§ 5. Oznaczanie dokumentu nieelektronicznego w formie pisma
1. Dokument nieelektroniczny utrwalony w formie pisma oznacza się w następujący sposób:
1) na każdej stronie umieszcza się:
a) na środku, jako pierwszy element w nagłówku strony, klauzulę tajności,
b) numer egzemplarza, a w przypadku gdy dokument wykonano w jednym egzemplarzu, napis „egz. pojedynczy”,
c) sygnaturę literowo-cyfrową, na którą składają się: literowe oznaczenie jednostki lub komórki organizacyjnej, symbol oznaczenia klauzuli tajności, numer, pod którym ten dokument został zarejestrowany, i rok, w którym dokonano rejestracji, a także, w zależności od potrzeb, inne oznaczenia ułatwiające ustalenie miejsca wykonania dokumentu w jednostce lub komórce organizacyjnej lub też jego przynależność do określonej sprawy,
d) numer strony oraz liczbę stron całego dokumentu,
e) na środku, jako ostatni element w stopce strony, klauzulę tajności;
2) na pierwszej stronie umieszcza się również:
a) nazwę jednostki lub komórki organizacyjnej,
b) nazwę miejscowości i datę podpisania dokumentu,
16759 — c) w przypadku dokumentu, któremu nadano bieg korespondencyjny, imię i nazwisko lub nazwę stanowiska adresata; w przypadku wielu adresatów dokumentu, któremu nadano bieg korespondencyjny, dopuszcza się możliwość umieszczenia jedynie adnotacji „adresaci według rozdzielnika”;
3) na ostatniej stronie pod treścią umieszcza się również:
a) liczbę załączników,
b) liczbę stron lub innych jednostek miary wszystkich załączników lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary,
c) klauzule tajności załączników wraz z numerami, pod jakimi zostały zarejestrowane, oraz liczbę stron każdego załącznika lub informację określającą rodzaj załączonego materiału i jego odpowiednią jednostkę miary,
d) w przypadku gdy adresatowi wysyła się inną liczbę załączników niż pozostawia w aktach, dodatkowo napis „tylko adresat” — jeżeli załączniki mają być przekazane adresatowi bez pozostawiania ich w aktach, lub napis „do zwrotu” — jeżeli załączniki mają zostać zwrócone nadawcy,
e) stanowisko oraz imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące osobę uprawnioną do jego podpisania,
f) liczbę wykonanych egzemplarzy,
g) adresatów poszczególnych egzemplarzy dokumentu albo adnotację „adresaci według rozdzielnika”,
h) dyspozycję „ad acta” w przypadku egzemplarza pozostającego w aktach nadawcy,
i) imię i nazwisko lub inne oznaczenie wskazujące wykonawcę.
2. W przypadku dokumentu, o którym mowa w ust. 1, o klauzuli „zastrzeżone” dopuszcza się odstąpienie od umieszczania oznaczeń, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b oraz pkt 3 lit. f—i.
Tekst przepisu: akt wydany przez Prezesa Rady Ministrów, Dziennik Ustaw z 2011 r. poz. 1692.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.