Zaświadczenie

Zaświadczenie jest urzędowym dokumentem, który potwierdza określony fakt, stan prawny, uprawnienie albo przebieg zdarzenia. Wydaje je właściwy organ lub inny uprawniony podmiot, zazwyczaj na wniosek osoby zainteresowanej. W postępowaniu administracyjnym organ wydaje zaświadczenie, gdy wymagają tego przepisy prawa albo gdy wnioskodawca ma interes prawny w uzyskaniu urzędowego potwierdzenia. Co do zasady powinno ono zostać wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni.

Zaświadczenie opiera się na danych znajdujących się w posiadaniu organu, w szczególności w rejestrach, ewidencjach, aktach sprawy lub innej dokumentacji. Nie jest zwykle rozstrzygnięciem sprawy ani decyzją tworzącą prawo, lecz środkiem urzędowego wykazania istniejącego stanu. W określonych przypadkach przepisy nadają mu jednak szczególne znaczenie, a brak zaświadczenia albo jego niekompletność może uniemożliwić dokonanie czynności lub prowadzić do odmowy wykonania określonej procedury.

Zaświadczenia występują w wielu dziedzinach prawa, między innymi:

• w prawie administracyjnym, jako potwierdzenie faktów lub stanu prawnego;
• w prawie budowlanym, między innymi jako potwierdzenie braku podstaw do wniesienia sprzeciwu wobec użytkowania obiektu albo jako dokument wymagany w postępowaniu legalizacyjnym;
• w sprawach nieruchomości, jako dokument dotyczący położenia i powierzchni lokalu, oznaczenia nieruchomości lub spełnienia warunków związanych z ustanowieniem odrębnej własności lokalu;
• w dokumentacji szkoleń medycznych, jako potwierdzenie uczestnictwa i wyniku szkolenia;
• w postępowaniach karnych dotyczących wykonywania orzeczeń w państwach Unii Europejskiej, gdzie zaświadczenie dołączone do orzeczenia przekazuje informacje niezbędne do oceny możliwości jego wykonania.

Treść zaświadczenia powinna odpowiadać celowi, dla którego jest wydawane, i obejmować dane pozwalające zidentyfikować osobę, zdarzenie lub stan, którego dotyczy. Wymogi dotyczące jego formy, podmiotu uprawnionego do wydania oraz skutków prawnych wynikają z przepisów regulujących daną dziedzinę.