Art. 94⁴. k.p. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej

Jeżeli przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

1) jest stroną tego postępowania - przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b; art. 94⁷ stosuje się odpowiednio;

2) powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania - okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 94⁷ stosuje się odpowiednio.

Komentarz do Art. 94⁴. kp

Art. 94⁴ Kodeksu pracy wprowadza szczegółowe regulacje dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej w kontekście postępowań sądowych i administracyjnych, w których pracodawca może być stroną lub o których powziął wiadomość. Przepis ten ma na celu zapewnienie, że dokumentacja pracownicza, która może stanowić dowód w postępowaniu, będzie dostępna przez odpowiedni okres, co jest kluczowe dla prawidłowego przebiegu postępowania.

1. Przechowywanie dokumentacji przez pracodawcę będącego stroną postępowania

Zgodnie z pierwszym punktem art. 94⁴, jeżeli pracodawca jest stroną postępowania, ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia. Okres ten nie może być krótszy niż okres przechowywania dokumentacji określony w art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy. W praktyce oznacza to, że nawet jeśli postępowanie trwa krócej niż okres przechowywania dokumentacji określony w art. 94 pkt 9b, pracodawca musi przechowywać dokumentację przez ten minimalny okres.

2. Przechowywanie dokumentacji w przypadku powzięcia wiadomości o postępowaniu

Drugi punkt art. 94⁴ odnosi się do sytuacji, w której pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania. W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, określony w art. 94 pkt 9b, przedłuża się o 12 miesięcy. Po upływie tego dodatkowego okresu, pracodawca ma obowiązek zawiadomić byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia. Jeżeli pracownik nie odbierze dokumentacji, pracodawca ma prawo ją zniszczyć.

3. Stosowanie art. 94⁷

Art. 94⁷ Kodeksu pracy stosuje się odpowiednio do obu powyższych sytuacji. Przepis ten reguluje kwestie związane z formą i sposobem przechowywania dokumentacji pracowniczej, co oznacza, że pracodawca musi przestrzegać tych samych zasad dotyczących zabezpieczenia, dostępu i archiwizacji dokumentacji, jak w przypadku standardowego przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Wnioski

Art. 94⁴ Kodeksu pracy wprowadza istotne obowiązki dla pracodawców w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej w kontekście postępowań sądowych i administracyjnych. Przepis ten ma na celu zapewnienie, że dokumentacja, która może stanowić dowód w postępowaniu, będzie dostępna przez odpowiedni okres, co jest kluczowe dla prawidłowego przebiegu postępowania. Pracodawcy muszą być świadomi tych obowiązków i odpowiednio zarządzać dokumentacją pracowniczą, aby uniknąć potencjalnych sankcji za nieprzestrzeganie przepisów.

Komentarz ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.

Tekst przepisu: akt uchwalony przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Dziennik Ustaw z 2023 r. poz. 1465.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.

dokumentacja pracownicza

postępowanie sądowe

pracodawca strona

przechowywanie dokumentacji

prawomocne zakończenie

okres przechowywania

powództwo wszczęcie

przedłużenie okresu

zawiadomienie pracownika

odbiór dokumentacji

zniszczenie dokumentacji

Art. 94³.Art. 94⁵.