systemu Alma i wyszukiwarki primo, których zaawansowane możliwości technologiczne umożliwiają realizację zadań,
zdefiniowanych w ww. ustawie z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, w tym przede wszystkim gromadzenia,
opracowania, przechowywania i udostępniania zbiorów. sporządzania i rozpowszechniania informacji bibliograficznych i
dokumentacyjnych, wymiany oraz przekazywania materiałów bibliotecznych i informacji."
W świetle powyższego uprawnione jest twierdzenie, że przeprowadzone następczo przez Bibliotekę Narodową, jako
zamawiającego, w wykonaniu podjętej 21 maja 2021 r. Uchwały Rady Ministrów nr 69/2021 rozeznanie rynku w dacie 13
lipca 2021 r. oraz Analiza potrzeb i wymagań dla zamówienia „Zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania
zasobami bibliotek w modelu SaaS we wskazanych bibliotekach w celu budowy Ogólnokrajowej sieci bibliotecznej" (nr
referencyjny: XIV-263.7.2021) nie mogły siłą (z uwagi na bliskość czasową i zakres rzeczowy konsultacji społecznych)
zawierać ustaleń odmiennych niż te, jakie były wynikiem szeroko zakrojonych konsultacji, które następnie znalazły
przełożenie na odpowiednie zapisy w Uchwale RM nr 69/2021 stanowiące o budowie platformy ogólnokrajowej sieci
bibliotecznej przez włączanie kolejnych (nowych) bibliotek do wspólnej platformy informatycznej — systemu Alma i
wyszukiwarki Primo.
W tym stanie faktycznym, zarzut organu kontroli prezesa UZP sprowadzający się do tego, że na etapie przygotowania
postępowania, czyli Analizy potrzeb i wymagań oraz rozeznania rynku, Zamawiający ograniczył się wyłącznie do
poszukiwania potencjalnych innych dostawców (niż Ex Libris) konkretnego systemu, zaś wskazanie tych konkretnych
rozwiązań w Uchwale Rady Ministrów - zdaniem organu kontroli (str. 17-20 informacji o wynikach kontroli) - nie stanowiło
wystarczającego uzasadnienia dla wyboru tych produktów i po zbadaniu rynku (czego organ kontroli nie kwestionuje)
zawrzeć umowę z jedynym na rynku dostawcą tego systemu informatycznego (Alma i Primo), uznać należy za
całkowicie chybiony, dowolny i nierzeczowy. Podczas gdy, Zamawiający w postępowaniu kontrolnym wykazał, że żaden
z dostępnych, innych, systemów nie posiada łącznie wszystkich trzech wymaganych funkcjonalności:
współkatalogowania z Biblioteką Narodową w czasie rzeczywistym, koncentracji danych w jednym systemie
informatycznym i świadczenia usługi w modelu SaaS, a współkatalogowanie z Biblioteką Narodową w czasie
rzeczywistym jest możliwe do realizacji łącznie w tym samym systemie, który jest użytkowany przez Bibliotekę
Narodową, czyli przez system informatyczny Alma z wyszukiwarką Primo. Ta wiedza była znana, ustalona i
konsultowana społecznie, a następnie znalazła przełożenie w zapisach Załącznika do Uchwały Rady Ministrów nr
69/2021 w priorytecie 1, Kierunek interwencji 1.2.
Prezes UZP jako organ kontroli przekroczył swoje ustawowe kompetencje imputując nielegalne działanie Biblioteki
Narodowej, że nie powinna zastosować się do Uchwały Rady
Ministrów w sposób w niej nakazany, oraz że nie była w prawie dokonując zakupu produktu w postaci Systemu
informatycznego Alma z Primo w wykonaniu Uchwały Rady Ministrów.
Organ kontroli jednocześnie nie zakwestionował tego, że wykonawca, z którym Biblioteka Narodowa zawarła umowę w
trybie zamówienia z wolnej ręki, jest jedynym dostawcą produktu z przyczyn, 0 których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit a) i
lit. b) ustawy pzp.
Zarzut nr 3:
Bezpodstawnym w świetle treści odpowiedzi i wyjaśnień Zamawiającego udzielonych w przedmiotowym postępowaniu
kontrolnym, jest zarzut, że Zamawiający nie przedstawił w toku kontroli przekonujących dowodów, że żaden inny system
biblioteczny, dostępny na rynku, nie spełnia wszystkich funkcjonalności i niezbędnych do budowy platformy
ogólnokrajowej sieci bibliotecznej przez włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej — Systemu
Alma i wyszukiwarki Primo, to jest takich samych funkcjonalności jak system Alma i wyszukiwarka Primo (np. str. 18 tret
drugi i inne, informacji o wynikach kontroli). Takie stwierdzenie organu kontroli budzi najwyższe zdziwienie i konsternację
po stronie Biblioteki Narodowej, albowiem pomimo przesłania organowi kontroli obszernych, wyczerpujących,
rzeczowych i technicznie zaopatrzonych informacji (w tym także zawartych w dokumentacji przetargowej
kontrolowanego postępowania) organ kontroli nie podołał ich inteligibilnemu odczytaniu i analizie.
W tym miejscu wskazać należy na instrument prawny z art. 605 ust. 1 pkt 3) PZP w postaci zasięgnięcia opinii biegłego,
którym Prezes UZP prowadząc kontrolę dysponuje, jeżeli ustalenie lub ocena stanu faktycznego sprawy wymaga
wiadomości specjalnych, których organ sam nie posiada. Z informacji z dnia 14.03.2023 r. o wyniku kontroli nie wynika,
aby Prezes IJZP jako organ kontroli taką opinię wywołał (Biblioteka Narodowa opinię eksperta prof. dr. hab. Z. P.,
Uniwersytet Jagielloński, uznanego autorytetu z dziedziny nauk społecznych w dyscyplinie naukowej nauki o komunikacji
społecznej i mediach, 0 czym mowa będzie poniżej). W to miejsce, organ kontroli zdaje się posługiwać argumentacją nie
przystającą rzeczowo, wręcz skrajnie błędną i wzbudzającą poważne Obawy co do zrozumienia przedmiotu kontroli, w
szczególności znajduje to odzwierciedlenie w ocenie wyjaśnień Biblioteki Narodowej w zakresie przydatności interfejsu
API REST zawartych w piśmie z dnia 23.06.2022 r. (str. 19 informacji o wynikach kontroli).
Biblioteka Narodowa ponownie przytacza argumenty wiedzy, korzystającej z atrybutów wiedzy pewnej, Że rozwiązanie
polegające na katalogowaniu w systemie Alma poprzez interfejs API REST, do którego mogą być dopuszczone inne
systemy, nie jest możliwe technicznie do realizacji i z tego powodu nie mogło podlegać rozważaniom dopuszczalności
jako rozwiązanie alternatywne (zastępcze). Mianowicie, systemy obecnie wykorzystywane w bibliotekach posiadają
różne technologie w warstwie sprzętowej i softwarowej. Poza tym, duża część systemów obecnie wykorzystywanych
przez biblioteki, te najmniejsze. nie
posiada nawet funkcji umożliwiających jakąkolwiek integrację z innym Systemem (sic).
