Wymiana informacji

Wymiana informacji to przekazywanie danych, wiadomości lub dokumentów między co najmniej dwoma uprawnionymi podmiotami, w celu wykonania określonych zadań publicznych, realizacji obowiązków ustawowych albo zapewnienia współpracy między organami. W polskim prawie nie jest to jednolicie zdefiniowana instytucja o takim samym zakresie we wszystkich dziedzinach. Jej znaczenie wynika przede wszystkim z przepisu, który określa podmioty uczestniczące, przedmiot przekazywanych informacji, dopuszczalny sposób ich udostępnienia oraz cel wymiany.

Wymiana informacji może mieć charakter krajowy albo międzynarodowy. Obejmuje między innymi przekazywanie danych między organami administracji, podmiotami prowadzącymi rejestry, organami podatkowymi, organami ścigania oraz instytucjami państw członkowskich Unii Europejskiej. Może odbywać się w formie papierowej, elektronicznej lub za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, punktów kontaktowych i wspólnej infrastruktury technicznej. Przepisy mogą wymagać zapewnienia interoperacyjności systemów, aktualności danych, właściwego zabezpieczenia informacji oraz stosowania określonych procedur.

Termin występuje między innymi w Prawie o ruchu drogowym, gdzie dotyczy danych o pojazdach, ich właścicielach i naruszeniach przepisów, a także w przepisach podatkowych, obejmujących przekazywanie informacji o podmiotach i obowiązkach podatkowych. W Prawie wodnym odnosi się do współdziałania przy ocenie ryzyka powodziowego oraz do systemu informacji o gospodarowaniu wodami. W ochronie środowiska służy koordynacji działań dotyczących zanieczyszczeń i zapobiegania efektom domina w zakładach stwarzających zagrożenie. W postępowaniach administracyjnych i cywilnych wymiana lub udostępnianie informacji może ograniczać konieczność składania dokumentów, gdy dane wynikają z rejestrów lub innych dostępnych źródeł.

Wymiana informacji podlega ograniczeniom wynikającym z zakresu upoważnienia, celu postępowania, ochrony informacji prawnie chronionych i zasad wykorzystywania danych. Naruszenie obowiązku przekazania informacji, przekazanie danych nieprawdziwych albo wykorzystanie informacji niezgodnie z przeznaczeniem może powodować odpowiedzialność przewidzianą w przepisach.