Osoby prawne i fizyczne odpowiedzialne za utrzymanie i zarządzanie cmentarzem prowadzą następującą dokumentację:
1) księgę wieczystą osób pochowanych na cmentarzu, w układzie rocznikowym,
3) alfabetyczny spis osób pochowanych na cmentarzu, w układzie rocznikowym — zwaną dalej „księgami cmentarnymi”.
Użyte w rozporządzeniu określenia oznaczają:
1) miejsce pochowania — dokładnie określone miejsce według planu zagospodarowania terenu cmentarza (kwatera, rząd, grób),
2) numer ewidencyjny — numer przypisany osobie pochowanej na cmentarzu zgodny z liczbą porządkową zapisu w księdze, o której mowa w § 1 pkt 1.
1. Księga wieczysta zawiera następujące dane dotyczące osób pochowanych na cmentarzu:
4) datę i miejsce urodzenia,
7) imiona i nazwiska rodziców,
11) w przypadku ekshumacji i przeniesienia do innego grobu — datę i miejsce ponownego pochowania,
13) rodzaj grobu (ziemny lub murowany).
2. Księga, o której mowa w ust. 1, zawiera również informacje o osobach lub organach uprawnionych do pochowania.
3. Dane, o których mowa w ust. 1 pkt 1—8, są wpisywane na podstawie karty zgonu.
4. Zamknięcia księgi, o której mowa w § 1 pkt 1, dokonuje się z chwilą wpisu ostatniej osoby pochowanej na cmentarzu w danym roku kalendarzowym.
1. Księga, o której mowa w § 1 pkt 2, zawiera:
2) nazwisko i imię osoby lub osób pochowanych w grobie,
4) rodzaj grobu (ziemny lub murowany),
6) adnotację o wpisie nagrobka do rejestru zabytków.
2. Księga grobów prowadzona jest dla wszystkich grobów, a dane wymienione w ust. 1 dotyczą wszystkich zmarłych osób pochowanych w danym grobie.
Spis, o którym mowa w § 1 pkt 3, zawiera:
1) nazwisko i imię osoby pochowanej na cmentarzu,
1. Wpisów do księgi, o której mowa w § 1 pkt 1, dokonuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia pochowania osoby na cmentarzu.
2. Wpisów, o których mowa w ust. 1, dokonuje się w kolejności przyjęcia zwłok do pochowania na cmentarzu.
Numerację wpisów do ksiąg, o których mowa w § 1 pkt 1 i 2, rozpoczyna się na początku roku kalendarzowego od numeru 1 i kończy się numerem nadanym ostatniemu wpisowi w danym roku kalendarzowym.
Spis, o którym mowa w § 1 pkt 3, sporządza się na podstawie zamkniętej księgi wieczystej osób pochowanych na cmentarzu.
1. Wpisy w księgach cmentarnych dokonywane są pismem ręcznym w sposób staranny, czytelny i trwały. Pisownia poszczególnych wyrazów nie może budzić wątpliwości i powinna być zgodna z obowiązującą normą ortograficzną, z wyjątkiem pisowni nazwisk, która może uwzględniać również pisownię tradycyjną, używaną przez osobę noszącą określone nazwisko. 1013 ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów. 2. W księgach cmentarnych nazwiska i imiona osób oraz nazwy miejscowości wpisuje się w pełnym brzmieniu bez skrótów. Nazwy miejscowości wpisuje się ponadto w brzmieniu obecnie obowiązującym.
3. Nazwę miejscowości położonej za granicą wpisuje się w księgach cmentarnych w pisowni oryginalnej w alfabecie łacińskim. Obok nazwy miejscowości można wpisać w nawiasie nazwę państwa.
4. Pomyłki powstałe przy dokonywaniu wpisów do ksiąg cmentarnych wykreśla się linią ciągłą w sposób uniemożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego. Prawidłowe brzmienie wyrazu wykreślonego wpisuje się w rubryce „uwagi”.
1. Nazwiska do ksiąg cmentarnych wpisuje się w pierwszym przypadku liczby pojedynczej, bez zwyczajowo używanych nazwisk z przyrostkami w formie żeńskiej: -owa, -ina, -ówna, -anka.
2. Nazwiska zakończone na: -ski, -cki, -dzki wpisuje się z zachowaniem rodzaju żeńskiego lub męskiego, w zależności od tego, czy nazwisko dotyczy kobiety, czy mężczyzny.
3. Nazwisko w postaci przymiotnika wpisuje się do ksiąg cmentarnych z zachowaniem rodzaju żeńskiego lub męskiego, w zależności od tego, czy nazwisko dotyczy kobiety, czy mężczyzny.
Daty wpisuje się do ksiąg cmentarnych słownie i cyframi arabskimi umieszczonymi w nawiasie w kolejności: rok, miesiąc, dzień.
1. W księgach cmentarnych strony zapisuje się kolejno, nie pozostawiając stron niezapisanych.
2. Niezapisane kolejno w księgach cmentarnych strony z powodu wad technicznych przekreśla się, wpisując adnotację o przyczynie przekreślenia strony.
Jeżeli w danym roku kalendarzowym nie zostały wykorzystane wszystkie strony ksiąg cmentarnych, księgi te można wykorzystywać w latach następnych.
1. Wpisów do ksiąg cmentarnych dokonuje osoba lub osoby upoważnione do tego przez osoby prawne i fizyczne odpowiedzialne za utrzymanie i zarządzanie cmentarzem.
2. Każdy wpis do ksiąg cmentarnych osoba upoważniona potwierdza swoim podpisem.
1. Księgi cmentarne mogą być prowadzone pomocniczo również przy wykorzystaniu urządzeń i systemów informatycznych.
2. Dane zgromadzone w systemie informatycznym podlegają ochronie na podstawie odrębnych przepisów.
3. Urządzenia i systemy informatyczne służące do prowadzenia ksiąg cmentarnych powinny podlegać zabezpieczeniom sprzętowym i programowym uniemożliwiającym dostęp osób nieuprawnionych.
1. Osoby prawne i fizyczne odpowiedzialne za utrzymanie i zarządzanie cmentarzem przechowują księgi cmentarne bezterminowo.
2. Księgi cmentarne powinny być przechowywane w pomieszczeniu zapewniającym należyte ich zabezpieczenie przed uszkodzeniem, zniszczeniem, kradzieżą oraz dostępem osób trzecich.
3. Pomieszczenie, w którym są przechowywane księgi cmentarne, powinno być w miarę możliwości wyposażone w odpowiedni sprzęt przeciwpożarowy oraz w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza.
Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji: M. Biernacki