Biblioteka Narodowa podkreślała i podtrzymuje, że wyłącznie za pośrednictwem interfejsu API REST nie jest możliwa
realizacja podstawowej funkcjonalności (największej zalety integracji podłączanych bibliotek w jednym systemie
informatycznym wskazanej w Uchwale RM) współkatalogowania w czasie rzeczywistym, bez jakichkolwiek opóźnień lub
wstrzymywania tworzonych rekordów bibliograficznych. Katalogowanie tylko poprzez interfejs API REST zawsze wiąże
się z opóźnieniem w udostępnieniu tworzonych rekordów, ponieważ powstawałyby one w oddzielnych systemach w
każdej z bibliotek, a następnie jako takie przesyłane by byty do jednej bazy danych. Dodatkowo, rekordy bibliograficzne
powstające w ten sposób, siłą rzeczy, nie mogłyby zawierać informacji 0 egzemplarzach, a w efekcie nie można byłoby
ich udostępniać w jednym systemie, więc korzyść zapewnienia jednolitej informacji bibliograficznej w jednym systemie
dla każdego z czytelników — użytkowników podłączanych bibliotek — nie zostanie osiągnięta. Tworzenie rekordów
bibliograficznych poprzez interfejs API REST uniemożliwia sprawne i efektywne zarządzanie tymi danymi i procesem ich
powstawania. Ten model nie udostępnia również funkcjonalności polegających na komunikacji w czasie rzeczywistym
pomiędzy katalogerami z poszczególnych bibliotek w zakresie wyjaśniania wątpliwości Co do poprawności
poszczególnych elementów rekordów bibliograficznych. konsultowania katalogowanych publikacji, konieczności
tworzenia Odrębnych opisów dla poszczególnych materializacji dzieł gromadzonych w bibliotekach. Wreszcie, nie ma
możliwości sprawdzenia (kto i kiedy) dokonał zmian w rekordzie bibliograficznym, nie można przywrócić jego
poprzednich wersji, nie pozwala na sprawdzenie, które egzemplarze są dostępne w innych bibliotekach — cała
współpraca opiera się wyłącznie na danych bibliograficznych — bez dodatkowego aparatu w postaci narzędzi
dostępnych w sytuacji współpracy w tym samym zintegrowanym systemie bibliotecznym. Przywołany przez organ
kontroli na str. 19 fragment (wyrwany zresztą z kontekstu) Załącznika do uchwały Rady Ministrów nr 69/2021 mówiący o
API REST w sposób następujący, cytat: „Jednocześnie dzięki dostępnemu API REST zapewniona zostanie
interoperacyjność, a także dostarczy on nowych narzędzia do naliczania public lending rights" (str. 38 Załącznika do
Uchwały RM nr 69/2021) traktuje o całkowicie innej „interoperacyjności", niż wymagana jako funkcjonalność
zamawianego systemu. Mowa tu 0 „Interoperacyjności" jako ogólnej możliwości integracji (współpracy, powiązania)
systemu i gromadzonych w nim danych z innymi systemami w celu realizacji podstawowych elementów działalności
bibliotek, np. gromadzenia zbiorów, ich udostępniania, sprawozdawczości. Tak określona interoperacyjność API REST,
na poziomie absolutnie ogólnym (podstawowej współpracy), nie referuje się do pozostałych funkcjonalności wymaganych
od systemu takiego jak Alma (z wyszukiwarką primo), o których w dalszej części Załącznika do Uchwały Rady Ministrów,
0 czym mowa była powyżej.
Błędne i nierzeczowe jest imputowanie przez organ kontroli, jakoby Biblioteka Narodowa na etapie postepowania
kontrolnego poszerzyła pierwotnie wymagany przez Zamawiającego zakres funkcjonalności poprzez podanie w
odpowiedzi do Prezesa LIZP szczegółowego wyjaśnienia zasad działania funkcjonalności współkatalogowania w czasie
rzeczywistym — zarówno pod względem technicznym, jak i Organizacyjnym. Takie stwierdzenie organu kontroli
wskazuje na niezapoznanie się Z dokumentacją postępowania nr XIV.263.7.2021 przekazanego organowi kontroli.
Przedmiot zamówienia został jednoznacznie określony i obejmował: „dostarczenie i wdrożenie zintegrowanego systemu
zarządzania zasobami bibliotek Alma i wyszukiwarki primo (zwanych dalej Systemem) we wskazanych bibliotekach w
modelu SaaS w celu budowy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej." Zostały wskazane najbardziej istotne cechy tego
systemu zawierające się w możliwości współkatalogowania w czasie rzeczywistym z Biblioteką Narodową i innymi
bibliotekami wspófkatalogującymi z Biblioteką Narodową, możliwości koncentracji danych w jednym systemie
informatycznym oraz świadczenie usługi w modelu SaaS. Tylko łączne spełnienie wszystkich powyższych cech
realizowało potrzebę wprost wskazaną w Uchwale nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r. w sprawie
ustanowienia programu wieloletniego „Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2,0. na lata 2021-2025".
Jak notyfikowane zostało powyżej, wyręczając Prezesa UZP — Departament Kontroli Zamówień Publicznych, Biblioteka
Narodowa powołała biegłego w osobie prof. dr. hab. Z. P., wykładowcy Uniwersytetu Jagiellońskiego i uznanego
autorytetu z dziedziny nauk społecznych w dyscyplinie naukowej - nauki o komunikacji społecznej i mediach, a nadto
wieloletniego dyrektora Biblioteki Jagiellońskiej i wieloletniego członka Krajowej Rady Bibliotecznej, celem udzielenia
Odpowiedzi na pytanie:
„Czy oprócz systemu Alma i wyszukiwarki Primo istnieją inne zintegrowane systemy biblioteczne, których
zaawansowane możliwości technologiczne umożliwiają budowę platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej i realizację
zadań zdefiniowanych w ustawie z dnia 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, w tym przede wszystkim gromadzenia,
opracowania. przechowywania i udostępniania zbiorów. sporządzania i rozpowszechniania informacji bibliograficznych i
dokumentacyjnych. wymiany oraz przekazywania materiałów bibliotecznych i informacji?"
W przekazanej Bibliotece Narodowej opinii eksperckiej z dnia 22.03.2023 r. prof. dr. Hab. Z.P. stwierdza jednoznacznie i
bez wątpliwości, że taki system nie istnieje, podając następujące argumenty poddane analizie i wnioskowaniu:
System, który umożliwia budowę platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej musi łącznie posiadać trzy poniższe
funkcjonalności:
• możliwość współkatalogowania w czasie rzeczywistym z Biblioteką Narodową i innymi
bibliotekami współkatalogującymi z Biblioteką Narodową,
• możliwości koncentracji danych w jednym systemie informatycznym,
• świadczenie usługi w modelu SaaS.
Jakikolwiek inny system niespełniający łącznie powyższych trzech funkcjonalności nie może stanowić narzędzia do
budowania ogólnokrajowej sieci bibliotecznej (OSB).
