Rozdział 3. Audyty - Rozporządzenie Ministra…

Rozdział 3

Audyty

§ 7. Wniosek o przeprowadzenie audytu MJE

1. Wniosek o przeprowadzenie audytu składa kierownik MJE do ministra.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, oraz wszystkie wymagane załączniki przesłane do ministra sporządza się w języku polskim, a w przypadku placówek kształcenia praktycznego, dokształcania i doskonalenia zawodowego, umożliwiających uzyskanie i uzupełnienie wiedzy, umiejętności i kwalifikacji zawodowych, w tym ośrodków prowadzących działalność szkoleniową w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub państwach trzecich w rozumieniu art. 5 pkt 35 i 36 ustawy, zwanych dalej „morskimi ośrodkami szkoleniowymi”, których siedziby znajdują się poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, w językach polskim lub angielskim.

3. Wniosek o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 3 ustawy, składa się nie później niż 3 miesiące przed:

1) datą rocznicową, jeżeli proces szkolenia trwa nie dłużej niż 2 lata,

2) połową okresu ważności uznania, jeżeli proces szkolenia trwa co najmniej 2 lata, z wyjątkiem roku, w którym następuje odnowienie ważności uznania.

4. Wniosek o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 4 ustawy, składa się nie później niż 3 miesiące przed upływem terminu ważności aktualnego uznania.

5. Po otrzymaniu kompletnego wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 ustawy, zespół audytujący, o którym mowa w art. 76 ust. 3 ustawy, przeprowadza audyt w zakresie określonym we wniosku.

§ 8. Terminy przeprowadzania i zasady zawiadamiania o audytach

1. Audyty, o których mowa w art. 75 ust. 1 pkt 1‒3 ustawy, przeprowadza się w terminie 2 miesięcy od dnia złożenia kompletnego wniosku po wcześniejszym powiadomieniu MJE.

2. Audyt, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 4 ustawy, przeprowadza się przed upływem terminu ważności aktualnego uznania.

3. Audyty, o których mowa w art. 75 ust. 2 ustawy, nie wymagają wcześniejszego powiadomienia.

4. Dopuszcza się przeprowadzenie audytu dotyczącego zmiany zakresu uznania z audytem dotyczącym potwierdzenia uznania albo z audytem dotyczącym odnowienia ważności uznania. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

§ 9. Załączniki do wniosku o audyt uczelni

1. Do wniosku o przeprowadzenie w uczelni audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy, należy dołączyć:

1) kopię aktu prawnego stanowiącego podstawę prowadzenia kształcenia w uczelni publicznej, a w przypadku uczelni niepublicznej lub związku uczelni niepublicznych ‒ kopię odpisu z rejestru uczelni niepublicznych i związku uczelni niepublicznych prowadzonego przez ministra właściwego do spraw szkolnictwa wyższego;

2) kopię statutu uczelni;

3) kopię regulaminu studiów, studiów doktoranckich lub studiów podyplomowych;

4) wykaz form, profili i poziomów studiów na poszczególnych specjalnościach i kierunkach studiów, do których prowadzenia jest uprawniona podstawowa jednostka organizacyjna uczelni, ze wskazaniem tytułów zawodowych nadawanych absolwentom tych studiów, studiów doktoranckich oraz studiów podyplomowych, kursów dokształcających lub szkoleń prowadzonych w uczelni w zakresie objętym postanowieniami Konwencji STCW i ustawy;

5) kopię ważnego certyfikatu systemu zarządzania jakością w zakresie działalności szkoleniowej objętej postanowieniami Konwencji STCW i ustawy, wraz z opisem procesów, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. d;

6) opis wewnętrznego systemu zapewniania jakości szkolenia;

7) informację dotyczącą kadry dydaktycznej podstawowych jednostek organizacyjnych uczelni, obejmującą imiona, nazwiska, zakres i poziom kwalifikacji, w tym kwalifikacji morskich, oraz wskazanie poszczególnych zajęć prowadzonych przez tę kadrę;

8) programy kształcenia dla poszczególnych specjalności i kierunków studiów, programy studiów podyplomowych, programy studiów doktoranckich lub programy kursów dokształcających i szkoleń zawierające szczegółowe cele tych kursów i szkoleń;

9) wzór dyplomu ukończenia studiów oraz wzory świadectw ukończenia studiów doktoranckich i podyplomowych, zaświadczeń o ukończeniu kursów dokształcających lub szkoleń;

10) opis bazy dydaktycznej oraz wykaz wyposażenia posiadanego przez podstawową jednostkę organizacyjną uczelni prowadzącą kształcenie w zakresie objętym postanowieniami Konwencji STCW i ustawy;

11) opis warunków przeprowadzania zaliczenia z części praktycznej szkolenia, uznawanego za równoważne z egzaminem praktycznym, zgodnie z wymaganiami egzaminacyjnymi określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 74 ust. 4 i art. 77 ust. 10 ustawy oraz zgodnie z Konwencją STCW ‒ jeżeli dotyczy;

12) opis symulatorów przewidzianych do przeprowadzania egzaminów praktycznych ‒ jeżeli dotyczy;

13) opis warunków zaliczenia praktyki nadzorowanej i wystawienia zaświadczenia o zaliczeniu książki praktyk ‒ jeżeli dotyczy;

14) kopię dowodu wniesienia opłaty za przeprowadzenie audytu.

2. Do wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 2 ustawy, należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 4‒8, 10‒14, oraz pozostałe załączniki wskazane w ust. 1, jeżeli wprowadzono w nich zmiany od ostatniego audytu, a w przypadku gdy zmiana zakresu dotyczy tylko możliwości przeprowadzania egzaminów praktycznych, należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 12 i 14.

3. Do wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 3 ustawy, należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1, jeżeli wprowadzono w nich zmiany od ostatniego audytu.

4. W przypadku szkoleń prowadzonych w języku angielskim do wniosku o przeprowadzenie audytu należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 8 i 9, sporządzone w języku angielskim.

§ 10. Załączniki do wniosku o audyt szkoły morskiej

1. Do wniosku o przeprowadzenie w ponadgimnazjalnej szkole morskiej audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy, należy dołączyć:

1) kopię aktu założycielskiego ponadgimnazjalnej szkoły morskiej;

2) kopię statutu ponadgimnazjalnej szkoły morskiej;

3) kopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego ‒ w przypadku szkół niepublicznych zakładanych przez osoby prawne i fizyczne;

4) wykaz działalności dydaktycznych w zakresie objętym postanowieniami Konwencji STCW i ustawy;

6) informację dotyczącą kadry dydaktycznej ponadgimnazjalnej szkoły morskiej, obejmującą imiona, nazwiska, zakres i poziom kwalifikacji, w tym kwalifikacji morskich, oraz wskazanie poszczególnych zajęć prowadzonych przez tę kadrę;

7) programy szkoleń zgłoszone do uznania zawierające w szczególności:

a) szczegółowe cele szkolenia określające poziom kompetencji, wynikające z wymagań egzaminacyjnych, które powinny być osiągnięte przez uczestnika szkolenia,

b) opis wewnątrzszkolnego systemu oceniania, zasad prowadzenia zaliczeń i egzaminów, metod sprawdzania wiedzy, umiejętności i oceny kompetencji,

c) spis posiadanych pomocy dydaktycznych niezbędnych do szkolenia;

8) wzory zaświadczeń, świadectw i dyplomów na kierunkach, na których szkolenie odbywa się zgodnie z Konwencją STCW i ustawą;

9) opis bazy dydaktycznej oraz wykaz wyposażenia posiadanego przez ponadgimnazjalną szkołę morską prowadzącą szkolenie w zakresie objętym postanowieniami Konwencji STCW i ustawy;

10) opis warunków przeprowadzania zaliczenia z części praktycznej szkolenia, uznawanego za równoważne z egzaminem praktycznym, zgodnie z wymaganiami egzaminacyjnymi określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 74 ust. 4 i art. 77 ust. 10 ustawy oraz zgodnie z Konwencją STCW ‒ jeżeli dotyczy;

11) opis symulatorów przewidzianych do przeprowadzania egzaminów praktycznych ‒ jeżeli dotyczy;

12) opis warunków zaliczenia praktyki nadzorowanej i wystawienia zaświadczenia o zaliczeniu książki praktyk ‒ jeżeli dotyczy;

13) kopię dowodu wniesienia opłaty za przeprowadzenie audytu.

2. Do wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 2 ustawy, należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 4‒7, 9‒13, oraz pozostałe załączniki wskazane w ust. 1, jeżeli wprowadzono w nich zmiany od ostatniego audytu, a w przypadku gdy zmiana zakresu dotyczy tylko możliwości przeprowadzania egzaminów praktycznych, należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 11 i 13.

4. W przypadku szkoleń prowadzonych w języku angielskim do wniosku o przeprowadzenie audytu należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 7 i 8, sporządzone w języku angielskim.

§ 11. Załączniki do wniosku o przeprowadzenie audytu

1. Do wniosku o przeprowadzenie w morskich ośrodkach szkoleniowych audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy, należy dołączyć:

1) kopię aktu założycielskiego morskiego ośrodka szkoleniowego;

2) kopię statutu morskiego ośrodka szkoleniowego;

3) kopię zaświadczenia o wpisie do ewidencji szkół i placówek niepublicznych prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego ‒ w przypadku placówek niepublicznych zakładanych przez osoby prawne i fizyczne;

4) kopię dokumentu potwierdzającego wpis morskiego ośrodka szkoleniowego do rejestru jednostek szkoleniowych zgodny z przepisami państw członkowskich Unii Europejskiej i państw trzecich, w rozumieniu art. 5 pkt 35 i 36 ustawy, w których został utworzony, o ile taki rejestr jest prowadzony;

5) wykaz działalności szkoleniowej w zakresie objętym postanowieniami Konwencji STCW i ustawy;

6) kopię ważnego certyfikatu systemu zarządzania jakością w zakresie działalności szkoleniowej objętej postanowieniami Konwencji STCW i ustawy, wraz z opisem procesów, o których mowa w § 3 pkt 1 lit. d;

7) opis wewnętrznego systemu zapewniania jakości szkolenia;

8) informację dotyczącą kadry dydaktycznej morskiego ośrodka szkoleniowego, obejmującą imiona, nazwiska, zakres i poziom kwalifikacji, w tym kwalifikacji morskich, oraz wskazanie poszczególnych zajęć prowadzonych przez tę kadrę;

9) programy szkolenia dotyczące szkoleń zgłoszonych do uznania zawierające w szczególności:

a) szczegółowe cele szkolenia określające poziom kompetencji, wynikające z wymagań egzaminacyjnych, które powinny być osiągnięte przez uczestnika szkolenia,

b) opis metod sprawdzania wiedzy, umiejętności i oceny kompetencji,

c) spis posiadanych pomocy dydaktycznych niezbędnych do szkolenia w zakresie objętym postanowieniami Konwencji STCW i ustawy;

10) wzory zaświadczeń o ukończeniu szkoleń;

11) opis bazy dydaktycznej oraz wykaz wyposażenia posiadanego przez morski ośrodek szkoleniowy prowadzący kształcenie w zakresie objętym postanowieniami Konwencji STCW i ustawy;

12) opis warunków przeprowadzania zaliczenia z części praktycznej szkolenia, uznawanego za równoważne z egzaminem praktycznym, zgodnie z wymaganiami egzaminacyjnymi określonymi w przepisach wydanych na podstawie art. 74 ust. 4 i art. 77 ust. 10 ustawy oraz zgodnie z Konwencją STCW ‒ jeżeli dotyczy;

13) opis symulatorów przewidzianych do przeprowadzania egzaminów praktycznych ‒ jeżeli dotyczy;

14) kopię dowodu wniesienia opłaty za przeprowadzenie audytu.

