§ 4. Budowa, oznaczanie i aktualizacja akt osobowych
1. Akta osobowe składają się z okładki oraz czterech wyodrębnionych części o charakterze stałym: A, B, C i D.
2. Na przedniej zewnętrznej stronie okładki akt osobowych wpisuje się:
1) w górnej części: nazwę jednostki organizacyjnej, w której akta osobowe zostały założone, oraz rok założenia akt osobowych;
2) w środkowej części: nazwisko, imię (imiona) funkcjonariusza, imię ojca i numer ewidencyjny akt osobowych.
3. W celu ułatwienia identyfikacji akt osobowych na grzbiecie akt można wpisać wielkimi literami nazwisko i imię funkcjonariusza, którego akta dotyczą.
4. Na przedniej wewnętrznej stronie okładki przykleja się co najmniej raz na 10 lat fotografię funkcjonariusza w umundurowaniu służbowym (według wzoru fotografii do legitymacji służbowej) oraz wpisuje się rok, w którym fotografia została wykonana. W przypadkach uzasadnionych zmianą wyglądu funkcjonariusza przełożony może żądać umieszczenia jego aktualnej fotografii we wcześniejszym terminie.
Tekst przepisu: akt wydany przez Ministra Sprawiedliwości, Dziennik Ustaw z 2025 r. poz. 578.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.