Odnośnie do funkcjonalności jaką jest współkatalogowanie w czasie rzeczywistym z Biblioteką Narodową i innymi
bibliotekami współkatalogującymi z Biblioteką Narodową. ekspert stwierdza w szczególności. że w celu uniknięcia
powtarzania tej samej czynności w wielu bibliotekach (tj. katalogowania tych samych publikacji przez różne placówki).
system budujący platformę OSB musi posiadać możliwość współkatalogowania w czasie rzeczywistym. jest to
czynność polegająca na posiadaniu jednej, wspólnej bazy opisów bibliograficznych, które są tworzone przez wszystkie
współpracujące biblioteki. Wspólna baza opisów jest współdzielona i współużytkowana, w związku z tym wykonanie
opisu bibliograficznego danej publikacji stanowi czynność jednorazową, która nie wymaga wielokrotnego powtarzania w
poszczególnych placówkach. posiadając takie narzędzie do pracy, biblioteki nie muszą przeznaczać czasu na czynności
wykonane wcześniej przez inną bibliotekę i mogą rozwijał inne formy swojej działalności. Jednakże do efektywności
współkatalogowania pozostaje spełnienie dwóch dodatkowych i kluczowych elementów — realizacja procesu w czasie
rzeczywistym oraz współkatalogowanie z Biblioteką Narodową pozostającą centralną biblioteką państwa. „Możliwość
współkatalogowania w czasie rzeczywistym" oznacza, że każdy opis bibliograficzny, dla każdej publikacji, w momencie
jego utworzenia w systemie jest natychmiast widoczny dla wszystkich bibliotek, które bez Żadnych opóźnień mogą z
niego skorzystać podłączając do niego informacje o egzemplarzach gromadzonych w swojej bibliotece. Wszystkie
współkatalogujące biblioteki pracują w jednym systemie i w jednej wspólnej bazie danych. Nie ma żadnych opóźnień,
blokad czy dodatkowego wgrywania opisów — tych wszystkich cech, które w znaczący sposób zmniejszają efektywność
wpółkatalogowania i w zdecydowanym stopniu są dużo mniej przydatne dla współpracujących bibliotek. Czynność
podejmowana przez każdego pracownika z każdej biblioteki jest Od razu widoczna we wspólnym opisie bibliograficznym.
Natychmiastowość działań i związanego z nimi efektu — nowego lub zaktualizowanego Opisu bibliograficznego — ma
największe znaczenie w kontekście nowości wydawniczych, które są kupowane przez poszczególne biblioteki i
posiadając od razu do nich opis bibliograficzny, każda z placówek, w momencie wpływu egzemplarza od razu może
udostępnić go swoim czytelnikom. Bez możliwości pracy w czasie rzeczywistym wszystkich współkatalogujących
bibliotek nie byłoby możliwe osiągnięcie zakładanego efektu, tj. racjonalizacji pracy w polskich bibliotekach poprzez
niepowtarzanie tych samych czynności w różnych placówkach. Pełna funkcjonalność i pełne korzyści
współkatalogowania w czasie
rzeczywistym są możliwe do osiągnięcia "łącznie w systemie, który umożliwia podjęcie tych czynności wspólnie z
centralną biblioteką państwa — Biblioteką Narodową. Każda publikacja wpływająca do Narodowej Książnicy zostaje
skatalogowana w przeciągu 24 godz. — żadna inna biblioteka w Polsce nie prowadzi takiej organizacji prac
katalogowych. Co Oznacza, że wszystkie publikacje gromadzone przez Bibliotekę Narodową i katalogowane w przeciągu
jednej doby stają się dostępne dla współkatalogująch bibliotek. które nie muszą ponosić Żadnego dodatkowego nakładu
pracy, a jedynie dopisać informacje 0 swoich egzemplarzach. Cała produkcja polskiego rynku wydawniczego wpływająca
do Biblioteki Narodowej w ramach egzemplarza obowiązkowego jest katalogowana przez specjalistów 2 BN i
natychmiast dostępna do skorzystania dla wszystkich bibliotek. Tak więc tylko łączne spełnienie wszystkich kryteriów tej
funkcjonalności, tj. możliwość współkatalogowania, prowadzenie prac w czasie rzeczywistym i wspólnie z Biblioteką
Narodową, daje spodziewany i oczekiwany przez polskie biblioteki efekt. Funkcjonalność współkatalogowania z Biblioteką
Narodową i innymi bibliotekami współkatalogującymi z Biblioteką Narodową posiada system Alma i wyszukiwarka primo.
Odnośnie do funkcjonalności jaką jest koncentracja danych w jednym systemie informatycznym, ekspert podnosi w
opinii, Że ta funkcjonalność zwiększa ekonomikę pracy i poziom bezpieczeństwa danych tworzonych i gromadzonych w
polskich bibliotekach. Każda z bibliotek użytkująca oddzielnie i samodzielnie system biblioteczny wprowadza do niego
dane. które nie mogą być w żaden efektywny sposób wykorzystywane przez inne placówki, a często również przez
samą bibliotekę. Systemy biblioteczne stosowane do tej pory w polskich bibliotekach niejednokrotnie nie posiadały
jakichkolwiek funkcjonalności umożliwiających integrację danych lub nawet ich wyeksportowanie w celu ponownego
wykorzystania. Taki stan rzeczy uniemożliwiał znacznej części polskich bibliotek podjęcie jakichkolwiek form współpracy.
Brak możliwości wyeksportowania danych i samodzielnego dysponowania nimi przez poszczególne biblioteki skutkował
całkowitym obniżeniem poziomu bezpieczeństwa tych danych. Koncentracja danych w jednym systemie informatycznym
oznacza, że wszystkie biblioteki wprowadzają dane do jednej wspólnej bazy danych. Funkcjonalność ta nabiera
szczególnego znaczenia w sytuacji współkatalogowania i współtworzenia bazy opisów bibliograficznych łącznie przez
wszystkie biblioteki. Każdy opis jest wspólny, prace podejmowanie w poszczególnych bibliotekach nie są powtarzane, co
znaczącym stopniu wpływa na ekonomikę pracy. Tylko jedna baza danych i związana 2 nią koncentracja danych
zapewniają spodziewany efekt w postaci natychmiast widocznych opisów bibliograficznych. Koncentracja pozostałych
typów danych w jednym systemie a gromadzonych przez różne biblioteki gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa,
ponieważ tylko wtedy istnieje możliwość dostępu do tych danych i późniejszego faktycznego ich wykorzystania podczas
sporządzania zestawień statystycznych na potrzeby np.
Głównego urzędu Statystycznego. Tak więc zwiększenie poziomu bezpieczeństwa wynika z jednej Strony
umiejscowienia danych w jednym systemie, a z drugiej z możliwością ich wykorzystania co przy obecnie użytkowanych i
rozproszonych systemach nie było możliwe. System Alma i wyszukiwarka Primo posiadają funkcjonalność koncentracji
danych w jednym systemie dla wszystkich bibliotek.
Odnośnie do funkcjonalności w postaci świadczenia usługi w modelu SaaS, ekspert stwierdza w swej opinii, że obecnie
wykorzystywane systemy biblioteczne instaluje się na serwerach w poszczególnych bibliotekach w formie aplikacji, a taki
stan rzeczy wymusza zapewnienie obsługi informatycznej i związanych z nią kosztów, które stanowią poważny punkt w
budżecie każdej z bibliotek. Użytkowanie systemu, którego obsługa jest prowadzona w ramach usługi w modelu SaaS
(oprogramowanie jako usługa) całkowicie niweluje te niedogodności. System jest zlokalizowany na serwerach dostawcy,
nie ma więc potrzeby zapewnienia zaplecza serwerowego w poszczególnych bibliotekach. Nie powstaje również
konieczność wsparcia informatycznego w tych bibliotekach, związanego z utrzymaniem zasobów serwerowych.
