§ 2.
1. Metadanymi w rozumieniu rozporządzenia jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.
2. Niezbędnymi elementami struktury dokumentów elektronicznych są następujące metadane:
1) identyfikator - jednoznaczny w danym zbiorze dokumentów znacznik dokumentu, który umożliwia jego identyfikację;
2) twórca - podmiot odpowiedzialny za treść dokumentu, z podaniem jego roli w procesie tworzenia lub akceptacji dokumentu;
3) tytuł - nazwa nadana dokumentowi;
4) data - data zdarzenia związanego z tworzeniem dokumentu;
5) format - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu;
6) dostęp - określenie komu, na jakich zasadach i w jakim zakresie można udostępnić dokument;
7) typ - określenie podstawowego typu dokumentu (np. tekst, dźwięk, obraz, obraz ruchomy, kolekcja) w oparciu o listę typów Dublin Core Metadata Initiative i jego ewentualne dookreślenie (np. prezentacja, faktura, ustawa, notatka, rozporządzenie, pismo);
8) relacja - określenie bezpośredniego powiązania z innym dokumentem i rodzaju tego powiązania;
9) odbiorca - podmiot, do którego dokument jest adresowany;
10) grupowanie - wskazanie przynależności do zbioru dokumentów;
11) kwalifikacja - kategoria archiwalna dokumentu;
12) język - kod języka naturalnego zgodnie z normą ISO-639-2 lub inne określenie języka, o ile nie występuje w normie;
13) opis - streszczenie, spis treści lub krótki opis treści dokumentu;
14) uprawnienia - wskazanie podmiotu uprawnionego do dysponowania dokumentem.
3. Dokumenty elektroniczne przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.
4. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych.
5. W przypadku gdy metadane, o których mowa w ust. 2, odpowiadają elementom informacyjnym wymienionym w minimalnych wymaganiach dla rejestrów publicznych, ich wartości podaje się zgodnie z zasadami tam określonymi.
Tekst przepisu: akt wydany przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, Dziennik Ustaw z 2006 r. poz. 206.Indeks rzeczowy, tytuł redakcyjny i interpretacja przepisu: Kancelarium.