Rozdział 4. Warunki i tryb przechowywania akt spraw oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
Rozdział 4
Warunki i tryb przechowywania akt spraw oraz przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
§ 7. Podział akt spraw na kategorie archiwalne
Akta spraw dzieli się na akta stanowiące materiały archiwalne oznaczane kategorią A, zwane dalej „aktami spraw kategorii A”, i akta niestanowiące takich materiałów, oznaczane kategorią B, zwane dalej „aktami spraw kategorii B”.
1. Do akt spraw kategorii A zalicza się:
1) akta spraw utworzonych w okresie do 1995 r. włącznie;
2) akta spraw mających znaczenie wyjątkowe ze względu na materiał zebrany w sprawie lub ze względu na występujące w sprawie osoby;
3) akta spraw mających znaczenie precedensowe, w szczególności spraw dotyczących systemu źródeł prawa administracyjnego oraz prawnych form działania administracji;
4) akta spraw, w których sąd skierował pytanie prawne do Trybunału Konstytucyjnego albo do Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej;
5) akta spraw, w których Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów, całej Izby lub w pełnym składzie podjął uchwałę zawierającą rozstrzygnięcie zagadnienia prawnego budzącego poważne wątpliwości w konkretnej sprawie sądowoadministracyjnej, lub uchwałę wyjaśniającą przepisy prawne, których stosowanie wywołało rozbieżności w orzecznictwie sądów administracyjnych;
6) akta co najmniej pięciu spraw, innych niż określone w pkt 2–5, z każdego roku i z każdego rodzaju spraw rozpoznawanych przez sąd, przewidzianych w wykazie symboli spraw sądowoadministracyjnych.
2. Zaliczenia do akt spraw kategorii A, wymienionych w ust. 1:
1) pkt 2–5 – dokonuje, po zakończeniu postępowania sądowego, przewodniczący rozprawy albo posiedzenia lub sędzia sprawozdawca;
2) pkt 6 – dokonuje co roku komisja, o której mowa w § 18 ust. 1.
3. Do kategorii A zalicza się również księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze.
4. Akta spraw oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych, niewymienione w ust. 1 i 3, zalicza się do kategorii B. Do zaliczenia akt spraw do kategorii B przepis ust. 2 pkt 1 stosuje się odpowiednio.
5. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmian w zakresie zaliczenia akt spraw do kategorii archiwalnych, z uwzględnieniem ust. 1.
1. Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze mogą być prowadzone w postaci elektronicznej, w systemie teleinformatycznym sądu.
2. Repertoria i skorowidze prowadzone w postaci elektronicznej, łącznie z metadanymi, przechowuje się w sposób zapewniający bezpieczeństwo i integralność ich treści oraz możliwość wyodrębnienia metadanych.
3. Przez metadane rozumie się zestaw logicznie powiązanych z elektronicznym repertorium lub skorowidzem i usystematyzowanych informacji opisujących to repertorium lub skorowidz, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowywanie oraz zarządzanie nim.
4. Metadanymi będącymi niezbędnymi elementami struktury elektronicznego repertorium lub skorowidza są:
1) identyfikator – jednoznaczny znacznik elektronicznego repertorium lub skorowidza, który umożliwia jego identyfikację;
2) twórca – dane identyfikujące podmiot odpowiedzialny za treść elektronicznego repertorium lub skorowidza, w szczególności nazwa sądu, wydziału lub sekcji, o ile występuje;
3) tytuł – nazwa nadana elektronicznemu repertorium lub skorowidzowi, a w przypadku zmiany – ujawniająca jej dokonanie;
4) data – rok, którego dotyczy elektroniczne repertorium lub skorowidz;
5) format – nazwa formatu albo formatów danych zastosowanych przy tworzeniu elektronicznego repertorium lub skorowidza;
6) dostęp – określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić elektroniczne repertorium lub skorowidz;
7) typ – określenie podstawowego typu elektronicznego repertorium lub skorowidza (w szczególności tekst) na podstawie listy typów Dublin Core Metadata Initiative;
8) relacja – określenie bezpośredniego powiązania elektronicznego repertorium lub skorowidza z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
9) grupowanie – wskazanie przynależności elektronicznego repertorium lub skorowidza do zbioru dokumentów;
10) kwalifikacja – kategoria archiwalna, do jakiej należy elektroniczne repertorium lub skorowidz;
11) język – kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
12) opis – streszczenie, spis treści lub krótki opis treści elektronicznego repertorium lub skorowidza;
13) uprawnienia – wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania elektronicznym repertorium lub skorowidzem.
1. Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych stanowiące repertoria i skorowidze przechowuje się w sądzie przez okres 30 lat.
2. Akta spraw kategorii B przechowuje się w sądzie:
1) przez 10 lat – gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku;
2) przez 5 lat – gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób.
3. Księgi i urządzenia ewidencyjne spraw sądowoadministracyjnych zaliczone do kategorii B przechowuje się przez okres 10 lat.
1. Okresy przechowywania akt spraw w sądzie liczone są od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie.
2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności sądowych wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt spraw liczony jest od uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
3. Okres przechowywania ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych stanowiących repertoria i skorowidze liczony jest od dnia 1 stycznia roku następującego po ich zamknięciu.
1. Akta spraw, dla których rozpoczęto liczenie okresu przechowywania, przechowuje się w archiwum zakładowym sądu, stosując właściwe zabezpieczenia przed dostępem osób postronnych, a także środki ochrony przed utratą i zniszczeniem tych akt.
2. Funkcję archiwum zakładowego w odniesieniu do akt spraw w postaci elektronicznej spełnia system teleinformatyczny sądu, o którym mowa w § 3 ust. 3.
§ 13. Przekazanie akt kategorii A do archiwum państwowego
Akta spraw kategorii A po upływie okresu przechowywania w sądzie przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.
§ 14. Zniszczenie akt spraw kategorii B
Akta spraw kategorii B po upływie okresu przechowywania w sądzie podlegają zniszczeniu.
1. Zarządzenie o przekazaniu akt spraw do właściwego archiwum państwowego albo do zniszczenia wydaje prezes sądu.
2. Akta spraw, w których nie ukończono wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie, nie mogą być przekazane archiwom państwowym albo do zniszczenia.
§ 16. Tryb i warunki przekazania akt do archiwum państwowego
Przekazanie akt spraw do właściwego archiwum państwowego następuje w trybie i na warunkach określonych w przepisach o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
§ 17. Odpowiednie stosowanie zasad przechowywania i niszczenia do ewidencji
W zakresie nieuregulowanym w rozporządzeniu do ksiąg i urządzeń ewidencyjnych spraw sądowoadministracyjnych stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące przechowywania, przekazywania do archiwów państwowych oraz niszczenia akt spraw.
Pełna treść aktu: w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym.