Zgoda pisemna

Zgoda pisemna to oświadczenie woli wyrażone w formie utrwalonego dokumentu, którego treścią jest zaakceptowanie określonego działania, czynności albo rozwiązania. W polskim prawie nie stanowi odrębnej, jednolicie zdefiniowanej instytucji, lecz jest wymogiem ustanawianym w przepisach dla konkretnych sytuacji. Jej znaczenie, zakres oraz skutki zależą od regulacji, która się nią posługuje.

Zgoda pisemna powinna wskazywać, czego dotyczy, kto jej udziela oraz, w razie potrzeby, kiedy została udzielona. Zwykle jest składana w dokumencie opatrzonym podpisem osoby uprawnionej. Wymóg ten może służyć zapewnieniu, że decyzja została podjęta świadomie i możliwe jest późniejsze wykazanie jej treści. Jeżeli przepis wymaga zgody pisemnej, samo zachowanie lub ustna deklaracja co do zasady nie zastępują wymaganej formy. O skutkach braku zgody albo niezachowania formy rozstrzygają przepisy dotyczące danej czynności. W określonych przypadkach przepisy mogą dopuszczać także formę elektroniczną albo uznawać ją za równoważną formie pisemnej.

Zgoda pisemna może mieć różny charakter, w szczególności:

• być warunkiem dokonania czynności, na przykład przeniesienia zarodków albo wyznaczenia żołnierza zawodowego na niższe stanowisko;
• upoważniać inny podmiot do działania w interesie osoby, której dotyczy sprawa, jak w przypadku przedstawiciela skazanego;
• umożliwiać zastosowanie określonego sposobu działania, na przykład doręczanie zawiadomień za pomocą środków komunikacji elektronicznej;
• potwierdzać akceptację dalszego używania nazwiska w firmie albo wskazanie innego miejsca odbycia zgromadzenia wspólników;
• stanowić zgodę organu publicznego na dokonanie płatności lub innej czynności wymaganej w ramach procedury administracyjnej lub finansowej.

Zgoda może być jednorazowa albo obejmować określony okres lub serię czynności. Nie zawsze jest tożsama z pełnomocnictwem, zezwoleniem lub zatwierdzeniem, ponieważ jej funkcja wynika z konkretnego przepisu i okoliczności, w których została wymagana.