Kodeks postępowania administracyjnego

Art. 220 Kodeksu postępowania administracyjnego (k.p.a.) wprowadza istotne zasady dotyczące żądania zaświadczeń i oświadczeń przez organy administracji publicznej. Przepis ten ma na celu uproszczenie i usprawnienie postępowania administracyjnego, eliminując konieczność dostarczania przez strony dokumentów, które są już dostępne organom administracji publicznej lub mogą być przez nie łatwo uzyskane.

#### 1. Zakaz żądania zaświadczeń i oświadczeń

Zgodnie z § 1, organ administracji publicznej nie może żądać zaświadczeń ani oświadczeń na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli:
- Fakty te są znane organowi z urzędu.
- Możliwe są do ustalenia przez organ na podstawie posiadanych ewidencji, rejestrów lub innych danych.
- Możliwe są do ustalenia na podstawie rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej.
- Możliwe są do ustalenia na podstawie wymiany informacji z innym podmiotem publicznym.
- Mogą być przedstawione przez zainteresowanego do wglądu w formie dokumentów urzędowych (np. dowód osobisty, dowody rejestracyjne).

Ten przepis ma na celu zmniejszenie obciążenia administracyjnego dla obywateli i przedsiębiorców, eliminując konieczność dostarczania dokumentów, które są już dostępne w systemach administracyjnych.

#### 2. Obowiązek wskazania podstawy prawnej

Zgodnie z § 2, jeżeli organ administracji publicznej żąda zaświadczenia albo oświadczenia, jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego. Ta regulacja wprowadza transparentność i zapewnia, że żądania organów administracyjnych są uzasadnione i oparte na konkretnych przepisach prawa.

#### 3. Elektroniczne kopie dokumentów

§ 3 i § 4 wprowadzają możliwość składania elektronicznych kopii dokumentów, pod warunkiem ich uwierzytelnienia przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego albo podpisu osobistego. Jest to zgodne z zasadami informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, co ma na celu ułatwienie i przyspieszenie procedur administracyjnych.

#### 4. Możliwość żądania oryginałów

Zgodnie z § 5, organ administracji publicznej może żądać przedłożenia oryginałów dokumentów, jeżeli złożona kopia nie pozwala na weryfikację autentyczności oraz integralności lub jeżeli jest to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy. Ta regulacja zapewnia, że organ administracyjny ma możliwość weryfikacji dokumentów w przypadkach, gdy jest to konieczne.

#### 5. Przechowywanie dokumentów

§ 6 nakłada na stronę lub innego uczestnika postępowania obowiązek przechowywania zaświadczeń, innych dokumentów lub potwierdzeń uiszczenia opłat i kosztów postępowania do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie stała się ostateczna. Ta regulacja ma na celu zapewnienie, że dokumenty będą dostępne na wypadek potrzeby ich ponownego przedłożenia lub weryfikacji.

### Podsumowanie

Art. 220 k.p.a. wprowadza istotne zasady mające na celu uproszczenie postępowania administracyjnego, zmniejszenie obciążenia dla obywateli i przedsiębiorców oraz zwiększenie efektywności działania organów administracji publicznej. Przepis ten jest zgodny z zasadami informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i promuje wykorzystanie nowoczesnych technologii w administracji.

Ordynacja podatkowa

Art. 306d Ordynacji podatkowej wprowadza istotne zasady dotyczące żądania zaświadczeń i oświadczeń przez organ podatkowy. Przepis ten ma na celu uproszczenie procedur administracyjnych oraz zmniejszenie obciążeń biurokratycznych dla podatników. Poniżej przedstawiam szczegółowy komentarz do poszczególnych elementów tego artykułu.

#### 1. Zakaz żądania zaświadczeń i oświadczeń

Pierwsza część przepisu stanowi, że organ podatkowy nie może żądać zaświadczenia ani oświadczenia na potwierdzenie faktów lub stanu prawnego, jeżeli są one znane organowi z urzędu lub możliwe do ustalenia na podstawie:
- posiadanych przez organ ewidencji, rejestrów lub innych danych,
- przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych,
- rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej,
- informacji otrzymanych od innego podmiotu publicznego.

Ten zapis ma na celu eliminację zbędnych formalności i przyspieszenie postępowania podatkowego. Organy podatkowe są zobowiązane do korzystania z dostępnych im źródeł informacji, co zmniejsza obciążenie podatników koniecznością dostarczania dokumentów, które są już w posiadaniu administracji publicznej.

#### 2. Obowiązek wskazania przepisu prawa

Jeżeli organ podatkowy żąda zaświadczenia lub oświadczenia, musi wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego. Jest to istotne z punktu widzenia przejrzystości i legalności działania organów podatkowych. Podatnik ma prawo wiedzieć, na jakiej podstawie prawnej organ żąda określonych dokumentów.

#### 3. Elektroniczne kopie dokumentów

W przypadku, gdy strona lub inny uczestnik postępowania nie może uzyskać zaświadczenia lub innego dokumentu w postaci elektronicznej, może złożyć elektroniczną kopię takiego dokumentu, uwierzytelnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Jest to istotne z punktu widzenia nowoczesnych technologii i cyfryzacji administracji publicznej. Umożliwia to podatnikom składanie dokumentów w formie elektronicznej, co jest wygodne i szybkie.

#### 4. Możliwość żądania oryginałów dokumentów

Organ podatkowy może żądać przedłożenia oryginału zaświadczenia, innego dokumentu lub potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania, jeżeli złożona kopia nie pozwala na weryfikację autentyczności oraz integralności lub jeżeli jest to uzasadnione innymi okolicznościami sprawy. Ten zapis zapewnia organom podatkowym możliwość weryfikacji autentyczności dokumentów w sytuacjach, gdy jest to konieczne.

#### 5. Przechowywanie dokumentów

Strona lub inny uczestnik postępowania są zobowiązani do przechowywania zaświadczenia, innego dokumentu lub potwierdzenia uiszczenia opłat i kosztów postępowania do dnia, w którym decyzja kończąca postępowanie stała się ostateczna. Jest to istotne z punktu widzenia archiwizacji i ewentualnej kontroli dokumentów.

### Podsumowanie

Art. 306d Ordynacji podatkowej wprowadza zasady mające na celu uproszczenie i przyspieszenie postępowania podatkowego poprzez ograniczenie żądania zaświadczeń i oświadczeń do niezbędnego minimum. Przepis ten promuje również wykorzystanie nowoczesnych technologii w administracji publicznej, co jest zgodne z trendami cyfryzacji i informatyzacji. Dla podatników oznacza to mniej formalności i większą przejrzystość działań organów podatkowych.

Potwierdzenie faktów

Potwierdzenie faktów w przepisach

Kodeks postępowania administracyjnego2 przepisy

Ordynacja podatkowa2 przepisy