Przejdź do treści

Rozporządzenie

w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych

Akt obowiązującyDz.U.2011.1161Uchwalono: Tekst ogłoszony

Tekst aktu: wydany przez Rady Ministrów, Dziennik Ustaw z 2011 r. poz. 1161.Opracowanie: indeksy rzeczowe, interpretacje przepisów i powiązania z orzecznictwem - Kancelarium.

Spis treści (19)

Na podstawie art. 17 ust. 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 i Nr 171,

§ 1. Zakres regulacji udostępniania materiałów archiwalnych

Rozporządzenie określa sposób i tryb udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych, z wyłączeniem archiwum wyodrębnionego Instytutu Pamięci Narodowej

 Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu.

§ 2. Sposoby udostępniania materiałów archiwalnych

Materiały archiwalne zgromadzone w archiwach wyodrębnionych są udostępniane przez:

1) umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami w pomieszczeniach przystosowanych do swobodnego korzystania z materiałów;
2) przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

§ 3. Udostępnianie materiałów dotyczących osób fizycznych

1. Materiały archiwalne dotyczące osób fizycznych udostępnia się w pełnym zakresie tym osobom do celów własnych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi.
2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, zawierające dane osób trzecich są udostępniane po anonimizacji tych danych.
3. Obowiązek anonimizacji danych nie dotyczy danych osób trzecich związanych z pełnieniem przez nie funkcji publicznych.

§ 4. Zgłoszenie udostępnienia materiałów archiwalnych

1. Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego.
2. Zgłoszenie składa się do organu, któremu podlega archiwum wyodrębnione, zwane dalej „archiwum”, lub który je nadzoruje.
3. Zgłoszenie zawiera:
1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji — jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archiwalne — jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;
4) określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych;
5) proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.
4. Do zgłoszenia załącza się upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w ust. 3 pkt 1 i 2.

§ 5. Udostępnianie materiałów zawierających tajemnice prawnie chronione

1. Materiały archiwalne zawierające informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego, za pisemną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje.
2. Wniosek zawiera:
1) imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji — jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione ubiega się osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
2) nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości jej upoważnionego przedstawiciela, któremu mają być udostępnione materiały archiwalne — jeżeli o udostępnienie materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione ubiega się osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej;
3) wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu, którego one dotyczą;
4) określenie celu i sposobu wykorzystania materiałów archiwalnych;
5) tytuł uprawniający do uzyskania dostępu do informacji stanowiących tajemnice prawnie chronione.
 11203 —3. Do wniosku załącza się:
1) kopie ważnych poświadczeń bezpieczeństwa wydanych przez właściwą służbę, instytucję lub pełnomocnika ochrony w rozumieniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz. 1228), odpowiednich do klauzuli tajności materiału archiwalnego, o którego udostępnienie ubiega się zainteresowany, dotyczące odpowiednio osoby fizycznej i upoważnionego przedstawiciela, o których mowa w ust. 2 pkt 1 i 2, a także osób fizycznych wchodzących w skład organów zarządzających osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, o których mowa w ust. 2 pkt 2;
2) upoważnienie dla przedstawiciela, o którym mowa w ust. 2 pkt 1 i 2.
4. Materiały archiwalne zawierające informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione udostępnia się w archiwach, w których są one przechowywane, przez bezpośredni wgląd w oryginały dokumentów lub ich kopie.
5. Materiały archiwalne zawierające informacje niejawne mogą być udostępnione w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, o którym mowa w ust. 2 pkt 4.
6. Fakt udostępnienia materiału archiwalnego zawierającego informacje niejawne, którym nadano klauzulę „ściśle tajne” albo „tajne”, podlega odnoto-waniu w karcie zapoznania się z dokumentem.

§ 6. Udostępnianie materiałów wytworzonych przed upływem 30 lat

1. Materiały archiwalne, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane:
1) do celów badań naukowych;
2) na potrzeby tworzenia:
a) materiałów prasowych w rozumieniu art. 7 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 r. — Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24, z późn. zm.),
b) programów radiowych i telewizyjnych przez nadawców programów radiowych i telewizyjnych;
3) na potrzeby produkcji filmów dokumentalnych;
4) do celów własnych osób fizycznych, jeżeli udostępnienie materiałów archiwalnych dotyczących tych osób nie narusza prawnie chronionych interesów państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli, danych osobowych zawartych w tych materiałach lub innych informacji podlegających ograniczonemu dostępowi;
5) jeżeli materiały archiwalne są niezbędne do wykonywania określonych w ustawach zadań organu władzy publicznej lub jednostki organizacyjnej.
2. Materiały archiwalne, o których mowa w ust. 1, udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego, za pisemną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje.
3. Do wniosku, o którym mowa w ust. 2, stosuje się odpowiednio § 5 ust. 2 i 3.
4. Do udostępniania materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione stosuje się odpowiednio § 5 ust. 4—6.

§ 7. Udostępnianie zewidencjonowanych materiałów archiwalnych

1. Udostępnianiu podlegają materiały archiwalne zewidencjonowane, dla których sporządzono środki ewidencyjno-informacyjne.
2. Do udostępniania środków ewidencyjno-informacyjnych oraz ograniczenia lub odmowy ich udostępnienia stosuje się odpowiednio:
1) § 2, 3, 5, 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione;
2) § 2—4, § 6, 8, 9, § 10 ust. 1 pkt 1 i 3 oraz ust. 2, a także § 11 oraz § 13—16, jeżeli są udostępniane środki ewidencyjno-informacyjne dotyczące materiałów archiwalnych innych niż wymienione w pkt 1.

§ 8. Ocena dopuszczalności udostępnienia materiałów archiwalnych

1. Osoba kierująca archiwum:
1) dokonuje, na podstawie informacji zawartych w zgłoszeniu lub wniosku, ogólnej oceny dopuszczalności udostępnienia materiałów archiwalnych;
2) zaznacza brak zastrzeżeń odpowiednią adnotacją na zgłoszeniu lub wniosku.
2. Jeżeli przepisy prawa ograniczają dostęp do informacji wskazanych w zgłoszeniu lub wniosku, czynności, o których mowa w ust. 1, mogą być poprzedzo-ne złożeniem przez zainteresowanego wyjaśnień lub oświadczeń albo udokumentowaniem uprawnień do zapoznania się z treścią materiałów archiwalnych, których dotyczy zgłoszenie lub wniosek.

§ 9. Dodatkowe warunki udostępniania materiałów archiwalnych

Organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może:

1) uzależnić udostępnienie materiałów archiwalnych od potwierdzenia faktu prowadzenia prac o określonej tematyce lub od przedłożenia przez zainteresowanego pisma polecającego instytucji lub osoby właściwej w zakresie prowadzenia prac dotyczących danej tematyki;
2) ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa zasobu archiwalnego.

§ 10. Ograniczenia udostępniania materiałów archiwalnych

1. Udostępnianie materiałów archiwalnych może zostać ograniczone ze względu na:
1) ich zły stan fizyczny;
2) brak środków ewidencyjno-informacyjnych;
 11204 —3) potrzebę wykorzystania materiałów archiwalnych przez jednostkę organizacyjną, w której funkcjonuje archiwum wyodrębnione, przy wykonywaniu jej ustawowych zadań;
4) ubieganie się o dostęp do tych samych materiałów archiwalnych jednocześnie przez kilku zainteresowanych.
2. W przypadku ograniczenia, o którym mowa w ust. 1, organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, informuje o przyczynach ograniczenia zainteresowanego lub zainteresowanych, wskazując równocześnie przybliżony termin udostępnienia materiałów archiwalnych.

§ 11. Zgoda na samodzielne sporządzanie reprodukcji materiałów archiwalnych

1. Za pisemną zgodą organu, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, zainteresowany, o którym mowa w § 4 ust. 1 i § 6 ust. 2, może samodzielnie sporządzać reprodukcje udostępnionych materiałów archiwalnych w archiwum, z wyjątkiem materiałów archiwalnych zawierających informacje stanowiące tajemnice prawnie chronione.
2. Organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może wyłączyć lub ograniczyć możliwość sporządzania reprodukcji przez archiwum lub zainteresowanego udostępnionych materiałów archiwalnych ze względu na:
1) zły stan fizyczny materiałów archiwalnych;
2) żądanie sporządzenia reprodukcji materiałów archiwalnych oczywiście zbędnych do osiągnięcia celu udostępniania lub wykorzystania materiałów archiwalnych, wskazanego odpowiednio w zgłoszeniu lub wniosku, o którym mowa w § 6 ust. 2.

§ 13. Dokumenty wymagane do udostępnienia materiałów archiwalnych

Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zainteresowanego dokumentu potwierdzającego tożsamość, a w przypadku materiałów archiwalnych zawierających informacje niejawne także oryginału poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych i zaświadczenia stwierdzającego odbycie szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 14. Wyłączenie korzystania lub cofnięcie zgody na korzystanie

Jeżeli zainteresowany podjął lub podejmuje czynności zagrażające bezpieczeństwu lub integralno-ści udostępnionych materiałów archiwalnych, organ, któremu podlega archiwum lub który je nadzoruje, może pisemnie:

1) wyłączyć możliwość korzystania z materiałów archiwalnych przez zainteresowanego, o którym mowa w § 4 ust. 1;
2) cofnąć zainteresowanemu, o którym mowa w § 5 ust. 1 i § 6 ust. 2, zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych.