Oznacza to osiągnięcie znacznych oszczędności. System dostępny w ramach usługi w modelu SaaS jest użytkowany
wyłącznie za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Nie zachodzi potrzeba dokonywania jakichkolwiek instalacji
lokalnych na komputerach w poszczególnych bibliotekach. Wszystkie aktualizacje i wprowadzanie nowych elementów w
systemie jest prowadzone zdalnie, bez udziału pracowników biblioteki. Oznacza to dostępność najnowszych wersji bez
konieczności przeprowadzania jakichkolwiek migracji i dodatkowych instalacji na miejscu w bibliotece. Wszystkie
czynności związane z obsługą systemu wykonywane są zdalnie z poziomu przeglądarki internetowej. Nie bez znaczenia
pozostaje fakt lokalizacji tych danych na serwerach dostawcy usługi-oprogramowania, ponieważ ta cecha znacząco
zwiększa poziom bezpieczeństwa wszystkich danych gromadzonych przez biblioteki i wprowadzanych do systemu.
Serwery i dane na nich przechowywane Są utrzymywane wyłącznie przez dostawcę oprogramowania, który odpowiada
za ich poziom bezpieczeństwa. Wydajność systemu, w którym przechowywane Są znaczne ilości danych, znacząco się
zwiększa w sytuacji użytkowania go w ramach usługi w modelu SaaS, ponieważ jest on Zlokalizowany na serwerach
dostawcy oprogramowania w centrach przechowywania danych, a nie w poszczególnych bibliotekach, które nie
dysponują Odpowiednim zapleczem informatycznym. Dostęp do systemu Alma i wyszukiwarki Primo jest świadczony w
ramach usługi w modelu SaaS.
W konkluzji swej opinii prof. dr hab. Z.P. stwierdza, że według jego najlepszej wiedzy — jako wieloletniego dyrektora
Biblioteki Jagiellońskiej i wieloletniego członka Krajowej Rady Bibliotecznej — oprócz Systemu Alma i wyszukiwarki Primo
nie istnieją inne systemy, których zaawansowane możliwości technologiczne umożliwiają budowę platformy
ogólnokrajowej sieci bibliotecznej i realizację zadań zdefiniowanych w ustawie z dnia 27
czerwca 1997 r. 0 bibliotekach, w tym przede wszystkim gromadzenia, opracowania, przechowywania i udostępniania
zbiorów, sporządzania i rozpowszechniania informacji bibliograficznych i dokumentacyjnych, wymiany oraz
przekazywania materiałów bibliotecznych i informacji. Nie istnieje bowiem żaden inny zintegrowany system biblioteczny
— oprócz systemu Alma i wyszukiwarki Primo — który łącznie spełniałby wszystkie trzy powyżej omówione
funkcjonalności. Jedynym narzędziem do budowy platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej pozostaje wyłącznie
system Alma i wyszukiwarka primo.
Dowód: opinia ekspercka prof. dr hab. Z.P. 2 dnia 22.03.2023 roku, w załączeniu.
Uprawniony jest wobec tego, w świetle także wywołanej opinii eksperta wniosek, że żaden z systemów wymienionych
przez podmiot wnioskujący do Prezesa UZP o przeprowadzenie kontroli doraźnej postępowania, to jest: Quria firmy
Axiell, KOHA — system open Source, FOLIO firmy OCIC, nie posiada łącznie wszystkich trzech wymaganych
funkcjonalności: współkatalogowania z Biblioteką Narodową w czasie rzeczywistym, koncentracji danych w jednym
systemie informatycznym i świadczenia usługi w modelu SaaS, nie odpowiada tym samym na potrzeby i cele
zamówienia. którego Biblioteka Narodowa musiała udzielić w wykonaniu uchwały Rady Ministrów nr 69/2021, co w
wyjaśnieniach składanych przez Bibliotekę Narodową do organu kontroli wielokrotnie było wykazywane.
Prezes UZP w odpowiedzi na zastrzeżenia podtrzymał w całości stanowisko dotyczące naruszeń wskazanych w
informacji.
W piśmie z dnia 4 kwietnia 2023 r. nie uwzględniając zastrzeżeń odnośnie podniesionych w zastrzeżeniach zarzutów
wskazał:
Zarzut 1
(…)
w toku kontroli doraźnej pismem z dnia 2 września 2022 r. zwrócono się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie, czy
przygotowując i prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu
Zarządzania Zasobami dla Bibliotek (postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego z dnia 17.08.2017 r.; nr ref.: XII//254/14/17; zawarcie umowy w dniu 24.04.2018 r.. dalej: „Postępowanie nr 1, Zamawiający przewidywał wszczęcie w
przyszłości postępowania nr 2 (tj. postępowania o udzielenie zamówienia w trybie z wolnej ręki na zakup i wdrożenie
zintegrowanego systemu zarządzania zasobami bibliotek w modelu SaaS we wskazanych bibliotekach w celu budowy
ogólnokrajowej sieci bibliotecznej, stanowiącego przedmiot niniejszej kontroli), a jeśli tak — czy i jakie działania podjął
Zamawiający w Postępowaniu nr -1 celem uniknięcia ryzyka przywiązania do jednego wykonawcy lub producenta w
związku z Postępowaniem nr 2.
Pismem z dnia 6 października 2022 r. (wpływ do urzędu w dniu 6 października 2022 r.)
Zamawiający przekazał następujące informacje. W Odpowiedzi na pisma z dnia 2 września 2022 r. i 29 września 2022 r.
— Znak sprawy: DKZP. WKZ3.442.52.2022JB; KNO/52/22/DKZP dot. postępowania o udzielenie zamówienia w trybie z
wolnej ręki na zakup i wdrożenie zintegrowanego Systemu zarządzania zasobami bibliotek w modelu SoaS we
wskazanych bibliotekach w celu budowy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej prowadzonego przez Bibliotekę Narodową (nr
referencyjny: XIV,263.7.2021 — zwanego w piśmie „Postępowaniem nr 2") Biblioteka Narodowa udziela żądanych
wyjaśnień w trybie art. 605 ust. 1 pkt 2) ustawy Prawo zamówień publicznych, jak następuje: Na wstępie należy wskazać,
że Biblioteka Narodowa ogłosiła postępowanie nr 1 pn. „Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania
Zasobami dla Bibliotek" w dniu 17.08.2017 r. w trybie przetargu nieograniczonego, tj. w trybie konkurencyjnym mając na
uwadze zapewnienie jak najszerszemu gronu wykonawców dostępu do realizacji przedmiotowego zamówienia. W
grudniu 2017 r. w postępowaniu nr 1, oprócz oferty wykonawcy Ex Libris (Deutschland) GmbH (dalej „Ex Libris") zostało
złożona po terminie oferta wykonawcy Innovative Interfaces Global Ltd. (firma została przejęta przez Ex Libris w styczniu
2020 roku). Zauważyć należy. Że wykonawcy interesujący się Postępowaniem nr 1. w toku którego złożyli środki ochrony
prawnej na postanowienia specyfikacji istotnych warunków zamówienia. tj. Sygnity Susiness Solution SA (postępowanie
odwoławcze zakończone wyrokiem KIO z dnia 18 września 2017r., Sygn. akt.: KIO 1776/17) oraz Comarch Polska S.A.