2. W przypadku morskich ośrodków szkoleniowych spoza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej do wniosku o przeprowadzenie audytu należy dołączyć załączniki równoważne z załącznikami, o których mowa w ust. 1, w języku angielskim lub w języku polskim z zastrzeżeniem ust. 5.

3. Do wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 2 ustawy, należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 5‒9, 11‒14, oraz pozostałe załączniki wskazane w ust. 1, jeżeli wprowadzono w nich zmiany od ostatniego audytu, a w przypadku gdy zmiana zakresu dotyczy tylko możliwości przeprowadzania egzaminów praktycznych, należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 13 i 14.

4. Do wniosku o przeprowadzenie audytu, o którym mowa w art. 75 ust. 1 pkt 3 ustawy, należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1, jeżeli wprowadzono w nich zmiany od ostatniego audytu.

5. W przypadku szkoleń prowadzonych w języku angielskim do wniosku o przeprowadzenie audytu należy dołączyć załączniki, o których mowa w ust. 1 pkt 9 i 10, sporządzone w języku angielskim.

§ 12. Postać i uwierzytelnianie wniosków o audyt

1. Wnioski wraz z załącznikami, o których mowa w § 9‒11, można składać w postaci papierowej lub elektronicznej.

2. Wnioski w postaci elektronicznej wraz z wszystkimi załącznikami w postaci kopii elektronicznych powinny być uwierzytelnione przez kierownika MJE przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

3. Do wniosków w postaci papierowej można dołączać załączniki zapisane na elektronicznym nośniku danych.

§ 13. Zakres czynności zespołu audytującego

1. Audytowi przeprowadzanemu w MJE podlega w szczególności:

1) działalność MJE oraz organizacja procesu szkolenia zgodnie z uprawnieniami posiadanymi przez MJE;

2) dokumentacja prowadzonego w MJE szkolenia;

3) zgodność kwalifikacji kadry dydaktycznej MJE, w tym kwalifikacji morskich, z minimalnymi wymaganiami kwalifikacyjnymi do prowadzenia zajęć;

4) zasady przeprowadzania i wyniki okresowych ocen pracy kadry dydaktycznej MJE;

5) zakres działania systemu zarządzania jakością obejmującego proces szkolenia w odniesieniu do przepisów ustawy i Konwencji STCW.

2. W ramach audytu zespół audytujący, o którym mowa w art. 76 ust. 3 ustawy:

1) weryfikuje wniosek wraz z załącznikami;

2) przeprowadza czynności audytowe w MJE obejmujące weryfikację zgodności przedstawionej przez MJE dokumentacji ze stanem faktycznym;

3) weryfikuje podjęte działania korygujące wynikające ze sporządzonych kart niezgodności, o których mowa w § 14 ust. 4.

3. W ramach audytu dodatkowego zespół audytujący przeprowadza czynności, o których mowa w ust. 2 pkt 2, w zakresie, jaki stanowi przedmiot audytu dodatkowego.

§ 14. Sprawozdanie i karty niezgodności po audycie

1. Zespół audytujący po przeprowadzonych czynnościach audytowych, o których mowa w § 13 ust. 2 pkt 2, sporządza sprawozdanie w postaci papierowej w dwóch egzemplarzach.

2. Audytor wiodący przekazuje sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, kierownikowi MJE. Drugi egzemplarz sprawozdania przekazuje ministrowi.

3. Audytor wiodący wnioskuje do ministra o udzielenie albo nieudzielenie uznania, zmianę zakresu uznania, potwierdzenie uznania lub odnowienie uznania, zawieszenie uznania albo cofnięcie uznania w zależności od wyników audytu.

4. W przypadku stwierdzenia niezgodności lub niezgodności dużej audytor wiodący sporządza dodatkowo w dwóch egzemplarzach karty niezgodności, odrębnie dla niezgodności albo niezgodności dużej, określając w nich szczegóły niezgodności oraz termin przekazania informacji o podjętych działaniach korygujących, z których po jednym egzemplarzu przekazuje kierownikowi MJE wraz ze sprawozdaniem, o którym mowa w ust. 1.

5. W przypadku wystawienia kart niezgodności audytor wiodący dopiero po zamknięciu ostatniej karty niezgodności przekazuje ministrowi sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, wraz z zamkniętymi kartami niezgodności oraz odpowiednim wnioskiem o udzielenie uznania, zmianę zakresu uznania, potwierdzenie uznania lub odnowienie uznania.

6. W przypadku stwierdzenia niezgodności dużej audytor wiodący przekazuje ministrowi sprawozdanie, o którym mowa w ust. 1, wraz z kopią niezamkniętej karty niezgodności dużej oraz wnioskiem o zawieszenie uznania.

§ 15. Działania korygujące i zamykanie kart niezgodności

1. Kierownik MJE informuje na piśmie audytora wiodącego w terminie, o którym mowa w § 14 ust. 4, o podjętych działaniach korygujących oraz terminie usunięcia niezgodności albo niezgodności dużej.

2. Audytor wiodący po otrzymaniu informacji, o której mowa w ust. 1, analizuje karty niezgodności, a w przypadku akceptacji podjętych przez MJE działań korygujących zamyka wystawione karty, dokonując stosownej adnotacji na tych kartach, oraz informuje kierownika MJE o zamknięciu poszczególnych kart.

3. Audytor wiodący po zaakceptowaniu i zamknięciu ostatniej karty niezgodności dużej przekazuje do ministra zamknięte karty niezgodności dużej wraz z informacją o zrealizowaniu przez MJE zaleceń wynikających z wystawionych kart niezgodności dużej oraz wniosek o uchylenie wydanej wcześniej decyzji o zawieszeniu uznania, jeżeli zamknięcie ostatniej karty niezgodności dużej nastąpiło przed upływem terminu ważności decyzji o zawieszeniu uznania.

4. Audytor wiodący zamyka także karty niezgodności w przypadku:

1) braku akceptacji podjętych przez MJE działań korygujących zawartych w informacji, o której mowa w ust. 1;

2) nieotrzymania informacji o podjętych działaniach korygujących w terminie, o którym mowa w § 14 ust. 4.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4, audytor wiodący informuje kierownika MJE o zamknięciu kart niezgodności.

§ 16. Wzory sprawozdania i kart niezgodności

Wzór sprawozdania oraz wzór karty niezgodności i niezgodności dużej w postaci papierowej określają załączniki nr 1 w języku polskim i nr 2 w języku angielskim.

§ 17. Certyfikaty i decyzje dotyczące uznania MJE

1. Minister, na wniosek audytora wiodącego, po przeprowadzonym audycie, z zastrzeżeniem art. 75 ust. 9 ustawy, wydaje:

1) certyfikat uznania w przypadku uznania lub odnowienia uznania MJE;

2) certyfikat zmiany zakresu uznania w przypadku zmiany zakresu uznania MJE.

2. Minister, na wniosek audytora wiodącego, po przeprowadzonym audycie wydaje decyzję o zawieszeniu albo cofnięciu uznania MJE, o której mowa w art. 75 ust. 6 ustawy.

3. Minister, na wniosek audytora wiodącego, po przeprowadzonym audycie informuje pisemnie kierownika MJE o uzyskaniu potwierdzenia uznania.

4. Wzór certyfikatu uznania w postaci papierowej określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.

5. Wzór certyfikatu zmiany zakresu uznania w postaci papierowej określa załącznik nr 4 do rozporządzenia.

6. W przypadku zmiany zakresu uznania każdorazowo wystawia się certyfikat zmiany zakresu uznania obejmujący rozszerzony lub zmniejszony zakres uznania. W okresie ważności certyfikatu uznania można wystawić kilka certyfikatów zmiany zakresu uznania z terminem ważności niewykraczającym poza datę ważności certyfikatu uznania.

§ 18. Wynagrodzenie członków zespołu audytującego i ekspertów

Wysokość wynagrodzenia i warunki wynagradzania członków zespołu audytującego oraz ekspertów, w zależności od zakresu przeprowadzanego audytu, określa załącznik nr 5 do rozporządzenia.

Pełna treść aktu: w sprawie audytów morskich jednostek edukacyjnych.