§ 15. Nowe zgłoszenie lub wniosek po przerwie w korzystaniu

Jeżeli w korzystaniu z materiałów archiwalnych, udostępnianych na podstawie danego zgłoszenia lub wniosku, nastąpi przerwa dłuższa niż 6 miesięcy, ponowne wykorzystanie tych materiałów archiwalnych wymaga złożenia nowego zgłoszenia lub wniosku.

§ 16. Wysokość i termin uiszczenia opłat za udostępnianie i reprodukcje

1. Wysokość opłat wnoszonych przez zainteresowanego w przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych oraz za sporządzanie reprodukcji materiałów archiwalnych określa załącznik do rozporządzenia.
2. Zainteresowany wnosi opłatę, o której mowa w ust. 1, przed udostępnieniem mu materiałów archiwalnych lub przed wydaniem zamówionych reprodukcji materiałów.

Załącznik

— 11205 — WYSOKOŚĆ OPŁAT Z TYTUŁU PONOSZENIA PRZEZ ARCHIWUM DODATKOWYCH KOSZTÓW ZWIĄZANYCH Z UDOSTĘPNIANIEM MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH ORAZ ZA SPORZĄDZANIE REPRODUKCJI MATERIAŁÓW ARCHIWALNYCH 1. Opłaty z tytułu dodatkowych kosztów związanych z udostępnianiem materiałów archiwalnych Lp. Czynność Jednostka miary Opłata w zł Uwagi Przygotowanie jednostki archiwalnej 1 jednostka archiwalna do filmowania przy świetle dziennym przez zainteresowanego Przygotowanie jednostki archiwalnej 1 jednostka archiwalna do filmowania przy użyciu dodatkowego oświetlenia przez zainteresowanego Przygotowanie jednostki archiwalnej 1 jednostka archiwalna do fotografowania przy użyciu dodatkowego oświetlenia przez zainteresowanego Poszukiwanie informacji zawartych w materiałach archiwalnych w odpowiedzi na zapytanie 1 godzina pracy Opłatę pobiera się niezależnie od wyników poszukiwania Poszukiwanie informacji zawartych w materiałach archiwalnych obcojęzycznych lub trudno czytelnych 1 godzina pracy Opłatę pobiera się niezależnie od wyników poszukiwania 2. Opłaty za sporządzanie reprodukcji materiałów archiwalnych Lp. Technika wykonania lub czynność Jednostka miary Opłata w zł Uwagi Odbitki kserograficzne 1 sztuka, format A4, czarno-białe 1 sztuka, format A4, kolorowe 1 sztuka, format A3, czarno-białe 1 sztuka, format A3, kolorowe Fotokopie 1 sztuka, format 9 ́14 cm, czarno-białe Przy zamówieniu przekraczającym wykonanie 10 sztuk fotokopii — jest pobierana zaliczka w wysokości 50% wartości zamówienia 1 sztuka, format 13x18 cm, czarno-białe 1 sztuka, format 18x24 cm, czarno-białe 1 sztuka, format 24x30 cm, czarno-białe 1 sztuka, format 30x40 cm, czarno-białe 1 sztuka, format 40x50 cm, czarno-białe 1 sztuka, format 50x60 cm, czarno-białe — 11206 — Mikrofilmy 1 klatka negatywu 2,50 Wykonanie mikrofilmu jest możliwe pod warunkiem zamówienia co najmniej 20 klatek metr bieżący pozytywu na taśmie srebrowej metr bieżący pozytywu na taśmie diazo Reprodukcje w postaci 1 megabajt każdego wykonanego obrazu plików rastrowych zapisanych na informatycznych nośnikach danych Wykonanie nagrania 1 minuta analogowego z montażem Wykonanie nagrania 1 minuta cyfrowego z montażem Transfer danych na 1 megabajt przenośne informatyczne nośniki danych lub za pomocą systemów teleinformatycznych Wydruki z reprodukcji 1 sztuka, format A4, czarno-białe w postaci plików 1 sztuka, format A4, kolorowe rastrowych zapisanych 1 sztuka, format A3, czarno-białe na informatycznych 1 sztuka, format A3, kolorowe nośnikach danych Reprodukcje są udostępniane w jednym z formatów określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 pkt 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z późn. zm.) do stosowania dla danych zawierających informację graficzną. Ilość megabajtów stanowiącą podstawę do obliczenia wysokości opłaty ustala się na podstawie wielkości pliku obrazu w formacie TIFF bez kompresji Na nośniku zamawiającego 2,50 Na nośniku zamawiającego 0,1 Opłata nie uwzględnia wartości nośnika. Opłata za nośnik w zależności od użytego nośnika