(odwołanie wycofane przed posiedzeniem KIO), nie złożyli ofert w tym postępowaniu. Z uwagi na wiodącą rolę Biblioteki
Narodowej i jej zadania w zakresie usług dla pozostałych bibliotek w Polsce. kryterium jakim Biblioteka posługuje się przy
wyborze wykonawcy systemu do zarządzania zasobami bibliotek jest uzyskanie jak najlepszego produktu za
najkorzystniejszą cenę. Odpowiadając zatem na pytanie: Czy przygotowując i prowadząc postępowanie o udzielenie
zamówienia pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek (postępowanie w
trybie przetargu nieograniczonego z dnia 17.08.2017 r.• nr ref.: XIV/254/14/17; zawarcie umowy w dniu 24.04.2018 r.,
dalej: „Postępowanie nr 1 Zamawiający przewidywał wszczęcie w przyszłości Postępowania nr 2? Biblioteka Narodowa
wyjaśnia, że nie przewidywała wszczęcia w przyszłości Postępowania nr 2. Mając na uwadze stan rynku zamówień
zintegrowanych systemów zarządzania zasobami bibliotek w roku 2017 r. Zamawiający w celu uniknięcia ryzyka
uzależnienia się od jednego wykonawcy lub producenta w związku z Postępowaniem nr 1, we wzorze umowy w Ś 4 ust.
7 zawarł następujący wymóg: „W przypadku wygaśnięcia Umowy pod jakimkolwiek tytułem prawnym, Wykonawco
zobowiązany jest do przekazania w terminie 30 dni kalendarzowych. od dnia wygaśnięcia umowy całego zasobu danych
bibliograficznych co najmniej w poniższych formatach: MARCXML, format wymienny ISO 2709, JSON. Wykonawca jest
zobowiązany no Żądanie Zamawiającego do przekazania wszystkich pozostałych zasobów niezbędnych do
odtworzenia procesów bibliotecznych oraz stanu aktualnego". Powyższy wymóg został ujęty w § 4 ust. 7 umowy nr
00082/BN/20łg z dnia 24,042018 r. Należy zwrócić uwagę, że opis przedmiotu zamówienia i warunki zamówienia dla
postępowania nr 2 zostały określone w roku 2021 zgodnie z potrzebami Biblioteki Narodowej oraz bibliotek-beneficjentów
— wskazanymi wprost w Uchwale nr 59/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia programu
wieloletniego „Narodowy program Rozwoju Czytelnictwa 20. na lata 20212025" (zwanej dalej Uchwałą). Która
jednoznacznie określa, że „(…) budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej (zwanej dalej OSB) będzie odbywać
się przez włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej — systemu Alma i wyszukiwarki Primo,
których zaawansowane możliwości technologiczne umożliwiają realizację zadań, zdefiniowanych w ustawie z dnia 27
czerwca 1997 r. o bibliotekach, w tym przede wszystkim gromadzenia. opracowanie. przechowywania i udostępniania
zbiorów, sporządzania i rozpowszechniania informacji bibliograficznych i dokumentacyjnych, wymiany oraz
przekazywania materiałów bibliotecznych i informacji." Zadaniem Zamawiającego w Postępowaniu nr 2 przed
wszczęciem postępowania o zamówienie publiczne było dokonanie analizy potrzeb i wymagań, co Biblioteka Narodowa
wypełniła ze szczególnym uwzględnieniem okoliczności związanych z badaniem rynku. takich jak obecność na rynku
firm wykonawczych. które mogą dostarczyć narzędzia niezbędne do realizacji celu publicznego w postaci budowy
platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej (zwanej dalej OSB) poprzez włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej
platformy informatycznej — systemu Alma i wyszukiwarki primo. Przeprowadzona analiza rynku wykazała, że jedynym
dostawcą, a zarazem producentem, oprogramowania Alma — zintegrowanego systemu zarządzania zasobami bibliotek,
oraz Primo — wyszukiwarki (wskazanych w Uchwale), jest firma wykonawcza Ex Libris, należąca do grupy ProOuest
Company. Ponadto badanie rynku wykazało, Że System Alma i wyszukiwarka Primo pozostają wyłączną własnością Ex
Libris, dlatego dostarczenie i wdrożenie przez innego wykonawcę oprogramowania Alma i wyszukiwarki primo ze
względu na ochronę praw wyłącznych należących do firmy Ex Libris Ltd. jest niemożliwe.
Tym samym uznać należy, że uzyskana pismem z dnia 6 października 2022 r. informacja stanowi w kontekście
prowadzonej kontroli doraźnej okoliczność składającą się na element stanu faktycznego w ramach oceny czynności
Zamawiającego w toku postępowania o udzielenie zamówienia będącego przedmiotem kontroli doraźnej, tj.
postępowania o udzielenie zamówienia na zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania zasobami bibliotek w
modelu SaaS we wskazanych bibliotekach w celu budowy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej, nie zaś w toku
postepowania pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek. Nieuprawniona
jest zatem konkluzja Zamawiającego, jakoby faktycznie i w sposób nieuprawniony został rozszerzony
przedmiot kontroli poprzez objęcie nią postępowania pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania
Zasobami dla Bibliotek. celem skierowanego do Zamawiającego zapytania oraz jego prawnoformalnym skutkiem nie było
bowiem wszczęcie kontroli innego prowadzonego przez Zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia, a
wyłącznie ustalenie istnienia określonych faktów mających znaczenie dla sprawy objętej uprzednio wszczętą kontrolą
doraźną. Należy podkreślić, iż art. 605 ust. pkt 2 ustawy PZP determinuje zakres dopuszczalnych do uzyskania przez
Prezesa urzędu wyjaśnień jako wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli, co należy rozumieć także jako
uprawnienie do żądania wyjaśnień co do faktów zaistniałych w związku z innymi postępowaniami o udzielenie
zamówienia, jeśli mają one znaczenie dla przedmiotu kontroli. Jednocześnie nie może budzić wątpliwości
dopuszczalność oceny czynności Zamawiającego podjętych w związku z postępowaniem będącym przedmiotem
kontroli przez pryzmat tak ustalonych faktów. Odmienne rozumowanie wykluczałoby możliwość ustalania zaistnienia
jakichkolwiek faktów niemających formalnie charakteru czynności konwencjonalnych w postępowaniu będącym
przedmiotem kontroli sensu stricto, co biorąc pod uwagę ratio legis przepisów ustawy pzp dotyczących kontroli doraźnej
nie może znaleźć uzasadnienia z uwagi na praktyczne wyłączenie w ten sposób możliwości prowadzenia efektywnej
kontroli doraźnej Prezesa urzędu.
Zarzut 2
(…) do uchwały nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego
„Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0. na lata 2021—2025" załączono 202-stronnicow,' dokument pn. „Program
Wieloletni Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 20. na lata 2021—2025" (dalej: „Załącznik"), który zawiera opis
celów i Zasad stanowiącego jego przedmiot programu. Na stronie nr 100 Załącznika zawarto następujący fragment:
Budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej będzie Odbywać się przez włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej
platformy informatycznej — systemu Alma i wyszukiwarki Primo 1.„1. Analiza cytowanego sformułowania w kontekście
treści Załącznika daje podstawę do stwierdzenia, iż ma ono "łącznie deskryptywny charakter, co oznacza, Że nie może
stanowić bezpośredniej normatywnej podstaw/ do wywiedzenia skutków prawnych w takim rozumieniu, że prowadziłyby
one do wyłączenia powszechnie obowiązujących norm ustawy PZP gwarantujących zachowanie uczciwej konkurencji i
równe traktowanie wykonawców. Należy podkreślić, iż przestanki udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki na
podstawie art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) ustawy PZP zostały określone w treści tej ustawy w sposób wyczerpujący.
Odnosząc je do możliwości świadczenia dostaw. usług lub robót budowlanych tylko przez jednego wykonawcę z
przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze lub związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających z
odrębnych przepisów. Nie ujmując wagi i znaczenia Załącznika z perspektywy Zamawiającego dla
określenia zasad realizacji przez Zamawiającego wskazanych w nim działań, podkreślić należy, iż wskazanie nazwy
konkretnego produktu w Załączniku w ramach sformułowania o stricte opisowym charakterze nie wypełnia żadnej z
określonych ustawą przesłanek, skutkiem czego nie może stanowić uzasadnienia dla wyboru trybu z wolnej ręki na
wskazanej podstawie. Jednocześnie szczególny nacisk należy położyć na kwestię, iż celem kontroli doraźnej Prezesa
Urzędu nie jest kwestionowanie zasadności realizacji przez Zamawiającego określonych zadań w zakresie właściwej
Zamawiającemu działalności, a wyłącznie weryfikacja prawidłowości wyboru trybu z wolnej ręki pod względem
legalności, tj. zgodności z treścią ustawy pzp,
Zarzut 3
(…) całość przedstawionej w tym zakresie argumentacji Zamawiającego abstrahuje od kwestii podniesionej w treści
Informacji o wyniku kontroli doraźnej z dnia 14 marca 2023 r. dotyczącej niezabezpieczenia uprawnień oraz możliwości
technicznych do integracji nabytego przez siebie systemu z systemami innych producentów w związku z zawarciem
umowy nr 00082/BN/2018 z dnia 24.04.2018 r. po przeprowadzeniu postepowania w trybie przetargu nieograniczonego
pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek. co stanowi kwestię zasadniczą
z uwagi na "kreowanie w ten sposób przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki. Zamawiający w
powyższym zakresie wysunął jedynie argument stricte formalny (zarzut nr 1), który zgodnie z przedstawionym
wyjaśnieniem w odpowiedzi na zarzut nr 1 nie podlega uwzględnieniu. Jak podkreślono w treści Informacji o wyniku
kontroli doraźnej z dnia 14 marca 2023 r., nie budzi wątpliwości fakt, iż w sytuacji, w której Zamawiający nie zabezpieczył
ani uprawnień ani możliwości technicznych do integracji nabytego przez siebie systemu z systemami innych
producentów. Pełną funkcjonalność w zakresie interoperacyjności (m.in. aspekt dotyczący współkatalogowania w czasie
rzeczywistym) może gwarantować w szczególności tożsamy system tego samego producenta. Nie stanowi ro jednakże
podstawy do uzasadnienia udzielenia zamówienia z wolnej ręki temu producentowi z uwagi na fakt, iż sytuacja ta jest
wynikiem samoograniczenia się Zamawiającego do wyboru konkretnego wykonawcy ze względu na nieprzewidzenie
środków pozwalających na przeprowadzenie w terminie późniejszym postępowania w trybie konkurencyjnym na etapie
prowadzenia postępowania pn. Zakup i implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania Zasobami dla Bibliotek.
Jednocześnie względem szczegółowej argumentacji technicznej przedstawionej przez Zamawiającego należy
podkreślić, iż organ kontroli formułując uzasadnienie zarzutu naruszenia przepisów ustawy PZP oparł sie na
informacjach przekazanych przez Zamawiającego w toku kontroli, w szczególności z uwzględnieniem wyjaśnień
Zamawiającego, cytowanych w Informacji o wyniku kontroli doraźnej z dnia 14 marca 2023 r. uznać należy, iż
przedstawiona przez organ kontroli argumentacja w tym zakresie zasługuje
na podtrzymanie. podkreślić należy w iż Zamawiający zdaje się w sposób dowolny i arbitralny traktować definicje
stosowanych pojęć (vide! rozumienie „interoperacyjności" wyrażone w piśmie Zamawiającego do urzędu z dnia 5
kwietnia 2022 r. odwołujące się wprost do pojęcia „interoperacyjności" w rozumieniu załącznika do uchwały nr 69/2021
Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r. versus interpretacja tego pojęcia przedstawiona przez Zamawiającego w treści
zastrzeżeń od kontroli). Na marginesie jedynie dodać należy, iż zasięgnięcie opinii biegłego w rozumieniu art. 605 ust. 1
pkt 3 ustawy PZP stanowi uprawnienie, a nie obowiązek organu kontroli w toku kontroli. Ponadto podkreślić należy. iż
przywołana przez Zamawiającego opinia podmiotu zewnętrznego nie odnosi się do kwestii dla stwierdzenia naruszenia
przez Zamawiającego ustawy PZP w sposób określony w treści Informacji o wyniku kontroli doraźnej z dnia 14 marca
2023 r. tj. niezabezpieczenia uprawnień oraz możliwości technicznych do integracji nabytego przez siebie systemu z
systemami innych producentów w związku z zawarciem umowy nr 00082/8N/2018 z dnia 24.04.2018 r. ponownie
zaznaczyć należy, iż z uwagi na charakter funkcjonowania systemów informatycznych, zasadniczo nie budzi wątpliwości
kwestia, iż w pewnej części przypadków najwyższy poziom współpracy systemów w zakresie ich funkcjonalności może
zostać w najprostszy czy najbardziej ekonomiczny sposób osiągnięty przy stosowaniu oprogramowania tego samego
producenta. Jednakże to właśnie założenie o niedopuszczalności stosowania tego rodzaju argumentacji dla
uzasadnienia stosowania trybu z wolnej ręki na podstawie, o której mowa w art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) ustawny PZP w
sposób wykluczający oprogramowanie innych producentów stało u podstawy przyjęcia „Rekomendacji udzielania
zamówień publicznych na systemy informatyczne" czy też dokumentu pn. „Postępowanie o udzielenie zamówienia
publicznego na system informatyczny", do których referowano w treści Informacji o wyniku kontroli doraźnej z dnia 14
marca 2023 r., z uwagi na negatywny jaki faktyczne uzależnienie się przez zamawiającego od jednego producenta może
mieć dla rynku zamówień publicznych oraz kluczowej dla niego zasady konkurencyjności. Obowiązkiem Zamawiającego
jest bowiem sformułowanie wymogów co do uzyskiwanego produktu w taki sposób, aby nie był zmuszony w okresie
późniejszym, nawet w sytuacji pierwotnego nieprzewidywania udzielenia konkretnego zamówienia. powoływać się na fakt
nabycia systemu określonego producenta jako na główną przesłankę zastosowania trybu niekonkurencyjnego. Zauważyć
przy tym należy, co stanowi także argument względem przedstawionego w treści zastrzeżeń od wyniku kontroli zarzutu
nr 1, iż to nie samo pierwotne nabycie konkretnego systemu z określonymi funkcjonalnościami, bez możliwości
kompleksowej integracji z innymi systemami stanowi istotę zarzutu naruszenia przepisów ustawy Pzp, o którym mowa w
Informacji o wyniku kontroli doraźnej z dnia 14 marca 2023 r., lecz wykorzystanie tego faktu jako uzasadnienia dla
odstąpienia od stosowania trybów konkurencyjnych przy udzielaniu
zamówienia będącego przedmiotem kontroli.
Należy przy tym podtrzymać wyrażone w treści Informacji o wyniku kontroli doraźnej z dnia 14 marca 2023 r. twierdzenie,
że co do zasady rynek systemów bibliotecznych jest rynkiem konkurencyjnym, na którym występują systemy
pochodzące od różnych producentów i dostarczane przez różnych wykonawców, tym samym ogólny cel udzielenia
zamówienia będącego przedmiotem kontroli, tj. budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej mógłby być
realizowany poprzez wykorzystanie produktów innych aniżeli system Alma wraz z wyszukiwarką primo. W
rzeczywistości wyłącznie fakt uprzedniego nabycia przez Zamawiającego konkretnego systemu stanowił podstawę do
udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki temu samemu wykonawcy. Jednocześnie zauważyć należy, iż kwestie
ograniczeń dotyczących współkatalogowania w czasie rzeczywistym jak również kwestia koncentracji danych w jednym
systemie informatycznym stanowią pochodną pierwotnego wyboru przez Zamawiającego określonego systemu, przy
czym podkreślić należy, że sama koncentracja danych w jednym systemie informatycznym nie może podlegać
rozumieniu w sposób z góry wyłączający dostęp do zamówienia przez innych producentów, w przeciwnym razie, biorąc
pod uwagę jedynie ogólnikowo określony charakter korzyści określonych w przedstawionej przez Zamawiającego opinii
podmiotu zewnętrznego, w praktyce prowadziłoby to do masowego uzależniania się zamawiających od konkretnych
producentów wszelkich systemów informatycznych wykorzystywanych w ich działalności. Względem kwestii
świadczenia usługi w modelu SaaS wskazać należy, że Zamawiający (uwzględniając także opinię podmiotu
zewnętrznego), potwierdzając posiadanie takiej funkcjonalności przez system Alma i wyszukiwarkę Primo, nie
zakwestionował możliwości świadczenia usługi w tym modelu przez produkty pochodzące od innych producentów.
W podsumowaniu Prezes UZP podał, (…) że Zamawiający nie zanegował w treści zastrzeżeń od wyniku kontroli
zawartego w Informacji o wyniku kontroli z dnia 14 marca 2023r. iż Zamawiający w rzeczywistości nie prowadził no
etapie przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia weryfikacji możliwości realizacji zamówienia przy
zastosowaniu produktu innego wykonawcy aniżeli system Alma i Primo wykonawcy Ex Libris Ltd. w aspekcie
technicznym, punktem wyjścia argumentacji Zamawiającego było bowiem założenie o konieczności wykorzystania
Systemu Alma i wyszukiwarki Primo z uwagi na treść załącznika do uchwały nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja
2021 r., z uwzględnieniem faktu, iż System Alma i wyszukiwarka Primo stanowią oprogramowanie, którym Zamawiający
już dysponuje. Z dokumentacji oraz wyjaśnień przekazanych przez Zamawiającego w toku kontroli w sposób czytelny
wynika, iż Zamawiający już na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia nie przewidywał
zastosowania innego Systemu, co Zamawiający expressis verbis potwierdził w treści zastrzeżeń od wyniku
kontroli, wskazując: Biblioteka Narodowa podnosiła i wskazywała na kwestię absolutnie priorytetową i stanowiącą causa
(powód, pierwotną przyczynę) udzielenia zamówienia wykonawcy posiadającemu w Ofercie system informatyczny
wskazany explicite w Uchwale nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 roku w sprawie ustanowienia programu
wieloletniego „Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 20. na lata 2022-2025" (str. 3 zastrzeżeń od wyniku kontroli).
Tym samym argumentacja stricte techniczna przedstawiona przez Zamawiającego ze swej istoty ma charakter wtórny,
gdyż Zamawiający w rzeczywistości wywodzi jej zasadność z istniejącego po jego stronie przekonania o konieczności
zastosowania określonego systemu z uwagi na treść załącznika do uchwały nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja
2021 jak również z uwagi na fakt dysponowania już określonym oprogramowaniem, przy czym jak wcześniej
argumentowano, żadna z tych okoliczności nie może zostać uznana za uzasadniającą spełnienie przestanek wyboru
trybu z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt lit. a) i b) ustawy Pzp. Nie budzi natomiast wątpliwości, że rynek
systemów bibliotecznych jest co do zasady rynkiem konkurencyjnym (twierdzenie wyrażone na str. 17 Informacji o
wyniku kontroli z dnia 14 marca 2023 r. i niezanegowane w treści zastrzeżeń od wyniku kontroli), tym samym wyłączając
okoliczności, które Zamawiający niesłusznie interpretuje jako uzasadniające przesłanki wyboru trybu zamówienia w trybie
wolnej ręki, nie sposób wykluczył możliwości realizacji celów Zamawiającego przy użyciu innych systemów Zamawiający jednakże nie wykazał podjęcia realnych działań weryfikacyjnych w tym zakresie.
Krajowa Izba Odwoławcza, uwzględniając ustalenia w tej sprawie uznała, że zastrzeżenia nie zasługują na
uwzględnienie.
Odnosząc się do podstawy podtrzymanego przez Prezesa UZP stanowiska, co do zarzutu dotyczącego wykładni treści
art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i lit. b) ustawy Pzp (zarzut 3 według zastrzeżeń), stanowiącego podstawę prawną
zastosowania dla udzielenia zamówienia publicznego na „Zakup i wdrożenie zintegrowanego systemu zarządzania
zasobami bibliotek w modelu SaaS we wskazanych bibliotekach w celu budowy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej” trybu
zamówienia z wolnej ręki, Izba podzieliła argumentację Prezesa, że dla zastosowania tego trybu Zamawiający nie
wykazał, że zaistniały ustawowe przesłanki wymienione wskazanym przepisem.
W myśl powołanego art. 214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i lit. b) ustawy Pzp:
„Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności:
1) dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być Świadczone tylko przez jednego
wykonawcę z przyczyn:
a) technicznych o obiektywnym charakterze,
b) związanych z ochroną praw wyłącznych wynikających 2 odrębnych przepisów
jeżeli nie istnieje rozsądne rozwiązanie lub rozwiązanie zastępcze, a brak konkurencji nie jest wynikiem celowego
zawężenia parametrów zamówienia.”
Z ustaleń – jak podano w Informacji o wyniku kontroli – wynika, że uzasadnienie zastosowania trybu z wolnej ręki opiera
się w zasadniczej mierze na uznaniu przez Zamawiającego istnienia konieczności realizacji przedmiotowego
zamówienia z wykorzystaniem systemu Alma i wyszukiwarki Primo, produkowanych i dostarczanych wyłącznie przez
wykonawcę Ex Libris Ltd., z uwagi zawarcie w treści załącznika do uchwały nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja
2021 r. w sprawie ustanowienia programu wieloletniego „Narodowy Program Rozwoju Czytelnictwa 2.0. na lata 2021—
2025" następującego sformułowania: Budowa platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej będzie odbywać się przez
włączanie kolejnych bibliotek do wspólnej platformy informatycznej — systemu Alma i wyszukiwarki Primo […].
Taka przesłanka nie jest przewidziana wskazanym przepisem, o czym mowa również w stanowisku Izby w zakresie
zarzutu 2.
Zamawiający ponadto w tym przypadku tego zarzutu powoływał się także dla uzasadnienia zastosowania trybu z wolnej
ręki na udzielenie przedmiotowego zamówienia na dysponowanie określonym systemem nabytym w uprzednio
prowadzonym postępowaniu. Zamawiający nie zakwestionował w toku kontroli, że co do zasady rynek systemów
bibliotecznych jest rynkiem konkurencyjnym, na którym występują systemy pochodzące od różnych producentów i
dostarczane przez różnych wykonawców. Nie wykazał zatem, aby ogólny cel udzielenia tego zamówienia (budowa
platformy ogólnokrajowej sieci bibliotecznej) nie mógłby być realizowany z wykorzystaniem produktów innych aniżeli
system Alma wraz z wyszukiwarką Primo. W tej sprawie w rzeczywistości – jak ustalił organ kontroli - wyłącznie fakt
uprzedniego nabycia przez Zamawiającego konkretnego systemu stanowił podstawę do udzielenia zamówienia w trybie z
wolnej ręki temu samemu wykonawcy. Taka przesłanka również nie jest wskazana cytowanym przepisem. Dla celów
uzasadnienia zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki nie może zostać uwzględniona - zawarta w treści analizy
potrzeb i wymagań - argumentacja Zamawiającego, że Biblioteka Narodowa (jak podano) „zgodnie z przyjętym modelem
realizacji wdrożenia i funkcjonowania oprogramowania Almo i wyszukiwarki Primo jakim jest SaaS (Software as a
Service) — Oprogramowanie jako usługa, nie nabyła autorskich praw majątkowych do oprogramowania Alma i
wyszukiwarki
Primo, tym samym nie może udostępniać ww. produktów do użytku lub korzyści jakiejkolwiek innej bibliotece niż
wskazane (…). Niewątpliwie Zamawiający nie może – jak wskazuje się w orzecznictwie cytowanym przez organ kontroli
- powoływać się na określoną cechę produktu wynikającą z modelu przyjętego przez producenta dla uzasadnienia
odstąpienia od podjęcia działań mających na celu zabezpieczenie możliwości udzielania późniejszych zamówień w
trybach konkurencyjnych. Takie działanie stanowi bowiem de facto niedopuszczalne wykreowanie zastosowania w
przyszłości dla zamówienia trybu z wolnej ręki (poza ustawą Pzp) nowej przesłanki, co jest niedopuszczalne i stanowi o
próbach obejścia zasady prymatu trybów przetargowych, o której to zasadzie stanowi wskazywany w Informacji art. 129
ust.2 Pzp.
W odniesieniu do zarzutu związanego z powołaną powyżej Uchwałą nr 69/2021 Rady Ministrów z dnia 21 maja 2021 r. i
jej Załącznikiem (zarzut nr 2) niewątpliwie w opisie celów i zasad stanowiących przedmiot programu zawarto odesłanie,
że włączanie kolejnych bibliotek odbywać się będzie do wspólnej platformy informatycznej — systemu Alma i
wyszukiwarki Primo. Jednakże takie sformułowanie w kontekście treści załącznika ma – jak podał Prezes Urzędu deskryptywny charakter, albowiem nie może stanowić bezpośredniej normatywnej podstawy do wyłączenia powszechnie
obowiązujących norm ustawy Pzp gwarantujących wskazane w Informacji zasady, w tym zachowanie uczciwej
konkurencji i równe traktowanie wykonawców. Przesłanki udzielenia zamówienia w trybie z wolnej ręki na podstawie art.
214 ust. 1 pkt 1 lit. a) i b) ustawy Pzp zostały określone w ustawie wyczerpująco i tak należy je interpretować. Tym
samym, jak podał Prezes Urzędu, nie ujmując wagi i znaczenia Załącznika z perspektywy Zamawiającego dla określenia
zasad realizacji przez Zamawiającego wskazanych w nim działań, (…) wskazanie nazwy konkretnego produktu w
Załączniku w ramach sformułowania o stricte opisowym charakterze nie wypełnia żadnej z określonych ustawą
przesłanek, skutkiem czego nie może stanowić uzasadnienia dla wyboru trybu z wolnej ręki na wskazanej podstawie.
Natomiast celem kontroli doraźnej Prezesa Urzędu nie jest kwestionowanie zasadności realizacji przez zamawiającego
określonych zadań w zakresie właściwej zamawiającemu działalności, a wyłącznie weryfikacja prawidłowości wyboru
trybu, w tym przypadku z wolnej ręki, pod względem legalności, a mianowicie zgodności z ustawą Pzp.
Izba podzieliła argumentację organu kontroli, że w zastrzeżeniach Zamawiający abstrahuje od kwestii podniesionej w
treści Informacji o wyniku kontroli doraźnej z dnia 14 marca 2023 r. dotyczącej niezabezpieczenia uprawnień oraz
możliwości technicznych do integracji nabytego przez siebie systemu z systemami innych producentów w związku z
zawarciem umowy nr 00082/BN/2018 z dnia 24.04.2018 r. po przeprowadzeniu
postepowania w trybie przetargu nieograniczonego pn. Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania
Zasobami dla Bibliotek, co stanowi kwestię zasadniczą z uwagi na wykreowanie w ten sposób (poza ustawą Pzp)
przesłanki zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki. Odnośnie tych ustaleń Zamawiający formułuje stricte formalny
zarzut (zarzut nr 1), który także nie podlega uwzględnieniu. Tak jak wskazał Prezes Urzędu w odpowiedzi na
zastrzeżenia do Informacje - uzyskane w toku kontroli informacje – w tym pismem z dnia 6 października 2022 r. stanowią w kontekście prowadzonej kontroli doraźnej okoliczność składającą się na element stanu faktycznego w
ramach oceny czynności Zamawiającego w toku postępowania o udzielenie zamówienia będącego przedmiotem kontroli
doraźnej. Informacja o wyniku kontroli z dnia 14.03.2023 r. dotyczy zamówienia udzielonego w trybie zamówienia z wolnej
ręki, a ustalenie istnienia określonych faktów mających znaczenie dla sprawy objętej uprzednio wszczętą kontrolą
doraźną nie można kwalifikować jako nieuprawnionego (z naruszeniem art. 605 ust.1 pkt 2 Pzp) rozszerzenia przedmiotu
kontroli poprzez objęcie tą kontrolą postępowania pn. „Zakup i Implementacja Zintegrowanego Systemu Zarządzania
Zasobami dla Bibliotek”. Z ustaleń wynika bowiem, że celem skierowania do Zamawiającego zapytania i w konsekwencji
jego prawnoformalnym skutkiem nie było wszczęcie kontroli innego prowadzonego przez Zamawiającego postępowania
o udzielenie zamówienia, a dokonanie ustaleń co do faktów związanych z postępowaniem będącym przedmiotem
kontroli. Izba zwraca również uwagę, że zasięgnięcie opinii biegłego w rozumieniu art. 605 ust. 1 pkt 3 ustawy Pzp
stanowi uprawnienie, a nie obowiązek organu kontroli w toku kontroli. Natomiast przywołana przez Zamawiającego opinia
podmiotu zewnętrznego – jak prawidłowo stwierdził Prezes Urzędu -nie odnosi się do kwestii naruszenia przez
Zamawiającego ustawy Pzp w sposób określony w Informacji o wyniku kontroli doraźnej z dnia 14 marca 2023 r., a
mianowicie nieuprawnionego zastosowania trybu zamówienia z wolnej ręki w związku z niezabezpieczeniem uprawnień
oraz możliwości technicznych do integracji nabytego systemu z systemami innych producentów w związku z zawarciem
umowy nr 00082/8N/2018 z dnia 24.04.2018 r. Opinia ta dotyczy charakteru funkcjonowania systemów informatycznych i
kwestii, że w pewnej części przypadków najwyższy poziom współpracy systemów w zakresie ich funkcjonalności może
zostać w najprostszy czy najbardziej ekonomiczny sposób osiągnięty przy stosowaniu oprogramowania tego samego
producenta, co zasadniczo taka kwestia nie budzi wątpliwości.
Z uwagi na prezentowane powyżej argumenty nie było podstaw do uwzględnienia zastrzeżeń.
Mając powyższe na uwadze, Izba wyraziła opinię, jak w sentencji uchwały.